1、展會現場管理工作安排展會現場管理與服務內容展覽期間相關活動策劃會展危機管理與關系恢復會展現場服務與管理 一、展會現場管理工作安排會展現場工作 撤展管理展中現場管理展前布置管理展前布置階段1設立場地前臺接待 （1）負責參展企業報到登記。（2）根據參展報名情況落實參展證的派發和展品進入場地確認。 （3）派發參展企業在參會期間的參會指南。（4）進行一些相關企業的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況。 2酒店接待處 （1）設立前臺接待處。（2）進行參展商住宿登記。（3）住宿表要求：企業名稱、房間號碼、酒店聯系電話、房主姓名。 一、展會現場管理工作安排展前布置階段3場館現場協調工作 （1）負責監督現場施工，

2、即根據參展企業要求進行裝修的展位施工。（2）對現場工作中注意防火、防電、防盜等工作。（3）為企業協調現場租賃業務。 （4）根據企業報名表，布置安排會場外的廣告宣傳（一般為參展企業 根據要求而設立的）。4交通運輸安排及搬運工作 （1）企業運輸展品的接待及裝卸。 （2）搬運工作協調。一、展會現場管理工作安排展中現場階段工作1展覽會的開幕式組織工作（1）確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單。（2）確定邀請參展企業的記者名錄。（3）開幕式的場地搭建要求。（4）開幕式主持人講話內容的審定及參加嘉賓講話內容的審定。（5）開幕式結束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安 排工作。 一、展會現場管理工作安

3、排展中現場階段工作2展會召開期間（1）做好大會的參觀人數的統計、分類。（2）發放大會的展覽會刊（每天定時發放，要根據參觀對象的身份發 放）。（3）協調展會期間研討會會議組織安排工作，做到研討會與展覽會有 機結合。（4）做好最后的中間人形象，積極為企業牽線搭橋，為企業服務。（5）統計大會的成交額，做好記錄。（6）積極聽取參會代表對大會的意見和建議。（7）根據參會信息，再次邀請參會企業參加下一屆的展會。 一、展會現場管理工作安排撤展階段管理 當展會按計劃的天數進行展覽完畢以后，展會就要準備閉幕，展會閉幕標志著本屆展會正式結束。然而，展會閉幕并不意味著展會現場工作就此結束。展會的撤展工作還需要辦理機

4、構的大力介入和進行必要的管理。展會的撤展工作主要包括展位的拆除、參展商租賃展具的退還、參展商展品的處理和回運、展場的清潔和撤展安全保衛等工作。一、展會現場管理工作安排展會現場管理內容與措施1展會觀眾管理2展會現場廣告管理3參展商行為管理4安全管理5交通、物流管理6餐飲管理7證件管理8參展商和觀眾投訴處理9新聞管理10知識產權保護工作11現場保潔12展覽會布展和撤展管理二、展會現場管理與服務內容展會現場管理內容與措施二、展會現場管理與服務內容展會現場管理內容與措施二、展會現場管理與服務內容展覽現場配套服務1展會觀眾管理2展會現場廣告管理3參展商行為管理4安全管理5交通、物流管理6餐飲管理7證件管

5、理8參展商和觀眾投訴處理9新聞管理10知識產權保護工作11現場保潔12展覽會布展和撤展管理二、展會現場管理與服務內容（一）展前布展管理階段所謂布展，從參展商的角度看，是指參展商為準備展覽而在展會開幕前對展位進行搭裝、布置和將展品陳列在展位上的系列工作；從辦展機構的角度看，是指對展會現場環境進行布置和對參展商有關工作進行的協調和管理展臺搭建管理展會開幕式和其他相關現場布置 展會開幕式場所的選擇和搭建展會展館序幕大廳布置嘉賓休息室的布置設置“聯絡咨詢服務中心”設置“新聞中心”。設置“專業觀眾登記柜臺” 一、展會現場管理會展現場活動流程 閉幕/撤展展示/交流開幕儀式布展/預展三、展覽期間相關活動策劃

6、1展會開幕 式策劃（1）開幕的時間和地點開幕式時間和地點要提前決定并盡早通知有關各方。在開幕時間的選擇上要考慮當地的交通、氣候及工作習慣等因素。（2）開幕式流程1.確定禮儀人員、接待人員分工及任務2.落實安全保衛人員的布局與分工3.確定領導和嘉賓的排序并務必核準姓名、性別、職務。4.確定致詞人、剪彩人的次序、站位5.音響、樂隊、禮炮等的檢查、配合與協調6.檢查嘉賓簽到薄、胸花和剪彩用品、禮品7.妥善安排新聞媒體采訪報道2展會專題 會議策劃（1）專業研討會1.會前簡明扼要地向主要發言人與主持人介紹相關情況。2.事先設計好會議議程。3.邀請知名人士主持討論會。4.使主要發言人明白主辦方希望他們做什

7、么。5.明確討論會的性質。6.合理安排討論會的時間。7.與主持人討論議程要求。8.請演講者向主辦方提交演講大綱。9.預先與主持人討論參加專題討論的最合適人數。10.計劃最多的互動人數，準備分會場。11.預計要用到的演示設備。（2）技術交流會（1）合理安排會議時間。（2）不要強擠時間來安排活動。（3）事前當眾宣傳會議，這有利于會議登記。（4）考慮設立“交流會”布告牌。（5）如果合適，與會議主席或主持人一起為會議構建框架，推進會議的進行。（6）考慮提供茶點。（7）不要強迫人們參加討論交流會。（8）要考慮到那些也許不屬于交流范圍內的人。三、展覽期間相關活動策劃2展會專題 會議策劃（3）行業會議行業會

8、議一般是由行業協會或者政府主管部門組織舉辦、行業協會會員或者該行業有關企業參加的會議。行業會議在策劃上有三個方面的中心任務，即會議的主題、會議的議題和會議的籌備方案。（4）產品發布會1.明確目的。2.確定口徑和發布方式。3.選擇時機。4.確定對象。5.發出邀請和接受報名。6.確定主持人和發言人。7.準備有關材料。8.布置會場。9.安排翻譯。10.收集媒體的報道。3表演、比賽和評獎活動策劃（1）表演1.提前策劃。主辦單位一定要明確所策劃的表演是什么性質的表演。2.選擇場地。除了開幕、閉幕式上的活動之外，各類與展會主題有關的表演安排在展出現場比較合適，具 體選擇什么地點，要根據實際情況而定。3.現

9、場協調。為確保表演活動的順利進行，展會主辦者對表演現場的調度與服務十分重要。參展商與參展 商之間有時會因為對方的表演影響自己而發生糾紛，這時主辦方要及時出面協調。4.安全防衛。由于是現場表演，往往會吸引大量的觀眾駐足觀看，可能會帶來一些安全隱患，這就要求展 會的主辦方做好預案，確保表演活動順利進行。（2）比賽和評獎活動1.要成立評審委員會，指導評選工作，審定評選結果。2.評審團成員要有代表性，并且要向所有參賽者公開。3.要先制定比賽、評獎范圍和一個公平合理的規則，并且要向所有參賽者公開發布活動方案。4.發動參展商與專業觀眾參加。5.邀請有關媒體參加報道會更有影響力。6.比賽評比的揭曉時間一般安

10、排在展會結束的前一天。7.比賽評獎揭曉時一般需要組織一個公開的頒獎儀式。8.比賽資金來源于展會利潤或企業贊助。9.比賽是公眾參與性較高的項目，策劃時要做好所能預測到的危機管理方案，以便使展會比賽順利進行。會展作為一種特殊的重大經貿活動，人流、物流、信息流高度集中，是一個對危機較為敏感的行業。會展危機是指影響參展商、專業觀眾、相關媒體等利益相關主體對會展的信心或擾亂會展組織者繼續正常經營的非預期性事件。1社會因素2運作因素3自然因素4安全因素會展危機管理四、會展危機管理與關系恢復 第一階段：危機的預防第二階段：行動準備 第三階段：危機的識別第五階段：危機的解決第四階段：危機的控制危機預防也可稱為

11、“危機預警”，即展會組織者對可能發生的危機事件進行預測并根據各種危機發生的概率采取相應的預防措施。 建立一支組織者須擁有危機管理團隊，團隊人員需熟悉業務流程，并能夠制定具體、有針對性、可操作性強的危機管理行動計劃、建立內外部溝通機制、開展模擬訓練及建立重要關系等這個階段的關鍵是找出危機的本質和真正的根源。這樣才能幫助展會組織者科學、合理、迅速采取危機的處理和援救方案。危機管理的最后一個階段其實就是總結經驗教訓，這也是危機管理的最高境界 解決危機，速度是關鍵，一旦時間蔓延到更廣的范圍便難以處理。因此，一旦危機發生，展覽會組織者就應該迅速啟動危機管理機制，并盡快采取正確的處理措施。第六階段：危機的

12、提升/評估安排專項人員從事危機的處理和控制工作，將危機損失降至最小的基礎。及時、準確地與自己的組織成員及客戶通報相關信息指定一個人作為展覽會主辦方的發言人會展危機管理的基本程序四、會展危機管理與關系恢復展會宣傳與推廣的內容1建立會展危機管理預警機制3會展保險的適當投入2構建危機預控系統 （1）成立會展危機管理委員會，對會展危機進行預測分析；（2）制定會展危機應急計劃/方案；（3）事先和媒體建立聯系；（4）確定會展危機組織對外發言人；（5）建立處理會展危機關系網；（6）做好會展組織內部人員培訓工作。 在危機管理的角度而言，保險是一種風險轉移，通過這一機制，眾多的經濟單位結合起來，建立保險基金，共同對付意外事故。（1）組建“虛擬的”危機管理小組；（2）制定危機預案；（3）開展人員培訓，危機管理全真模擬；（4）落實危機預防措施崗位，防范于未然會展危機預防措施四、會展危機管理與關系恢復 會展危機處理及恢復對策4實施會展危機公關要進行雙向溝通；要強化媒體管理，正確發揮大眾傳媒的作用；做好危機傳播方案。3制定科學地危機處理策略（1）以客戶利益為首位（2）掌握對外信息發布的主動權（3）執行統一的行動方案2建立和健全會展危機