1、聲像檔案管理一、聲像檔案的概定1、定義：聲像檔案（audio-visual archives）是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。 二、收集范圍 1、反映單位概貌的聲像材料。2、反映單位名稱的照片。3、單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片。4、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予單位或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等的照片。5、單位召開的各類重要會(huì)議形成的主要聲像材料（包括大會(huì)會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)講話等場(chǎng)面）。6、

2、單位在涉外活動(dòng)中形成的聲像材料。7、單位領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者在國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的聲像材料。8、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來本單位視察、檢查工作形成的聲像材料。9、單位重要工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)中形成的主要聲像材料（包括現(xiàn)場(chǎng)原貌、開工儀式、重要施工階段、竣工儀式、試生產(chǎn)情況或工程全貌等）。10、單位歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品照片。11、單位獲國(guó)優(yōu)、部?jī)?yōu)、省優(yōu)產(chǎn)品的獎(jiǎng)杯或證書等的聲像材料。12、反映新技術(shù)、新工藝、新材料應(yīng)用的聲像材料。13、單位歷年重要科研成果、科技發(fā)明等的聲像材料。14、單位其它重要活動(dòng)、重要事件或重大事故形成的聲像材料。15、搜集來的其它具有保存價(jià)值的聲像材料。三、歸檔整理要求1、歸檔要求（

3、1）保證真實(shí)。聲像材料形成部門負(fù)責(zé)歸檔聲像材料的收集、鑒定、整理和移交工作；歸檔的聲像材料必須真實(shí)，對(duì)真?zhèn)斡幸闪x的應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。（2）保持歷史原貌和自然形成規(guī)律。歸檔的聲像材料應(yīng)進(jìn)行價(jià)值鑒定，確認(rèn)有保存價(jià)值的方可歸檔；歸檔的聲像材料必須是原版（即經(jīng)過視、音頻處理編輯過的成品）、原件，內(nèi)容完整，圖像清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并附有詳細(xì)的說明。（3）保持一致。歸檔的照片檔案應(yīng)是照片、底片、說明齊全，底片與照片影像一致，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇主要照片歸檔。錄音、錄像歸檔應(yīng)保證與其目錄和備考表內(nèi)容保持一致。（4）其他要求任何部門或個(gè)人不得私自保存或據(jù)為己有。歸檔的錄音、錄像材料應(yīng)當(dāng)聲音清晰

4、、畫面清楚，禁止使用劣質(zhì)錄音、錄像材料作載體。聲像材料可采取隨時(shí)歸檔的辦法，于形成后一個(gè)月內(nèi)，由攝錄者整理并編寫文字說明后向檔案部門移交。2、歸檔整理（1）原則聲像檔案的整理應(yīng)遵循保持檔案的有機(jī)聯(lián)系、利于保管、便于利用的原則。（2）保管期限：永久、30年、10年 。永久： 記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的； 記錄領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的； 記錄本單位組織或參加的重要活動(dòng)、會(huì)議的； 記錄本單位及與本單位相關(guān)的重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害以及其他異常情況和現(xiàn)象的。30年： 記錄本單位非主要職能活動(dòng)和常規(guī)工作的； 記錄以其他單位為主的與本單位相關(guān)的；10年：其他具有

5、保存價(jià)值的。（3）保管單位：張、冊(cè)、盤照片檔案保管單位：張錄音、錄像檔案保管單位：冊(cè)、盤聲像檔案轉(zhuǎn)為電子檔案保管單位：盤，一般一光盤對(duì)應(yīng)一冊(cè)（盤）聲像檔案。（4）分類、編目、編號(hào)分類由于聲像檔案記錄的形式、載體不同，應(yīng)按其形式分成照片 sx1、錄音sx2 、錄像sx3 、光盤sx4 、其他sx5五類，分別編目編號(hào)、排列、保管，不能混雜。 編號(hào)視頻、音頻文件是以盤、盒、冊(cè)為單位保管的，以時(shí)間為順序，按“分類號(hào)-件號(hào)”編號(hào)，應(yīng)在同一全宗，同一類別，在同一保管期限、同一年度下順序編流水號(hào)。應(yīng)按聲像檔案的內(nèi)容編號(hào)，一盒（冊(cè)）中存在多個(gè)不同內(nèi)容的聲像文件，應(yīng)對(duì)每一個(gè)聲像文件進(jìn)行流水編號(hào)，并填寫目錄。編目

6、（錄音、錄像）編號(hào)題名或內(nèi)容拍攝時(shí)間攝錄人載體形式播放時(shí)長(zhǎng)播放設(shè)備互見號(hào)備注題名：簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素。拍攝時(shí)間：指拍攝內(nèi)容發(fā)生的時(shí)間，由年月日構(gòu)成。攝錄人：指拍攝者，需在聲像檔案移交時(shí)，在移交單上簽名。載體形式：包括磁帶、磁盤、光盤、錄影帶等。播放時(shí)長(zhǎng)：指拍攝內(nèi)容的播放時(shí)間。播放設(shè)備：指用什么設(shè)備播放。互見號(hào)：指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。（5）存放保管聲像檔案要設(shè)置專用庫(kù)房或裝具，要能防盜、防火、防水、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防潮，配備溫、濕度調(diào)節(jié)等設(shè)施，并要保持清潔。對(duì)長(zhǎng)期保存且不常用的錄音帶、錄像帶，每隔半年

7、重繞一次；照片、底片、光盤和磁盤每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)有變質(zhì)、損壞跡象的要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。 四、照片檔案管理規(guī)范 照片檔案管理規(guī)范是2003年5月1日由國(guó)家檔案局制定，經(jīng)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布實(shí)施的。規(guī)范是根據(jù)我國(guó)照片檔案管理的現(xiàn)狀和需求，結(jié)合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在1992年規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行的修訂。 （一）照片檔案的定義 照片檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。一般包括：底片、照片和說明三部分。 （二）照片檔案的收集 、收集范圍（1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。 領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地

8、區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。 本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害以及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。（2）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。（3）其他具有保存價(jià)值的照片。2、收集要求3、收集時(shí)間（三）照片檔案的整理 1、基本要求（1）整理原則應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于提供利用的原則；照片檔案的照片和底片應(yīng)分開存放。（2）保管期限和密級(jí)按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限分為：永久、30年、10年。保管期限的具體劃分按國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。、整理方法 （1）照片

9、的分類在全宗內(nèi)按：保管期限年度問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，可按：保管期限問題年度進(jìn)行分類。（2）照片的排列在分類方案的最低一級(jí)目錄內(nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為方便提供利用，排列和入冊(cè)時(shí)應(yīng)充分考慮不同保密等級(jí)照片的定位。（3）照片的編號(hào)照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼。格式包括：格式一：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)柛袷蕉喝谔?hào)保管期限代碼張?zhí)?冊(cè)號(hào)：在某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開始順序編號(hào)。 張?zhí)枺壕幪?hào)格式一中照片在冊(cè)內(nèi)從“1”開始順序編號(hào)；格式二中照片在某一保管期限內(nèi)順序編號(hào)。 例如：16-Y-2-8 （格式一） 16-Y-8 (格式

10、二) 如：sx118 音像檔案 照片（含底片） 案卷號(hào) 張?zhí)?16-Y-2-15（4）照片說明的填寫題 名：應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。 照片號(hào)：底片號(hào)：參見號(hào)：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。 格式： 檔案種類 檔號(hào) 示例1： 文書檔案 0113-2-18 示例2： 科技檔案 G-J-21 單張照片說明 時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。文字說明：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素（六要素）。照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。（5

11、）照片的入冊(cè)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌雰?cè)。（6）冊(cè)內(nèi)備考表的填寫情況說明：填寫冊(cè)內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。（7）照片冊(cè)的填寫與排列照片冊(cè)的封面印制“照片冊(cè)”字樣。照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴＃?）大幅照片的整理要求 大幅照片的放置 大幅照片的說明題名：國(guó)家防汛抗旱指 揮部2008年第一 次會(huì)議全體會(huì)議 2008年4月20日 在北京召開照片號(hào)： 16-Y-2-8 至 16-Y-2-11底片號(hào)： 16-Y-8參見號(hào)：文書檔案 2008-5-Y-12 時(shí)間：2008年4月20日攝影者：張 三文字說明：2008年4月20日“國(guó)家防汛抗旱總指揮部2008年第一次全體會(huì)議”在北京 召開，中共中央政治局委員、國(guó)務(wù)院副總理、國(guó)家防汛抗旱總指揮部總 指揮回良玉主持，國(guó)家防汛抗旱總指揮部、國(guó)家水利部、國(guó)家氣象局等 有關(guān)部門同志參加。16-Y-2-83、底片的整理（1）底片的編號(hào)格式：全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)枺?）底片號(hào)的登錄（3）底片袋的標(biāo)注（4）底片入冊(cè)（5）冊(cè)內(nèi)備考表的填寫（6）底片冊(cè)的填寫與排列 4、照片檔案目錄的編制（1）目錄種類照片檔案目錄