1、4/4TCL建設項目檔案業(yè)務培訓大綱一、明確項目檔案管理的責任單位建設單位是項目檔案管理的責任單位。建設工程質(zhì)量管理條例第十七條、第五十九條的明確闡述。二、項目建設階段檔案工作開展重點在工程項目建設階段，應重點強調(diào)項目文檔管理體系的建立和工程文件與工程進度的同步形成。項目文檔組織管理體系是建設項目檔案工作優(yōu)質(zhì)、高效、有序開展的根本保證。各參建單位應建立文檔管理工作制度，配備工作人員和相應的辦公設備、軟件系統(tǒng)，明確分管領導，明確工作程序，形成以建設單位為主導的項目文檔管理網(wǎng)絡。在項目建設過程中，各參建單位文檔管理人員的工作重點在于工程文件的準時匯總、收集、分類、初步整理和平安保管。這項工作是檔案

2、完整性和竣工后檔案按期移交進館的保證。在項目建設過程中，各參建單位工程管理人員和技術人員的工作重點是工程文件與工程進度的同步形成，并準時向本單位文檔管理人員移交。這項工作是檔案完整、精確、真實的保證。三、項目竣工階段檔案工作重點各責任單位編制各自工程內(nèi)容的竣工檔案；建設單位的檢查、匯總、移交。四、明確項目檔案移交時限建設部城市建設檔案管理規(guī)定第六條：建設單位應在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案；國家檔案局國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范第8.2.3款：竣工驗收后，建設單位應在6個月內(nèi)向城建檔案館移交項目檔案。深圳市檔案局要求6個月內(nèi)完成檔案移交。五、

3、案卷質(zhì)量檢查的內(nèi)容和標準建設項目竣工檔案在辦理檔案預驗收、進館前檢查和接收進館抽查時，對案卷質(zhì)量實行突出重點的掌握性檢查，檢查內(nèi)容包括案卷整理質(zhì)量、檔案完整性及原件掌握、檔案真實精確三個方面，以此保證移交進館檔案質(zhì)量與工作效率的有機統(tǒng)一。(一)案卷整理質(zhì)量統(tǒng)一按深圳市城市建設檔案館城建檔案整理質(zhì)量標準執(zhí)行。(二)檔案完整性及原件掌握1、建設項目各合同工程及專業(yè)工程竣工檔案必需保證整體結(jié)構(gòu)完整和原件。項目檔案整體不移交或其中的合同及專業(yè)工程檔案不移交的，以及合同及專業(yè)工程檔案發(fā)生整體或大量損毀丟失的，追究相關單位法律責任。對于市政府有關職能部門確認的歷史遺留項目、司法拍賣項目、程序明確的合約轉(zhuǎn)讓

4、項目，其完整性不能保證的，按檔案缺失的具體狀況處理。2、建設項目各合同工程及專業(yè)工程檔案基本完整及保證原件的，對比歸檔名目或歸檔細則，按城建檔案重點進館范圍掌握清冊進行重點掌握檢查。發(fā)覺重點掌握文件缺失或為復印件，且移交單位無法補充或替換的，要求移交單位提交“缺失建設工程檔案責任承諾書”和有關缺失文件的狀況說明；非重點掌握文件缺失或為復印件的，要求移交單位提交有關缺失文件的狀況說明，經(jīng)審批后辦理。3、關于幾種缺件狀況的認定： = 1 * GB2 原件遺失以復制件歸檔的，無論復制件上是否補文件形成單位簽章，均確認為缺件。 = 2 * GB2 如工程結(jié)算、規(guī)劃驗收、環(huán)保驗收等檔案移交時正在辦理或尚

5、未辦理的文件，建設單位提交有關說明并承諾后補移交后可不再提交“缺失建設工程檔案責任承諾書”。 = 3 * GB2 甲方資料和監(jiān)理資料不要求提交掃描文件；竣工圖CAD電子文件按移交現(xiàn)狀接收，對文件內(nèi)容不做檢查，但應確保名目條目數(shù)量與電子文件數(shù)量相符、能夠完整上傳數(shù)據(jù)庫并在移交書上有精確記錄。 = 4 * GB2 依據(jù)城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理方法等規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案原件已交政府有關職能部門的，可以加蓋該部門證明章的復制件歸檔。4、“缺失建設工程檔案責任承諾書”和有關缺失文件的狀況說明由檔案形成（編制）單位或遺失檔案的責任單位出具，必要時由該項目的其他責任單位予以確認。(三)檔案真實精確檔案真實精確重點檢查文件簽署、文件規(guī)律性和竣工圖三個方面：1、文件簽署工程管理文件要求單位及人員的簽字手續(xù)完備、用章規(guī)范，不消失打印或復印的簽名，不消失漏簽名（章），不消失無資質(zhì)簽名，用法項目章或個人手簽章的應有完善的報批手續(xù)。工程管理文件中的簽署問題可實行補簽章、告知移交或提交有關證明、說明的方式整改。工程技術文件中假如沒有普遍性的簽章問題，不要求整改，按告知移交辦理接收進館。2、文件規(guī)律性竣工檔案中不消失重要的規(guī)律性錯誤，包括變更匯總與變更文件無法對應，合同（施工許可）所列的工程內(nèi)容或單位與資料不全