1、會計電算化工作程序圖審 核調(diào)整存檔審 核憑證帳務處理憑證打 審 核調(diào)整存檔審 核憑證帳務處理憑證打 印憑證記帳憑證憑證審 核原始憑證注1、圖中，為計算機直接填寫的會計憑證，為審計人員在計算機上的審計記錄。記賬憑證，是打印出經(jīng)過審核的記賬憑證在電腦上已經(jīng)開票，并與時間進行溝通粘貼原始文件，核對無誤后整理歸檔；2、會計人員的主要分工是文件制作人員、審計人員和檔案管理人員；3、全體員工遵守各項規(guī)章制度，符合會計工作的職業(yè)道德需要認真做好相關(guān)工作。會計流程圖月月 初A錄入憑證A錄入憑證修改憑證修改憑證BB審核憑證存在問題？存在問題？C記C記 帳DD對 帳存在問題？存在問題？制單人員審核人員制單人員審核

2、人員制單人員審核、制單人員 制單人員 審核、制單人員會計主管制單、檔案管理人員E會計報表FF帳表核對存在問題？存在問題？GG結(jié) 帳HH檔案管理會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖填制憑證填制憑證審核憑證審核憑證記記 帳自動取數(shù)自動取數(shù)其他明細表其他明細表資產(chǎn)負債表利潤與利潤分配表管理費用明細表營業(yè)成本明細表分析填列分析填列現(xiàn)金流量表財務分析指標現(xiàn)金流量表財務分析指標財務報告財務報告會計電算化管理系統(tǒng)1. 計算機化工作職責根據(jù)財稅部門有關(guān)電算化管理規(guī)章制度和公司管理會計特點，為穩(wěn)定、高效地開展會計電算化工作，公司財務部設置以下崗位：財務經(jīng)理決定公司電算化的發(fā)展方向、規(guī)模、重大軟硬件項目的使用和應用，帶領(lǐng)全體財

3、務人員高質(zhì)量、高效、穩(wěn)定地開展會計電算化工作。會計主管1、積極配合財務經(jīng)理的工作，制定公司計算機化發(fā)展規(guī)劃和管理制度等，為財務經(jīng)理提供相關(guān)決策依據(jù)；2、根據(jù)公司特點合理設置電算化崗位，正確分配系統(tǒng)各級操作人員的使用權(quán)限，組織協(xié)調(diào)全體財務人員開展各項具體會計電算化工作；3、定期檢查各項計算機化工作的落實情況和成果，嚴格落實責任制對各崗位人員職責的約束。制度管理1、參與制定公司會計電算化發(fā)展規(guī)劃和管理制度；2、進行操作人員的管理和計算機檔案的管理；3、維護系統(tǒng)軟硬件的日常運行，及時排除系統(tǒng)運行中的各種故障，保證系統(tǒng)正常穩(wěn)定運行。會計電算化管理系統(tǒng)檔案管理1、及時備份系統(tǒng)中的各種賬戶數(shù)據(jù)，并按分類、

4、編號歸檔，至少有數(shù)據(jù)備份做一個硬盤備份和兩個軟盤備份；2.打印好的憑證、賬簿、報表等應及時訂購歸檔；3、對系統(tǒng)軟硬件相關(guān)光盤、光盤、手冊等資料進行分類編號，保管。成本和項目管理配合財務經(jīng)理、會計主管及系統(tǒng)管理人員，確保電腦化日常工作的正常進行；制定財務計劃，管控成本，對公司的經(jīng)濟活動進行準確、及時的財務分析，為財務管理者的決策提供依據(jù)；為會計主管提供崗位責任制考核的依據(jù)。系統(tǒng)操作根據(jù)會計主管和系統(tǒng)管理人員對該崗位工作的具體安排和要求開展工作；準確、及時地錄入和打印各種會計憑證、賬簿和會計報表；及時準確查詢領(lǐng)導所需的各類財務數(shù)據(jù)；正確使用權(quán)限系統(tǒng)中的各項功能。會計電算化管理系統(tǒng)審計審核原始文件的

5、合法性、有效性及手續(xù)是否齊全；審核系統(tǒng)操作人員錄入的會計憑證，確保系統(tǒng)會計憑證的制作質(zhì)量；審核系統(tǒng)總賬和明細賬、輔助賬和會計憑證等進行試算表；審查會計報表，以確保與相關(guān)總賬金額保持一致的余額。金錢管理負責銀行、出納、收入、聯(lián)系人的日常管理；負責營運資金的日常會計管理；負責日常收入和現(xiàn)金報表的制作和打印；負責票據(jù)、發(fā)票、收據(jù)等重要文件的日常管理。會計電算化管理系統(tǒng)二、記賬表的初始化每個獨立核算的核算單位在系統(tǒng)中只能設置一套賬戶。經(jīng)財務部經(jīng)理和主管會計師批準后，方可在電算化系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）中建立新的賬套。設置會計科目時，必須根據(jù)現(xiàn)行財務制度的規(guī)定和公司的實際情況，設置各級會計科目的名稱和代

6、碼；合理適當設置部分科目的輔助會計功能。會計科目一經(jīng)設定并正式用于系統(tǒng)的制單核算功能，不得隨意修改，以免造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫混亂；可在系統(tǒng)中添加因會計需要而需要添加的會計科目。轉(zhuǎn)換會計年度時，應在新會計年度開始后20日完成年初資金劃轉(zhuǎn)工作。結(jié)轉(zhuǎn)后的年初余額經(jīng)試算核對后，可使用新會計年度的計算機賬戶。已成功結(jié)轉(zhuǎn)的年初余額不得隨意修改，以免系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫混亂。會計初始化工作完成后，需根據(jù)利潤分配表、資產(chǎn)負債表、財務狀況變動表、費用報表等管理基本會計報表編制各種明細表公司部門的管理需要，為各種報表設置了從系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)的公式單位和批處理命令，各種報表格式、公式單位、批處理命令等一旦設置好，就不能隨意修改。會計

7、電算化管理系統(tǒng)3. 日常賬戶處理經(jīng)濟業(yè)務原始憑證審核后，應在2日內(nèi)編制會計憑證并錄入系統(tǒng)。填寫憑證時，應填寫簡要摘要。當日原始憑證全部錄入系統(tǒng)后，審計人員應及時對會計憑證進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時修改，確保當日錄入憑證無誤。會計憑證經(jīng)審核修改后，應打印出來，打印的核準憑證與相應的原始憑證應裝訂備案。會計憑證經(jīng)審核打印后，單據(jù)制作人應將當時的賬務保存在系統(tǒng)中，待會計憑證打印后，方可記錄會計憑證。每日憑證錄入、審核、記錄后，查詢打印當日現(xiàn)金收支日報，及時掌握現(xiàn)金收支情況。月底，在所有正本都錄入系統(tǒng)并開票后，及時使用系統(tǒng)匯總功能匯總所有開票憑證，并打印出匯總表；同時，利用對賬、試算表等功能對各科目總賬、

8、明細賬、輔助會計科目等進行核對，核對無誤后，即可開始編制當期會計報表。各項基礎會計報表應當在會計期間后五日編制并報告。會計報表報送前，應與系統(tǒng)的相關(guān)賬簿和憑證仔細核對。如果科目表不匹配，則應查找原因并進行相應調(diào)整，直到科目表一致為止。其他輔助報表應在會計期間核實后10日后編制并報告。經(jīng)層層核對，確認賬目一致、賬目一致、賬目一致，且當期發(fā)生的所有經(jīng)濟交易均已在系統(tǒng)賬目中充分反映后，財務主管方可進行結(jié)算。經(jīng)常會計科目。結(jié)帳后，您不能也不能修改當前的會計數(shù)據(jù)。會計電算化管理系統(tǒng)4、系統(tǒng)各級操作人員的權(quán)限劃分序列號使用功能權(quán)限授權(quán)人員評論1財務部1表中“授權(quán)用戶”數(shù)的代表含義如下：1 會計主管2 系統(tǒng)

9、管理員3系統(tǒng)操作員4 資金經(jīng)理5 審稿人6 成本經(jīng)理7 申報者上述職位中，一名工作人員最多可兼任三個職位，但制單、制表、審計等職位不能由一人兼任；出納和資金管理不能由一人兼任。2賬戶創(chuàng)建、賬戶初始設置1、2、33期初余額管理1、2、34計費、匯總、計費1、35憑證審核1、56和解，試算表1、3、57結(jié)帳，恢復預結(jié)算狀態(tài)1, 28自動轉(zhuǎn)賬定義、生成1、39查詢、打印1、3、5、610數(shù)據(jù)備份與恢復1、2、711刪除上一年數(shù)據(jù)1, 212重建賬戶和賬戶集參數(shù)調(diào)整1, 213機載日志1, 214銀行現(xiàn)金管理1、415計劃管理1.616項目管理1、3、517部門管理1、3、518匯率管理1、3、519

10、單位交換1、3、520個人聯(lián)系人1、3、5二十一報告初始化1、2、3二十二準備報告1、323報告審核1、524報告修改1、5會計電算化管理系統(tǒng)五、會計電算化檔案管理計算機化會計文件的定義主要是指存儲在硬盤、軟盤或其他存儲介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和程序，還包括各種憑證、賬簿、報表等會計數(shù)據(jù)的打印輸出以及系統(tǒng)的開發(fā)和運行。中的全套文檔。文件管理任務收集整理應歸檔的會計資料；保存和使用好會計檔案；遵守會計記錄的保留期限。檔案管理內(nèi)容1、會計憑證的收集、整理、歸檔收集所有應歸檔的會計憑證，按單據(jù)序號和本次編號檢查有無缺漏，原始單據(jù)是否齊全，清理一些不屬于會計檔案的、不屬于會計檔案的資料。需要存檔，并補充一些可

11、能留下的重要會計資料；與負責憑證打印、裝訂、暫存的操作人員辦理備案手續(xù)；憑證應每月綁定一次。為方便憑證的閱覽，避免憑證丟失，憑證應按適當?shù)拇旨毥y(tǒng)一裝訂；認真填寫會計憑證封面，封面各注欄填寫完整、清晰，便于查閱。會計電算化管理系統(tǒng)2、會計賬簿的收集、整理和歸檔各營業(yè)日或月的賬簿可以打印出來，由業(yè)務經(jīng)理當期保存，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)經(jīng)理和業(yè)務經(jīng)理維護；會計年度終了，所有的賬簿，包括總賬、明細賬、輔助賬等，必須統(tǒng)一打印出來，并整理裝訂；檔案管理人員在與業(yè)務經(jīng)理辦理賬簿交接手續(xù)時，應認真核對賬簿是否不齊全或遺漏，確認無誤后，對所有賬簿進行分類編號，妥善保管；會計賬簿封面要寫成規(guī)則，填寫的項目要填寫完整、

12、清楚。3、會計報表的收集、整理和歸檔各會計期間的會計報表可由各營業(yè)所打印輸出，并負責保管；會計年度終了，業(yè)務經(jīng)理整理、裝訂年度會計報表，報送檔案管理人員；檔案管理人員核對會計報表后，按分類、編號歸檔；會計報表封面應寫成規(guī)則，所填項目應填寫完整、清楚。4.軟盤和硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔每月結(jié)賬前，各會計主管應做好會計資料的硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后，再次進行硬盤備份和兩次軟盤備份，確保數(shù)據(jù)安全；會計電算化管理系統(tǒng)備份軟盤應由檔案管理人員集中管理；備份軟盤應加貼保護標簽，并用印章或封條密封；備份軟盤應裝箱，存放在安全、清潔、防熱、防潮、防磁的地方；雙備份軟盤應存放在不同的位置。保存和使用檔案只有

13、通過系統(tǒng)“打印”功能打印出來的會計憑證、賬簿、報表等會計憑證，經(jīng)財務經(jīng)理、會計主管、系統(tǒng)管理員和業(yè)務經(jīng)理簽字同意后，方可作為正式的書面檔案保存。帶有“查詢”字樣的會計資料不能作為正式書面檔案保存；會計電算化檔案遺失時，應重印并補齊。操作人員應在打印資料上注明情況并簽字，經(jīng)會計主管和系統(tǒng)管理員簽字同意后歸檔；核對歸檔的會計數(shù)據(jù)，應填寫文件核對登記表。核對時，不得做任何記錄、勾選、刪除、修改會計檔案，更不能提取文件；請勿刪除或修改存儲在硬盤上的記帳數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)。文件保留期打印的會計檔案，保存期限按照會計檔案管理辦法的規(guī)定；軟盤形式的會計檔案必須保存五年以上。存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)可根據(jù)需要在兩

14、年后銷毀。會計電算化管理系統(tǒng)6. 上車操作登記電腦操作人員必須每天登記當天電腦的操作狀態(tài)，填寫內(nèi)容主要包括操作時間、操作人員、操作能力、機器操作等；如果機器或系統(tǒng)在運行過程中出現(xiàn)故障或異常情況，應及時向系統(tǒng)管理人員報告，并詳細記錄運行情況；未注冊的，不得進行軟硬件維護；系統(tǒng)管理員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況、處理方法和結(jié)果應予以記錄；重大經(jīng)營故障，除按規(guī)定登記外，應單獨填寫故障報告表，向有關(guān)管理人員報告；系統(tǒng)管理員應每天使用系統(tǒng)中的“登錄日志”功能，查詢當日各操作員的操作狀態(tài)，并與當日記錄核對；作業(yè)記錄每月裝訂成冊，由檔案管理人員每日妥善保管，年終整理歸檔。會計電算化管理系統(tǒng)七、硬件設備維護硬件

15、維護打印機 打印機 1工作站 1網(wǎng)線網(wǎng)線打印機 2工作站打印機 2工作站 2服務器服務器打印機 打印機 3工作站工作站 3工作站工作站 4注：上圖為我公司電腦專用設備的主要配置。會計電算化管理系統(tǒng)硬件維護與管理會計電算化專用硬件設備由財務部門統(tǒng)一管理使用，其他部門由財務部門統(tǒng)一管理使用。一般情況下，不應使用計算用的計算機；如有必要，財務部經(jīng)理經(jīng)批準確認不影響會計核算的正常工作，操作時必須使用注冊操作；為使計算機化設備有良好的運行環(huán)境，財務部門應保證良好的衛(wèi)生環(huán)境；任何人不得使用電腦專用設備玩游戲、進行個人文字處理和對外提供服務；為保證系統(tǒng)不受計算機病毒的干擾，使用軟盤前必須進行病毒檢測，檢測合

16、格后方可使用；系統(tǒng)維護人員應經(jīng)常檢查硬件設備，一般每周進行一次全面檢查，并做好相關(guān)檢查記錄；加強設備安全防護，嚴禁上機操作吸煙，杜絕一切火源；注意用電安全。下班突然停電時，應同時關(guān)閉所有設備電源；下班時，應同時關(guān)閉所有設備的電源；設備應該以正確的啟動順序啟動，即：不間斷電源打印機監(jiān)控主機。會計電算化管理系統(tǒng)八、軟件維護軟件維護主要為用友軟件公司開發(fā)的綜合會計7.01（NT版）、UFO電子表格7.02（NT版）、固定資產(chǎn)（單用戶版），均已通過財政部審核。軟件維護與管理由于公司使用的是用友的商品化軟件，軟件參數(shù)的程序更正和調(diào)整一般由用友實施，會計數(shù)據(jù)的更正和恢復一般由系統(tǒng)維護人員負責，其他人員不得進行維護操作；運營者在運行過程中發(fā)現(xiàn)軟件原設計功能無法正常運行或現(xiàn)有軟件功能不能滿足公司計算機化實際需要的，應及時向系統(tǒng)管理人員反饋信息，并及時反饋給系統(tǒng)管理人員。系統(tǒng)管理人員會向用友提出建議。程序修訂和軟件參數(shù)調(diào)整要求；財務部門收到用友修改程序或調(diào)整參數(shù)的軟件后，應由系統(tǒng)管理員安裝運行，測試正常后方可正式使用；憑證錄入錯誤導致的賬簿錯誤只能通過修改憑證來糾正，不能通過數(shù)據(jù)庫維護操作；在以下情況下，系統(tǒng)管理員可以通過數(shù)據(jù)庫維護