1、文件管理程序目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。職責：總經理室負負責公司司文件管管理的總總協調及及總監督督，并受受理各部部門有關關文件延延誤的投投訴；各部室資料料員負責責文件管管理的具具體工作作，即收收發、登登記、傳傳遞、用用印、立立卷、歸歸檔和銷銷毀等。工作流程：3.1 文件分分類：3.1.11 通用用文件：指公司司在生產產經營活活動中普普遍使用用的文件件，分為為內部文文件、外外來文件件和外送送文件。 A. 內部部文件：即公司司制作的的只在公公司內部部使用的的文件。

2、如如請示單單、報告告、工作作聯系函函、通知知、會議議文件、周周記、制制度文件件等B. 外來來文件：即公司司收到的的由外單單位制發發的文件件。如法法律法規規、政府府來文、供供方來文文、顧客客來文、公公共事業業單位來來文等C. 外送送文件：即公司司制作的的對外發發出的文文件。如如對政府府、供方方、顧客客、公共共事業單單位發出出的文件件等 3.1.22 專專用文件件：指只只在公司司一定工工作部門門或業務務范圍內內使用的的專門文文件。分分為技術術文件、財財務文件件、人事事資料、合合同文件件和簽價價單和決決算資料料等。技術文件：即以圖圖紙為核核心的工工程建設設專用文文件。如如報批文文件、標標準圖集集、內

3、業業資料、圖圖紙等。財務文件：即在公公司會計計工作中中形成和和使用的的會計核核算專業業材料。如如會計憑憑證、帳帳簿、報報表及相相關的財財務報告告等。人事資料：即公司司員工在在應聘、轉轉正、考考評等人人事活動動中形成成的反映映個人基基本情況況、工作作表現的的個人資資料。合同文件：即在公公司生產產經營活活動中與與外單位位簽定的的具有法法律效力力的文件件。如各各類工程程合同、設設計合同同、售樓樓合同等等。簽價單：即即審計核核算部在在簽價認認價時專專用的文文件。 F 決算資資料：即即審計核核算部在在辦理工工程結算算審核過過程中產產生的文文件。 3.1.33 記記錄：即公司司各項質質量活動動留下的的記錄

4、，是是一種特特殊類型型的文件件。如合合格供應應商名錄錄、培訓訓記錄、各各類簽到到表、登登記表等等3.2 總要要求：3.2.11 文文件處理理必須做做到及時時、準確確、安全全。3.2.22 內內外行文文要求做做到格式式統一、要要素完整整、文號號分明。對對外行文文采用國國家公文文格式，內內部行文文按公司司慣例采采用英文文格式。（格格式及具具體規定定詳見第第三層次次文件融融僑集團團文件處處理辦法法之第第二章“文件格格式”）3.2.33 各各部室資資料員為為公司文文件流轉轉的進出出口，文文件不允允許由擬擬寫人直直接送領領導者個個人，因因特殊情情況必須須越過傳傳遞的，應應于事后后按程序序補辦登登記。3.

5、2.44 各部部室資料料員要做做好文書書立卷工工作。每每年年初初，根據據以往本本部門文文件的運運轉情況況，預計計當年可可能形成成的文件件，擬制制或修訂訂立卷類類目。3.2.55 各部部室資料料員要建建立本部部門的文文件清單單。即根根據3.2.44訂立的的立卷類類目，將將空白的的文件清清單置于于該類目目的最前前面；隨隨時將已已發放完完畢的文文件按已已編好的的類目歸歸入卷內內，并按按文件收收進順序序填寫文文件清單單。 3.2.66 文文件的管管理一般般要經過過如下幾幾個環節節：編制：文件件由相關關部門或或個人擬擬寫，所所在部室室資料員員進行編編號登記記；若以以公司名名義對外外行文則則由總經經理秘書

6、書編號。批準：文件件內容和和發放范范圍由相相應的批批準人審審核簽發發；需要要多個部部門批準準的，須須進行會會簽，簽簽發時須須注明簽簽發時間間；應用用軟件的的使用權權限需報報送總經經理批準準。登記：收發發文（除除便條、介介紹信、回回執等）應應登記在在相應的的收文發發文登記記本上或或直接在在文件上上簽收并并及時整整理文件件目錄。來來圖加蓋蓋受控分分發號。用印：公司司印章由由總經理理秘書保保管，部部門公章章由各部部室資料料員保管管。用印印時，應應以相關關部門主主管簽發發的文字字或經部部門經理理簽字的的蓋章聯聯系單為為依據。發放：各部部室資料料員根據據批準的的發放范范圍進行行分發。制制度文件件換版時時

7、，由總總經理室室或相關關部門根根據發放放清單發發出新版版文件。傳閱：分為為張貼傳傳閱和傳傳遞傳閱閱。張貼貼傳閱指指知曉性性文件由由發出部部門的資資料員在在公司布布告欄上上予以張張貼，各各部門資資料員在在所在部部門布告告欄上張張貼；傳傳遞傳閱閱指需要要傳閱的的文件由由資料員員加蓋閱閱文章，填填寫需傳傳閱人員員名單，傳傳閱人員員閱畢簽簽字。更改：技術術文件需需要更改改時，應應由發布布該文件件的個人人或部門門提出，并并填寫文文件更改改申請單單，通通過資料料員報原原審批人人批準，并并由原文文件發布布部門按按原發放放范圍下下發，同同時作好好登記。版本公布：制度文文件換版版時，由由總經理理室主任任編制最最

8、新版本本號；總總經理室室于每年年6月份匯匯總各部部室上交交的法律律法規清清單及制制度文件件版本情情況并給給予公布布。回收：文件件持有人人因離職職或工作作調動不不再符合合持有資資格時，所所在部門門資料員員負責及及時收回回。歸卷：各部部室資料料員要做做好平時時歸卷和和定期歸歸卷工作作。平時時歸卷即即隨時將將發放完完畢的文文件按事事前編制制的立卷卷類目歸歸入卷內內；定期期歸卷即即一個較較長時間間段后，對對手頭的的所有文文件進行行清理，對對無存檔檔價值的的文件材材料可備備文件夾夾單獨存存放。聯聯合辦理理的文件件原件由由主辦部部門歸卷卷，其他他部門保保存復印印件。涉涉及付款款的合同同和請示示單原件件由財

9、務務計統部部保存。借閱：文件件需要借借閱或復復印時，借借閱人應應填寫文文件借閱閱登記表表或圖圖紙借閱閱登記表表。公公司文件件不外借借給其他他單位，如如遇特殊殊情況，需需經部門門經理批批準。保護：文件件不管處處于使用用或是保保存狀態態，都要要注意保保持字跡跡清晰、份份數完整整。歸卷卷時，復復寫件、圓圓珠筆書書寫件或或傳真件件等均應應重新復復印。歸檔：各部部室按規規定的歸歸檔時間間將整理理過的有有保存價價值的文文件向圖圖書檔案案室移交交，無歸歸檔或存存查價值值的文件件，經鑒鑒別和主主管部門門領導確確認后銷銷毀。在文件處理理時限方方面，一一般文件件2個工工作日，加加急文件件1個工工作日（加加急文件件

10、可加蓋蓋加急章章）。若若超過時時限，必必須先通通知文件件發出部部門，并并說明原原因和預預計文件件處理完完結時間間。牽涉涉到較大大審核工工作量的的文件在在審計核核算部、財財務計統統部等控控制性部部門的處處理時間間可根據據實際需需要合理理延長，但但必須將將延長的的時限告告知文件件發出部部門。部部門之間間也應加加強橫向向聯系，發發文部門門應對已已明顯延延誤的文文件進行行追蹤。在文件處理理權限方方面，部部門經理理和副經經理之間間因應進進行合理理分工。在在正職經經理出差差或病假假或因其其他原因因未能及及時履行行處理、簽簽發文件件職責時時，由副副經理替替代，必必要時可可通過電電話向正正職經理理請示，有有若

11、干個個副經理理的部門門應明確確指定常常務副經經理。總經理室指指定專人人將正式式合同與與會簽的的合同草草案進行行核定并并簽認，以以省略各各部室二二次重復復會簽的的環節。（具具體做法法參見合合同管理理制度）。總經理室負負責對文文件的傳傳遞、執執行情況況進行督督查，受受理各部部室有關關文件延延誤的投投訴，并并定期向向總經理理匯報；各部室可根根據實際際需要制制定各類類表單，但但必須根根據本程程序提供供的相應應表單樣樣式及要要素進行行調整；若需要要增設程程序以外外的表單單，在部部門內部部使用的的需經部部門經理理審批同同意，涉涉及其他他部門的的需經涉涉及部門門主管同同意并報報總經室室。電子郵件及及傳真收收

12、發時應應進行登登記和存存盤，如如需要電電話確認認的應在在備注欄欄做好確確認記錄錄。3.3 分類類管理： 3.3.11 通通用文件件： A 內部文文件： aa 請示單單：即各部部室請求求總經理理指示意意見或批批準事項項時使用用的陳述述性文件件，以固固定的表表單形式式出現。經經辦人有有時限要要求的需需在文中中注明，各各級審批批人無法法實現的的需及時時向經辦辦人反饋饋。各部室資料員分發給經辦人各部室資料員交部門經理審閱總經理秘書分發給各部室資料員總經理簽發總經理秘書登記相關部室會簽或所在部室經理簽發所在部室資料員編號登記經辦人擬寫 各部室資料員分發給經辦人各部室資料員交部門經理審閱總經理秘書分發給各

13、部室資料員總經理簽發總經理秘書登記相關部室會簽或所在部室經理簽發所在部室資料員編號登記經辦人擬寫報告：即各各部室向向總經理理匯報工工作情況況時使用用的陳述述性文件件，在我我司，可可視為請請示單的的補充形形式。 a) 知知曉性報報告：相關部門或個人擬寫總經理審閱簽發總經理秘書登記該部室資料員登記該部室經理審核簽發相關部門或個人擬寫總經理審閱簽發總經理秘書登記該部室資料員登記該部室經理審核簽發 b） 執行行性報告告：部門經理安排執行相關部門或個人擬寫總經理秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經理審閱簽發總經理秘書登記該部室資料員登記該部室經理審核簽發部門經理安排執行相關部門或個人擬寫總經理

14、秘書蓋章（必要情況下）部門資料員簽收、存檔總經理審閱簽發總經理秘書登記該部室資料員登記該部室經理審核簽發通知：即總總經理室室或人力力資源部部要求全全公司或或相關部部室了解解或辦理理事項時時使用的的文件，一一般公司司層面的的、指示示性質的的通知由由總經理理室發出出，周知知性通知知由人力力資源部部發出。總經理秘書登記編號總經理委托相關個人擬寫總經理或辦公室主任簽發總經理秘書公布并存檔 a）總總經理室室發文：總經理秘書登記編號總經理委托相關個人擬寫總經理或辦公室主任簽發總經理秘書公布并存檔人力資源部經理擬寫或委托相關個人擬寫b）人力資資源部發發文：人力資源部資料員登記編號人力資源部經理簽發人力資源部

15、經理擬寫或委托相關個人擬寫人力資源部資料員登記編號人力資源部經理簽發人力資源部資料員公布并存檔 人力資源部資料員公布并存檔d工作聯聯系函：即公司司部門之之間進行行的一般般日常工工作聯系系時使用用的告知知性函件件。有反反饋需求求的，須須在文末末寫明此此種需求求和反饋饋時限。如如有抄送送部門，對對方反饋饋時應同同時將反反饋情況況函告抄抄送部門門。部門資料員發給對方部門資料員，并存檔一份部門經理簽發部門資料員登記相關個人擬寫部門資料員發給對方部門資料員，并存檔一份部門經理簽發部門資料員登記相關個人擬寫對方部門資料員交部門經理審閱相關人員根據經理意見反饋或執行對方部門資料員交部門經理審閱相關人員根據經

16、理意見反饋或執行e會議性性文件：即記載載公司經經理例會會、專題題例會、工工程監理理例會等等會議的的主要精精神、主主要情況況及議定定事項的的一種文文件。文文件流程程詳見會會議制度度。周記：即各各部室每每周的工工作總結結及計劃劃、存在在問題的的文字記記錄。部門資料員自存一份，送交總經理室四份部門資料員登記部門經理簽發部門經理擬寫或委托相關人員擬寫部門資料員自存一份，送交總經理室四份部門資料員登記部門經理簽發部門經理擬寫或委托相關人員擬寫總經理室編制當前版本號并根據批準的范圍發放給各部門。總經理或管理者代表審核簽發總經理室組織相關人員評審，并擬定發放范圍總經理室組織人員編寫或修改制度文件：即公司司對

17、某項項工作或或某一方方面活動動所制定定的要求求，具有有約束力力。制度度文件作作為一種種規范，其其編制、批批準、發發放、評評審、更更改、換換版等均均須嚴格格受控。如如質量手手冊由總總經理批批準，管管理制度度和程序序文件由由管理者者代表批批準。各各部門內內部使用用的制度度文件（第第三層次次文件）由由各部室室主管批批準。總經理室編制當前版本號并根據批準的范圍發放給各部門。總經理或管理者代表審核簽發總經理室組織相關人員評審，并擬定發放范圍總經理室組織人員編寫或修改在制度運行階段，總經理室負責收集和匯總反饋信息結合內外審、管理評審及制度平時運行情況，由總經理室組織人員進行評審并確定是否進行修改在制度運行

18、階段，總經理室負責收集和匯總反饋信息結合內外審、管理評審及制度平時運行情況，由總經理室組織人員進行評審并確定是否進行修改B.外來文文件：相關個人收到外來文件或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文件法律法規：相關個人收到外來文件或通過入會、與信息站掛鉤等形式收到外來文件資料員交所在部門經理審閱，并根據經理確定的發放范圍向相關部門傳遞交所在部室資料員登記資料員交所在部門經理審閱，并根據經理確定的發放范圍向相關部門傳遞交所在部室資料員登記各部室于每年各部室于每年6月份向總經理室上交法律法規清單。外部來文：如政府府來文、供供方來文文、顧客客來文等等資料員根據經理指示分發并存檔一份經理確定傳遞范圍或指

19、定專人經辦資料員進行登記并交部門經理審閱個人收到外部來文后交本部室資料員資料員根據經理指示分發并存檔一份經理確定傳遞范圍或指定專人經辦資料員進行登記并交部門經理審閱個人收到外部來文后交本部室資料員以部門名義對外發文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發文的，填寫蓋章聯系函后交總經理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份相關部門經理審閱認可相關個人擬寫C外送文文件：如對政政府、供供方、顧顧客等發發出的文文件以部門名義對外發文的交本部門資料員登記編號和蓋章、存檔，以公司名義對外發文的，填寫蓋章聯系函后交總經理秘書登記編號和蓋章，并存檔一份相關部門經理審閱認可相關個人擬寫3.3.22 專用文

20、文件： A技技術文件件： a. 圖紙：具體管管理詳見見設計計過程管管理程序序 b. 施工專專用文件件：具體管管理詳見見施工工管理程程序 B財財務文件件：具體管管理詳見見財務務管理制制度 C人人事資料料：具體體管理詳詳見人人力資源源管理體體系之之人事事檔案控控制程序序 D. 合同文文件：具體管管理詳見見合同同管理制制度 E簽簽價單：具體管管理詳見見工程程造價管管理程序序 F決決算資料料：具體管管理詳見見工程程造價管管理程序序3.3.33 記錄：記錄歸歸檔前的的管理嚴嚴格按本本程序執執行，歸歸檔后則則按檔檔案管理理程序管管理。4. 相關關文件： 4.11 融僑僑集團文文件處理理辦法（見見第三層層次文件件融僑僑集團檔檔案工作作手冊之之文件件處理辦辦法） 4.22 設設計過程程管理程程序 4.33 施施工管理理程序 4.44 財財務管理理制度 4.55 合合同管理理制度 4.66 工工程造價價管理程程序5. 相關關表單： 5.1 發文登記記表 5.2 收文登記記表 5.3 文件件清單/移交清清單請示單登記記表文件借閱登登記表工作請示單單工作聯系函函工作周記蓋章聯系單單圖紙收發登登記表(見設設計過程程管理程程序)圖紙作廢通通知單(見設設計過程程管理程程序)圖紙借閱登登記表 (見設設計過程程管理程程序)文件更改申申請表編制：包秋秋霞日期：20002.4.222審核：林立立