1、科技文件與科技檔案管理主講：郝偉斌1科技文件與科技檔案管理主講：郝偉斌1目 錄 第一章 科技檔案概述第二章 科技檔案工作第三章 科技文件工作第四章 科技檔案的收集第五章 科技檔案整理第六章 科技檔案鑒定第七章 科技檔案保管和統計第八章 科技檔案檢索第九章 科技檔案開發利用2目 錄 第一章 科技檔案概述2第一章 科技檔案概述3第一章 科技檔案概述3第一節 科技檔案的概念第一章 科技檔案概述第二節 科技檔案的形成規律第三節 科技檔案的特點第四節 科技檔案與鄰近事物的區別第五節 科技檔案的種類4第一節 科技檔案的概念第一章 科技檔案概述第二節 科技檔一、科技檔案的定義 第一節 科技檔案的概念二、幾種

2、科技檔案定義的比較 5一、科技檔案的定義 第一節 科技檔案的概念二、幾種科技一、科技檔案的定義 第一節 科技檔案的概念6一、科技檔案的定義 第一節 科技檔案的概念6一、科技檔案的定義 科技檔案是機關、單位和個人在科學技術活動中形成的具有保存價值的知識形態的歷史記錄。 科學技術活動保存價值記錄 區別科技檔案與文書檔案區別科技檔案與科技文件區別科技檔案與科技資料揭示了科技檔案的本質屬性，科技檔案是科技生產活動的歷史記錄 外國稱社會記憶知識形態區別科技檔案與文物歷史7一、科技檔案的定義 科技檔案是機關、單位和個人在科學技二、幾種科技檔案定義的比較 （一）以“科技文件”作屬概念的定義。這種定義比較常見

3、，1960年的技術教研室工作暫行通則和1980年的科學技術檔案工作條例中，對于科技檔案的表述，都是以科技文件作屬概念的。許多教科書和講義也都使用了這種概念。 （二）以科技信息作屬概念的定義。這種定義尚未見于正式文件和著作當中，但可以發現于一些文章和講義中。以所采用的屬概念的不同，劃分為三種類型： 8二、幾種科技檔案定義的比較 （一）以“科技文件”作屬概二、幾種科技檔案定義的比較 （三）以“歷史記錄”作為屬概念的定義。檔案，無論是科技檔案還是文書檔案，他們都是歷史的記錄，是最有權威的史實證據。用歷史記錄作屬概念 反映了檔案的本質屬性。 歷史記錄是科技檔案最鄰近的屬概念。用了這個屬概念，就可以把它

4、同科技資料科技文件區別開來。在同一屬概念中只包含其它種類的檔案和實物形態的歷史文物等少量事物，所以表述種差時就簡便多了。 同法律和標準文件的提法相吻合。中華人民共和國檔案法和檔案著錄規則，都把檔案歸結為“歷史記錄” 。 以所采用的屬概念的不同，劃分為三種類型： 9二、幾種科技檔案定義的比較 （三）以“歷史記錄”作為屬一、科技檔案是客觀形成的第二節 科技檔案的形成規律二、科技檔案是有意識形成的10一、科技檔案是客觀形成的第二節 科技檔案的形成規律二、科技檔一、科技檔案是客觀形成的 （一）科技檔案是圍繞特定的科技對象形成的 （二）科技檔案是按照特定的科技生產程序逐步形成的 （三）科技檔案是成套形成

5、的 （四）科技檔案是由科技文件轉化來的 （五）科技檔案是動態形成的11一、科技檔案是客觀形成的 （一）科技檔案是圍繞特定的科二、科技檔案是科技生產活動中有意識形成的 （一）形成意識強制性。 科學技術檔案工作條例第六條規定：“各單位應當把科技文件的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍。”第十條規定：“科技檔案部門有責任檢查和協助科技人員做好科技文件的形成、積累、整理和歸檔工作”。 （二）形成意識的客觀性 實際工作中檔案的形成離不開人們的社會實踐活動，離不開檔案的形成意識。科技人員如果沒有檔案形成意識，他所形成和積累的科技文件就不可能滿

6、足檔案工作的要求，也就不能轉化為真正意義上的檔案。許多檔案工作薄弱的單位，不注意形成、積累文件，最后必然沒有形成完整的檔案。12二、科技檔案是科技生產活動中有意識形成的 （一）形成意科技檔案的概念第三節 科技檔案的特點科技檔案的特點 科技檔案的形成規律13科技檔案的概念第三節 科技檔案的特點科技檔案的特點 科特 點構成的成套性 內容的專業性 管理的現實性信息的復用性14特 點構成的成套性 內容的專業性 管理的現實性信息的復用內容的專業性 科技檔案的專業性是由其產生領域和內容屬性所決定為確定科技檔案工作的管理體制提供了依據 為科技檔案整理分類提供了依據 為確定科技檔案人員知識結構提供了依據 15

7、內容的專業性 科技檔案的專業性是由其產生領域和內容屬構成的成套性 科技檔案的成套性反映了科技檔案的形成和內容構成的整體特征。成套性是科技檔案的一個非常重要的特征，它對科技檔案管理工作有明顯的規定與制約作用： 在收集工作中是確定科技文件歸檔范圍和檢驗歸檔文件完整性的基本依據 科技檔案整理的基本方法是以套為整理分類的基本單元 在鑒定工作中一般以套為價值鑒定的基礎，首先應從整體上判定一套檔案的價值 在統計工作中相當一類統計指標都以套為統計的基本單元，如完整率、復用率的統計 在利用工作中技術成果轉讓或工程設計、產品設計都涉及科技檔案的成套利用 16構成的成套性 科技檔案的成套性反映了科技檔案的形成和內

8、構成的成套性 科技檔案的成套性對科學的管理科技檔案有重要的現實意義。 首先，是確定科技文件歸檔范圍的依據。 歸檔前的科技文件一般是以分散的、個體的形式存在，歸檔后的科技文件不再是一份份孤立的個體，而組成了有機聯系的整體。因此，對歸檔的科技文件要求按其自身的形成規律收集齊全，使之完整、成套，達到系統性要求。 其次，是科技文件進行組卷的依據。 科技文件進行組卷時，要充分考慮科技文件的成套性特點，維護其內部的有機聯系。17構成的成套性 科技檔案的成套性對科學的管理科技檔案有重構成的成套性 科技檔案的成套性對科學的管理科技檔案有重要的現實意義。 第三，是科技檔案整理分類的基本方法。 科技檔案一般是以成

9、套作為整理分類的基本單元，一套科技檔案就是一個相對獨立的有機整體。 第四，它要求科技檔案必須完整，以此來建立科技檔案的收集工作和其他有關工作。 第五，科技檔案的進館、移交以及科技檔案管理，都需要考慮科技檔案的成套性特點 。 18構成的成套性 科技檔案的成套性對科學的管理科技檔案有重管理的現實性 科技檔案的現實性是由科技檔案具有較強的現實使用性所決定的，科技檔案具有歷史查考作用，但并不否定它的現實使用性。所謂科技檔案的現實性是指科技檔案應與所反映的科技對象的現實保持一致。例如城市的管線檔案，如果與現實不一致就難以起到為現實利用的作用。這一特點要求對科技檔案要實行動態管理，其規定與制約作用主要體現

10、在要建立健全更改補充制度、科技檔案補送制和科技檔案質量鑒定制度。 19管理的現實性 科技檔案的現實性是由科技檔案具有較強的現信息的復用性 復用性是重復套用性的簡稱。 科技檔案的復用性是指科技檔案可以重復套用，即科技檔案可以大量地重復多次地照搬照套地用于新的科技生產活動之中。 科技檔案的復用性是由科學技術的繼承性決定的。如在工程和產品設計活動中，新的工程和設計常常要直接采用或套用某項工程或設計的已有圖紙，既不用重新設計，也不用重新制圖，只以原有的設計底圖檔案曬印復制就可以了，在設計活動中對科技檔案的復用率都比較高。 20信息的復用性 復用性是重復套用性的簡稱。20種類的多樣性（增加） 科技檔案的

11、種類的多樣性 科技檔案類型的多樣性 科技檔案載體的多樣性 21種類的多樣性（增加） 科技檔案的種類的多樣性 科技檔案類型的利用的廣域性（增加） 科技檔案利用的廣域性是指科技檔案的作用不局限于形成單位，可以產生廣泛的社會效益與經濟效益，它反映了科技檔案的利用特征。這一特點為開發科技檔案信息資源提供了廣闊的天地，凡是能利用有關科技檔案信息的領域就是我們開發利用延伸的領域，在許可的情況下應讓有關科技成果盡可能廣泛地得到利用。 22利用的廣域性（增加） 科技檔案利用的廣域性是指科技檔科技檔案的概念第四節 科技檔案與鄰近事物的區別科技檔案與鄰近事物的區別科技檔案的形成規律科技檔案的特點23科技檔案的概念

12、第四節 科技檔案與鄰近事物的區別科技檔案與鄰近一、科技檔案與鄰近事物的區別與聯系（文書檔案）聯系同屬檔案的范疇 區別科技檔案文書檔案形成領域科技生產活動日常管理活動內容性質科技文件為主政務文件為主24一、科技檔案與鄰近事物的區別與聯系（文書檔案）聯系同屬檔案的科技檔案與相鄰事物的區別與聯系（科技資料） 聯系 從外單位搜集來的科技資料一旦為本單位采用，成為科技生產活動的歷史記錄，可以轉化為本單位的科技檔案。區別科技檔案科技資料從與生產活動的關系看直接記述和反映無直接聯系從來源上看科技文件歸檔而來外單位購買搜集而來從作用性質上看歷史查考的憑證作用現實的參考作用25科技檔案與相鄰事物的區別與聯系（科

13、技資料） 聯系 從外科技檔案與相關事物的區別與聯系（科技文件） 聯系 主要體現在相互轉換的關系上。首先，科技檔案的主體部分是由科技文件轉化而來；其次，科技檔案以復制件的形式且被現實所采用亦可以轉化為科技文件，例如產品恢復生產時將庫存檔案復制下發做科技文件使用。 區別科技檔案科技文件從性質上看科技生產活動的歷史記錄按一定程序和要求形成的原始記錄從來源上看科技文件歸檔而來根據需要編制而成從功能上看歷史查考的憑證作用指導現行科技活動的依據26科技檔案與相關事物的區別與聯系（科技文件） 聯系 主要三種相關事物的區別 區分依據 科技檔案 科技文件 科技資料 與本單位科技生產活動的關系 直接記述與反映單位

14、科技生產活動的歷史記錄 直接記述和反映單位現行科技生產活動的原始記錄 與本單位科技生產活動沒有直接關系 基本作用屬性 歷史考查憑證作用 現行科技生產活動的依據 現實參考作用 來源 科技文件歸檔而來 據科技生產活動需要有針對性編制而成 從外單位訂購、交流而來 27三種相關事物的區別 區分依據 科技檔案 科技文件 科技資料 科技檔案的概念第五節 科技檔案的種類科技檔案的種類科技檔案的形成規律科技檔案的特點科技檔案與鄰近事物的區別28科技檔案的概念第五節 科技檔案的種類科技檔案的種類科技檔案一、研究科技檔案種類的意義第五節 科技檔案的種類 二、科技檔案種類劃分的基本方法三、科技檔案的種類29一、研究

15、科技檔案種類的意義第五節 科技檔案的種類 二、科技為明確科技檔案管理學的研究對象指明了方向 為科技檔案的科學整理提供了依據 為保證科技檔案的質量指明了方向 為研究科技檔案的特點與形成規律奠定了基礎 科技文件的歸檔范圍與科技檔案的內容構成是一脈相承的，研究科技檔案的內容構成為確定科技文件的歸檔范圍提供了堅實的基礎 一、研究科技檔案種類的意義30為明確科技檔案管理學的研究對象指明了方向 為科技檔案的科學整二、科技檔案種類劃分的基本方法 對科技檔案的分類可以有多種方法。例如按制成材料劃分可以分為紙質科技檔案、電子科技檔案;按形成的行業劃分可以分為化工科技檔案、輕工科技檔案等。 31二、科技檔案種類劃

16、分的基本方法 對科技檔案的分類可以有科技檔案的種類劃分方法 以內容性質作分類標準可以將科技檔案分為 5大類、16小類科學技術研究檔案 基本建設檔案 設備儀器檔案 生產技術檔案 專門業務檔案 工程設計檔案工程施工檔案工程監理檔案工程竣工檔案 工業生產技術檔案（工業產品檔案）農業生產技術檔案天文檔案、氣象檔案、地質檔案測繪檔案、地震檔案、水文檔案醫療衛生檔案、環境保護檔案 32科技檔案的種類劃分方法 以內容性質作分類標準可以將科一、 工業生產技術檔案工業產品檔案工業生產技術檔案主要是工業產品檔案，是指工業產品在設計、研制和制造活動中形成的科技檔案 成套的特征按型號成套。圍繞一個型號工業產品的設計、

17、研制和制造活動形成的有保存價值的文件構成一套產品檔案。內容構成：機械產品為例立項階段設計階段 試制階段 定型生產階段 銷售階段 類別：工業產品設計、研制檔案（一般簡稱產品設計檔案） 工業產品制造檔案（或稱產品生產技術檔案） 33一、 工業生產技術檔案工業產品工業生產技術檔案主要是工業產品二、 農業生產技術檔案農業技術檔案農業生產技術檔案是在農業生產技術活動中形成的科技檔案，是一種種類繁多、綜合性較強、形成周期較長的科技檔案。 成套的特征按項目成套。特點：1種類繁多綜合性強2外業形成量大3形成周期較長4地域性較強類別：農業自然資源調查檔案、農業區劃檔案、土壤普查 、育種、作物栽培檔案、植物保護檔

18、案 、畜牧檔案、水產檔案。 34二、 農業生產技術檔案農業技術農業生產技術檔案是在農業生產技三、 基本建設檔案 基本建設檔案基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。成套特征按工程項目成套。圍繞一項工程項目的進行所形成的具有保存價值的文件形成一套基本建設檔案。 內容構成按照基建活動的一般程序一個新建項目會經過前期準備階段設計階段施工階段竣工階段35三、 基本建設檔案 基本建設基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各四、 設備儀器檔案設備儀器檔案設備檔案，是各種機械設備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。 成套特征按型

19、號成套。在實際工作中當同一種型號的彼此相對獨立的設備有若干臺時，為便于設備的管理和使用往往是圍繞一臺設備的購置、使用和維修活動形成的有保存價值的文件組成一套設備檔案，即按單機成套。 內容構成設備（含儀器，下同）來源不同，其內容構成往往不同。按來源劃分可分為外購設備（包括國內購置與國外購置）自制設備 36四、 設備儀器檔案設備儀器設備檔案，是各種機械設備、車輛、船設備儀器檔案 設備檔案，按設備的構造和使用形式劃分為兩種： 一是同土建工程連在一起的，如某些化工裝置以及鋼鐵和有色冶金企業的冶煉設備的檔案。這種設備檔案，一般同基建檔案難以截然分開，因此可以作為基建檔案的一個組成部分。 另一種是各種金屬

20、切削設備、運輸設備、采掘設備、起重設備以及某些儀器、儀表的檔案，它們可以同土建工程分開獨立存在。 四、 設備儀器檔案37設備儀器 設備檔案，按設備的構造和使用形式劃分為兩種： 設備檔案的基本特點同產品檔案的特點是一樣的，即以型號成套。 但設備檔案的內容構成，一般情況下，同產品檔案不盡相同。 自制設備的檔案構成，除包括設備在設計、研制、試驗、制造過程中形成的文件外，還包括該項設備在安裝、使用、維修、改造過程中形成的文件。 外購設備檔案的構成同產品檔案的差異更大，它不包括該設備在設計、研制、制造過程中形成的文件。其內容基本上包括三個部分： 第一，設備購置文件。包括設備技術經濟計算文件，有關購置設備

21、的談判文件，以及訂購協議或合同書等。 第二，隨機文件。包括：設備圖冊和說明書，設備合格證、裝箱單和配件目錄，以及設備安裝規程等。 第三，設備安裝、使用過程中形成的文件。包括：設備安裝記錄、試車驗收記錄和總結報告，設備運行記錄，設備保養和大、中修記錄，設備使用分析表，設備檢查和事故記錄，設備后歷表，設備改造記錄和總結等。四、 設備儀器檔案38 設備檔案的基本特點同產品檔案的特點是一樣的，即以五、 自然科學研究檔案科研檔案是在自然科學技術研究活動中形成的科技檔案，簡稱科研檔案成套的特征按課題成套。圍繞一項課題研究活動所形成的具有保存價值的文件構成一套科研檔案。內容構成：按科研活動的一般程序與規律分

22、五個階段形成科技文件 準備階段 研究實驗階段 總結鑒定階段 成果申報階段 應用轉化階段 39五、 自然科學研究檔案科研檔案是在自然科學技術研究活動中形成五、 自然科學研究檔案 科技研究是一項十分復雜的科學勞動，按照其類型或層次，一般被劃分為基礎科學研究、技術科學研究和應用科學研究三種類型，從而相應地形成了三種類型的科研檔案內容構成。 科研檔案的基本特點之一是以課題成套，一個科技研究課題的檔案材料，是有機聯系的整體。 科研檔案的這個特點，是由科技研究活動的特點決定的。任何科技研究活動都是以課題為單元，按課題進行的。 這樣，圍繞著一個課題的科技研究活動，就形成了一套在程序上和內容上前后銜接、左右聯

23、系的科技檔案整體。40五、 自然科學研究檔案 科技研究是一項十分復雜的五、 自然科學研究檔案 科技檔案的基本構成，因研究任務類型和專業而異，一般包括以下內容： 第一，研究準備工作文件。主要有：課題論證和文獻綜述，基金申報文件和任務書、協議書，研究計劃和設計方案等。 第二，研究試驗文件。含：試驗大綱和各種原始記錄，計算、分析和設計文件，計算機軟件和課題階段總結等。 第三，成果和總結鑒定文件。這類文件主要包括：研究報告或論文、專著，課題總結和經費決算，成果驗收、鑒定和評審文件等。 第四，成果獎勵申報文件。包括：成果申報文件，成果獎勵文件，專利文件等。 第五，成果推廣應用文件。包括：推廣應用方案，技

24、術轉讓合同，工作總結，同行評價和用戶反饋意見等。 第六，其他有關文件。41五、 自然科學研究檔案 科技檔案的基本構成，因第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 科技檔案工作的內容第三節 科技檔案工作的性質第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設42第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 第一節 科技檔案工作的基本原則 檔案法：“檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用” 。 43第一節 科技檔案工作的基本原則 檔案法：“檔案工一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全三、便于

25、社會各方面對科技檔案的有效利用44一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案工作的基本原則 統一領導，分級管理是科技檔案工作的組織原則和管理體制，它是我國科技檔案工作多年來行之有效的“集中統一管理”原則的繼續和發展。統一領導、分級管理科技檔案是基本原則的核心，它規定了科技檔案工作的組織原則與基本管理方式。45一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理 1.科技檔案是國家的財富 所有權 國家的全部科技檔案歸國家所有。 控制權 國家對非國有科技檔案的控制權

26、，即對于個人和集體所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的科技檔案，如果其所有者保管不善，應當由檔案行政管理部門代管，或向國家檔案部門寄存或出售。46第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理46第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理 2.科技檔案工作實行統一管理 國家檔案行政管理部門主管全國檔案工作，對全國的科技檔案工作進行統籌安排和全面規劃，并制定統一的科技檔案法規、標準和政策，以進行業務指導和監督。 各級科技檔案機構應該以國家和本專業的科技檔案管理規章制度為依據，制定本單位的科技檔案管理制度，以保證科技檔案基本管理制度的統一。47第一節 科技檔案工作的基

27、本原則（一）統一領導、分級管理47第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理 3.科技檔案按專業實行分級管理 各級專業主管機關要針對本專業系統的特點，制定本專業系統檔案工作的規劃、制度和辦法，加強對所屬單位和本專業系統科技檔案工作的指導和監督。 在一個單位內部，科技檔案應由科技檔案室（科）集中統一管理。重要的需要長期或永久保存的科技檔案，要按照規定送專業檔案館集中保存。48第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理48第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理 4.科技檔案工作應該有統一的科學管理方法 統一計劃。科技文件材料的形成、積累和歸檔，要納入生產技術

28、和科研、規劃、設計工作程序和計劃工作之內； 統一制度。要做好科技文件材料的歸檔工作； 統一標準。科技文件材料的質量和歸檔要符合一定的標準； 統一要求。每一項科研課題、工程建設項目、產品研發或設備安裝投產，在進行鑒定、驗收的時候，要擁有完整、準確、系統的科技檔案； 統一方法。科技檔案的管理要按照各專業技術的特點，遵循其自身的形成規律，保持有機聯系，進行科學的分類和編目。49第一節 科技檔案工作的基本原則（一）統一領導、分級管理49第一節 科技檔案工作的基本原則（二）科技檔案工作統一領導、分級管理的特點 1.集中性。 科技檔案按專業實行集中統一管理 2.內控性。 科技檔案工作納入本單位的科技生產指

29、揮系統 3.法規性。 科技檔案的統一領導、分級管理，強調統一的科技檔案法規作用50第一節 科技檔案工作的基本原則（二）科技檔案工作統一領導、一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全51一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全 維護科技檔案的完整與安全提出了科技檔案的質量和管理要求。 科技檔案的完整有數量和質量兩方面的含義。 數量上,就是要尊重科技檔案的齊全成套,維護科技檔案種類的多樣性，不能夠殘缺不全、種類單一。 質量上,就是要保證科技檔案的準確、系統,維護科

30、技檔案從個體到整體的完善、合理，不能夠與實際不符,不能夠任意割裂分散。52第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全 科技檔案的安全有載體安全和內容安全兩重含義: 載體上。要改善保管條件，保證科技檔案實體的安全，盡可能延長科技檔案的壽命，不使其遭到損壞； 內容上。要保護科技檔案信息內容安全, 保護科學技術機密，保護知識產權，不致造成失密、泄密事件,有損國家和集體利益。 科技檔案不完整、不準確、不系統、不安全,不僅影響科技檔案的正常使用, 還會阻礙課題、項目、產品研發或設備安裝投產等工作的順利進行。53第一節 科技檔案工作

31、的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案工作的基本原則二、維護科技檔案的完整與安全三、便于社會各方面對科技檔案的有效利用54一、科技檔案工作要實行統一領導、分級管理 第一節 科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案的 有效利用 便于黨和國家各項工作及社會各方面的有效利用是科技檔案工作的根本目的，是衡量和檢驗科技檔案工作的重要標準。55第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案的有效利用 （一）利用工作的基本內涵 （二）科技檔案利用的標準：有

32、效性 有效利用就是指通過對科技檔案的利用可以產生相應的技術、經濟效益或社會效益。 有效性要求注重利用的實際效果，而不僅僅是滿足于科技檔案利用的行為和數量。 強調利用的有效性，就要研究科技檔案的利用是否真正滿足了客觀需要及其滿足的程度。56第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案的有效利用 （一）利用工作的基本內涵 （二）科技檔案利用的標準：有效性 衡量科技檔案利用效果包括兩個具體指標： 其一，滿意度指標 其二，快捷度和準確度指標57第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案第一節 科技檔案工作的基本原則

33、三、便于社會各方面對科技檔案的有效利用 （三）相互關系 辯證統一。科技檔案工作的基本原則具有豐富的內涵，是辯證統一的有機整體。 基礎手段。科技檔案只有實行統一領導、分級管理，才能夠有效地維護科技檔案的完整與安全，達到其有效利用的目的； 最終目的。而有效利用又充分實現了科技檔案的價值，擴大了科技檔案工作的影響，促進了科技人員做好科技文件形成、積累、整理和歸檔工作，能夠更好地促進科技檔案的統一領導、分級管理和維護其完整與安全。 檢驗標準。整個科技檔案業務工作的好壞,科學與否都要以是否全面理解和貫徹這些基本原則來衡量。 58第一節 科技檔案工作的基本原則三、便于社會各方面對科技檔案第一節 科技檔案工

34、作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 科技檔案工作的內容59第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 一、科技檔案工作的基本內容第二節 科技檔案工作的內容二、科技檔案的宏觀管理60一、科技檔案工作的基本內容第二節 科技檔案工作的內容二、科第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容 基本任務: 在科技檔案工作基本原則的指導下，建立、健全科技檔案工作的法規、制度，科學地管理科技檔案，積極開發科技檔案信息資源，及時、有效地提供科技檔案為經濟建設和科技發展服務，為黨和國家的各項事業服務。 基本內容：科技檔案微觀管理 和科技檔案宏觀管理 61第二節 科技檔案工作的內容一、科技

35、檔案工作的基本內容61第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容 基本任務: 在科技檔案工作基本原則的指導下，建立、健全科技檔案工作的法規、制度，科學地管理科技檔案，積極研究開發科技檔案信息資源，及時、有效地提供科技檔案為經濟建設和科技發展服務，為黨和國家的各項事業服務。 工作形式：包括科技檔案館（室）工作，專業檔案工作，科技檔案業務的監督、檢查、指導工作，以及科技檔案的教育工作、科學研究工作、城建檔案工作和科技信息一體化工作等。 整體內容：科技檔案微觀管理 和科技檔案宏觀管理 62第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容62第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基

36、本內容 （一）科技檔案微觀管理 定義。是指以科技檔案為對象的科技檔案管理工作。承擔這項任務的是基層科技檔案機構和科技專業檔案館。 內容。科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用等業務工作。 任務。對科技專業檔案館、基層科技檔案機構的各項業務建設進行組織協調，制定科技檔案管理的業務原則與標準，選擇和使用優化的管理技術與措施，實現科技檔案的科學管理和有效利用。63第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容63第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容 （一）科技檔案微觀管理 （二）科技檔案宏觀管理 定義。是指以科技檔案的宏觀管理活動為內容的科技檔案管理工作。承擔這項任務

37、的主要是國家和地方檔案行政管理部門和各級專業主管部門的檔案機構。 內容。 建立和完善科技檔案管理體制，規定各級、各類科技檔案機構的設置與職權范圍，建設科技檔案人員隊伍，對科技檔案工作實行行政管理、法制管理、規劃管理、標準化管理、科學管理和信息化管理。64第二節 科技檔案工作的內容一、科技檔案工作的基本內容64第二節 科技檔案工作的內容二、科技檔案的宏觀管理 （一）科技檔案的行政管理 （二）科技檔案的法制管理 （三）科技檔案的規劃管理 （四）科技檔案的標準化管理 （五）科技檔案的科學管理 （六）科技檔案的信息化管理65第二節 科技檔案工作的內容二、科技檔案的宏觀管理65第一節 科技檔案工作的基本

38、原則第二章科技檔案工作 第二節 科技檔案工作的內容第三節 科技檔案工作的性質66第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 第三節 科技檔案工作的性質一、科技檔案工作的專業性二、科技檔案工作的管理性三、科技檔案工作的服務性四、科技檔案工作的機要性67第三節 科技檔案工作的性質一、科技檔案工作的專業性67第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 科技檔案工作的內容第三節 科技檔案工作的性質第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設68第一節 科技檔案工作的基本原則第二章科技檔案工作 第二節 一、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設二、科技檔案人員隊伍建設69一

39、、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設二、一、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設70一、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設70第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設一、科技檔案工作機構 各級機關或各專業系統的科技檔案，由機關或專業系統內設立的檔案館（室、處）集中管理；全國的科技檔案工作，由科技檔案事業管理機構統一地、分層負責地進行監督和指導。 71第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設一、科技檔案工作機構71第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設一、科技檔案工作機構 （一）科技檔案事業管理機構 （二）科技專業檔案館 （三）基層科技檔案工作機構 （四）科技檔案信

40、息中心72第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設一、科技檔案工作機構72一、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設二、科技檔案人員隊伍建設73一、科技檔案工作機構第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設二、第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設（一）加強科技檔案人員隊伍建設的必要性（二）科技檔案人員的素質要求（三）科技檔案人員的隊伍建設74第四節 科技檔案工作機構及隊伍建設（一）加強科技檔案人員隊第三章 科技文件工作75第三章 科技文件工作75科技文件 科技文件科技文件是在科技、生產活動中直接形成的、處于使用和運行過程中的文件材料。 第一，科技文件是文件家族中產生于科技、生產活動，記載科技思想和

41、科技信息的文件類型，因此，從內容性質上說，它同一般文書和其他文件類型截然不同。 第二，科技文件是處于現行過程中的文件，它正在科技、生產活動中形成著或使用著，處于運動變化狀態和運轉、承辦過程，是記錄和指導現行科技、生產活動的工具。 第三，科技文件種類繁多、類型復雜，包括科技圖樣、科技文字材料、科技表冊、科技照片以及科技錄音和錄像等。76科技文件 科技文件科技文件是在科技、生產活動中直接形成的、處一、科技文件的特點 第一節科技文件（一）專業技術性（二）成套性（三）標準性（四）現實性（五）更改性（六）通用性77一、科技文件的特點 第一節科技文件（一）專業技術性77二、科技文件的類型 第一節科技文件（

42、一）科學論文 （二）技術報告 （三）工業產品設計文件 （四）工程技術文件 78二、科技文件的類型 第一節科技文件（一）科學論文 78一、科技文件工作內容第二節科技文件工作二、科技文件工作部門的管理職責79一、科技文件工作內容第二節科技文件工作二、科技文件工作部門科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。 1科技文件形成工作。科技文件形成工作，就是伴隨著科技、生產活動的進行，按照一定的原則、要求與方法，編制和逐步形成科技文件的工作。 主要有兩個方面的內容：一方面，科技部門和科技人員根據科技、生產活動的客觀需要，依照圖樣管理制度、文件編寫細則與其

43、他有關規定，進行科技文件的編制、簽署、審批、編號、更改、印制、收發、登記等工作；另一方面，科技檔案部門協同其他科技管理部門，根據有關規定，協助、指導和督促科技人員形成完整的和符合質量標準的科技文件。80科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。 2科技文件積累工作。科技文件積累工作，實質上是科技文件的日常管理工作。它貫穿在從科技文件形成到歸檔前的全過程。一方面，科技部門和科技人員根據科技文件的形成規律和特點，及時把已經形成的科技文件集中起來，妥善管理，不僅要做好傳遞性科技文件的積累管

44、理和對科技文件更改補充的管理工作，而且還要做好收發登記、傳遞、配套、保管等工作；另一方面，科技檔案部門要積極協助科技人員做好科技文件的積累管理，為積累工作提供必要條件。81科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作。 3科技文件整理工作。科技文件整理工作，既是科技文件積累工作的繼續和發展，又是科技文件歸檔的必要條件。一方面，由科技部門和科技人員，對積累起來的科技文件進行鑒別，并把屬于歸檔范圍的科技文件組成案卷；另一方面，科技檔案部門協助、指導科技人員做好整理工作。 4科技文件歸檔工作。

45、這項工作，是按照科技文件歸檔制度，由科技部門和科技檔案部門共同完成的。歸檔工作，是科技文件工作和科技檔案工作的連接點和結合部，是科技檔案工作的基礎。82科技文件工作 科技文件工作，就是科學地管理科技文件，做好科技一、科技文件工作內容第二節科技文件工作（一）科技文件形成工作（二）科技文件積累工作（三）科技文件整理工作（四）科技文件歸檔工作83一、科技文件工作內容第二節科技文件工作（一）科技文件形成工一、科技文件工作內容第二節科技文件工作二、科技文件工作部門的管理職責84一、科技文件工作內容第二節科技文件工作二、科技文件工作部門（一）科技文件工作是科技部門的本職工作 科技文件的形成、積累、整理、歸

46、檔工作，主要由科技部門承擔，做好科技文件工作是科技部門和科技人員的職責。科學技術檔案工作條例規定：“各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列人有關部門和有關人員的職責范圍。” 85（一）科技文件工作是科技部門的本職工作 科技文件的形成（一）科技文件工作是科技部門的本職工作 1科技文件工作是科技工作的組成部分。科技文件不是科技、生產活動的“身外之物”，而是科技、生產活動的自身內容。科技工作本身就包含著形成和編制相應的科技文件的內容，科技文件工作是科技工作的有機組成部分。 2科技文件工作是科技管理的一項重要內容。做好科技文件工作是科技部門的“天

47、職”，維護科技文件的完整、準確和系統，是基層企、事業單位生產管理、技術管理、科研管理的題中應有之義。 3做好科技文件工作是科技人員的職責。做好科技文件工作是科技人員的份內工作。在基層單位，把科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技人員的職責范圍和崗位責任制，不僅有利于發揮科技文件的現行效用，而且能夠確保科技文件完整、準確、系統的歸檔保存。 86（一）科技文件工作是科技部門的本職工作 1科技文件工（二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 科學技術檔案工作條例規定：“科技檔案部門有責任檢查和協助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作”。科技檔案部門對做好科技文件工作承擔

48、檢查、協助和監督、指導的職責，這是科技檔案同科技文件的關系，以及科技檔案部門同科技、生產管理活動的關系所決定的。 87（二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 （二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 1科技檔案同科技文件的關系。科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的歸檔轉化形態。 為了保證歸檔文件的質量，實現科技檔案完整、準確、系統這一基本要求，科技檔案部門，尤其是基層企、事業單位的科技檔案部門，必須把握科技文件的形成和運動規律，及時檢查和協助科技部門和科技人員做好科技文件的形成、積累、整理和歸檔工作。 2科技檔案部門同科技管理工作的關系。在基層企、事業單位，科技檔案

49、部門是一個科技管理性部門，它同科技、生產活動和科技管理活動關系十分密切。科技檔案部門參與科技管理活動是圍繞著科技文件和科技檔案的管理進行的。88（二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 1（二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 科技檔案部門參與科技文件管理工作有以下幾種類型。 （l）全面承擔科技文件管理工作 （2）承擔部分科技文件工作 （3）檢查協助科技文件工作89（二）檢查、協助科技文件工作是科技檔案部門的職責 科二、科技文件的積累第三節對科技文件形成與積累一、科技文件的形成 90二、科技文件的積累第三節對科技文件形成與積累一、科技文件的第三節對科技文件形成與積累一、科技文

50、件的形成 （一）產品科技文件的形成（二）建設項目科技文件的形成（三）科學研究文件的形成91第三節對科技文件形成與積累一、科技文件的形成 （一）產品科二、科技文件的積累第三節對科技文件形成與積累一、科技文件的形成 92二、科技文件的積累第三節對科技文件形成與積累一、科技文件的科技文件積累的概念凡是有現行作用或有查考作用的文件都應列入積累范圍。例如依據性文件、原始記錄性文件、中間成果性科技文件、成果性科技文件等。 科技文件積累工作是指按科技生產活動的程序，通過一定的方法將正在使用的科技文件適當集中并妥善保管的一項工作。 93科技文件積累的概念凡是有現行作用或有查考作用的文件都應列入積（一）科技文件

51、積累的方法2課題（項目）組或科技部門積累與保管。1科技人員積累和保管。3檔案部門積累與保管。94（一）科技文件積累的方法2課題（項目）組或科技部門積累與保（二）科技文件形成、積累的措施形成、積累的方法和措施:1、以標準、規范為依據2、根據產品開發的類型和建筑工程的性質3、抓住薄弱環節和難于形成的科技文件，做好對科技文件形成、積累的管理工作2重視關鍵和薄弱環節科技文件形成、積累的管理工作1把科技文件形成、積累納入科技工作領域。3運用經濟原則，加強對科技文件形成、積累的監督管理4建立責任保證體系和監督管理網絡，保證科技文件的形成和積累5為科技文件積累工作提供必要的物質條件，以保證質量95（二）科技

52、文件形成、積累的措施形成、積累的方法和措施:2重納入科技業務部門的科技工作程序納入科技部門的工作計劃納入科技人員的職責范圍 實踐中使用“積累袋”的做法是一種行之有效的方法 “三納入”管理 實行“三納入”，使科技文件的形成和積累制度化。對科技文件的形成和積累實行有效的管理工作，最根本的措施是實行“三納入”，就是把科技文件的形成和積累納入科技工作程序，納入生產、科研、基本建設等工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍。1把科技文件形成、積累納入科技工作領域。96納入科技業務部門的科技工作程序實踐中使用“積累袋”的做法是一 實行“四同步”，科學技術研究檔案管理暫行規定： 企業下達科技、生產計劃與提

53、出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步。 檢查科技生產活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步。 鑒定、驗收科技、生產成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統，是否符合歸檔要求同步。 上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。1把科技文件形成、積累納入科技工作領域。97 實行“四同步”，科學技術研究檔案管理暫行規定：1 所謂抓關鍵環節就是要抓住科技活動的主要環節和重要階段。 所謂抓薄弱環節就是要緊盯那些檔案不易收集的環節。 在實際工作中，科技文件的形成實際上有兩條渠道： （1）“硬”形成渠道。是完成任務或達到目的時必須向有關部門報送的文件形成渠道 （

54、2）“軟”形成渠道。是科技人員在科技生產活動中的文件自主形成渠道。 2重視關鍵和薄弱環節科技文件形成、積累的管理工作98 所謂抓關鍵環節就是要抓住科技活動的主要環節和重要階段（二）科技文件形成、積累的措施3運用經濟原則，加強對科技文件形成、積累的監督管理 對外運用經濟原則合同 對內運用經濟原則崗位責任制 4建立責任保證體系和監督管理網絡，保證科技文件的形成和積累。 99（二）科技文件形成、積累的措施3運用經濟原則，加強對科技文（二）科技文件形成、積累的措施5為科技文件積累工作提供必要的物質條件，以保證質量 統一印發科技文件積累袋、書寫格式用紙、工作記錄本。提出對設計和編制科技文件以及書寫材料的

55、統一要求。當課題任務下達時，及時發給科技人員上述裝具，以便科技人員做好科技文件積累的具體工作。100（二）科技文件形成、積累的措施5為科技文件積累工作提供必要一、歸檔前科技文件的鑒別第四節 科技文件的整理工作101一、歸檔前科技文件的鑒別第四節 科技文件的整理工作101一、歸檔前科技文件的鑒別 科技文件鑒別工作的主要內容包括：歸檔文件完整性的鑒別、歸檔文件準確性的鑒別、文件屬性的鑒別、科技文件保存價值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別。做好科技文件鑒別工作，是科技部門和科技人員的職責。由于此項工作是科技檔案鑒別工作和相應管理工作的前提，直接關系著科技檔案的完整和質量，因此，基層科技檔案部門

56、應當給予積極、認真的協助和指導。 102一、歸檔前科技文件的鑒別 科技文件鑒別工作的主要內容包一、歸檔前科技文件的鑒別一、科技文件歸檔鑒別完整性 、準確性鑒別 文件屬性的鑒別 保存價值與保管期限鑒別 密級鑒別 103一、歸檔前科技文件的鑒別一、科技文件歸檔鑒別完整性 、準確性完整性 、準確性鑒別 歸檔文件完整性的鑒別是以項目為單元進行的，主要是審定每一歸檔項目文件的成套性，要求歸檔科技文件做到項目齊全、文件成套。 成套范圍具有相對性 可用目錄的成套性代替文件的成套性 歸檔文件準確性鑒別的內容包括審查科技文件內容的記錄是否準確、圖物是否一致、同一對象不同類別文件間的圖形、數據是否準確一致。 概述

57、：104完整性 、準確性鑒別 歸檔文件完整性的鑒別是以項目為單元進行（一）對歸檔文件完整性、準確性的鑒別 1完整性鑒別。為保證歸檔文件的完整，不論是產品文件、工程文件、科研文件還是其他科技文件，在整理、歸檔之前都應按項目收集齊全、完整成套。 2準確性鑒別。為保證科技文件的準確性，歸檔的科技文件應達到兩個“一致”：一個是科技文件應該同它所記載和反映的科技對象或科技過程相一致；二是同一個項目的科技文件相互之間在內容上應該協調一致，如底圖和藍圖應保持一致，成果報告和實驗記錄或階段小結應保持銜接一致等。分述：105（一）對歸檔文件完整性、準確性的鑒別 1完整性鑒別。（二）文件屬性鑒別 所謂文件屬性鑒別

58、，就是判斷文件的性質歸屬，進行科技文件、科技資料以及一般政務文件的鑒別區分工作。歸檔之前，基層科技檔案部門要協助和指導科技部門，把科技文件、科技資料、政務文件三者區分清楚。 106（二）文件屬性鑒別 所謂文件屬性鑒別，就是判斷文件的（二）文件屬性的鑒別 1科技文件與政務文件的區分。科技文件同政務文件的區分，是一個比較復雜的問題。其區分應堅持以下幾項原則或基本方法。科技文件與管理性文件的區分 內容原則 整體原則 職能原則 GB/T118222000科技檔案卷構成的一般要求中所說：“與產品、科研課題、基建項目、設備儀器關系密切的管理性文件，應列入產品、科研課題、基建項目、設備儀器類中組卷。” 2科

59、技文件與科技資料的區分。在一個具體單位，科技文件和科技資料的區別，主要表現在兩個方面：其一，它們同本單位科技、生產活動的關系不同；其二，它們所具有的作用不同。107（二）文件屬性的鑒別 1科技文件與政務文件的區分。（三）歸檔文件密級和保管期限的鑒別 1密級的鑒別。科技文件密級的劃分，以國家和部門的技術政策、保密規定等指導性文件為依據，結合本單位劃分密級的原則和要求，由項目負責人組織進行，科技檔案部門積極地予以協助。 2保管期限的鑒別。歸檔的科技文件保管期限可劃分永久、長期和短期三種。確定科技文件保存價值和劃分其保管期限、是歸檔的要求和組織案卷的前提條件。基層科技檔案部門應主動參與這項工作，從科

60、技檔案和科技檔案管理的角度出發，向有關科技人員傳授科技文件價值鑒別的有關規定、原則和方法，提供科技檔案保管期限表，并進行檢查和指導。108（三）歸檔文件密級和保管期限的鑒別 1密級的鑒別密級鑒別 歸檔文件密級鑒別主要是為了控制使用范圍 有密級的文件一般劃為三級：絕密、機密、秘密 30年20年10年109密級鑒別 歸檔文件密級鑒別主要是為了控制使用范圍 有密級的文保存價值與保管期限鑒別 有無保存價值 具有多大保存價值 文件保管期限劃分為永久、長期、短期三種 文件的價值也不完全是由文件自身決定的，實際上是由記述與反映科技對象的價值決定的 有實物對象者應參考實物的使用壽命或技術壽命，保管期限應不小于