1、實訓4 檔案管理文書檔案管理程序收集(shuj)整理保管統計利用共六十二頁一、收集(shuj)要求：辦完一件收集一件，注意內容上有聯系的文件要收集到一起(yq)。范圍：各種載體的檔案，紙質文件，照片、光盤等。各種種類的檔案，普通的行政單位產生的檔案、科技檔案等。注意對零散及撤銷機構的檔案的收集。共六十二頁共六十二頁單位之間收集(shuj)、歸檔工作的分工上級業務部門發來的文件由隸屬下級單位歸檔上級業務主管單位召開的專業會議文件，由各隸屬下級單位歸檔聯合(linh)機構產生的文件，由主辦單位歸檔共六十二頁歸檔(gudng)規程檔案移交的手續：第一，清點(qngdin)第二，填寫交接文據（具體見參

2、考表格）第三，移交共六十二頁歸檔號檔號題名起止時間件數頁數保管期限備注Xx年度(nind)xx（部門）移交案卷目錄 移交案卷目錄備考(biko)表本檔共 頁。共有案卷 卷，其中永久 卷，長期 卷，短期 卷。 移交部門： 移交人： 接收部門： 接收人： 年 月 日共六十二頁二、整理(zhngl)整理方法：1、以“件”為單位的整理方法 2、以“卷”為單位的整理方法整理要求：按文件的形成規律進行分類、組合、排列、編目、裝訂入盒、入庫(r k)上架等。（文件整理的步驟）共六十二頁 以卷為單位的整理(zhngl)方法 立卷 是指文書部門(bmn)將辦理完畢的、具有一定參考利用價值的文件，按照它們在形成過

3、程中的聯系和一定的規律組成案卷。因此，立卷的要求是： 1、立卷的對象辦理完畢的文件 2、立卷文件的標準具有參考利用價值的。 3、立卷的結果案卷，卷內文件彼此之間有一定的聯系。共六十二頁共六十二頁以卷為單位的整理方法(fngf)和步驟第一步，將不同載體的檔案分別歸類。第二步，將所有當年歸檔的案卷劃分保管期限。（分析卷內文件內容參照保管期限表設置永久、定期）第三，把相同(xin tn)保管期限的文件，按組織機構或問題進行下一層分類共六十二頁第二步 案卷(njun)的排列按組織機構分類的案卷：綜合部門_專門部門；從主要部門到次要部門；從行政管理(gunl)部門到業務部門的次序排列按問題特征進行排列的

4、案卷從重要問題到一般問題；從主要問題到次要問題共六十二頁卷內文件(wnjin)排列共六十二頁排序(pi x)后文件共六十二頁分組織機構 將文件按照(nzho)處理部門或承辦部門分開立卷。滿足的條件： 1、單位內部部門設置穩定。 2、部門職能區分清楚，職能界限分明。 3、各部門每年都能夠產生相當數量的文件。共六十二頁 分類法的組合(zh)運用年度組織(zzh)機構分類法 首先區分年度，然后在每一個年度之下再分組織機構。如：年度內部機構1998年辦公室計劃處生產處 1999年辦公室計劃處生產處 共六十二頁區分問題 按照文件內容所反映的問題將所有文件區分若干(rugn)類別。所謂問題，可以是事件、案

5、件、人物、任務、問題和同性質的工作。 問題分類法適用于內設機構簡單、變化較大或機構分工不確切、文件數量少的單位。行政事務 公安保衛 法紀監察 審計工作 醫療衛生共六十二頁 年度(nind)問題分類法年度問題1998年綜合類計劃類生產類 1999年綜合類計劃類生產類 共六十二頁第三:按照案卷的排列次序(cx)，逐卷分配案卷號通常是一個年度編一個流水號如果一個單位一年立卷數量不多，可采取(ciq)幾年合編一個流水號共六十二頁第四， 編制(binzh)目錄 卷內文件目錄附于案卷卷首，介紹卷內文件內容和成分。 卷內文件目錄填好后，除一份放置卷首外，還要復印多份，注明目錄號、案卷號和案卷標題，按照安排排

6、列次序匯編成冊，以備便知其它文件級目錄時作為檢索工具。共六十二頁卷 內 文 件 目 錄共六十二頁第五，填寫封面(fngmin)和備考表1、填寫案卷封面全宗(qun zn)名稱類目名稱案卷題名起止時間件頁數量保管期限歸檔號檔號共六十二頁案卷(njun)封面樣式共六十二頁填寫案卷(njun)封面共六十二頁填寫完成(wn chng)的案卷封面共六十二頁立卷改革前后案卷(njun)封面對比共六十二頁案卷(njun)脊背共六十二頁立卷改革(gig)前后案卷脊背共六十二頁案卷(njun)脊背和底邊共六十二頁2、填寫備考表 說明本卷文件的缺損、修改、補充、銷毀、漏號、重號等，與某些(mu xi)文件的其它文

7、件卷號，卷內文件變動情況。有關人員需要簽名、標注時間。 備考表置于卷尾。共六十二頁圖示共六十二頁 案卷裝訂注意事項： 1、去除金屬物。 2、整理文件：對破損文件修補；理順和對齊紙張；將小簽條、小便條等不規則材料(cilio)粘帖在符合規格要求的白紙上。 3、按照文書檔案案卷格式要求使用硬卷皮或軟卷皮。采用三孔一線式裝訂。共六十二頁上夾共六十二頁上卷(shn jun)皮共六十二頁作三孔標記(bioj)共六十二頁 打孔(d kn)共六十二頁 打孔(d kn)共六十二頁 打孔(d kn)共六十二頁穿線繩(xin shn)共六十二頁穿線繩(xin shn)共六十二頁系線繩(xin shn)共六十二頁一

8、、辦公室類（一）秘書工作屬類1-1 辦公室例會記錄1-2 1-10 本局關于秘書工作的通知（二）信訪工作屬類1-11 市政府、市經委關于信訪工作的規定1-12 1-20 各公司出離心信訪工作的回報材料二、干部處類（一）綜合屬類2-1 本局關于干部工作的通知、規定2-20 本局關于干部檔案清理的有關材料（二）干部管理調配工作屬類2-21 本局關于組織機構、定員編制問題的方案(fng n)、請示、批復2-22 示例(shl)共六十二頁 安徽省林業廳檔案立卷類目一、黨群工作類本廳黨組會議記錄、廳長辦公會議記錄 永久本廳黨組工作計劃、總結等方面文件材料 永久本廳黨組、機關黨委換屆及成員任免有關文件材料

9、永久本廳黨員年報、黨員花名冊 永久本廳黨組行文 永久本廳黨組對科級干部成員的任免文件材料 長期工會的有關文件 長期機關黨委年度性的聯歡會類的文件材料 短期二、行政管理類本廳有關林地、林權、森林法規等文件材料 永久本廳編制的機構沿革、大事記、基礎(jch)數字匯編 永久相關業務往來的請示、批復、報告等文件材料 長期立卷(l jun)類目示例第1頁共六十二頁三、組織人事類本廳關于人事工作的決定、規定、工作條例、組織簡則、機構設置及撤并、名稱更改、人員編制、啟用印章等文件材料(cilio) 長期職工名冊、干部年報 永久本廳勞模、先進工作者獎勵文件材料全國以及省級以上的 永久省級以下的 長期本廳有關干

10、部、職工的教育、培訓材料 長期本廳人員在對外活動中形成的文件材料請示、報告、會議紀要、協議、協定、合同 永久重要往來文電 長期具體事務性文件 短期第2頁共六十二頁 村級檔案立卷類目、歸檔范圍及保管期限表一、 文書檔案黨群類1、本村黨支部年度工作計劃、總結；支部改選(gixun)、支部任免、分工的請示、批復、通知；黨員名冊；本支部組織發展、黨員 評處、獎懲的請示、批復、通知；黨組織關系介紹信；支部 會、支部大會記錄。 （永久）2、 本村團支部、婦代會、民兵連、計協、老協等年度工作計劃、總結、成員名冊；換屆選舉、任免通知。 （永久）3、“群防群治”，綜合治理責任書，統計表等。 （10年）4、 上級

11、黨委、群團機關制發的有關黨群工作的方針、政策性的文件材料。 （10年）5、黨費收繳清單。 （10年）安徽省宣城市宣州區例第1頁共六十二頁行政類6、本村經濟社會發展規劃(guhu)，村委會年度工作計劃、總結，目標責任書。 （永久）7、村委會、村民大會、村民代表大會、議事會的會議記錄、紀要。（永久）8、村委會、村民小組的設立、撤消、合并的村民會議（村民代表會議）討論的會議記錄、請示、批復。 （永久）9、村委會干部分工，村組干部名冊，村組干部獎懲的決定、通知 （永久）10、本村民主選舉、民主決策、民主管理、民主監督等規章制度;村規民約、村民的自治章程、崗位職責、會議、學習、財務管理、計等制度。 （1

12、0年）11、本村農經生產、計劃生育、人口變動、土地變動年報表。 （永久）12、本村民政救濟、救災款物發放、移民補償、養老保險名冊。 （永久）13、本村計劃生育安排，超生處罰、照顧生第二孩的申報、審批材料。（永久）14、辦理戶口、身份證、婚姻登記材料，人口遷移證存根。 （永久）15、反映村史、村貌、區劃變動等歷史沿革材料。 （永久）16、各類抽樣調查、普查材料。 （永久）17、各類政府制發的有關農業和農村工作的方針、政策性文件。有關文化、體育、衛生、通信、環保等相關材料。（10年） 第2頁共六十二頁民主自治(zzh)類18、村委會換屆選舉、屆中罷免、補選的實施方案，村民選舉委員會組成，選民登記名

13、冊，選舉公告，選舉工作報告、總結報告、工作記錄。 （永久）19、選民、候選人公布名單、選票。 （10年）20、村民代表會議的選舉工作會議、代表名單及各代表的基本情況、村民代表會議記錄。 （永久）21、村務公開監督小組和理財小組的選舉產生，村務公開報告、報表、項目審查、意見反饋和處理材料，村干部述職書面材料及村民代表會議民主評議和測評結果、村民小組組務公開、村小校務公開、廠（場）務公開原始材料、群眾意見反饋及處理材料。 （10年）第3頁共六十二頁經濟類22、本村經濟（包括農、林、牧、漁、水、多種經營等）發展計劃、規劃、總結、統計報表。 （永久）23、建房、修建民橋民路征地、補償、補助，退耕還林、

14、還草補助，農田基建，出讓、承包(chngbo)林場、牧場、茶場、果園等的合同、協議、會議記錄、紀要。 （永久）24、村組田塊畝分清冊，土地聯辦企業生產經營合同、協議、名冊。 （永久）25、村辦、鄉（鎮）村、村組聯辦企業生產經營合同、協議、名冊。 （永久）26、村辦企業成立、撤消、合并、終止、停轉、更名、更換法人的請示、批復、通知。 （永久）27、國家投入的扶貧、農業綜合開展、以工代賑資金使用的報告、表冊。 （永久）28、本村關于農稅征收、糧油定購、集體提留、收益分配、使用的規定、意見、表冊。 （永久）29、村組干部的誤工補貼、各類報銷情況等文件材料。 （永久）30、村財務管理、審計等規章制度，

15、文件、信息和其他材料。 （10年）第4頁共六十二頁二、會計檔案財務報告類1、村會計、專業會計的各類財務報告年報。 （永久）2、村會計、專業會計的各類財務報告中的季報(j bo)、月報。 （10年）帳簿類3、村會計、專業會計的現金日記帳、銀行存款帳。 （永久）4、村會計、專業會計的總帳、分類帳、明細帳。 （10年）憑證類 5、原始憑證、記帳憑證。 （10年）其他類6、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 （10年）三、科技檔案1、本村基建的規劃、工程預決算書、建筑物的設計圖紙、竣工圖紙、施工合同、實驗記錄及改建、擴建中形成的文件材料。（永久）2、本村購置設備的合同、圖紙、說明書、合格證及裝箱單。 （

16、永久）3、本村產品定型鑒定、合格證書、使用說明書、包裝等材料。 （永久）4、本村關于科研方面的材料。 （永久）第5頁共六十二頁四、聲像檔案1、縣級以上領導人、社會(shhu)知名人士視察本村工作的照片。 （永久）2、本村村委會換屆選舉、村民大會、村務公開等重要活動形成的照片。永久）3、反映本村發生的重大自然災害、重大事故形成的照片。（永久）4、反映本村村史、村貌、區劃變動形成的照片。 （永久）5、本村榮獲的各種獎狀、獎杯、證書、錦旗拍成的照片。 （永久）6、本村重要活動、重大事件、慶功授獎等方面形成的錄音、錄象帶。第6頁共六十二頁圖示共六十二頁三、保管(bogun)采用專門的技術手段和科學的管

17、理措施維護(wih)檔案的安全，延長檔案壽命的專業性工作。內容：裝具、庫房、管理等工作共六十二頁庫房(kfng)共六十二頁三、統計(tngj)用表冊、數字等形式、放映檔案數量和工作情況(qngkung)的方法。共六十二頁檔案(dng n)統計工作檔案基本情況的登記：1、檔案接收、移出登記；2、檔案數量登記3、檔案鑒定(jindng)登記 4、檔案統計登記共六十二頁1、檔案接收(jishu)、移出登記C:UsersxoyoDesktop檔案(dng n)收進移出實存登記薄（上課用）.doc共六十二頁2、檔案(dng n)數量登記C:UsersxoyoDesktop檔案(dng n)登記表(上課用

18、).doc共六十二頁3、檔案鑒定(jindng)登記（銷毀表）序號案卷或文件題目年份目錄號卷號或者文號卷內文件頁數或件數原期限銷毀原因備注共六十二頁3、檔案(dng n)統計年報C:UsersxoyoDesktop檔案統計(tngj)年報模板(上課用).doc共六十二頁四、利用(lyng)利用方式有：開設閱覽室、檔案外借、電話(dinhu)查詢、舉辦陳列展覽等。共六十二頁檔案(dng n)利用的方式借閱 檔案室提供閱覽室借出 珍貴的檔案原件(yun jin)、易破損的檔案、照片、影片、錄像帶等一般不外借函查和電話查詢 網絡查詢共六十二頁開展檔案(dng n)利用的主要方式檔案資料的編研制檔案資料的專題信息服務（編制成刊物）檔案工作(gngzu)人員參與單位工作(gngzu)或科研、設計、業務等共六十二頁內容摘要實訓