1、時間管理時間的概念任何人都沒有無限多的時間，同時每個人又擁有自己的全部時間。時間：一種被相等地分配給所有人的資源。平均80歲壽命我們只有3年的時間去創造價值,我們如何管理它？一寸光陰一寸金1-20、60-80忽略不計，余40 5年為1節點 項目 每天耗時 40年耗時 結余睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.31、為什么要進行時間管理？

2、2、什么是時間障礙 3、如何有效的控制時間 4、提高時間效力的7大法寶課程目標認識時間障礙時間管理只是常識，只要我把工作做好， 我的時間管理應該還不錯！時間管理的錯誤觀念我在壓力下表現較好，時間管理會令我失去我的優勢！我有使用記事本和行事歷，這還不夠嗎？這個課程帶給大家最重要的訊息是明白自己問題所在, 我們需要作出怎樣的決定, 及我可以做些什么和要做些什么下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5 即使沒有出現嚴重問

3、題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理 總結你的時間掌控1316 “yes” 救

4、命！你在時間管理上急需改進912“yes” 58 “yes”04“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅持并保留你的方法什么是時間殺手?時間殺手的分類時間殺手的分類時間管理的三大原則一、能不能取消它？二、能不能與別的工作合并？三、能不能簡便的東西替代它？ 訂立目標完善計劃分配時間權衡輕重權力下放自我約束持之以恒如何有效的運用時間 制訂長期目標、短期目標 根據目標的輕重, 安排優先次序 認清個人的活力周期, 再根據最有效的工作時間, 勾勒出“ 理想工作時間表” 以目標, 優先次序, 理想工作時間表這三塊積木為基礎, 訂好一天、一個月、全年的工作計劃計劃

5、組成的基礎成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩崔西語為什么需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調查：對象是一群智力、學歷、環境都差不多的年輕人，調查發現 ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標為什么需要目標？25年后調查發現 ：27%的人沒有目標 60目標模糊 10有清晰但較短期的目標 3有清晰且長期的目標 社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面安穩地生活與工作成為各行業的專業人士成為社會各界的頂尖人士為什么需要目標？1、個人目標 2、事業目標長期的目標應該是可以鼓勵自己和推動自己!長期目標項目計劃日常運作計劃 ( 編寫每

6、月工作報告)每周的行事安排每日需要完成的工作短期目標短期的目標應該是現實的!Specific - 明確的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以達成的Realistic - 實際可行的Time Bound - 有時間性的計劃目標的原則命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標1、明 確 的 目 標2、工 作 排 列 優 先 次 序大石頭小沙子水杯子理論區分優先工作緊急 重要 防患未然 改進產能 建立人際關系 發掘新機會 規劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃 不速之客 某些電話 某些信件與報告

7、 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動不緊急 不重要緊急 重要 不重要 偏重第一類事務，結果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局不緊急壓力人 偏重第三類事務，結果 短視近利 危機處理 被視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急 無聊人緊急重要不重要不緊急偏重第四類事務，結果 全無責任感 工作不保 依賴他人或社會機構維生無用人緊急重要不重要不緊急 偏重第二類事務，結果 有遠見，有理想 平衡 紀律 自制 少有危機從容人如何制訂計劃將目標寫下來 - 是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/哪些為后?

8、訂下完成日期 及排列優先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預留時間給不可估計的突發事情時間表 甚么時候處理甚么事項？如何制定工作計劃幾點開始工作? 能不能早點開始? 有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標的事情?, 能不能早點開始? 你完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候? 你將當天的主要目標完成到什么程度? 你會照著優先次序的書面計劃做事嗎? 你在適當的時間做適當的事嗎?你在怎么處理不應該做的事? 可不可以授權? 手邊的工作要如何做得更有成效, 更為簡化, 并減少細節? 你花的時間與你的優先次序是否相稱?看看你的工作日志,

9、 然后問自己:The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲學家 施格蘭最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要 你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結果。因此，專心在少數能影響結果的事務上，將有助于在短時間內達到要的成果。請記著 : 巴雷德“80/20”定理立 即 行 動 ! 1、改 變 你 的 習 慣 行為科學研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習慣性的，而95的行為都是習慣性的。羅曼羅蘭名言：性情即命運 ! 立 即 行 動 ! 2、修 正 你 的 態 度 時光對有些人像張滿

10、的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。增加時間效力的 “7大法寶” 你的工作環境是怎么樣? 有什么方法能使你的辦公環境可以令你感到愉快和增加效率? 1. 你的辦公桌將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把可以鼓勵自己的金玉良言放在你抬頭可以看到的地方改善工作環境1、將一些你知道不會作出反應的信件拋棄 2、利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環境所有的文件和書信應只分成三類: 馬上處理只作參考歸檔2. 歸檔一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW一些你需要這個星期完成的工作 - FILE一

11、些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS歸檔系統如果找不到要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來要談比較復雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關文件自設時限3、如何處理電話每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應鼓勵發言和要求言之有 物 , 要避免發言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便大家安排工作4. 處理

12、會議授權的定義和原因委派授權是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經理的責任以及決策權利有關 委派授權可以幫助你節約時間的有力武器 委派授權可以增強一個經理的聰明才智 5. 授權委派授權技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結果訂出下屬的權利范圍及規定達到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣 如果你從來不懂得拒絕工作，導致工作量超出負荷時，你的工作品質勢必會大受影響。NO！NO！NO！6. 要懂得說不說“不”應該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 要有技巧的說“不”為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理

13、個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后7. 處理拖延心態問題文件洗牌著手工作時間行動每次只處理一項工作- 即時去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰自我獎勵立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備, 才會把事情做好時間就是金錢改善拖延方法總結希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習慣和工作方式 訂立目標, 策略, 行動去應付每一個挑戰 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 在不能完全自己控制的情況下, 把負面的影響 減到最低在新的天地里, 你會.有清晰的目標, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后