1、 9/9OA檔案系統操作手冊 OA檔案系統操作手 冊 1 人保健康綜合辦公應用系統使用說明書(普通用戶) OA檔案系統操作手冊 二一年十二月 檔案管理手冊目錄 1 檔案系統使用概述 錯誤!未定義書簽。 2 文書檔案系統 錯誤!未定義書簽。 2.1 檔案歸檔方式設置 錯誤!未定義書簽。 2.2 檔案管理模塊功能 錯誤!未定義書簽。 2.3 檔案基礎數據維護(檔案管理員) 錯誤!未定義書簽。 2.3.1 檔案基礎數據 錯誤!未定義書簽。 2.3.2 檔案部門維護 錯誤!未定義書簽。 3 檔案歸檔操作 錯誤!未定義書簽。 3.1 文書檔案庫管理(部門歸檔用戶) 錯誤!未定義書簽。 3.1.1 文書檔

2、案著錄 錯誤!未定義書簽。 3.1.2 文書檔案文檔一體操作 錯誤!未定義書簽。 3.1.3 檔案庫 錯誤!未定義書簽。 4 檔案查詢借閱(全體用戶) 錯誤!未定義書簽。 4.1 檔案查詢 錯誤!未定義書簽。 4.2 檔案借閱申請單 錯誤!未定義書簽。 3 1檔案系統使用概述 檔案管理模塊是辦公系統中的一個大型模塊,其功能齊全、方便,可操作性強;涵蓋”文檔一體”和其它門類材料的歸檔。檔案利用、檔案統計等功能。檔案管理模塊菜單項如下:檔案庫、文檔一體、檔案查詢借閱、歸檔部門設置、文書檔案分類管理、年度基礎數據、配置初始化,不同權限的用戶看到不同的部分。 (檔案管理員) 4 (分散檔案用戶,即各部

3、門歸檔員) 檔案庫和文檔一體:主要是對公文系統生成的各種公文按照年度、部門進行歸檔,主要由分散歸檔用戶(各部門歸檔員)按照一定 的原則進行歸檔,對檔案進行排號、裝盒最終移交給檔案管理人員(集中歸檔用戶);電子公文系統之外的檔案可經過著錄歸入檔案系 統中。 檔案查詢:主要是供用戶對歸入檔案進行查詢。 檔案借閱:主要是供用戶對公開標題的檔案進行借閱。 其它菜單項為系統的檔案管理員提供管理歸檔部門和歸檔分類 及年度等基礎數據。 2文書檔案系統 文書檔案以、第8號令正式施行、最新DA/T系列檔案管理數字電子規范(DA/T18檔案著錄規則,DA/T22歸檔文件整理規則);和兩項行業標準的征求意見稿中相關

4、規定、(GB 9705-88)、(國檔發198727號)、(檔發 6號)等法規性文件以及直屬單位檔案管理的要求為基礎,涵蓋檔案的收集、整理、立卷、編目、保管、統計、檢索、提供利用等項工作。系統提供以件為單位的立卷方式。 根據職能的劃分系統將用戶分為:集中歸檔用戶(檔案管理員)、分散歸檔用戶、一般用戶三個類型。 1、集中歸檔用戶(檔案管理員):負責全公司案管理工作,即辦公室負責檔案管理的人員,其職責是負責檔案基礎信息的設置和維護;進行檔案的著錄和整理;負責檔案的借閱審批、清退以及銷毀等。 2、分散歸檔用戶:即部門歸檔人員,主要負責本部門檔案的歸檔工作,對本部門的公文進行歸檔,對OA系統外重要檔案

5、進行著錄整理,最終將電子檔案和紙質檔案移交給檔案室管理員。 3、一般用戶:即部門一般人員,只能查詢和借閱檔案信息。 文書檔案管理系統雖然針對不同的用戶劃分不同的功能,可是,就系統本身而言主要分為:文檔一體、檔案著錄、檔案利用、匯總 6 統計、編目打印和檔案基礎信息等幾個方面。 另外需要說明的是對于OA公文系統以外的其它檔案數據,能夠經過”檔案著錄”納入辦公系統中(紙制檔案能夠經過掃描轉為電子文檔后,進行檔案著錄)。 2.1 檔案歸檔方式設置 在同一個歸檔年度內,按照”年度部門期限(永久、長期、短期)。這種歸檔方式,在期限下增加了文件盒號。如下圖: 7 2.2 檔案管理模塊功能 用戶登錄系統后選

6、擇”檔案管理”菜單,進入檔案管理子模塊。 2.3 檔案基礎數據維護(公司級檔案管理員) 2.3.1 檔案基礎數據 檔案基礎數據主要是對每一個年度檔案的保管期限進行定義,檔案管理員能夠根據最新發布的文書檔案保管期限規定靈活維護數據。 8 點擊按鈕添加每一年度的期限,填寫年度、順序、選擇保管期限,點擊即可。 2.3.2 檔案部門維護 歸檔部門設置功能是管理每一個需要歸檔的年度及其這個年度內所有需要歸檔的部門,并指定部門的歸檔人員。 9 圖:檔案部門維護 對某一年度的檔案進行歸檔之前,必須先為這個年度建立所有歸檔部門,添加方式有兩種,一種是批量添加,一種是單個部門添加,下面分別介紹 批量添加部門:點

7、擊,填寫歸檔年度(如),點擊”選取”選擇添加的歸檔部門(所有),點擊確定,然后再點擊確定即可。 圖:設置歸檔部門界面 添加單個部門:點擊按鈕,進入添加部門頁面,填寫歸檔年度、歸檔部門名稱、選擇系統部門等,點擊確定。如下圖 10 圖:將單個組織機構下部門增加為歸檔部門 11 點擊按鈕,使”歸檔部門”的前后順序與”組織機構”順序保持一致。 部門檔案缺省開放范圍 為每個歸檔部門的開放項選擇開放范圍,例如”人力資源部”,選擇”不開放”則所有的人力資源部的檔案都不允許被普通用戶查詢。 部門歸檔人設置 每一個歸檔部門都必須設歸檔人,一般由檔案室”檔案管理員”管理所有部門檔案,但也有的部門的歸檔工作由本部門

8、檔案管理員管理,例如: 辦公室由劉玉娟負責本部門檔案的歸檔,設置歸檔人點擊操作欄的編輯 12 能夠如下圖設置, 圖:為歸檔部門指定歸檔人 13 在”歸檔人”處從組織機構中選擇歸檔人。點確定按鈕,完成為歸檔部門指定歸檔人。 刪除:可刪除相應部門 :能夠在已經設置好的年度復制歸檔人,如已經設置好歸檔人, 還是這些人員歸檔,則能夠選擇從已有年度部門列表復制歸檔人選擇 ,然后確定即可。 3檔案歸檔操作 3.1 文書檔案庫管理(部門歸檔用戶) 部門或處室歸檔人員(檔案管理員)對公文系統中已經辦結的公文進行歸檔。 點擊檔案管理/檔案庫,進入文書檔案庫,如下圖所示: 14 圖:文書檔案庫 在”歸檔年度”處選

9、擇需要歸檔的年度,顯示該年度檔案歸檔機構樹,點選歸檔部門顯示該部門下檔案目錄,如下圖所示: 圖:部門文書檔案目錄 15 圖:歸檔目錄 3.1.1 文書檔案著錄 術語介紹 保管期限:檔案保管期限一般有永久、長期和短期。 年度:根據用戶處理檔案的年度自動確定(如”), 無需用戶鍵入。 件號:系統根據全宗、年度、部門、保管期限、盒自動排定文書檔案的序號。一般情況下,用戶可根據實際裝盒情況自行調整。 標題:一份有效的檔案其題名都是不可缺省的,如果沒有錄入題名,保存時系統將給出提示信息。 文件日期:文件的形成時間,系統要求必須確認年度、月、日 頁數:檔案文件材料的頁數,頁數不能缺省,用戶應鍵入相應的值。

10、 對于未經過辦公系統流轉的公文,需要手工著錄的方式進行歸檔,例如戰略發展部有一未經過辦公系統流轉的文件需要歸檔,點擊上圖中按鈕,進入如下圖所示的檔案”著錄”界面: 16 圖:文書檔案著錄 圖:文書檔案著錄 填寫該文件的檔案要素(題名、文號、文件日期等),點擊按鈕,完成檔案基本條目信息的著錄。進入檔案編輯頁面,如有電子文件(掃描的正文、附件等)可上傳相關文件,如下圖。 17 上傳正 點擊”正文”,彈出如下頁面: 點擊選擇文件,能夠選擇一個或多個文件,點擊打開 18 圖:選擇文件 打開文件后上傳按鈕、清除按鈕等由不可用狀態變為可用狀態,然后點擊按鈕把打開的文件上傳,用鼠標選擇文件點擊清除能夠刪除上

11、傳的文件。 圖:檔案編輯,上傳電子文件 已經上傳的電子文件如下圖所示: 19 圖:上傳正文的檔案 除正文外還能夠上傳附件、文稿、相關文件、s92文件等,方法同上傳正文。至此,該文件的手工著錄歸檔工作完成,用戶可點擊按鈕接著進行下一個文件的著錄,或點擊”關閉”按鈕回到”歸檔目錄”。如下圖 圖:著錄完成,在歸檔目錄批量調整件號、頁數、盒號、公開信息 如上圖所示,在歸檔目錄中,能夠對已有檔案的件號、頁數、盒號批量直接修改。 3.1.2 文書檔案文檔一體操作 對于已經經過辦公系統流轉并辦結的文件,我們能夠利用”文檔一體”功能直接將電子的公文歸檔,如下圖進入文檔一體的操作 20 界面: 圖:菜單項中選擇

12、文檔一體 選擇歸檔文件的年度,點”確定”按鈕,進入該年度已辦結公文列表,如下圖: 圖:某年度已辦結未歸檔文件列表 21 文件在被正式歸檔前,能夠根據條件查找符合條件的要歸檔的公文,如圖能夠根據年度、部門、文件類型、日期等進行查找。 狀態:分為已結、未結兩類,已結是已經辦結的公文,未結是還未辦結的公文,一般我們歸檔的都是已結公文 如上圖,查出歸檔文件,然后對保管期限、歸檔年度、歸檔機構、分類進行設置, 為文件選擇保管期限、歸檔年度、歸檔機構、分類進行設置,歸檔年度、歸檔機構默認即可,也可手工修改。 點擊歸檔年度項的下拉框,設置歸檔年度,如下圖: 圖:修改保管期限 (一)、將未歸檔的文件直接歸檔:

13、點擊每個文件后的”歸檔”操作按鈕,如下圖所示: 圖:單個文件直接歸檔 22 點擊確定,文件歸檔成功。文件將被轉移到”已歸檔”列中,從未歸檔列表消失,并產生最終檔案。歸檔的文件從未歸檔目錄中消失。 進入檔案庫,可查詢到剛剛歸檔的文件。如下圖: 圖:經過文檔一體產生的檔案在檔案歸檔目錄中 (二)批量歸檔 設置公文的屬性后能夠批量歸檔,用鼠標點擊要批量歸檔的公文的選框,或者選擇全選,然后選擇,對選擇的文件進行批量歸檔,批量歸檔的檔案在歸檔目錄中查看,系統會彈出對話框: 對歸檔失敗的文件,系統會提示歸檔失敗原因,如下圖: 23 主要原因一般為文件分類匹配有問題,或歸檔年度設置有問題,能夠請檔案管理員幫

14、助設置相應的分類和歸檔年度。 其它按鈕介紹 對查詢結果導入excel打印:能夠對設置好屬性的公文導入excel并進行打印。 對查詢結果歸檔:對查出的列表中的公文進行批量歸檔。 對選擇的文件歸檔:選擇要歸檔的文件,對選擇的文件進行批量歸檔。 對選擇的文件不歸檔:對選擇的公文批量不歸檔,進入不歸檔界面能夠查看,如想歸檔,點擊后面的歸檔即可歸入。 3.1.3 檔案庫 公文歸檔后自動進入檔案庫,分散歸檔用戶(部門檔案管理人員)在歸檔目錄標簽下能夠對檔案的屬性進行設置修改、對件號、盒號、頁數、進行設置,能夠對已經歸入的檔案查詢、打印歸檔目錄、備考表,統計歸入的檔案以及檔案打包備份等。 首先點擊檔案庫進入

15、文書檔案庫,選擇左側歸檔年度,彈出對話框選擇是,進入檔案庫。 24 點擊左側相應部門目錄樹,查看。 圖:歸檔目錄 圖:按照文種顯示 歸檔人能夠根據自己的愛好方式進行查看,一般選擇處室這種情況進行設置,首選選擇歸檔的處室、然后選擇期限(如永久),右側歸檔目錄顯示的是已經歸檔的和已經著錄的檔案信息。下面分別介紹 25 檔案屬性設置:歸檔的文書檔案我們要對其屬性進行設置,包括件號、盒號、密級、期限、實際頁數借閱權限等。期限我們在歸檔時已經設置,如果需要修改直接點擊修改即可。 下面主要講一下盒號、件號、頁數的設置 對歸好的檔案要進行排號、裝盒,填寫實際文件頁數,設置公開屬性,這是每個檔案管理員必須要做

16、的事情,方法如下圖,在實際頁數欄填寫檔案的頁數,選擇檔案的公開程度,設置好后對檔案進行排號裝盒。 編盒號規則:每個部門按保管期限編寫件號、盒號。 每個部門不同的盒都從第1件編起,然后填寫盒號,盒號填寫 26 根據要求自己寫入(建議裝盒時按照處室、期限、文 種類型、機關代字進行設置,每一文種機關代字放在 一盒) 。 編好件號后,用戶根據情況對檔案進行裝盒,在盒號欄填寫盒號(如第一盒,填寫為1) 盒號、件號也能夠手動修改,用鼠標點擊件號,可對其進行排序,盒號件號要與紙質檔案保持一致 著錄: 能夠對oa系統外具有保留價值的檔案進行著錄,以便歸檔查詢,操作方法看3.1.1。 刪除: 如上圖例中如將已經

17、歸檔的,能夠在歸檔目錄中直接點擊”取消”按鈕,將文件從”歸檔目錄”中取消歸檔。也能夠選中要取消歸檔的檔案,然后點擊。如下圖所示操作: 27 其相應的公文將從”已歸檔”目錄轉移到”未歸檔”目錄,待再次歸檔。 編輯修改:如上圖所示,對要編輯的檔案點擊”編輯”按鈕,進入編輯頁面,能夠對檔案進行修改。 圖:編輯檔案 打印 打印按鈕提供的是打印歸檔目錄功能,一般情況按盒打印,選擇左側盒號,點擊”,實現打印歸檔目錄功能,如下圖: 28 圖:打印歸檔目錄 打印備考表應該先選擇要打印的盒號,點擊” 2 29 1 圖:選擇打印盒號 用鼠標點擊能夠填寫內容,然后打印 30 圖:打印備考表 檔案借閱權限的設置: 為

18、檔案的網上利用的安全性,人為將檔案劃分為”開放”、”只開放標題”、”不開放”三個安全等級。 1、開放(可直接查詢并打開看內容). 2、只開放標題(可查詢到標題,但不能打開內容) 3、不開放(無法查詢到標題)。 檔案開放的級別能夠集體設置,設置方法有兩種,一種是檔案管理員在檔案分類中進行設置,能夠按照公文種類、機關代字進行設置;一種是檔案管理員在建立部門時進行設置,能夠按照部門設置,操作方法。也能夠在檔案屬性設置中進行修改。 檔案查詢 檔案管理員能夠對歸入的檔案進行查詢,點擊,進入查詢界面,能夠根據標題、文號等進行查詢。點擊情況條件能夠重新填寫條件查詢,點擊能夠隱藏上面的查詢條件。 31 1 4檔案查詢借閱(全體用戶) 4.1 檔案查詢 所有用戶都能夠有檔案查詢的菜單權限,如下圖: 圖:檔案查詢 32 圖:檔案查詢界面 在檔案查詢界面填入所要查詢檔案的條件如:檔案類型(文書)年度范圍、標題、文號等條件。點擊按鈕,將在”查詢結果”欄中顯示相關檔案, 如下圖: 圖:檔案查詢結果 圖中注明:”綠色”可直接調閱,”紅色”