1、有效會議大多數的企業在會議里決定其基本走向花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高每天都在開會，您會開會嗎？ 調查發現，在浪費時間的事情列表上，會議總是居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。本課程學習的目標1、了解會議的目的、種類和體系2、掌握會議操作流程3、了解會議效率不高的原因及對策課程結構會議常識會議管理流程課程回顧開會的原因會議的成本效率不高的原因會前準備會中控制會后追蹤高效會議清單情景模擬第一部分：會議常識會議常識開會的原因會議的成本影響效率的原因開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達成幾項共識？因為開會完成幾個結論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為

2、開會耽誤多少工作？算算看，你一周內總共：為什么要開會？ 開會讓您小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但開會也讓您工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班沒有產能別人發言比自己開口多耽誤重要工作或客戶終結無效率的浪費，管理您的會議！會議成本的計算1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本小組討論：會議低效的原因？會議低效的原因項 次原因具體表現（1）時間會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人

3、的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議管理流程會中控制會議前準備第二部分：會議管理流程會后追蹤一、會前準備明確會議舉行的目的合理安排會議時間3. 邀請適當的人出席4. 準備背景資料5. 設定會議議程1.明確舉行會議的目的信息傳播共享動員激勵問題解決和決策制定2.合理安排會議時間不要遲到 浪費時間等于

4、浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導致召集部門（人）的威信下降。嚴格按照議程進行，不要超時1、參會人員的選擇 知情者 決策參與者 執行者 重大關系人 3.邀請適當的人參會2、預約參會人員找出最適宜所有參會人的開會時間。會議通知（目的、時間、地點）。有用的信息提前發布到公告欄里。提前發放會議資料，讓與會者做好準備。會議結束2-3天內，所有與會者應拿到會議記錄。 4.準備背景資料5.制定議程 1.列出團隊會議的目標 2.為會議制定規則 3.確定與會者名單 4.確定會議召開的時間、地點和持續時長

5、5.指定會議角色議程實例標準化作業流程推行會議議程會議議題：如何使用和推行標準化作業流程會議時間：3月21日（下周一）15：00-16：00 會議地點：五樓大會議室 與會人員：作業組各組組長，運營組、質控組全體同事。 主持人：區經理記錄員：行政助理1、15：00-15：15 標準化作業流程介紹，主講人區經理2、15：15-15：45 推行方案和時間表，推行過程中可能遇見的問題，與會者討論。3、15：4516：00 區經理做會議總結，任務分配，并確定檢查方法會議資料： 標準化作業流程練習請每組制定一個會議議程，寫在白板上，并請其他組進行點評。二、會中控制1.開場白歡迎詞講明會議背景及目的宣布會議

6、議程制定紀律規則開場白示例 首先，歡迎各位按時與會。近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達標率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由市場部周厚坤經理為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區市場督導會一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!要掌握會議節奏2.會議主持人職責 營造和諧氣氛嚴格按照議程進行正確總結討論內容引導發言者解釋令人困惑的發言幫助與

7、會者厘清不假思索的想法尊重少數人的意見，避免會中意見一面倒的情況 減少與議題無關的爭辯與討論保持中立態度 會議中的常見問題短話長說獨占發言人身攻擊時間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題小組討論： 作為會議主持人，面對以上問題，您有什么對策？人身攻擊對雙方進行安撫重申議事規則重提主體進行討論離題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論請他做歸納或替他做歸納事先請將規則講清楚發言限定時間常見問題的對策爭議暫停該項議題，容后再議參與第三者的意見將雙方意見列表比較進行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益抱怨同情其不滿的情緒歸納其不滿的原因尋求解決的方法獨占發言主

8、持人制止其行為。說明規則強制執行嘮嘮叨叨清楚其具體的想法不要粗魯打斷對發言予以認可時間不足選擇重要的議題進行討論。限制發言人數(可事先登記)限制發言時間征求與會人意見，是否挪到下次會議爭功諉過主持人應制止不當的發言,并給予其適當的肯定。引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定為反對而反對請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周全不斷施壓不參與發言設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。案例一：角色扮演（5） 部門計劃組織出游活動，召集各作業組組長開會決定活動方式和地點。A組組長郭業宏認為

9、本組新員工比較多，不熟悉上海，想組織大家去外灘和陸家嘴游覽；B組組長湯振華認為室外活動應該親近自然，建議去植物園踏青；C組組長秦苗苗建議組織集體體育運動，增強團隊凝聚力。這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。 每組分別派一人扮演主持人和A、B、C組組長，其他人觀察主持人如何應對這種局面? 又如何就討論的問題作總結和決定?小組發表分享（5）案例二：分組研討（5） 你所在的小組正在舉行新險種上線測試的階段總結會議。A在會議中高談闊論，自以為是；B則唯唯諾諾、沉默寡言；C不斷抱怨測試中出現的問題，表現得十分悲觀；D總是對他人提

10、出的問題表示出異議，并否定對方的改進意見。 如果你是會議主持人，面臨與會人員的這種情況，你準備如何應對？小組發表分享（5）3.與會者的責任 發言內容要有組織適時發言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點處可稍加大音量 注意傾聽 4.會議記錄要點時間地點與會人議題重要發言行動方案會議決策或結論完成時限執行追蹤檢驗會議記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、形容詞明確數字運用關鍵詞列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向一言以蔽之三、會后追蹤會議記錄發放執行督促按會議決議追蹤檢驗準備下階段會議課程回顧情景模擬第三部分：有效會議的方法高效會議清單1.提高會議效率的清單會議準備 會議目的明確 與會人選合適 會議地點確定 所需會議資料已經準備就緒并可用 已按時發出會議通知 會議通知應包括如下要點： 會議目的 待討論的日程要點 會議地點 會議開始、結束時間 與會者應作的準備會議主持人 主持會議 與會議安排在時間上保持一致 鼓勵與會者 讓與會者充分交流他們的觀點 確保不偏題 總結會議要點 確保已做出了決定（誰？是什么？什么時候？）與會人員 按時到會 認真傾聽并盡力理解別人的發言 不要打斷別人的發言 創造一種開放的、創造性的氛圍 清晰地交流，井井有條、切中要點會