1、檔案數字化加工項目建議書紫光股份公司工程部賀鵬飛目錄第一章、電子文檔管理的應用現狀錯誤!未定義書簽。第二章、原始文檔數字化的有效途徑錯誤!未定義書簽。數字化加工服務錯誤!未定義書簽。第三章、檔案數字化實施方案錯誤!未定義書簽。數字化加工作業前期準備錯誤!未定義書簽。數字化工作人員要求錯誤!未定義書簽。制定數字化工作標準錯誤!未定義書簽。數字化工作硬件準備錯誤!未定義書簽。數字化工作軟件準備錯誤!未定義書簽。數字化內容和數量錯誤!未定義書簽。工作地點錯誤!未定義書簽。數據采集方式和要求錯誤!未定義書簽。檔案數字化作業流程錯誤!未定義書簽。檔案數字化系統流程圖錯誤!未定義書簽。檔案數字化實施標準流

2、程錯誤!未定義書簽。數據的質量保證錯誤!未定義書簽。質量檢查方式和內容錯誤!未定義書簽。質量檢查指標分級錯誤!未定義書簽。數據安全保護措施錯誤!未定義書簽。數據存取權限控制錯誤!未定義書簽。數據備份錯誤!未定義書簽。數據的法律保護錯誤!未定義書簽。數據安全保護的其他要求錯誤!未定義書簽。第四章、實施數字化的特點錯誤!未定義書簽。自動化程度高錯誤!未定義書簽。標準化程度高錯誤!未定義書簽。錯誤!未定義書簽錯誤錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽錯誤!未定義書簽前言跨入新世紀，信息資源電子化已成為國際潮流，也是全球關注和各行業競爭的焦點。信息資源電子化是人類社會文明進步的必然趨勢，能否

3、跟上國際潮流，完成信息資源電子化進程，關系到一個國家、一個民族的興衰。在日趨激烈的國際競爭中，誰掌握了更多的信息資源，并使之轉化為經濟技術優勢，誰就掌握了競爭和生存發展的主動權。江澤民總書記在加強檔案工作，為社會主義現代化建設事業服務的重要講話中，為我們指明了在新一輪的國際競爭中，文檔信息電子化的重要意義。第一章、電子文檔管理的應用現狀電子文檔管理。這概念來自于西方。其在西方發達國家的推廣歷史與應用現狀，是衡量我國電子文檔管理系統市場前景的重要參照標準，也是在我國推廣電子文檔管理系統的良好借鑒根據國際電子文檔委員會1996年前后提交給國際檔案理事會的有關報告，電子文檔管理在以美國為代表的西方發

4、達國家已經得到了極為廣泛的應用：在美國，90以上的單位已經實現了傳統文檔信息資料的電子化轉化，基本完成了信息化建設的第一步基礎工作信息管理的基礎建設，并正在考慮如何在這些豐富的電子化文檔資料的基礎上做更深層次的信息挖掘，為決策提供可靠的依據，更有些單位已經開始考慮在利用好這些成文的信息資料的同時，進一步挖掘和利用存在于員工頭腦中知識，逐步向人類信息管理的理想狀態一一知識管理邁進。以往，公司的經理人員一般要用80時間來收集信息，20時間用于決策；現在，有了這些豐富的電子化信息資料做基礎，其收集資料的時間被縮短為20%，其余80%的時間則用于決策。憑借這一良好的信息建設基礎。美國許多單位的員工可以

5、隨時、隨地獲得完成其工作所需要的信息資料，其個人潛力的發揮再也不需要受到信息資料缺乏的限制，無紙化辦公、移動辦公、客戶關系管理、知識管理等先進的模式有了其堅實的基礎；員工的工作地點也不再局限于辦公室，在家上班成為越來越普遍的現象：據資料介紹，美國1995年已有1200萬人全天在家中上班，5400萬人部分在家里工作。與其在西方發達國家的廣泛應用相比，電子文檔管理在我國的應用才剛剛開始。以往，我國大部分單位并沒有意識到實施文檔信息資料電子化管理的重要性，因此其在信息化建設方面的投資主要集中于硬件設備的采購，以及財務軟件、商務軟件等短期效益較為明顯的項目；但各種單位在實施電子文檔管理方面的需求規模卻

6、非常巨大。據粗略估計，目前我國各種單位在運作中所產生的各類文檔資料中只有不到10被以檔案的形式保存起來，其余90的資料則被作為無用的信息而予以廢棄，這種狀況無疑是對信息的巨大浪費。而且，就是那些以檔案形式保存的各種文檔資料，目前也基本上仍以紙張等傳統物理形式存在，其總數量達24億卷，排級長度約7000多公里。如此巨大的檔案資料，在給各種單位帶來沉重保管負擔的同時，卻沒有為其管理與決策提供充分的幫助。由于傳統存儲形式的限制，目前我國各類檔案資料的利用率不足10。這種狀況根本無法滿足各種單位參與市場競爭的需要，事實上，目前我國90左右的單位都有實施文檔電子化管理的迫切需求。隨著計算機技術與網絡技術

7、的普及，以及人們信息管理與利用意識的加強，這種文檔信息資料的高管理成本、低利用效率的不合理狀況必將成為歷史；文檔信息資料的電子化管理需求也將成為社會各界關在的焦點。第二章、原始文檔數字化的有效途徑數字化加工服務數字化加工服務是應用各種計算機數字化技術來處理原始的文件、檔案、資料，形成數字化的數據文件，以方便利用。數字化加工服務最廣泛使用的其中一個范疇就是文件、檔案、資料的掃描加工外包服務。它能節省有關內部運作所直接投入的資金，更可避免因技術過時而影響效率，而與此同時，確保獲得專業服務供應商的高品質服務。第三章、檔案數字化實施方案對檔案館館藏檔案資料通過數字化加工工作，輸入、遷移到檔案數據庫去，

8、完成數字檔案館系統的數據初始化工作。數字化加工作業前期準備數字化工作人員要求工程技術人員主要為：熟悉計算機軟、硬件技術，了解檔案數據庫數據標準和系統開發，了解檔案管理等相關專業知識的公司技術部技術支持工程師。數據采集作業員主要為：了解檔案數據庫數據標準和計算機軟件應用等相關知識工作人員。對數據采集作業的技術準備（1）學習技術規范及各種技術要求。（2）制定數據采集數據庫建庫技術方案和實施方案。（3）進行各項業務及計算機技術培訓。制定數字化工作標準在數據采集之前，首先進行檔案數據庫的設計，制定檔案數據庫數據標準，經用戶確認后按此標準執行。數據采集工作程序。在數據采集之前，公司提交數字化相關的工作程

9、序給用戶審核通過后執行。數字化工作硬件準備、配備硬件數量及檔次要滿足數據采集工作情況及數據量大小。這主要由公司提供。、用戶提供數據服務器1臺給公司作為采集作業使用，其他硬件設備由公司自行解決。3、場地：4、辦公用具：電話一部，激光打印機一臺，打印紙（以實際用量為準），辦公桌椅套，檔案資料的裝訂及打印所用全部耗材。5、其他條件：提供電力和飲水。數字化工作軟件準備軟件內容。提供數字化工作需要的簡易數據庫建立和流程管理工具軟件。流程管理工具軟件功能要求。（1）能采集各類檔案的屬性數據。（2）能對屬性數據檢查并能進行增、刪、改等編輯操作。（3）能按檔數據庫數據標準要求的數據格式進行數據交換。（4）能按

10、照數據標準定義好的關聯規則，對已經采集到的各類檔案數據建立信息關聯。（5）能完成對采集數據的工作量統計分析和采集作業的流程管理。數字化內容和數量具體數字化工作內容和數量可根據用戶需求，共同制定檔案數據采集內容表。工作地點工作地點：用戶提供，面積：平方米。數據采集方式和要求1數據采集方式。（1）手工數字化采集；數字化作業員根據紙質檔案文件的內容進行手工數據錄入、數據校對等采集工作；（2）原有電子數據遷移后、手工輔助采集。對已經電子數據遷移的，采集作業員根據相應紙質檔案文件的內容進行手工數據補充錄入修改、數據校對等采集工作。2數據采集要求。（1）屬性數據采集嚴格以規定的原始紙質檔案文件為依據。（2

11、）屬性數據采集后要進行嚴格質量檢查包括數據和檔案文件本身。（3）數據采集作業隊數據的錄入和校對要分崗、分人操作，同一份檔案的錄入和校對工作不允許由相同數字化工作人員操作。（4）采集工作重點在錄入工具的設計以及工作過程中嚴格的管理。采集作業員經過專門培訓后組成采集作業小組，制定并按照嚴格的錄入、校對的工作規程，采用流水線方式的工作模式進行。對已有電子數據的處理。（1）對原有電子數據應盡可能的利用。（2）如果對原電子數據進行處理的時間、費用比重新采集還要多、高，則應視情況部分或全部放棄該數據。檔案數字化作業流程檔案數字化系統流程圖檔案數字化作業流程描述檔案提卷按檔案按年度、機構、保管期限及總數提出

12、，提卷時公司提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面，并按實際頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。檔案的整理及編寫頁號對于已整理好的檔案，按照年度、機構、保管期限、案卷，卷內文件順序號進行掃描。未整理好的檔案資料按歷史形成年度的先后進行整理，并提交用戶檢查驗收，然后再進行掃描。拆卷人員在拆卷時先對需要掃描的檔案資料進行整理一遍，并按照卷內目錄核對盒內的件數是否準確，然后逐盒逐卷的拆卷。如有短缺立刻上報管理員，并做記錄。檔案掃描前整理工作，應做必要的修補工作，如頁號、空白頁、重件處置。標引著錄標引著錄按照國家檔案局有關標準結合用戶檔案著錄的具體

13、要求進行。1、錄入方式采用手工錄入的方式。2、校對方式校對以軟件校對和打印輸出對比校對相結合，錯誤率在萬分之二以下。案卷目錄和卷內目錄按照檔案原始數據錄入。案卷目錄和卷內目錄的樣式經用戶同意可做相應調整。檔案掃描原件的掃描與存儲格式符合國家行業標準紙質檔案數字化技術規范(DA/T31-2005)的要求。掃描人員嚴格按照規范填寫數字化流程記錄單、原始檔案移交清單。掃描圖像應根據原稿質量，進行傾斜校正、去污、分文件等處理。確保掃描圖像清晰有效，并確保原始檔案完好無損。檔案圖像分辨率為200dpi。特殊情況，可適當調整其分辨率，但必須保證掃描獲取圖像的清晰可讀。如因原件問題導致圖像掃描不清的,要在掃

14、描流程單的備注欄內做出詳細的記錄。圖像處理公司采取相應的技術措施確保圖像質量。1、污漬、黑邊、偏斜處理根據原件質量的好壞對污漬的情況進行自動去污，對紙質變質或掃描時產生的黑邊自動清除、自動進行偏斜校正處理。2、全文頁面及局部文字的加深和變淺的處理原始檔案的清晰度較低時，可提高圖像的清晰度。修正原資料中存在的字間距和行間距過密、文字較深或較淺、字跡不清楚的缺陷，確保文字及圖像信息清晰可辨。3、批示拼接處理檔案資料的領導批示，采用局部粘貼拼接處理。不能自動處理的放大后由人工處理。確保數字檔案的準確可讀。4、批量糾偏處理采取有效措施提高掃描圖像的美觀。在圖像處理工作完成之后，再進行一次整卷的批量糾偏

15、工作，以免圖像的歪斜。5、插圖的處理提高掃描分辨率來處理有插圖的檔案資料，圖文混排的頁面不做拆分，如有必要掃描成為彩色或灰度的圖像。6、照片頁處理必要時采用專業的圖像處理軟件進行處理，確保照片的清晰度。掃描數據檢查及驗收在完成以上每個環節后，檢查人員將其數據再次進行一遍全面的復查。尤其對檢查記錄單上更正后的錯誤進行仔細的檢查。確保掃描得來的數據與原文件內容完全一致。成品數據的驗收對成品數據進行百分之十的抽查，在抽查時將核查數據的年度、保管期限、全宗號、卷號、卷內順序號等目錄信息是否準確無誤。再對獲取圖像數據的亮度、歪斜、是否錯頁等方面進行檢查。如有不合格的數據及時進行統計和修正，確保最終數據的

16、準確性。圖像掛接掃描處理處理后的圖像成品，按年度，機構上傳至檔案專用文件服務器計算機，將掃描圖像信息與錄入到檔案管理軟件系統中的目錄信息進行批量掛接，確保一一對應。質量檢驗掛接到檔案管理系統中后，用戶單位利用驗收工具軟件進行再次的全面檢驗。發現不合格的，登記清單并退回上一流程重新處理。資料裝訂及歸還原始檔案還原工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準和實際情況進行有序的裝訂還原。我們將檔案資料左下角對齊，用三孔一線方式裝訂，盡量還原到原貌。無法還原的資料及時通報有關檔案管理人員。裝訂完后必須將還原的檔案資料逐卷精心檢查，確實沒有落頁、掉頁、折頁等問題后再歸還檔案管理人員。經雙方仔細核實無誤后，在還

17、卷交接單上簽字確認。公司在數字化加工過程中的各項工作記錄，在數據轉移完成后，提交給用戶方。數據的質量保證質量檢查方式和內容(1)對檔案簽收和屬性數據錄入的質量檢查。主要內容：檔案簽收的準確性、完整性和即時性；數據內容齊全，屬性數據輸入正確；與數據校對的檔案交接。(2)對數據校對處理的質量檢查。主要內容：校對后的數據內容齊全、正確；紙質檔案實體完整，還案及時無誤。(3)對數據遷移的質量檢查。主要內容：遷移后的數據的完整性準確性；對數據進行組合查詢并且結果正確；對數據進行匯總統計并輸出標準表格；試運行無死機現象。質量檢查指標分級指標分級I級錯誤:嚴重影響數據精度和數據庫系統運行的錯誤；危害檔案實體

18、安全的錯誤。II級錯誤：對數據精度有一定影響，不會嚴重影響數據庫系統運行的錯誤。III級錯誤：對數據精度和數據庫系統運行影響不大的一般性錯誤。質量檢查指標級別關系(1)對錄入校對完成的同一批次的檔案及其數據進行10%至20%的比例進行隨機抽查，合格率要達到%，不符合要求的批次檔案要全部返工。(2)用戶根據發現質量問題的數量，按照每發現一個I級錯誤扣除質量保證金的的標準從質量保證金中扣除相應的部分。發生10個II級錯誤相當于一個I級錯誤；發生20個III級錯誤相當于一個II級錯誤。指標分級內容表。具體內容可根據用戶實際情況制定檔案數據分級內容表。數據安全保護措施數據存取權限控制在數據庫系統中必須

19、有對用戶的存取資格和權限進行檢查的功能。只有檢查合格的用戶才有權進入數據庫系統。在實際操作過程中，必須采用用戶權限控制等技術措施進行保護，以防止數據的存取破壞和非法復制。數據備份為了有效地保護數據，必須建立起數據備份制度。將通過檢驗后的成品數據刻錄成光盤，刻錄到CD光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份，并在盤面上作標記，編制刻入日期和盤號以便日后進行查找。數據光盤存放在安全的地方或異地備份。數據的法律保護公司承諾：不得復制、丟失和涂改原始資料；不得向任何第三方復制、轉讓和丟失與數據庫建設有關的電子數據、不得擅自使用與數據庫建設有關的電子數據；在數據采集及建庫完畢后，應在規定時間將原始資料歸檔。數

20、據安全保護的其他要求整個數字化工作必須在指定的工作場所內完成，檔案資料不能帶出工作場所。中標人嚴格遵守檔案資料的保密制度，保證檔案資料和檔案數據不泄露。技術情報和資料保密。第四章、實施數字化的特點自動化程度高利用先進的數字化流程管理系統軟件，實現網絡化流水作業，自動批量處理，在掃描的同時由系統自動進行圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校對、去污點、文字加深、變淺等，所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統中。標準化程度高完全符合檔案管理要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準。標準文號：檔發20016號。嚴格的質量控制采用先進的數字化流程管理系統軟

21、件中的質量控制模塊，整個流程由軟件控制，前后工序緊密結合，次工序在完成本項操作的同時檢查上一工序的質量是否合格，做到質量不合格隨時返回，并有嚴格的員工操作記錄，控制員工操作中的每一步，系統自動生成數據記錄操作過程，隨時檢查任何工序的質量及完成情況，確保一次性達到成品質量要求。獨創的綜合驗收系統為確保數據的準確性，檔案館驗收人員可以利用數字化流程管理系統軟件中的驗收模塊，按檔案類型、年度、機構、文件號等對圖像質量、文本著錄的正確性進行檢查，標識出不合格圖像后，數字文檔驗收系統自動統計出詳細的錯誤列表，如圖像有黑邊、字跡不清、偏斜、文本著錄錯誤、文本與圖像的掛接等情況的列表。加工人員根據列表修改錯

22、誤。通過驗收模塊系統的數據則完全符合質量要求。文檔安全性高從接收原始文檔的拆分、掃描、文字錄入、校對等流程都有記錄和管理，確保文檔在掃描過程中不被損毀，每天上下班對文檔質量及數量嚴格的核對與交接，認真填寫作業流程單和交接清單。方便存儲與管理可將掃描的電子文檔方便存儲于光盤中及其它存儲器。按照國際標準TIFF格式，按200dpi、A4、黑白計算，30KB/頁，如果150萬份文檔總存儲容量需：(30*1500000)/(1024*1024)=43GB。每一張CD光盤可容納萬余張A4大小文件影像，與檔案管理軟件掛結后，在數秒鐘內即可查詢到任何一幅電子文檔影像信息。附件：硬件設備掃描技術超緊湊數字鏡頭

23、單元（DCUs）光學分辨率1200dpi最大分辨率9600dpi掃描速度（400dpi模式下）24-位真彩色cm，/s；8-黑白/灰度30ctf/s掃描厚度20mm掃描長度不受掃描儀的限制掃描精度+/-%;+/-1相素1670萬色RGB真彩色(24-bit)256&16色RGB自適應索引色調色板（8-bit&4-bit）掃描模式256級灰度（8-bit）黑白（1-bit）2D智能自適應消藍（IAT）（1-bit模式）數字圖象處理固定閾值黑白（1-bit模式）帶有16-bit超級采樣數據的動態初始化應用（DNA）色彩空間經初始化和線性化的原始RGB數據彩色圖像處理Gamma值，亮度，黑白點調整，RGB曲線獨立調整，模糊銳化濾鏡全數字式圖像傳感器技術5個四重線性CCD5個超集成的獨立數字單元（DCUs）48-bit原始點彩色圖像捕捉16-bit原始點灰度圖像捕捉全景黑白圖像捕捉先進的2+3全輪驅動動態紙張雙排高精密度驅動軸傳輸系統（APT）雙排全輪驅動等高校準橡膠滾輪雙排具有介質動態控制功能的壓力調整軸精確，無需維護的光學介質傳感器和自動紙張尺寸探測功能光源前后