1、 20/20貴州百花醫藥股份有限公司 財務支持性管理文件 保密：A級文件號BH-CW01201202發文部門財務部發文日期版本第二版使用部門全公司簽發人借支及費用報銷管理制度第一部分總則為加強公司費用管理，規范財務報銷制度,明確費用報銷標準、清晰費用報銷流程，合理控制費用支出，特制定借支及費用報銷管理制度。本制度根據公司的實際情況,將財務報銷分為日常辦公費用、稅費支出、差旅費支出及其他專項支出等，以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出的具體制度和流程。本制度適用于公司所有部門、各子公司（含控股子公司）、分公司的全體員工。第二部分 借支管理規定及借支流程第四條 借款管理規定定額備用金借款：部門

2、公務較多的人員可申請實行定額備用金制度,即可預支保證公務合理需要的一定限額備用金，報銷時可不抵借支，直接支取現金。實行定額備用金制度的人員須填寫“定額備用金審批表”，經主管部門經理確認，主管副總裁審核后，交財務部核定備用金定額后,由總裁審批后實行。臨時備用金借款：員工因出差或者業務活動需要,填寫借支單(出差還需填寫“出差申請審批表”)，按審批權限報批后，可向公司財務部預支一定數額的臨時備用金。臨時備用金借支人員須在公務完畢后三個工作日到財務部結清備用金，實行定額備用金的人員每季度末定期清理一次，借支人必須按規定時限及時結清備用金，前款不清,后款不借。每年12月31日前,除12月下旬借支的備用金

3、除外,所有個人借支的備用金都必須結清歸還，逾期不還的,一次或分次從借款人工資中扣回。借款銷帳時應以借支單為依據，據實報銷,超出借支單申請范圍使用的，須經主管領導批準,否則財務人員有權拒絕銷帳。借支單是財務賬務處理的依據之一，除當日借支當日歸還的以外，報銷費用時借支單不予退還;歸還多借備用金時,由出納開具收據給報銷者本人，借支單也不予歸還，收據須妥善保管備查.第五條 借支流程借款人按規定填寫“借支單”，注明借款事由，借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改)，借款支付方式。借款人因出差借支需在“借支單”后附經審批的“出差申請審批表,借款人因業務招待借支的需在“借支單”后附經審批的“業務招待費申請審批

4、表，借款人因支付各項非固定費用的借支需在“借支單后附經審批的專項費用支出申請報告.借款審批流程：借款人填寫借支單部門經理確認主管副總裁審核總賬會計復核財務經理復核財務負責人復核總裁審批借款支付流程:出納根據完成審批流程后的借支單將款項支付給借款人。第三部分 日常費用報銷制度及流程第六條 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業務招待費、汽車費用（含油費、路橋費、修理費、停車費、保險費等)、培訓費、資料費等.第七條 費用報銷的一般規定使用單據：差旅費報銷使用“差旅費報銷單 ，其他報銷使用“費用報銷單”.報銷單的填寫與票據要求:報銷單必須使用簽字筆或鋼筆填寫，報銷憑

5、據及其各附件要素齊全并填寫完整。單據所填寫文字、數字要工整、干凈；金額大小寫相符，一律不允許涂改，小寫合計欄首位前加“￥，大寫按數字要求完整規范書寫，靠左不留空格。不同單位、不同部門的報銷分別填寫相應的報銷單,同一張報銷單的不同費用項目分欄填寫，摘要欄簡明扼要，能反映經濟活動內容.簽名模式清晰可辯，使用與身份證一致的姓名。如為借款報銷的,應在報銷單上注明沖借支，并寫清金額,如有漏寫的經財務部查出可退回報銷人延期報銷。加班報銷車費需寫明加班人、日期、時間段。報銷票據要求提供合法發票，發票抬頭必須是公司全稱，要素清晰、完整，包括：時間、費用內容、數量、單價、金額、經手人、收款單位及其發票專用章，金

6、額大小寫必須相符，發票開具內容必須與報銷事項一致(火車IC卡乘車憑證只能作為發票附件，需以火車報銷憑證報銷）。字跡模糊不清或要素不完整者視同無效依據，不得辦理報銷事宜。外來單位人員收取貨款或費用款，要提供授權委托書和能證明其身份的有效證件，以杜絕冒領事件的發生。支付給外單位的款項，收款單位信息必須與發票開據的單位一致。禁止使用訂書釘裝訂發票；原始票據應按時間先后順序、費用類別分門別類的階梯式錯位粘貼，金額清晰；粘貼、發票正面朝上、長寬不得超過費用報銷單; 如未取得合法發票的,需由經辦人寫出情況說明,經部門主管簽批后由總裁批準后以真實的票據入賬。未取得發票的報銷不得與有發票的報銷使用同一報銷單。

7、費用報銷的內容如為購買實物的，須有收貨人簽收證明（報銷人與收貨人不允許為同一人）.如在商場或超市購買物品的，需將購物小票附發票后；如果有熱敏紙打印的發票或附件的，請復印后連同原件送審.差旅費報銷的標準和特殊規定參看后續相應條款。招待費報銷標準及注意事項參看后續相應條款。工資、獎金及福利品等發放需附花名冊并由人力資源部提交員工簽字的清單。汽車費用、電話費、辦公用品報銷的具體流程及標準參看后續相應條款.(三）報銷審批流程：報銷人填寫報銷單證明人或相關部門確認部門經理確認主管副總裁審核總賬會計復核財務經理復核財務負責人復核總裁審批簽字審批作業職責要求：辦理其他部門交辦事務或二人以上同行的需要相關人員

8、確認簽字。費用所屬部門經理確認費用的真實性、合理性，核實是否為本部門費用，檢查報銷憑據的完整性、規范性及價款的正確性。如為報銷運費發票，需要銷售中心人員確認。財務部總賬會計復核，確定費用報銷前期的審批手續是否完整,確保數據的準確性，是否符合相關報銷標準，發票是否完整真實。相關費用與發票是否匹配,確定往來款項的正確性.財務部經理對總賬會計的審核進行復核。財務負責人對財務部經理的審核進行復核。總裁審批簽字。第八條 罰則：經總裁特批的除外，財務在審核過程中發現有不符合相關規定的，應退回報銷人修改或改正.對情節較為嚴重的，報請上級領導處以50100元/次的罰款.對情節特別嚴重的，直接上報公司處理。財務

9、人員在執行過程中必須嚴格執行財務管理制度，審計監督部門對財務人員執行中提出不符規范的問題，責其糾正或修改;給企業造成損失的,直接責任人承擔損失金額的30.對情節較為嚴重的,報請上級領導,并處以100200元/次的罰款。第九條 各子分公司實行總經理負責制，總經理對本部門所有人員的費用報銷請領款和對外支付款事宜進行審核和復核，并自覺接受財務的審計和領導的監督檢查，總經理本人發生的請領款費用報銷等，必須由總裁簽字審核，財務才能認可執行。第十條 差旅費報銷標準及特殊規定出差是指公司員工受公司主管負責人派遣在公司辦公所在地城市以外的地區履行公務，并根據本制度的規定享受相應標準的伙食補貼和交通補貼；在公司

10、辦公所在地城市市內履行公務不享受伙食補貼和交通補貼。公司員工出差應嚴格履行報批手續，出差之前填寫“出差申請審批表”，載明出差事由、出差目的地、出差時間、出差費用預算、交通工具,出差線路，未經批準不得自行出差，自行出差或因私出差所發生的旅差費均由其本人自行承擔，公司不予報銷。公司各部門應嚴格控制出差人數,并考慮其完成任務的期限,確定合理出差日期,逾期出差應向上一級主管負責人報告，對因公出差人員，按相應標準報銷出差費用。出差人員將審批過的“出差申請審批表交財務部，按借支管理規定辦理借款手續。出差人員持審批過的“出差申請審批表”復印件,到行政部訂票，由行政部負責辦理訂飛機票與火車票.出差人員應在回公

11、司后三個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫“差旅費報銷單”，并附上“因公出差核銷明細表”，填寫報銷單時要寫明出差事由、出差當日出發時間與到達當日到達時間;每筆車費需寫明起止地、事由及明細；若票面無日期的，需注明日期；若為定額發票，需注明實際發生的金額；出差如為多人同行，請分別填寫住宿費用、餐補。如住宿發票開在一起，由一人負責報銷時，應注明同行報銷人員的名字，并附上同行人員的出差申請單，方可報銷。按報銷審批流程進行審批,提交出納報銷.費用標準：出差人員分級:出差人員根據其在公司擔任職務不同（董事長和總裁實報實銷）分為四級:一級包含副總裁、總經理、副總經理、總監;二級包含經理、主任、部長；

12、三級包含副經理、副主任、副部長、主管；四級為公司一般辦事人員。地區分類：根據地方經濟發達程度及居民消費水平，將全國主要城市及地區分為四大類：A、北京、上海、天津三個直轄市和深圳、廣州、廈門等沿海發達城市B、各省會城市C、地級城市 D縣級城市（含重慶市內除主城區以外的區縣）交通工具標準：出差人員使用的交通工具標準為火車硬臥、汽車、輪船三等艙等普通交通工具，特殊情況需提高乘坐標準或乘坐飛機的需經總裁批準，如提高標準后的交通費用低于或等于火車硬臥的費用可直接寫說明不用提交總裁審批.乘坐出租車需提供機打發票，除總裁特批外定額發票不予報銷，每次經總裁批準后只可報銷50元限額,單張發票金額超過50元的，以

13、上部分不予報銷.乘坐公共汽車的市內交通費據實報銷。出差時間的限定：按實際出差天數(以24小時為1天）計算。出差起止時間以出差的長途車船（含機票）發出和到點時間各順延1小時為準,不允許繞道行走（繞道行走的時間和路途逗留時間要計扣，不得算出差時間）。住宿費報銷標準：住宿費按地區與人員分級實行以下標準，根據發票在標準內據實報銷，超支部分自理，規定標準內節約部分按60%返還給個人，公司員工隨同主管及以上級人員一同出差，其住宿標準可按主管及以上級人員相應標準執行，兩人及兩人以上同性別的員工出差，必須入住標準客房，出現單數的方可入住單人客房，住宿費用的報銷按1人標準執行。出差目的地辦事滯留期間，實際住宿天

14、數按四級出差人員為標準報銷住宿費。 表一 ： 單位：元/天補助金額四級三級二級一級A類地區155200250300B類地區120150200220C類地區90110130150D類地區7090100110D類地區（本市主城區以外）60708090伙食補貼標準：出差期間伙食補貼采用包干原則，無須使用相關票據。出差人員當日有招待費發票的，當日不計算伙食補貼。招待費發票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由,招待費發票未注明日期的,一張招待費發票視同一天發生招待費并不予計算伙食補貼,因公外出當日返回的不屬出差，不享受此項補貼,重慶員工出差遵義基地，基地予以安排午餐和晚餐的，不享受此項補貼，只安排一餐的，按

15、照伙食補貼的50的執行，出差時由接待單位提供餐或由上級主管人員安排用餐的將不予報銷伙食補貼，伙食補貼根據實際出差天數(含往返途中），按地區與人員實行以下標準：表二： 單位：元/天補助金額四級三級二級一級備注A類地區40506070短期出差補助B類地區35404550短期出差補助C類地區30354045短期出差補助D類地區25303540短期出差補助異地補助20253035長期往返無食宿的只可享受此項(如培訓）生活費異地補助：主要針對外派員工長期駐外，公司不提供食宿的員工進行包干補貼，此項必須經總裁特批后執行。G、交通補貼標準：出差交通補貼按地區與人員分級實行以下標準，根據發票在標準內據實報銷,

16、超支部分自理，規定標準內節約部分按80%返還給個人，出差時由接待單位提供交通工具的或公司派車出差的,不享受此項補貼。出租車票必須注明往返地點及用車事由，出租車票無日期的，且出租車票數量超過出差天數2倍及以上的,出差期間不予計算交通補貼。交通補貼根據實際出差天數（含往返途中）,按地區與人員實行以下標準：表三: 單位：元/天報銷標準四級三級二級一級備注A類地區405060實報實銷B類地區303540實報實銷C類地區253035實報實銷D類地區202530實報實銷H、公司員工出差途中，經批準可繞道回家探親，其繞道車船費扣除直線單程車、船費后全部自負，在家期間不享受伙食補貼和交通補貼。I、公司員工在私

17、房(家）所在地或父母所在地出差，不報銷住宿費，伙食補貼減半發放，交通補貼仍按標準執行.J、公司員工在出差地因病住院期間，按標準發給伙食補貼，不發住宿補貼和交通補貼，住院超過1個月的停發伙食補貼。K、參加包括住宿、市內交通與生活費用在內的會議和由邀請方承擔費用的會議，不享受任何補助。L、長途交通票據如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關人員簽字證明，經部門經理簽署意見,報主管副總裁、財務負責人、總裁審批后，按票價的50報銷.M、出差人員未事先請示其主管領導,不得報銷業務招待費用。N、為維護公司形象，保護客戶單位利益，公司所有出差人員一律不得向客戶單位或相關人員索賄，受賄，不得向客戶

18、單位強行要求安排食宿,一經查實或被舉報將取消當次出差的全部補助,并處罰款500元。第十一條 業務招待費報銷標準及特殊規定（一）業務招待費是指因工作需要招待客戶和有關部門人員而發生的費用。公司行政部是公司來客接待和招待的歸口管理部門,負責受理公司接待或招待業務的申請；各接待執行部門應嚴格按照制度履行接待任務，并作好相關報銷工作；財務部門負責審核接待或招待業務的報銷費用的真實性和標準.(二）、各部門人員因公接待外單位人員，建議安排工作餐，需要到外面宴請的,須事先申請審批，填寫“招待費申請審批表”,否則不予報銷.部門需安排接待工作餐的，須經部門經理、總監或主管副總裁批準并報行政部登記備案后交財務部，

19、記入部門招待費。各部門人員因公出差原則上不允許發生業務招待費，如確需應酬的，須事前電話請示部門經理、主管副總裁、總裁同意,限額接待。（三）招待費開支標準：重要客戶接待標準由經辦部門臨時形成辦法報總裁審批執行。如有特殊情況需要提高此標準的，由各部門、子（分）公司、生產基地經理參照本標準提出方案在授權范圍內呈報上級批準后方可執行。招待費開支標準:根據客人類別及性質（特殊情況經批準除外）,確定以下執行標準：表四: 單位：元序號級別陪同人數用餐標準1董事長和總裁不限按實報銷2副總裁、總監、各子公司總經理23人用餐人數4人(含)以下,300元標準用餐人數58人，300元至500元標準,每增加一人增加50

20、元3部門主管經理級出面接待客人12人用餐人數4人（含4人）以下，200元標準用餐人數5-8人，200元至350元標準，每增加一人增加40元各級別人員招待費用,只能控制在標準內,以發票實報實銷,超標部分由經辦人員自付.業務招待費涉及需要住宿、禮品、旅游等招待情況的，經總裁批準后可特殊處理，簡化審批程序。業務招待費申請、審批、報銷程序:“招待費申請審批表”作為接待、消費及報銷附件，填寫報銷單時，必須注明發生日期、交際對象、人數、事由及與餐人員（公司內部參加人員須寫明人名）,并按每次發生的金額粘貼發票，不可以打亂順序粘貼.財務部根據“招待費申請審批表”內容審核報銷金額，經總裁批準后予以報銷。凡在外來

21、不及填寫“招待費申請審批表“的接待或招待，必須由陪同的主要人員先電話請示批準后可先執行，待回公司一天內補”招待費申請審批表“手續后,附齊相關附件進行報銷。公司所有員工在出差期間，原則上不報銷任何招待費。第十二條 通訊費報銷規定(一)移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體人員報銷標準由行政部報總裁批準后執行。由于工作所需,發生的移動電話費，憑有消費分類明細的正式發票（非定額發票），可按以下月標準限額在每月10日至20日報銷（上月話費），即不到限額標準的，按實際費用報銷,超過限額標準的,按限額標

22、準給予報銷。超支月份不彌補不足月份的通訊費.聲訊電話,手機上網及其他娛樂功能的費用不予報銷(出差人員漫游費可全部報銷）。總裁、副總裁、總監、總經理原則上憑話費清單實報實銷,總裁助理、項目負責人、各部門經理級和營銷大區經理憑話費清單可按200元限額內實報實銷（該范圍人群由行政部報總裁批準執行）。專家顧問、醫藥銷售代表和采購人員憑話費清單可按標準:100元/月限額內實報實銷；出納按70元/月限額內實報實銷.其他人員標準：50元/月(該范圍人群由行政部報總裁批準執行）。享受通訊費報銷標準的人員必須保持24小時(含節假日）通訊暢通，每月出現一次關機或者其他原因導致的通訊不暢不予追究，一次以上的部分，每

23、次扣除月報銷通訊費的三分之一，直至扣完為止。通訊不暢次數由行政部負責統計。(二）、固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話,并由公司統一支付話費。杜絕員工在上班期間打私人電話。公司歸口行政部制定固定電話和傳真機管理規定，并督促各部門嚴格執行，行政部與財務部定期與不定期對電話明細進行檢查,非工作所需發生的一切費用，由相關責任人支付。第十三條 市內交通費報銷規定市內交通費是指公司員工在公司所在地辦理公務所發生的交通費(包括公共汽車費和出租車費），公司員工上下班或因私所發生的交通費不在此列。凡市內辦理公務的經理及以下人員，一般只能乘坐市內公共汽車，特殊情況下需要乘坐出租車的，事先必須取得副總裁的

24、批準.所有因公報銷出租車費用的員工，必須在出租車票背面注明往返地點及用車事由。醫藥銷售代表和采購人員公交車費按60元 / 月限額補貼。員工整理交通車票（含因公公交車票）,在車票背面簽經辦人名字，注明往返地點及所辦事項，并按規定填好“費用報銷單。市內交通費報銷流程按日常費用報銷流程報銷。報銷的市內公共交通費嚴格限定為辦理公務所發生的交通費，不得將個人上下班交通費混同報銷，如經發現將追繳當次報銷的所有市內公共交通費，第二次發現將予以通報批評，第三次發現將移交人力資源部處理。第十四條 辦公費用、低值易耗品、備品備件報銷的特殊規定辦公費用是指辦公用品、印刷品及其他辦公物料等項目的支出。公司辦公費用統一

25、由行政部指定專人進行控制與管理。辦公用品、印刷品及其他辦公物料的購置，由各部門根據實際需要，填列“物品申購單”,需注明用途、數量、規格型號,行政辦公室需查明是否可調節使用，再確定是否購買,按審批權限批準后，報行政部匯總，單次采購金額500元以下的由行政部或指定的人員進行采購，行政部要建立好實物臺賬，詳細登記辦公用品的進、出情況.購進后要辦理入庫手續，并有經辦人、驗收人、部門負責人簽字.領出時,要填寫出庫單，有經辦人、領用人、部門負責人簽字。費用報銷時,憑有效發票及“物品申購單”、入庫單報銷。行政部每月1號前提供各部門領用統計表，需注明部門、辦公用品名稱、數量、單價、金額交財務部歸集核算各部門相

26、關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。行政部按照部門人數考核當月各部門領用辦公用品的超標數。各部門領用月標準：財務部12元/人;行政部：12元/人；質管部:12元/人;采購部：12元/人；營銷中心：15元/人；生產基地各部門：按11元/ 人。如當月部門有新設立的職位不限此限制,但需提交說明低值易耗品、備品備件報銷制度比照辦公費用報銷制度。辦公費用、低值易耗品、備品備件報銷流程按日常費用報銷流程報銷。第十五條 汽車費用報銷的相關規定公司所有車輛的使用和日常管理全部歸口行政部。行政部應指派專門人員負責登記車輛使用臺帳，登記每臺車每日去向及使用情況、使用司機、行駛里程、使用油量、停車費、路

27、橋費、修理費等。每月1日向財務部提交一份匯總統計。車輛的請用:公司各部門因業務需要用車,由部門負責人向公司行政部填寫“用車申請單”，行政部相關負責人員進行確認后,開出“派車通知單 。駕駛員接“派車通知單”后出車，用車人必須在“派車通知單”上填寫清楚出車時間和返回公司時間并簽字。駕駛員返回后將“派車通知單”交回行政部相關負責人員,由該人員登記臺賬.車輛用油：車輛駕駛員應保持車輛隨時有油,行政部應辦理加油卡或指定定點加油站，除長途出差外，車輛駕駛員不得自行在外購買汽油。行政部同時根據行駛里程進行考核。車輛修理費：公司車輛如需保養、修理,必須先由駕駛員提出申請并提交書面報告。經行政部負責人確認后，交

28、財務部復核,提交總裁審批后，由行政部安排修理廠家,確定修理費用。報銷修理費時，報銷發票后須附上報修單 、修車明細單和申請修理的申請報告，經行政部簽署意見后轉到財務審核手續的合法性:總裁簽字后財務才給予報銷。停車費、過路過橋費:公司車輛的停車費、過路過橋費的報銷，先由駕駛員根據“派車通知單，填寫費用報銷單。填寫清楚后交行政部審核簽字,然后到財務部審核手續的合法性，總裁簽字后，財務報銷付款。下列情況汽車費用不予報銷：本單位車輛市內加油，沒有行車里程登記的，市外出差，其費用單據與出差地不相符合的.凡由公司統一定點辦理的所有車輛費用不得另行報銷。違章駕駛罰款不得報銷。車輛不在公司指定的地方維修的，其費

29、用不得報銷。對于私車公用的車輛,每周由相關車主將使用情況登記表提交給行政部，注明使用時間、辦理事項、起始地方、大約里程，每月由行政部相關人員統計后，申請具體補助額度，行政部經理確認，提交財務部復核后，交總裁審批后發放。第四部分 專項支出財務報銷制度及流程 第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十七條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。 (一）填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規定填寫“資產購置申請單”并報批，詳細見采購流程。 （二）報銷標準:相關的合同協議及批準生效的購置申請.（三)結賬報銷：A、資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后,經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單(經辦人在發票