1、公司文件處理標準第一條此處所指的文件，包括各種規定、來往文件、信件調查書、報告、契約、憑證類文件、決議、參考文件、賬簿、統計表及其傳票等一切業務用文件。第二條公司的文件處理，必須收、發的分清責任所在。第三條賬簿從其封存之日、其他文件從組卷時算起，保存期限分為如下五種;1）永久保存的。2）保存10年的。3）保存5年的。4）保存3年的。5）保存1年的。第四條文件的保管期限依照以下標準制定。1）永久保存的文件：公司法規及公司代表大會文件。董事會及其他重要會議的文件。有關經營方針及事業規劃。預、決算材料。各項規章的制定及修改和廢止情況。發至公司總部機構的指示及命令。重要的權利、財產的得失保全及其變更的

2、情況。重要契約、合同的締結、解除及其變更有關公司職員的升降、賞罰及授予的重要內容。向官方提請的文件及官方批復文件中的重要部分。重要的訴訟文件。?重要的統計及調查。?除上述內容之外被認為重要的文件。（2）需要保存10年的文件：上述各種文件中不需要永久保存的。與永久保存文件有關的手續、通牒、照會及報告等。事業規劃及經營方針的實施細則。預算的統一制定及實施細則。權利和財產的得失、保全及其變更。訴訟及登記。與各規定相關的指示事項。職員的升降、賞罰。有關職員的衛生保健和福利設施。遞交官方的文件及官方下達的命令。O有關調查的內容。?業務上的差錯及事故。03現金出納簿、核對過的賬目及各種會計票據。?除以上內

3、容之外，不屬于永久保存的具有重要意義的文件。（3）需保存5年的文件：以上兩項所列各業務中產生的報告、調查及參考資料。各種簡便賬目。參照前記各項相關的文件。4）需保存3年的文件：與經營無關的一般往來文書，但過于簡單的除外。比較一般的通知書、報告書、調查書及參考文件，特別簡單的除外。比照其他各項相關文件。5）需保存1年的文件：簡單的來往文件。特別簡單的通知、報告、調查及參考文件。僅供一時之用的賬簿和用途單一的文件。第五條辦結完畢的文件需進行適當的整理、裝訓訂，此項工作由收發室進行。會計文件依會計年度進行整理裝訂，然后分別保管。若沒有逐年或逐會計年度整理必要之文件，可另選適宜的時間段裝訂。第六條整理

4、過的文件，應在附頁上注明文件號碼、名稱、保管期限、單位名稱及起止年月日，并將其記人同樣內容的文件清單，分門別類地保管。第七條各科需要保存的文件向收發室移交時，依照另行規定執行。移交時間一般定在賬目封存和其他文件歸類完成時。第八條需要查閱已歸檔的文件時，需要履行有關手續。查閱時不得將需查閱的文件從裝訂的文件集合中取下。第九條文件在保管期限中，如果失去了最初認定的保管意義，可通過有關部門合議，縮短保管期限。需要保密的文件，要特別注意其內容不得外泄。需經適當的責任認可方可查閱。第十條當機構取消或合并、分設時，應及時進行文件的移交，明確其保管單位。第十一條重要文件應選擇安全的場所保管，如遇緊急情況，需要提前轉移文件時，須持特別許可證方可辦理。第十二