1、-精品word文檔 值得下載 值得擁有-長怡科技版權所有，未經核準不得任意復制，印列，修改。長怡科技有限公司記錄管理程序文件編號: ED2-002文件版本: A控制狀態: 受控本審 查 單 位 總經理室 業務中心 物流中心 財務中心 行政中心 營運中心 外銷部 內銷部 市場部 關務運輸部 人事行政部 售服部 品保部 倉儲部 PMC部 工程部 采購部 資管部核 準 :作 成 : 審 核 :文 件 內 容 變 更 記 錄序版本修 改 日 期變 更 原 因變 更 內 容1A2011/04/14新建目的：確保本公司各項記錄之完整性，并被妥善保管，需要時能迅速調閱，并作為日后追溯的依據，以證明各項委外加

2、工生產作業符合本公司既定要求和顧客規定要求，保證本公司管理體系得到有效運作。范圍：適用于本公司所有管理體系所產生之記錄：即與本公司質量/環境體系有關產品和原/輔材料的采購、制造（包括樣件制作生產、試生產、批量生產等）、檢驗和試驗及校準、倉儲、包裝到交付各階段作業的記錄（包括顧客指定的記錄和供貨商提供的記錄及以硬拷貝或電子媒體等形式存在的記錄）。職責：文控中心：負責質量/環境記錄的管理及監控，負責編制記錄控制一覽表，備案各類記錄的樣本。各職能部門：負責相關記錄的標識、收集、編目、歸檔、儲存、防護、保管、處理和銷毀等管理。定義：（質量）記錄：是指公司按照（質量）體系文件實施過程中的檔化的證據和記下

3、的結果。作業內容：記錄表單的設計新增：表單由各使用部門設計新增，經部門主管核準后填寫內部聯絡單，交文控中心列入記錄控制一覽表及由文控中心提供表單編號并附樣管理，按程序文件中的要求使用。記錄表單的編碼：表單編碼按文件資料管理程序執行。各部門使用的記錄表單必須與記錄控制一覽表附樣中規定的表單一致。記錄表單的收集文控中心編制記錄控制一覽表，將本公司所有與體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期、使用部門等內容，交管理者代表核準，并匯集備案記錄的原始樣本。文控中心每季度一次將記錄控制一覽表的最新版本和樣式與相關部門之文件數據管理員校對，以使相關部門明確正在使用的表格是否最新、是否已改變版

4、本。各部門記錄負責人每月底對各項記錄進行整理、保管。記錄表單的填寫：不得用鉛筆、紅色筆書寫填寫，可采用黑、藍顏色的鋼筆、圓珠筆或水性筆等填寫，字跡要正確、清楚，不得遺漏、不得隨意涂改。修改應能準確識別并有簽字或簽章。記錄填寫要完整、詳細：須及時填報（包括填寫人、審核人簽名欄），不允許采取錯報，虛報和瞞報等弄虛作假行為，填寫人、審核人不可代簽別人的名字。如有不需填寫的項目，可在該欄內以“N/A” 表示。如該表格填寫行以下部分完全空白不需填寫時，應注明“以下空白”字樣。各種記錄填寫的內容需更改時，應由采用單杠劃去原數據，更改者在更改處簽字。記錄的保管/防護凡電子媒體的記錄、保管與防護，相關單位按文

5、件資料管理程序執行。各部門記錄的保存期限按記錄控制一覽表上規定要求執行。記錄的保存需歸類放置，標識明確，以便他人查找。（傳真紙須影印后再存檔）。記錄的防護須注意保管環境（如防火、防水等），避免受潮、損壞、遺失；對于電子媒體的記錄應至少備份一份。各部門的數據管理員必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，所有的記錄保持清晰，各部門按規定的期限保存記錄。文控員在發放檔時需抽看各部門記錄的保存情況，如發現保存不規范現象，應立即指出要求進行改善并報告上司。質量部內部查核時需查看各部門記錄是否按規定填寫，是否有錯填、漏填、填寫假數據等現象，如有，則需要求其作出改善，并列入查核報告。文

6、控中心每半年檢查各部門是否依記錄的保存期限定期清理，如有逾期未清理現象則出報告至上級，并進行相應的處罰。記錄的使用、發放、查閱、借閱:文控中心根據記錄控制一覽表發放經批準的記錄表單樣式給所需部門，“表單樣式”上必須加蓋“文控中心發行 ”章印。需印刷的表單由各部門提出表單耗用需求量，同時應將印刷“表單樣式”交文控中心核對蓋章后連同填寫的采購訂單，送部門主管審核、總經理批準后交采購部，原則上申購數量不能超過半年的使用量。當顧客或供貨商或第三方認證機構需查閱記錄時，由相關部門人員陪同，記錄負責人應能迅速提供相關記錄。當本公司內部查閱和追溯各相關記錄時，各部門記錄負責人應能迅速找出所要查閱和追溯的記錄

7、。經記錄保存部門負責人同意，相關部門可在記錄保存處查閱所需記錄，如需借閱，需經雙方負責人同意，進行登記，限期歸還。如合同中有要求，經保存部門負責人核實后，記錄可提供給相關方或其代表查閱。記錄保存期限：記錄的保存必須滿足政府、安全和法規及顧客的要求，當有這種要求時，本公司應按政府、安全和法規及顧客的要求進行記錄保存之作業。生產件批準文件、工裝記錄（包含顧客的工裝記錄）、采購訂單包含所有顧客和公司的采購訂單）和修改單（包含所有顧客和公司的訂單）的保存期限為零件（或零件系列）停止生產時再加一個日歷年，如顧客有特殊要求時，依顧客要求保存：即由工程部進行識別并評審后確定具體的數據收集形式、方法及保存期限

8、，并由工程部和質量部納入有關的產品指示，以確保客戶要求被有效執行。質量運行狀態記錄（如：控制圖表、檢驗和試驗狀態結果）的保存期限為其產生的當年再加上一個日歷年。與質量有影響的各相關工作崗位人員的證書之保存期限為長期，如該人員離職后公司將不再保存其證書，而其證書自即日起自動失效。內部管理體系/過程/產品的審核和管理審查記錄保存3年（含）以上。各項記錄的具體保存期限參照記錄控制一覽表之保存期限進行保存。外來記錄（如供貨商提供的原材料出廠檢驗報告，計量檢定報告）由相關部門保存，如果沒有特別規定，保存期為2年或以上。每月月底各部門數據管理員將本部門相關記錄報表整理、并統一保存。以上記錄的保存期限不能替代任何政府的有關規定要求，其規定的保存時間應理解為“最短的”保存時間。記錄表單格式的更改/修訂/發放：按文件資料管理程序和本程序5.1執行。如變更的記錄表單使用上涉及到其他部門，則需將此表格通報至各部門以確保其他部門使用最新版本的表格。記錄過期的銷毀和處理：各部門記錄負責人按規定的保管期限定期組織鑒定，記錄超出保存期限時，對無保存價值的記錄經部門主管批準后給