1、時(shí)間管理與任務(wù)效率時(shí)間與任務(wù)效率 任務(wù)效率=有效任務(wù)量/任務(wù)時(shí)間 有效任務(wù)：符合目的要求 符合質(zhì)量要求 符合時(shí)效要求任務(wù)效率與任務(wù)效能 效率：快捷 效能：既快又好 效能與效率的區(qū)別： 1、用正確的方法做錯(cuò)誤之事。 2、用正確的方法做正確之事。 3、用錯(cuò)誤的方法做正確之事。 4、用錯(cuò)誤的方法做錯(cuò)誤之事。 一、時(shí)間與時(shí)間管理 一時(shí)間的特點(diǎn)：一維性 1、時(shí)間是一種一次性耗費(fèi)的稀缺資源，既不能再生, 也不能被儲(chǔ)存。 2、時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是均等的，但又是有限的。 “時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是24小時(shí)；同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是24小時(shí)。英國(guó)博物學(xué)家赫胥黎 二現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是生命 人生任

2、務(wù)時(shí)間測(cè)算20歲-80歲： 睡眠：20年7300天 吃飯：7年2190天 穿衣梳洗：5年1825天 文娛：8年2920天 上下班、游覽：5年1825天 生病：3年1095天 等待：3年1095天 打：1年365天 照鏡子：70天 擦鼻涕：10天 任務(wù)時(shí)間：8年另285天共3205天 二現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是金錢 美本杰明.富蘭克林：“記住，時(shí)間就是金錢。假設(shè)說(shuō)，一個(gè)每天能掙10個(gè)先令的人，或躺在沙發(fā)上消磨了半天，他以為在文娛上僅僅花了6個(gè)便士而已。不對(duì)！他還失掉了他本可以掙得的5個(gè)先令。假設(shè)誰(shuí)毀掉了5個(gè)先令的錢，那就是毀掉了它能產(chǎn)生的一切，也就是說(shuō)，毀掉了一座英鎊之山。二現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間

3、就是金錢 貝爾在研制機(jī)時(shí)，格雷也在研制。兩個(gè)人幾乎同時(shí)獲得了突破。但是貝爾到達(dá)專利局比格雷早了兩小時(shí)，貝爾就因這120分鐘獲得了勝利。 比爾蓋茨不會(huì)彎腰拾取地上喪失的10000元，由于他每秒可掙2500元，彎腰拾錢需求5秒時(shí)間。二現(xiàn)代時(shí)間觀念： 時(shí)間就是現(xiàn)代社會(huì) 托夫勒：20年來(lái)，計(jì)算機(jī)科學(xué)家曾經(jīng)閱歷了從毫秒千分之一秒到毫微秒十億分之一秒的歸時(shí)間的緊縮。這就是說(shuō)，一個(gè)人的全部任務(wù)壽命，就算80000個(gè)任務(wù)小時(shí)40年，每年2000小時(shí)可以緊縮為4.8分鐘。 社會(huì)學(xué)家統(tǒng)計(jì)：今天社會(huì)3年內(nèi)的變化，相當(dāng)于本世紀(jì)初30年內(nèi)的變化、牛頓以前300年內(nèi)的變化、石器時(shí)代3000年內(nèi)的變化。三)時(shí)間管理 1、時(shí)

4、間管理，是指用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。 2、時(shí)間管理就是自我管理。自我管理就是改動(dòng)習(xí)慣，以令本人更富績(jī)效。 3、時(shí)間是最高貴而有限的資源，不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。時(shí)間竊賊 1、缺乏明確的目的 2、拖延 3、缺乏優(yōu)先順序 4、想做的事情太多 5、做事有頭無(wú)尾 6、 不會(huì)授權(quán) 7、不會(huì)回絕他人的懇求 8、匆匆決議，匆匆放棄； 9、行動(dòng)緩慢 10、懶惰四時(shí)間管理的內(nèi)容 1、合理安排本人的時(shí)間 2、不要浪費(fèi)時(shí)間 3、不要讓他人浪費(fèi)他的時(shí)間 4、找出隱藏的時(shí)間五時(shí)間管理學(xué) 第一代時(shí)間管理實(shí)際：備忘錄型 備忘錄管理的特征就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來(lái)翻一下。假

5、設(shè)今天一天終了完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否那么就要增列到明天的備忘錄上。 優(yōu)點(diǎn)：應(yīng)變力強(qiáng)，沒(méi)有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項(xiàng)。 缺陷：忽略了整體性的組織規(guī)劃，比較隨意，所以往往會(huì)漏掉一些事情。五時(shí)間管理學(xué) 第二代時(shí)間管理實(shí)際：強(qiáng)調(diào)“規(guī)劃與預(yù)備 特點(diǎn)是制定時(shí)間表，記錄應(yīng)該做的事情，標(biāo)明應(yīng)該完成的期限。 優(yōu)點(diǎn)：經(jīng)過(guò)制定的目的和規(guī)劃完成的事情達(dá)成率比較高。 缺陷：容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思索的空間。五時(shí)間管理學(xué) 第三代時(shí)間管理實(shí)際：強(qiáng)調(diào)規(guī)劃并制定優(yōu)先順序。 特征：將每天活動(dòng)寫在紙上或者輸入計(jì)算機(jī)，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。主要是為了提高

6、任務(wù)和生活效率。 優(yōu)點(diǎn)：強(qiáng)調(diào)以價(jià)值為導(dǎo)向的生活任務(wù)方式。可以發(fā)揚(yáng)長(zhǎng)期、中期或者短期目的的效果，也能透過(guò)每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，提高效率。 缺陷：忽略了自然法那么，缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)。五時(shí)間管理學(xué) 第四代時(shí)間管理：強(qiáng)調(diào)一切以自然法那么為中心的羅盤實(shí)際。 特征：它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，由于人走的多快是一回事，方向?qū)Σ攀亲钪匾摹Ｔ鯓幼撸皇乔罂欤窃鯓酉蛭磥?lái)的目的接近。 在他的生活過(guò)程當(dāng)中，每一個(gè)決議不是分開(kāi)他人生的目的很遠(yuǎn)，就是離他人生的目的很近。所以他每一個(gè)時(shí)辰都在做選擇，每一個(gè)時(shí)辰都在做決議。二、時(shí)間管理的原那么 一目的原那么 1、設(shè)立明確的目的：寫出年度4到10個(gè)目的，找出一個(gè)中心

7、目的，并依次陳列重要性，然后按照他的目的設(shè)定一些詳細(xì)的方案，他的關(guān)鍵就是按照方案進(jìn)展。 2、進(jìn)展目的切割； 1 年度目的切割成季度目的，列出清單，每一季度要做哪一些事情； 2 季度目的切割成月目的，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目的的情形便及時(shí)調(diào)整過(guò)來(lái)； 3每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來(lái)； 4每天晚上把第二天要做的事情列出來(lái)。 二、時(shí)間管理的原那么 二二八原那么帕累托原那么： 用80%的時(shí)間做20%最重要的事情。 由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出。其中心內(nèi)容是生活中80的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，總是那些20的客戶給他帶來(lái)了80的業(yè)績(jī)，能夠發(fā)明了80的利潤(rùn)；世界

8、上80的財(cái)富是被20%的人掌握著，世界上80的人只分享了20的財(cái)富。因此，要把留意力放在20的關(guān)鍵事情上。 時(shí)間“四象限法 美國(guó)管理學(xué)家科維提出： “四象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。 重要而緊急的事馬上做，盡快完成。 主要精神和時(shí)間放在處置重要但不緊急的事情上。 緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說(shuō)“不。 不重要也不緊急的事，盡量不去做。 二、時(shí)間管理的原那么 三授權(quán)原那么： 列出他目前任務(wù)和生活中一切覺(jué)得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來(lái)，然后開(kāi)場(chǎng)找適當(dāng)?shù)娜擞枰允跈?quán)處置，以此提高任務(wù)效率。 二、時(shí)間管理的原那么 四自主原那么： 每天至少要有半小時(shí)到1小時(shí)的“不被干擾時(shí)間。

9、 假設(shè)他能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，本人關(guān)在本人的房間里面，思索一些事情，或是做一些他以為最重要的事情。這一個(gè)小時(shí)可以抵過(guò)他一天的任務(wù)效率，甚至有時(shí)候這一小時(shí)比他三天任務(wù)的效率還要好。 二、時(shí)間管理的原那么 五合并運(yùn)用原那么： 在安排任務(wù)時(shí)間時(shí)，該當(dāng)把類似的任務(wù)集中起來(lái)，以便消除反復(fù)的活動(dòng)。假設(shè)他在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假設(shè)他是在思索,用一段時(shí)間只作思索；打的話，最好把累積到某一時(shí)間一次把它打完。當(dāng)他反復(fù)做一件事情時(shí)，他會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。三、時(shí)間管理的方法一如何合理安排本人的時(shí)間？ 1、一定要抓住今天。“今天信心： 就在今天，我要開(kāi)場(chǎng)任務(wù) 就在今天，我要擬訂目的和方案

10、 就在今天，我要思索只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向勝利一如何合理安排本人的時(shí)間？ 2、每天開(kāi)場(chǎng)都有一張時(shí)間安排表： 1列出一天必需完成的事項(xiàng)。 2用符號(hào)標(biāo)出事項(xiàng)的輕重緩急程度。 3陳列事項(xiàng)完成的先后順序。 4按照陳列順序處置有關(guān)事項(xiàng)。 5每天晚上檢查事項(xiàng)完成情況，列出第二天的時(shí)間安排表。六點(diǎn)優(yōu)先任務(wù)制 該方法是效率巨匠艾維利在向美國(guó)一家鋼鐵公司提供咨詢時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬(wàn)美圓咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美圓的時(shí)間管理方法。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分

11、別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開(kāi)場(chǎng)，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為“1的事情，直到它被完成或被完全預(yù)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號(hào)為“2的事，依此類推艾維利以為，普通情況下，假設(shè)一個(gè)人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。一如何合理安排本人的時(shí)間？ 3、制造中長(zhǎng)期方案表： 1對(duì)全年的目的管理義務(wù)按季、按月制定進(jìn)度表。 2一周一安排，與進(jìn)度表嚴(yán)密銜接。 3每周抽出半天時(shí)間檢查本周義務(wù)完成情況。 4對(duì)個(gè)人進(jìn)修工程和進(jìn)度也要作出相應(yīng)安排。一如何合理安排本人的時(shí)間？ 4、做好與上下級(jí)時(shí)間安排的銜接： 1仔細(xì)了解上級(jí)的時(shí)間安排信息和安排習(xí)慣。 2要求并協(xié)助下級(jí)制造時(shí)間安排表。二

12、如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 1、不值得做的，千萬(wàn)別做： 1不值得做的事會(huì)讓他誤以為本人完成了某些事情。 2不值得做的事會(huì)耗費(fèi)時(shí)間和精神。 3不值得做的事會(huì)浪費(fèi)生命。 4不值得做的事會(huì)生生不息。二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 2、不要輕言放棄： 最浪費(fèi)時(shí)間的一件事就是太早放棄。人們經(jīng)常做了90%的任務(wù)后，放棄了最后可以讓他們勝利的10%。這不但輸?shù)袅碎_(kāi)場(chǎng)的投資，更喪失了經(jīng)由最后努力而發(fā)現(xiàn)寶藏的喜悅。“積土為山，功虧一簣；開(kāi)羅博物館陳列的法老墓寶藏發(fā)現(xiàn)于最后一錘的努力。二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 3、適時(shí)知難而退： 1他可以獲得更多信息嗎？ 2能否有無(wú)法抑制的困難？ 3他的本錢有多少？ 4有沒(méi)有暗盤、手腳？二如何做

13、到不浪費(fèi)時(shí)間？ 4、適時(shí)見(jiàn)好就收： 1按照“稱心原那么，控制期望值。 2按照“物極必反大規(guī)律，把握事物開(kāi)展的“度。二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 5、果斷決策： 1清楚地理處理策目的。 2明確價(jià)值準(zhǔn)那么。 3將各種可行方案寫出來(lái)，列出優(yōu)缺陷，分別打分，作出選擇。 4盡量躲避風(fēng)險(xiǎn)。二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 6、不要時(shí)斷時(shí)續(xù)： 1在本人和經(jīng)常打斷他任務(wù)的人們之間安頓一個(gè)人。 2安排一段時(shí)間讓同事隨時(shí)找他。 3學(xué)會(huì)在大段時(shí)間內(nèi)任務(wù)4-6小時(shí)。 4辦公室的設(shè)計(jì)應(yīng)能防止干擾。 莫法特休憩法 的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的

14、一篇偵探小說(shuō)。莫法特的休憩方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)任務(wù)。 二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 7、留意會(huì)議時(shí)間管理： 1準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，懲罰遲到者，不要用等候遲到來(lái)懲罰準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的人。 2印制會(huì)議議程，不要離題。 3為了控制會(huì)議時(shí)間，可以思索站著開(kāi)會(huì)、設(shè)倒計(jì)時(shí)鐘、規(guī)定到時(shí)可以退場(chǎng)的制度。 4計(jì)算會(huì)議時(shí)間本錢：每小時(shí)產(chǎn)值X3X2X與會(huì)人數(shù)X會(huì)議時(shí)間 二如何做到不浪費(fèi)時(shí)間？ 8、防備由于大意大意而浪費(fèi)時(shí)間： 1物盡其所，物歸原處。 2不要藏東西。 3借助記性好的朋友。 4細(xì)心標(biāo)示擋安與文件夾。 5貴重物品上寫上姓名、地址、和招領(lǐng)獎(jiǎng)賞。 6訓(xùn)練“三思而后行。 三如何不讓他人浪費(fèi)他的時(shí)間？ 1、認(rèn)識(shí)并避開(kāi)時(shí)

15、間大盜： 1 浪費(fèi)他人的時(shí)間就是浪費(fèi)他人的生命。 2 不要成為他人的時(shí)間的人質(zhì)。 人們普通每8分鐘受一次干擾，每小時(shí)7次，每天50-60次，平均每次5分鐘，總共4小時(shí)。大約50-80%的打擾是無(wú)意義或極少價(jià)值的麥肯錫30秒電梯實(shí)際 麥肯錫公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢終了的時(shí)候，麥肯錫的工程擔(dān)任人在電梯間里遇見(jiàn)了對(duì)方的董事長(zhǎng)，該董事長(zhǎng)問(wèn)他能不能說(shuō)一下如今的結(jié)果。由于該工程擔(dān)任人沒(méi)有預(yù)備，而且即使有預(yù)備也無(wú)法在電梯從30層到l層運(yùn)轉(zhuǎn)的300秒鐘內(nèi)把結(jié)果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫以為，

16、普通情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯實(shí)際或稱“電梯演講。三如何不讓他人浪費(fèi)他的時(shí)間？ 2、方法： 1不接燙手的山芋。 2懂得說(shuō)“不。 3學(xué)會(huì)利用時(shí)間暗示：限時(shí)暗示、肢體暗示、串通暗示、找東西暗示、結(jié)語(yǔ)暗示、沉默暗示。 4在接待室接待來(lái)訪者。四如何找出隱藏的時(shí)間？ 1、善用等候和空擋的時(shí)間。 2、善用通勤時(shí)間。 3、發(fā)明時(shí)間區(qū)：早到或遲退、遠(yuǎn)離雜務(wù)、技術(shù)隔離。 4、逆勢(shì)操作。 5、“5點(diǎn)鐘俱樂(lè)部 6、挑燈夜讀一小時(shí)。3-5年可以讀完全日制大學(xué)課程，成為專家 時(shí)間管理程度自測(cè) 選擇“從不記0分，選擇“有時(shí)記1分，選擇“經(jīng)常記2分，選擇“總是記3分。 1、我在每個(gè)任務(wù)日之前都能為方案中的任務(wù)做些預(yù)備。2、凡是可交派下屬他人去做的，我都交派下去。3、我利用任務(wù)進(jìn)度來(lái)書面規(guī)定任務(wù)義務(wù)與目的。4、我盡量一次性處