1、第二講：會計軟件基礎（原理二）第五章 本章知識點 一、軟件及會計軟件概述 二、會計核算軟件的要求 三、會計軟件操作流程及基本功能 四、賬務處理系統的處理流程及基本功能 五、期初建賬及賬務初始化 六、日常賬務處理操作流程 七、工資系統的處理流程及基本功能 八、固定系統的處理流程及基本功能 九、會計軟件的選擇1第二講：會計軟件基礎（原理二）第五章 一、軟件及會計軟件概述 幾個基本概念 .軟件：又叫程序，是一系列指令的集合。由一組程序數據相關文檔組成 程序：由計算機語言編寫的一系列的指令集合 數據：是信息的數據結構或文件 文檔：與程序開發，維護和使用有關的技術資料 .會計軟件：又叫財務軟件，用于會計

2、工作的計算機應用軟件系統,是會計電算化的 核心 .會計核算軟件：專門用于會計核算工作的計算機應用軟件 .數據庫：數據的集合體，存放各種數據 .模塊：程序的集合體，一個或數個程序組成一個模塊，完成一個相對獨 立的功能 .會計軟件文檔 ：對會計軟件模塊和數據庫等所作的文字說明。2 會計軟件的分類： . 按用途分： A 、通用會計軟件：又稱商業財務軟件(包括:全通用和行業通用) B、 定點開發會計軟件：又稱專用會計軟件(包括:自行開發和委托開發) C、 通用與定點開發相結合 注意:掌握它們的優缺點. . 按信息的層次： A、核算型會計軟件：事后的核算(適應中小型企業),初級電算化的主流. B、管理型

3、會計軟件：事前的預測、事中的控制 . 按共享方式： A、單機結構會計軟件：同一時間只能由一個人操作 (適應小型企業) B、網絡結構會計軟件：同一時間由多人操作；(適應大中型企業) c、注意：掌握它們的優缺點）3 3、會計軟件的基本結構及主要功能模塊（重點為第一、第八塊）財務處理模塊是核心 帳務處理固定資產工資核算存貨核算會計報表財務分析成本核算銷售核算應收應付 會計軟件的基本術語 . 賬套 概念：一個應用單位具有一套獨立的賬薄體系 理解：一個獨立的會計主體可建多套賬； 一套賬務軟件可為多個獨立的會 計主體建賬；一套賬只能核算一個獨立的會計主體的賬務。 . 會計日期與會計期間 A、會計日期： 運

4、行日期：當前運行的實際日期或時間 （系統日期） 處理日期：當前處理的會計信息或數據的實際日期 （會計日期） （ 注意：處理日期一般小于當前的運行日期；日期以陽歷為準 ） B、 會計期間：一般以月份為會計期間，共有12個或13個會計期間 C、會計年度：以一年為限（1月1日到12月31日， 7月1日到次年6月31日）4 . 會計科目 科目的性質：資產、負債、所有者權益、成本、損益 科目代碼： 1 2 3 4 5 科目類別： 普通類、現金類、銀行類、往來類 科目紅字：紅字一般表示負數或沖銷 外幣核算：針對外幣業務 數量核算：針對存貨類 注 意：會計科目是分級的，第一級對應總賬科目，第二級以下各級對

5、應相應的明細科目，會計科目編碼的每一位可以是字母或數字。 . 會計軟件運行環境及常見術語 a. 模式：F/S：文件服務器模式。（主要用于單機模式）； C/S：客戶機服務器模式。（主要用于局域網）； B/S：瀏覽服務器模式。（主要用于互聯網，是軟件發展方向） b. 數據庫：數據庫和數據庫管理系統是數據庫系統的兩個主要組成部分。 常見的數據庫：FoxPro 、 Access 、 SYBAXE等。 c、開發語言：常見開發工具和語言：JAVA 、 Visual Basic、 Delphi等。 d、軟件生命周期：有系統運行環境設計、系統的開發（包含系統調查、系統需求分析、系統設計、系統實現、系統測試）、

6、系統的實施（也稱為新舊系統的轉換）三個過程。 5二、 會計核算軟件的要求 1.會計核算的基本要求（P165）符合我國法律、法規、規章的規定按照國家統一的會計制度的規定劃分會計期間輸入和輸出采用中文提供崗位及操作權限設置功能符合GB/T 19581國家標準的要求不得出現由于自身原因造成死機或非正常退出等情況能利用現有數據恢復到最近狀態的功能修改、升級會計核算軟件，建立相應的審批手續提供操作人員培訓、軟件維護、版本更新等服務 2.會計數據輸入的基本要求 會計核算軟件應當具備初始化功能應當具備輸入記賬憑證的功能對記賬憑證編號的連續性應當進行控制應有必要的提示功能應提供修改和審核的功能，審核通過后，不

7、能再對機內憑證進行修改對同一張記賬憑證，應當對審核功能與輸入、修改功能的使用權限進行控制對登賬的記賬憑證有錯，應采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正自動生成記賬憑證應當進行審核確認賬務模塊外的憑證應經審核后生成記賬憑證6 3.會計數據輸入的基本要求應當具有對機內會計數據進行查詢的功能應按照國家統一的會計制度規定的內容和格式打印輸出機內憑證、各種賬簿和報表總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額、余額對照表替代打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少對業務量較少的賬戶，可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能 4.會計數據處理功能的基本要求應有根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能應有

8、自動進行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調節表的功能應當具有機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能結賬前，應當自動檢查憑證是否全部登記入賬結賬后，不允許再輸入上一期間的會計憑證應具有自動編制會計報表功能。對根機內賬簿生成的報表數據，不能提供直接修改功能應當具有確保會計數據安全保密7三、 會計軟件操作流程及基本功能 概述：（總流程圖） 2、會計軟件應用前的準備工作 . 確定核算規則： A、確定數據源及檔案形式:(記帳憑證為主要數據源,磁盤為主的檔案存儲) B、確定記賬方式: (可以不沿用手工記賬程序記賬) C、確定科目編碼方案: (科目編碼最多設6級,各代碼長度之和不超過15)； D、憑證、

9、賬薄規范化: E、固定資產、材料、工資、成本、銷售核算業務的規范化 . 基礎數據的準備： A、賬務分工； B、清理科目及科目的性質(預設會計科目；手工數據整理；輔助資料；） . 軟件的購買 (軟件準備)；電腦 (硬件準備)；安裝軟件 . 操作人員的培訓 購買軟件安裝環境設置建賬初始設置日常賬處理日常維護期末處理8四、賬務處理系統的處理流程及基本功能 1.手工會計操作流程（177頁） 2.財務軟件操作總流程（178頁） 憑證制作設置賬戶初始設置憑證錄入憑證審核憑證記賬賬簿處理銀行及往來對賬設置操作員設置憑證類型設置會計科目設置期初余額總分類賬各種日記賬各種明細賬各種憑證建立賬套期末核算系統維護9

10、 手工會計與電算化會計的比較： . 數據處理起點變化；(電算化：原始數據來源于記帳憑證；手工：來源于原始憑證） . 電算化中不存在賬賬核對,不存在賬表核對,但存在賬實核對的必要； . 電算化記賬的含義不同（電算化中記賬只是一個過程， . 賬表的存在形式不同 . 電算化以后大部分工作由電腦自動完成 . 資料的積累查詢更方五、期初建賬及賬務初始化 新建賬套：賬套號、賬套名稱、會計主管、起始會計期間、核算方法 設置賬套參數設置會計期間范圍建立賬套會計科目輔助核算項目錄入期初余額操作員及權限設置設置憑證類型設置外幣匯率設置往來單位設置往來人員設置內部部門設置項目計劃設置常用摘要設置常用憑證設置自動轉賬

11、憑證設置憑證錄入會計科目定義科目性質錄入輔助核算項目期初余額10 1、建賬（選擇或輸入系統參數；生成一個數據庫文件 操作： 確定賬套名（一般用單位全稱） 確定會計科目的結構 記 賬本位幣 憑證類型的確定 注意：賬套一旦建立部分參數不能修改 初始化設置 財務分工(增加、修改、操作員、權限的分配、密碼修改) 注意：a. 一套賬至少應有2個操作人員 b賬套建立以后系統要預設一個管理員 科目的設置(增加、修改、刪除、打印等）憑證類型輔助核算原幣及匯率設置領會期初余額的輸入及平衡校驗（將手工資料轉入電腦）啟用賬套 為日常處理做準備手工會計向電腦會計過渡的橋梁11六、日常賬務處理操作流程 （一）、憑證部分

12、 憑證操作流程： (2) 憑證的輸入與修改： 原始單據 臨時憑證 復核過憑證 記賬憑證 錄入憑證復核簽章憑證記賬修改憑證憑證查詢 已有憑證 調出修改 憑證頭 空白分錄 分錄區 修改 新分錄 憑證字號制單日期附單據數借貸金額摘要會計科目增加分錄存盤或退出分錄輔助項目12 日常賬務處理操作流程 (3)憑證查詢、打印及匯總： (4)憑證的審核、記帳 （二）、賬簿查詢、打印 （三）、期末結賬及系統維護 期末結賬的內容:將本會計期間的已經審核過還未記賬的憑證記賬自動生成已經定義過的期末結賬憑證并記賬將本會計期間各會計科目的余額及余額方向轉入下一個會計期間，作為其期初的余額和余額方向，以便開始下一個會計期

13、間的賬務處理工作。期末結賬的處理流程 使用憑證審核記賬功能對本月剩余的憑證進行審核和記賬編制結賬轉賬憑證結賬轉賬憑證產生和記賬本月憑證、余額表及賬簿檢查進行數據備份進入期末結賬，確認結賬的會計期間確認結賬13 （四）、編制會計報表會計報表處理軟件的主要功能新建報表定義報表格式及報表參數定義報表取數公式和表內及表間勾稽關系稽關系也可以用計算公式來表示報表編制和審核報表匯總報表查詢、打印及輸出報表管理會計報表處理軟件的處理流程新建報表設置報表參數固定表元定義定義報表格式變動表元定義公式報表編制報表審核報表匯總及輸出14七、工資系統的處理流程及基本功能 1、工資的構成及計算方法工資類型：正式職工工資

14、、臨時工工資、離退休工資等，在每個工資類型中， 某個職工的工資又由多個工資項目組成。工資項目：收入性和代扣性工資項目項目固定項目：基本上每個月數據不變動變動項目：有規律變動的：初始定義時輸入其金額或計算公式無規律變動的：產生工資表后輸入其金額工資項目計算公式：參加工作時間的計算公式根據職工職務、職稱、崗位的等級工作計算公式根據職工考勤數據的計算公式根據生產數據的計算公式 2、工資系統的處理流程 人事部門人事變動通知單總務部門職工考勤記錄生產部門勞動部門工會部門其它部門產量、質量記錄房租、水電氣扣款儲蓄、工會經費其它扣款計算工資工資分配當月職工工資表工資卡片工資部門匯總表工資類別匯總表工資費用分

15、配表15 3、工資系統的主要內容組織機構設置工資初始化工資編輯工資計算工資匯總工資分配及轉賬資報表輸出八、固定資系統的處理流程及基本功能 1、固定資產系統的處理流程16 2、固定資產系統的主要內容固定資產編碼設置固定資產卡數據初始化固定資產變動輸入計提折舊固定資產折舊分配和轉賬固定資產賬查詢九、會計軟件的選擇 1、自行開發會計軟件完全由自己組織開發會計軟件、與開發單位聯合開發會計軟件、完全由開發單位開發會計軟件三種方式。 自行開發會計軟件的優點自行開發會計軟件的優點應用單位的業務處理及管理功能可以直接真實地體現在軟件設計中軟件是根據應用單位的具體情況貼身定做的，軟件的實用性、功能、針對性強貼近企業實際且簡單易用，軟件的初始化工作少。軟件具有自主知識產權和源代碼，便于維護。在軟件開發過程中，鍛煉了一支電算化隊伍。17 自行開發會計軟件的風險 軟件開發工程周期長，耗資巨大，不如商品化會計軟件價格低廉、見效快應用單位使用會計軟件的最終用戶不能直接參與軟件開發項目開發人員協調不善，影響開發進程項目組人員的變更會影響項目進程在軟件的升級方面存在一定風險 2、購買商品化會計軟件通用性保密性軟件由廠家統一維護與更新與專用軟件相對比，易學性較弱與專用會計軟件相比，初始化工作量大 3、商品化會計軟件的選擇是否符合國家統一要求，具有合法性商品化會計軟件是否具有實用性和先進性