1、xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308一.總則為規范公司檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍公司建檔范圍確立為： (一)綜合部1、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的資料文件材料； 2、公司股東會、董事會、監事會形成的資料文件材料； 3、上級來文；4、勞動工資、人事、法律事務管理方面的資料文件材料； 5、經營管理方面的資料文件材料； 6、安全生產方面的資料文件材料；7、教育培訓方面的資料文件材料；8、信息、情報方面的資料文件材料；9、黨群（工、青、婦）組織方面的資料文件材料；10、其他具有利用和保存價值的資料文件材料。版號：A

2、 修改狀態：0 第1頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308（二）工程管理部1、工程資料文件：關于工程項目建議書，可行性研究報告，初步設計，施工圖設計，設計修改通知，工程關于圖紙和技術指標；2、工程監理關于資料文件：協議文本，監理規劃，監理實施細則，監理日志，工程周報，監理通知，備忘錄，事故調查分析報告，開工報告，開（停）工令，工程延期審批報告，監理總結，工程初步驗收，竣工驗收關于資料文件等。（三）財務部1、會計憑證；2、現金日記帳；3、銀行日記帳；4、明細帳；5、總帳；6、財務報表。（四）市場部1、招投標資料文件、協議、協議評價；版號：A 修改狀態：0

3、 第2頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3082、用戶信息、用戶滿意程度測試。以上資料文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性資料文件，各類會議資料文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃和工作總結等。三.公司檔案管理體制 公司檔案工作實行集中管理體制，由綜合部負責公司檔案的管理工作。綜合部設立檔案室，并配備檔案管理人員。 四.檔案管理工作 (一).檔案的歸檔、立卷與管理。1、各部門在次年第一季度按建檔范圍要求，檢查齊全整理后交綜合部立卷歸檔。2、單項工程完工后主管部門將需歸檔材料交綜合部立卷歸檔。 3、對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。 4

4、、依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序進行分類。 5、歸檔前將資料文件資料分類，分組放置在待辦卷宗內。版號：A 修改狀態：0 第3頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3086、案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內資料文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。 7、整理案卷，使之厚度適宜，監控在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。 8、對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 9、每年對檔案進行一次清理： （1

5、）清除不必要保存的材料； （2）對破損和褪色的材料進行修補和復制。 (二).檔案的保管： 1、防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；2、公司設立專用資料文件庫保存檔案； 3、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。 版號：A 修改狀態：0 第4頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308 (三).檔案的鑒定： 1、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 2、確定各類檔案的保管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限

6、的，保管期限從長。(四).檔案的銷毀： 1、對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2、辦理銷毀手續，經董事會或總經理批準，方能銷毀； 3、銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字；4、公司終止、解散時，檔案應移交控股股東； 5、公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (五).檔案借閱、利用工作 版號：A 修改狀態：0 第5頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3081、凡需使用檔案者，均須填寫資料文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱 2、案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的資料文件、資料文件資料可外借。外借的須辦理

7、登記手續。 3、檔案資料文件資料借閱期限不超過十天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。 4、借閱檔案者應保護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損毀，應及時報告主管領導。 5、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。6、公司內檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件；2).提供檔案復印件；版號：A 修改狀態：0 第6頁共7頁xx工程xx 作業資料文件監理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3083).提供文獻索引資料文件資料。7.檔案管理部門應主動向各部門、職工或員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。8.檔案主管應接受公司關于部門、人員定題咨詢要求。9.依據國家檔案、統計法律法規，做好企業檔案統計工作。10.政府關于部門依法執行公