1、 蒙古慧智教育裝備技術有限公司PAGE PAGE 10內蒙古慧智教育裝備技術有限公司制度匯編（草案）編制日期：二一二年二月 編寫：邢鵬越 審批：公文檔案、印章及介紹信管理辦法第一章 公文、檔案管理總 則為了加強檔案的收集、整理、管理和利用工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在公司發展中的作用，根據中華人民共和國檔案法，結合公司實際情況，特制定本辦法。本辦法所稱檔案指公司設立以來在一切生產經營活動中形成的對公司有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、合同、圖片、聲像資料、電子資料等不同形式的歷史記錄。公司各類檔案是公司發展過程中各項活動的真實記錄和反映，是全體員工的智慧結晶，全公司各部室和員工都有

2、保護義務。為了維護檔案的完整與安全，充分發揮其作用，由公司綜合管理部對各部室的檔案資料進行統一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據為己有。公司檔案管理部門及職責綜合管理部負責公司的檔案統一管理工作，對公司各種檔案進行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。公司各部門、個人根據管理辦法定期或不定期將需歸檔文件交綜合管理部統一立卷歸檔，除財務部因業務需要可以留存部門檔案外，任何部門和個人不得自行留存檔案管理的職責（1）負責公司各類文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。（2）堅持平時整理。根據公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷

3、類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。（3）歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。（4）保管好公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。（5）按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠快速、準確地查詢所需檔案。（6）根據檔案實際情況設定保密級別，絕密檔案為、只對個別公司領導公開的檔案為、只對本部門公開的檔案為、只對公司內部公開的檔案為。歸檔范圍公司資料歸檔范圍的定義公司資料歸檔范圍是指公司在各項工作中形成的具有保存價值，或者相關政府部門下發的與公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)。2. 公司資料

4、歸檔范圍具體包括：（1）股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。（2）各種工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。（3）公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。（4）各項規章制度。（5）向上級請示的文件以及上級批復的各類文件。（6）各種綜合的或項目的可行性研究、考察等報告。（7）工程建設底圖、藍圖及文字材料。（8）經批復的工程設計圖紙及文字材料。（9）各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。（10）宣傳或反映本公司重要活動以及在外學習、考察時的影像音資料。（11）本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品、牌匾，包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制

5、品等。（12）各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。（13）本公司編輯、出版的刊物。（14）有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。（15）銷售合同、營銷計劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。歸檔要求凡公司發出的文件，由綜合管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。2. 當一項工作已完成時，由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交綜合管理部檔案專管員歸檔。（1）無論是內部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內原稿統一由綜合管理部負責歸檔，任何部門及個人不得自行留存。（2）管理性文件材料應在辦理完畢一周內及時歸檔。（3）因手續不完備或事情未完畢無法當日歸檔的，要約定歸

6、檔日期并在登記薄上明確記錄，督促歸檔。（4）項目證件辦理完畢后一周內歸檔，綜合管理部負責督辦。（5）工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在項目工程交付使用后及時歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。（6）員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后一周內歸檔。（7）會計文件材料應在會計年度后由財務部門整理歸檔。（8）變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料、公司產權變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。（9）電子資料應在事情完畢后，一周內由綜合管理部負責備份歸檔。3. 編制交接表，當一項資料由經辦人交檔案專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。4. 正文與底稿

7、(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。5. 歸檔的影像音資料要寫上文字說明。6. 歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。 （五） 檔案的借閱與復制1. 經有權審批人批準后，可辦理檔案調閱手續。檔案調閱遵循授權有限的原則：（1）董事長、總經理有權審批調閱公司所有檔案。（2）副總經理有權審批調閱分管工作的相關檔案。（3）部門負責人有權審批調閱本部門相關檔案。2. 調閱檔案人如需外借檔案，需在

8、借閱登記表上簽字、注明歸還時間，并經有權簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合管理部負責催還。3. 調閱者不得發生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換等損壞檔案行為。4. 確因工作需要復制、翻制檔案內容的，必須經過批準后方可實施。5. 原則上不允許外單位調閱檔案。如確因工作需要調閱的，調閱人必須持有本公司證明文件，并報經總經理批準后方可查閱或復制。（六）檔案的保密管理1. 檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。2. 凡是調閱檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。 3. 借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對

9、，發現問題及時追查。4. 股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會成員查閱。其他人員需查閱的，須經總經理同意。（七) 檔案的整理、保管和統計1. 檔案必須分門別類進行系統整理，嚴格按照其自然形成規律和內部的有機聯系進行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。2. 檔案必須用科學的方法保管和保護，最大限度地延長檔案的使用壽命。3. 檔案庫房要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內嚴禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4. 每年要進行一次全面、徹底的清查整理工作， 做到帳、卡、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質的檔案及時修補和

10、復制。5. 認真做好檔案統計工作。對檔案的收進、調借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴格登記，所有統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。（八）檔案的鑒定和銷毀1. 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是：凡是反映本公司主要職能活動的，對本公司有長遠利用價值的檔案，應為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內對本公司工作查考有利用價值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時間內，對本公司有查考利用價值的資料，為短期保存。2. 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，經綜合管理部負責人簽字后，連同銷毀檔案的書面報告報總經理簽字審批。3. 檔案銷毀的具體工作由綜合管

11、理部承辦。銷毀檔案時，要有兩人鑒銷；銷毀完畢后，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明“某日已銷毀”，并簽名蓋章；在相應的案卷目錄、檔案總登記簿上注明“已銷毀”（九） 印章及介紹信管理辦法印章具有合法性、權威性，因而也具有憑證和效力作用。在企業經營管理過程中，作用重大，用途廣泛；介紹信是公司對外聯系工作、商洽事務等派出人員持有的憑證。為做好印章及介紹信的管理，特制定本制度。第二章 印章管理（一）印章分類： 1. 公司級印章：公司對外統一使用的印章，具有公司最高法律效力。包括：公司公章、財務專用章、合同專用章、法人手章。2. 公司級部門章：僅限于公司內部使用（二）印章的規格、顏色公司一級印章及部門二級印章，按

12、國家規定式樣和規格刻制，為圓形紅色印章（法人手章為藍色文形）。（三）印章管理1. 各部門的印章，需經公司總經理批準，由綜合管理部統一刻制，未經允許私刻印章者，除追究當事人責任外，同時追究部門領導責任。2. 公司公章、合同專用章由綜合管理部管理，指定專人保管。3. 公司級財務專用章、法人手章由財務部門管理。4. 所有印章都應在綜合管理部備案，建立公司印章檔案。（四）印章保管制度1. 印章要設專人管理，印章必須存放在安全地方，印章管理員不得擅自將印章轉給他人代管或借給他人使用。2. 印章不得擅自拿出辦公室，管理人員外出時，由領導批準交由他人代為管理。3. 不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如

13、對文件、材料錯蓋或多蓋了章，應及時收回并銷毀。4. 凡合同頁數超過三張，需加蓋騎縫章。5. 發現印章丟失或有異常現象，應保護現場，報告領導，迅速查明情況，及時處理。必要時報告公安部門協助處理或向當地公安機關登記備案，聲明作廢。6. 管理人員應該經常檢查印章，保持印章清潔，保證印章字跡和圖案清晰。7. 印章屬公司保密范圍，嚴防被盜或盜用。（五）印章的使用1. 申請、審批 凡經綜管理部蓋公司章或合同章的部門或個人，必須填寫印章使用登記簿，以“公司管理權限及職責”為用印審批原則，經分管領導或總經理批準后，印章管理員方可履行用印手續。具體權限如下：審批人員審批權限原 則總經理關于工程、招標、土地、財務

14、、行政等，涉及公司重大事件的文件、方案、合同等具體權限依公司管理權限確定裝備部負責人關于公司營銷業務、施工業務類文件商務管理部負責人關于公司采購類文件人力資源部負責人關于公司人資工作類文件財務部負責人關于公司日常財務類文件綜管部負責人關于公司日常行政類文件，如會議紀要、內部通知、公司證照使用等凡蓋部門章的文件，需經部門負責人批準后方可使用。2. 審閱 印章管理員應對蓋章的文件進行審閱，如發現問題或疑點，應及時請示領導，切記因懶散或顧及情面不審閱文稿而草率用印。3. 登記 用印應履行登記手續，建立詳細的用印登記表，以備核查。借用 如有特殊情況需借用公司印章，需填寫印章借用登記簿，明確借用人、用途

15、、歸還時間，借用必須經總經理親筆簽字（緊急情況可電話同意后補簽字）。借用過程中發生的一切問題由借用部門負責。歸還時如發現印章受損，由借用部門負責賠償。（六）印章的銷毀印章新刻或改刻后，舊章交至綜合管理部統一保管。印章銷毀由綜管部進行，印章銷毀時需填寫印信銷毀申請表,經總經理審批后，銷毀。第三章 介紹信的管理介紹信的管理1.公司介紹信由綜管部統一管理，指定專人保管。2.介紹信必須編號，包括封皮、正文及存根。編號需登記，年度內編號不得出現重號、漏號等現象。封皮編號格式為:“蒙慧智介字年流水號（編號起始頁）”，例如2010年第一本介紹信（共計26頁）的編號為蒙慧智介字20101（126）；2010年

16、第二本介紹信（共計26頁）的編號為蒙慧智介字20102（2750）3.使用過的介紹信存根由綜管部統一保管。介紹信的使用介紹信申請、審批、登記程序同印章管理。保管期限1.介紹信存根及介紹信使用登記薄保管期為一年，為備核查。已過保管期的，可考慮銷毀。2.每年6月底前將上一年度需要銷毀的存根及登記薄，填寫印信銷毀申請單，經合管理部負責人簽字后，方可銷毀。3.本制度從下發之日起執行，原制度及與之不符的制度同時廢止。附件：1.印章及介紹信使用流程2.印章/介紹信使用登記簿3.印章備案表4.印信銷毀申請表附件檔案調閱單檔案名稱審批調 閱 人檔案號及件數號碼還卷宗日期年 月 日經收人簽字件數共計 件宗件印信

17、銷毀申請單銷毀日期印信模式負責人意 見監銷人執行人PAGE 11 印章備案表 印章備案表印章名稱使用部門管理員啟用時間停 用時 間預留印鑒式樣備 注印章名稱使用部門管理員啟用時間停 用時 間預留印鑒式樣備 注PAGE 13印章及介紹信使用流程使用流程所屬部門/負責人工作時限注意事項申請 填寫印章/介紹信使用登記簿審批不批準批準給予用 不予用印/開具介紹信 印/開具介紹信 用印/開具介紹信 使用登記簿歸檔使用部門分管領導或總經理綜管部綜管部隨時提前約定時間及時按年度歸檔具體權限依公司管理權限確定如有特殊情況需借用公司印章，需填寫印章借用登記簿，明確借用人、用途、歸還時間，借用必須經總經理親筆簽字

18、（緊急情況可電話同意后補簽字）。借用過程中發生的一切問題由借用部門負責。歸還時如發現印章受損，由借用部門負責賠償。溫馨提示：各部門如有疑問，請您與綜管部聯系。綜管部隨時為您服務。 年印章/介紹信使用登記簿日期使用單位文 件 名 稱用 途數量經辦人審批人備注第 頁PAGE PAGE 29二、辦公物品及設備設施管理辦法第一章 辦公物品管理細則（一）總則1.為加強對公司辦公物品及設備設施的管理，嚴格控制辦公費用，逐步、有序地改善辦公條件，特制定本辦法。2.辦公用具分為固定資產、低值易耗品。（1）固定資產：凡單價在2000元（含）以上，使用期限在一年（含）以上，兩個條件同時具備的資產為固定資產。（2）

19、低值易耗品：凡不同時具備單價在2000元（含）以上，使用期限在一年（含）以上兩個條件的工具、備品、家具用具等為低值易耗品。3.為實現預算管理，各部門本著集約、共享、高使用率的原則，自覺降低物資消耗，節省開支。4.綜合管理部、財務部門為辦公物品歸口管理部門。綜管部負責辦公物資的計劃、購置、登記、變動、維修及報廢審核方面的管理，并對日常的使用進行監督；財務部門依財務會計管理制度設立臺賬等，進行帳與賬、賬與物的管理以及費用攤銷等；各部門指定專人配合綜管部、財務部門進行部門物資的動態管理及盤點。5.綜合管理部按計劃統一采購，按公司規定標準發放，其它任何部門和個人不得擅自購買。各部門辦公物資，按公司要求

20、統一配備、調整、調換，如有遺失由領用部門自購或個人賠償。6.綜合管理部要建立物資領用臺帳。大宗物資采購由綜管部和使用部門首先進行市場詢價，貨比三家，按質量性價比孰優孰低原則采購。采購回的物資由財務部門建立臺帳。（二）申購與出入庫1.申購各部門所需物資需提前進行申報，填寫物資申購單，包括品名、規格、用途、數量等。審批范圍根據公司對分管領導、部門負責人的轉授權表執行。2.采購一般情況下，采購實行“雙人制”，采購技術性能高的物資，申購部門需參與采購。3.入庫采購回的物資應先辦理入庫手續，入庫時填寫入庫單，一式兩份，一份登記保管帳，一份隨發貨票轉交財務部門，核銷程序執行公司財務管理制度。4.出庫領用一

21、般情況下，每周六上午（特殊情況除外）方可領用辦公用品。辦公用品出庫必須憑部門負責人簽字及綜管部負責人批準的領用單方可領用，每季最后一個月20日由庫管員提交各部門辦公用品領用情況及費用明細表報送財務金融部納入領用部門費用。新員工到崗時由所在部門負責人向綜合管理部辦理辦公物品領用手續，綜合管理部要建立個人物品領用臺帳并報財務備案。人員離職時，必須辦理物品歸還手續，未經綜合管理部和財務部門認可的，不得為其辦理離職手續。（三） 調拔與使用管理1.物資調拔各部門需對本部門辦公用品的損耗、更新及變動情況進行記錄，并及時報綜管部備案。未經綜管部認可并按本辦法辦理相關手續，任何部門不得私自調換辦公用品。2.使

22、用管理要求：a.貴重物品實行“專人管理、專人負責”的原則，由綜管部負責管理，使用時填寫貴重物品借用登記薄（見附件1），由使用部門人員簽字后方可使用，使用完后及時歸庫，使用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價賠償。b.實物資產實行“誰使用，誰負責”的原則，公用物品由綜管部負責管理，責任人要負責其日常維護、保養等。同時要建立設備檔案，填寫實物資產登記薄（見附件2）詳細記錄實物名稱，型號、購買時間、購買單位、地址、電話、經辦人等，并附采購此物品票據的復印件,以便日后維修保養等使用。c.設備設施的使用管理由綜合管理部負責。公司設備設施的日常保養實行“誰使用，誰管理”的原則，計算機及網絡的日常維護指導由

23、綜合管理部負責。第二章 設備設施管理細則設備設施的使用管理由綜合管理部負責。公司設備設施的日常保養實行“誰使用，誰管理”的原則，計算機及網絡的日常維護指導由綜合管理部負責，如出現故障，需請廠家進行修護和保養。（一）復印機1.樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留、私藏任何文件。尤其是在紙張重復使用時，要先瀏覽廢紙的內容，在確保其為非保密性文件后方使用。2.個人資料不得在公司打印、復印，以免形成不正之風，影響公司正常工作。3.印量在100張以上的文件，必須分批復印，一次印量為50張，每次間隔3分鐘左右。復印文件后應及時登記，少記、漏

24、記以一罰十。公司前臺接待必須嚴格監督執行4.復印機出現故障或不了解復印機使用情況時，及時告知工作人員。5.外單位人員不得擅自動用機器設備。6.保持復印現場的環境衛生，不得隨意放置廢棄紙張。（二）電腦、打印機管理1.在工作時間，嚴禁在電腦上玩游戲、聊天。2.不得私自修改系統配置，未經許可不得私自拆卸和連接各種硬件設備。3.在開機狀態下，不得隨意拆卸與微機相連設備的插頭，如：主機、打印機、鍵盤、鼠標等插頭。4.打印機在工作過程中時，不得抽拽未完全打印完畢的紙張。5.文件打印完后及時登記，并將有效文件帶走，防止丟失。（三）傳真機管理1.公司傳真機由前臺接待員負責管理，收發傳真填寫收/發傳真登記薄，并

25、及時將相關文件轉交給收件人，并要求其簽字確認。2.員工因工作需要而發送傳真的，需經相關領導或部門負責人對傳真內容審核后方可發送。3.發送保密性高的文件，可由前臺接待員指導，由員工本人親自發送，并提前以電話方式通知收件人現場接收，對涉及公司重大機密的文件，不宜使用傳真機發送，以防泄密。4.為提高傳真機色帶的使用時間，盡可能以電子郵件形式接收文件。（四）碎紙機管理1.不得將帶有訂書釘、大頭針、曲別針等有金屬裝訂的文件直接放入碎紙機內。2.為防止卡紙，粉碎文件一次不要超過5張。為規范員工日常行為，提高工作效率，養成勤儉節約的習慣，營造一種節能、高效的工作氛圍，請大家自覺遵守以上各項規定，每違反一條罰

26、款30元，如導致設備損壞的，除照價賠償外，并對當事人處以最低100元罰款。（五）紙張管理1.紙張領用，統一從前臺接待員處領取，領用需登記。2.不得亂扔單面紙張，有效提高紙張利用率。部門內部及未定稿文件應優先使用廢紙進行打印、復印。一般情況下，正式發文應雙面打印、復印；特殊情況情況下除外，如董事會文件、股東會文件及外報文件等。（六）獎懲辦法 為規范員工日常行為，提高工作效率，養成勤儉節約的習慣，營造一種節能、高效的工作氛圍，請大家自覺遵守以上各項規定，每違反一條給予三級正職（含)以下負激勵30元/人次；二級正職（含）以上管理干部負激勵50元/人次，如導致設備損壞或丟失的，除照價賠償外，并對當事人

27、處以最低100元罰款。第三章 維修與報廢（一）維修設備、設施發生損壞時，由各部門統一報至綜合管理部，由綜管部負責聯系設備、設施廠家進行維修。（二）報廢1. 設備符合下列條件之一者應做報廢處理：（1）已達到使用年限或造成損壞，喪失使用和維修價值的；（2）磨損嚴重，基礎件已損壞，再修理已不能達到使用和安全要求；或修理費用過高，在經濟上不如更新合算的；（3）屬于淘汰設備，配件已經不再出廠的；2.報廢審批流程經辦人部門負責人綜合管理部審核財務金融部負責人總經理審批3.本辦法解釋權歸綜合管理部。4.本辦法自頒布之日起執行，原制度及與之不符的制度同時廢止。附件：1. 物資申購單2. 貴重物品借用登記簿3實

28、物資產登記簿4. 資產報廢審批表物資申購單序號名 稱規格型號單位數量到位時間用 途配置意見市場價格詢價人使用人備注1234審批要求配置部門負責人：審核：批準：678910合計審批要求配置部門負責人：審核：批準： 年貴重物品借用登記簿借用日期實物名稱型 號用 途借用人簽字歸還時間備注月日固定資產內部調撥單（存根）調入單位調出單位資產編號資產名稱規格型號單位數量原值調出價格使用年限累計折舊凈值殘值率調入單位負責人意見調出單位負責人簽字意見財務部負責意見總經理意見備 注固定資產內部調撥單調入單位調出單位資產編號資產名稱規格型號單位數量原值調出價格使用年限累計折舊凈值殘值率調入單位負責人意見調出單位負

29、責人簽字意見財務部負責意見總經理意見備注實物資產登記簿序號實物名稱型號單價購買時間購買單位聯系人聯系電話地址經辦人資產報廢審批表申報部門資產名稱規格型號數量原值已提折舊預計殘值使用人員已使用年限處理形式申請報廢原因綜管部意見財務部門意見總經理或分管領導意見備 注三、會議管理辦法（一）會議分類為了規范會議的組織工作，提高會議質量和效率，制定本辦法。本辦法所指會議，分公司級和部門級會議兩種，具體如下：1.公司級會議包括公司例行的早會、月度例會或公司與外單位接洽的會議。2.部門級會議包括部門例會、協調會以及部門職責范圍內的討論會等。（二）職責1.綜合管理部職責（1）負責公司各級會議的管理及會議檔案（

30、含音像資料等）的收集、歸檔等工作；負責公司級會議的通知、安排、簽到、傳達工作。（2）負責對部門級會議的監管，包括對會議檔案、記錄收集、歸檔情況的監管，以及部門對公司級會議精神傳達情況的監管。（3）指定專人負責公司級會議的記錄，并在2個工作日內形成書面會議紀要，經公司領導簽發后，發放給相關部門。（4）負責會議室、洽談室的監管工作，負責重要會議的接待、服務工作。保證會議所需材料、設備、器材等及時安排到位。2.各部門職責（1）負責本部門會議管理，負責部門級會議的通知、安排、簽到、傳達工作；（2）指定專人負責部門級會議的記錄、檔案等資料的管理工作；負責公司級會議精神的傳達工作。（3）負責部門級會議的記

31、錄，并在2個工作日內形成書面會議紀要，經分管或部門領導簽發后，發放給相關部門，并報綜合管理部備案。（三）會議程序及安排1.例行會議按照規定的時間、地點組織召開。2.會議前，由召集部門負責會議通知，發放會議通知單。3.各部門臨時組織的會議，需經分管領導批準后，自行統籌安排。使用會議室前需提前1個工作日向綜管部進行登記預定，填寫會議預定單，經綜管部統籌安排后，方可使用。4.會議室使用完畢后，會議召集部門需將參會的資料和物品整理完畢，經綜管部驗收后再繼續投入使用。驗收完畢后，綜管部負責會場的清理工作，凡因召集部門未將資料和物品收拾完畢而造成的丟失現象，綜管部概不負責。（四）管理辦法 1.管理規定(1

32、)會議嚴格執行請假制度，參會人員因特殊原因不能到會，經會議主持人批準后，可由相關人員代為參加，嚴禁無故曠會、代會。(2)會前10分鐘，會議召集部門嚴格履行會議簽到，填寫簽到簿；截止會議開始，簽到工作停止，召集部門向會議主持人匯報人員到會情況，征得同意后開會；會后召集部門將會議出勤情況報綜管部，綜管部每月對各部門的會議出勤情況進行匯總、通報，并交人力資源部進行兌現。(3)與會人員進入會場后，由前往后依次就座（指定座次除外），遵守會場紀律，不得喧嘩，不得交頭接耳。(4)會議期間，需將手機調至靜音狀態，以免影響會議進程。(5)嚴禁無故早退，如有特殊情況需經會議主持人或會議召集部門負責人同意后方可離去

33、。(6)嚴格例會制度，各種例會開會時間、地點、與會人員要相對固定，如遇節假日，會議時間順延。因特殊原因開會時間需調整的，以臨時通知為準。 (7)會議召集部門要對會議內容、議題做好充分準備，立足開短會、開實會，力避形式主義、走過場、議而不決，嚴格控制會議成本。(8)與會人員要統籌安排，做好會議及材料的準備，簡明扼要、條理清楚地匯報工作進展情況，反映工作中的問題，有針對性地提出工作意見和建議，確保會議質量和會議效率。 (9)與會人員要高度重視會議的記錄和傳達工作。參加會議必須攜帶記錄本，對會議內容、會議精神和會議要求作好記錄，并在會后及時準確地向有關領導和員工進行傳達，有效地組織落實。2.考核辦法

34、序號具 體 內 容考核辦法備注9級以下人員9級（含）以上人員1因會議召集部門通知延誤、組織不當或安排失誤而影響會議質量或效率。100元次（對召集部門）以上激勵由綜管部會后收取現金。現金由財務金融部指定專人管理，主要用于公司各種培訓的餐點所需和各類活動經費。2無故或未經批準遲到、早退的現象。30元/人次50元/人次3遲到時間超過30分鐘者，視為曠會。（以會議簽到簿為依據）50元/人次100元/人次4無故或未經批準代會，視同曠會。5與會人員交頭接耳，未將手機調至靜音等影響會議秩序。30元/人次50元/人次6與會人員不帶會議記錄本，或不作會議記錄，因此而造成會議內容得不到落實的。50元/人次100元

35、/人次3.本辦法從下發之日起執行，由綜合管理部負責解釋，與之不符的制度及原制度同時廢止。附件：1.會議室使用流程 2.會議簽到簿 3.會議紀要格式 4.會議室預訂單 5.會議通知單會議室使用流程使用流程所屬部門/負責人工作時限注意事項空閑預訂 填寫會議預訂單選擇會議室 繁忙 確定會議室 更改會議召開時間會前準備驗 收使用部門綜管部綜管部綜管部綜管部提前1個工作日及時根據會議室預定單，提前30分鐘調試設備，布置會場。及時如以上預訂內容發生變更，需提前1小時告知綜管部，否則所發生的一切后果,綜管部概不負責。會后，會議召集部門需將參會資料和物品整理完畢，經綜管部驗收。凡因召集部門未將資料和物品收拾完

36、畢而造成的丟失現象，綜管部概不負責。溫馨提示：各部門如有疑問，請您與綜管部聯系。綜管部隨時為您服務。 會議簽到簿會議時間： 會議地點：主 持 人： 出席人數： 序號姓名備注序號姓名備注12122232342452562672782892910301131123213331434153516361737183819392040內蒙古慧智教育裝備技術有限公司蒙慧智字2011號 關于 會議紀要一、會議時間：二、會議地點： 三、主 持 人： 四、出席人員： 五、缺席人員：六、記 錄 員：六、會議內容： 附件： 蓋章處 年 月 日主題詞：抄送： 年 月 日印發PAGE PAGE 43會議室預訂單申請部門

37、: 申請時間: 年 月 日申 請 人會議時間時至 時會議議題地 點參會人數所需設備筆記本電腦 投影儀/激光筆 視頻會議設備/話筒 白板/筆 錄音筆 其他 會議服務茶水服務 水果 工作餐其他 驗 收(會議室使用完畢填寫)備注注：如以上預訂內容發生變更，需提前1小時告知綜管部，否則發生的一切后果，綜管部概不負責。本單一式一聯，交綜管部歸檔。會議通知單 通知時間： 年 月 日會議名稱議 題召集部門主 持 人時 間地 點參會人員備 注注：1.如不能參會，請提前與會議主持人請假。如會議時間發生變更，請召集部門提前通知參會人員。四、交通、車輛管理辦法第一章 交通管理辦法（一）目的及其適用范圍 1.目的為規

38、范內蒙古慧智教育裝備技術有限公司（以下簡稱公司）車輛及交通費用等管理，合理調度和使用車輛，節約費用、降低能耗，結合公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于內蒙古慧智教育裝備技術有限公司。各子公司參照執行。第二章 車輛管理細則（一）管理機構公司車輛由人資行政管理中心統一管理。 （二）使用管理 1.使用原則 （1）先公共交通，后使用公車； （2）先緊急用車，后日常用車； （3）先長途用車，后短途用車； （4）先接待、商務用車，后公務用車。 2.使用范圍 （1）接送重要客戶； （2）商務用車：如代表企業參加大型活動、重大會議、公關外聯等； （3）項目考察； （4）財務金融中心提取或儲存大

39、額現金； （5）因公外出，攜帶重要資料或物品較多； （6）跨省市或本市因公外出 3人以上； （7 ）其他緊急、重大或特殊事項（須經總經理批準）。3 .申請程序 除公司職總經理公務用車外，公司各部門因公用車，須填寫車輛使用申請單（詳見附件 1），并提前一天向人資行政管理中心提出用車申請。經人資行政管理中心車隊隊長（以下簡稱車隊隊長）確認可否安排車輛，人資行政管理中心行政經理（以下簡稱行政經理）審批后，由車隊隊長按公車使用原則、范圍調度車輛后，方可用車（車隊隊長因公外出由行政經理代為確認及調度車輛）。用車結束后，出車司機須將車輛使用申請單交回人資行政管理中心統一存檔。 4. 使用要求 （1）各部門

40、用車須嚴格按照批準的用車時間、用途使用車輛，不得超出核準范圍使用車輛； （2）人資行政管理中心司機（以下簡稱司機）出車時，須嚴格按照核準的時間、目的地，選擇最優的路線完成任務，對各部門在車輛使用過程中提出的超出核準范圍的不合理要求，必須堅決回絕； （3）用車人員需愛護車輛設備設施，對于使用中造成設備設施損壞的由當事人賠償，如無法確定當事人的由司機賠償，賠償以最終維修費用為準。（三）借用管理非公司員工因私借用車輛，須填寫車輛使用申請單，經公司總經理批準，行政經理備案后，由車隊隊長安排司機及調度車輛方可借用。（四）司機管理1.公司車輛實行專人專車管理（特殊情況除外），即司機與車輛相匹配，負責所駕駛

41、車輛的清潔、保養、維修、年檢、車輛保險等事項的執行； 2.司機在日常工作中，須愛護車輛，注意保養和清潔，經常檢查車輛狀況，時刻保證機件正常、外觀良好。每次出車完畢，應及時將車輛清理干凈； 3.司機應時刻保持良好儀容風貌。著裝應整齊清潔，不梳怪異發型，工作鞋以黑色為主，要保持潔凈，說話聲調要自然、清晰、柔和、親切，不準講粗話或使用不文明的語言； 4.司機應時刻保證本人及車輛證件齊全，證件處于有效期內。因證件不全或過期造成車輛不能正常使用的，由司機承擔全部責任； 5.司機不得擅自離崗，無出車任務時，須在公司的規定區域隨時待命或按崗位職責的規定從事其他工作； 6.司機每日下班前，須填寫完成當日所駕駛

42、車輛的車輛行駛記錄表（詳見附件 2），并將車輛停放于公司的指定地點，并于停車后拉緊手制動器，檢查輪胎氣壓及相關機件是否齊全、完好，檢查車窗是否關閉，車門是否閉鎖后，方可離開； 7.司機不得私自使用車輛，不得將車輛交他人駕駛或練習駕駛； 8.司機在休息日及法定節假日，手機應 24小時保持可接通狀態，隨時待命保證可及時出車。（五）安全管理 1.司機必須嚴格遵守中華人民共和國道路交通安全法及呼和浩特市道路交通安全法實施辦法。因違反交通法規而被交管部門罰款的，費用不予報銷，并自行承擔因違法造成的一切后果； 2.司機須按車隊隊長安排，定期參加交通安全及駕駛培訓，提高駕駛技術，預防交通意外發生； 3.公司

43、員工跨省市或本市因公外出，未經本部門負責人批準，嚴禁自行駕車出行。如擅自駕車出行，發生的一切后果均由本人承擔； 4.車輛發生交通意外，司機須立即報告車隊隊長，請示處理辦法，涉及財產損失及賠償，由車輛投保保險公司根據保險合同條款先行賠償，賠償不足部分，根據責任情況，分別由公司及司機個人共同承擔； 5.非保險公司賠償分攤標準如下： （1）我方全部責任：公司 10%，司機 90%； （2）雙方責任：公司 30%，司機 70%； （3）我方次要責任：公司 40%，司機 60%； （4）我方無責任：公司 100%。 6.司機未將車輛停放于公司指定地點的，如發生車輛損壞或丟失事故，按以下條款進行賠償：（1

44、）發生損壞的，由車輛投保保險公司根據保險合同條款先行賠償，司機承擔保險賠償不足部分的全部費用； （2）發生丟失的，將丟失車輛的原值減去累計折舊額后凈值與保險公司賠償費用相抵，如賠償費用不足該車折舊后的凈值時，差額部分由司機全部承擔。（六）車輛用品管理 1.車輛用品（包括但不限于：礦泉水、玻璃水、紙巾、車蠟、清潔用品等）由人資行政管理中心根據車隊隊長每月上報的辦公用品/設備設施申購單，統一按月進行采購。司機領用車輛用品，須到人資行政管理中心行政前臺處辦理登記領用手續（具體程序見資產管理制度）； 2.司機作為車輛用品領用及管理的第一責任人，須遵循合理使用、杜絕浪費的原則，控制車輛用品的消耗，如出現

45、浪費現象，將直接追究司機的管理責任。（七）車輛保養維修管理 1.車輛保養與維修工作，必須堅持預防為主的原則，發現問題，快速反應，及時處理； 2.公司車輛必須到指定的品牌 4S店進行保養維修； 3.維修程序 （1）車輛需維修時，司機須認真檢查故障現象，初步判斷故障發生部位，及時向車隊隊長報告。車隊隊長核實無誤，并經行政經理審批同意，司機方可聯系指定品牌 4S店進行維修； （2）維修完畢，司機須將車輛更換的舊零件帶回，由車隊隊長驗收、處理； （3）車輛外出途中發生故障，需要修理的，司機應及時向車隊隊長報告，經批準后，方可聯系進行維修。維修報銷憑證需隨車人員簽字，提交車隊隊長審核，行政經理審批后，方

46、可報銷。 4.未經批準擅自維修車輛、購置零配件或在非指定的品牌 4S店維修，費用不予報銷； 5.司機應按車輛行駛里程或時間及時提出保養維修建議，經車隊隊長批準后，方可實施保養維修。保養維修完畢后，司機須填寫車輛保養維修記錄表（詳見附件 3），并附保養維修明細單，由車隊隊長審核，并經行政經理審批后，方可報銷。（八）費用管理 1.司機應按照財務金融中心發布的公司費用支出簽批流程中的相關規定，及時報銷車輛相關費用，行政經理負責審核費用的真實性； 2.公司實行油料統一采購、專車領用、總額控制的車輛燃油管控機制。車輛加油卡由行政經理指定專人統一充值、保管、登記，司機未經批準不得擅自采購燃油。遇有特殊情況

47、，司機須及時向行政經理提出申請，經審批后方可購買； 3.車輛加油卡日常使用須保證卡內 1000元余額。保管人員發現加油卡內余額不足 1000元時，應及時填寫借款單申請充值（借款及核銷程序按財務金融中心規定執行）； 4.為保證車輛機件安全，車輛油箱余量低于 25%，必須及時加油。車輛加油時，司機須到保管人員處領取加油卡，保管人員須詳細填寫車輛加油卡使用登記表（詳見附件 4）。加油完畢司機須于加油當日下班前，將加油卡交回公司。遇有特殊情況，不能當日交回，須及時告知保管人員，并說明情況，保管人員須每月將匯總后車輛加油卡使用登記表報行政經理審批； 5.司機每月 5日前，須根據月度車輛行駛記錄表、車輛加

48、油記錄表（詳見附件 5）統計月度行駛里程及燃油量，報車隊隊長審核，行政經理審批，人資行政管理中心登記存檔； 6.車輛使用計費核算（1）各部門市內用車，每公里 6.00元；超過 1小時，行駛里程不足 10公里，每小時加收 10.00元管理費；路橋費、停車費據實計算； （2）各部門市外用車，每公里 5.00元；超過 24小時，每天加收 20.00元管理費；路橋費、停車費據實計算； （3）車輛使用費用納入各部門年度交通費。車隊隊長負責每月按照各部門車輛使用情況，填寫各部門月度用車情況匯總表（詳見附件 6），經行政經理審核后，報財務金融中心進行費用分攤。第三章 交通補貼管理（一）補貼原則公司鼓勵員工在

49、滿足工作需要，維護品牌形象的前提下，因公外出駕駛自有車輛。同時公司將根據員工的職級、崗位性質、車輛狀況不同，經核定后給予自駕車輛的員工每月一定金額的交通補貼。（二）適用對象 1.公司正式在崗在編的全體員工（試用期除外）； 2.因工作需要經常性外出工作的； 3.實際駕齡 1年（含）以上的； 4.已自費購車，且車輛所有權人為員工本人，所購車輛已購買車輛保險（有效期內），保險中應包含盜搶險、商業第三者責任險和不計免賠險（如未辦理上述保險，應在簽訂公務自駕車協議（詳見附件 7）時，注明如發生相關意外責任自負）。辦理交通補貼申請時，應出示保險單原件，于人資行政管理中心留存復印件備案，并自愿簽訂公務自駕車

50、協議的； 5.同屬集團公司在編員工，且為法定直系親屬（含夫妻關系），家庭財產只有一部車輛的，只能由車輛所有權所屬員工申請交通補貼。滿足以上全部條件的員工，可申請交通補貼。（三）補貼類型 1.定額型補貼：因工作需要需經常性外出，經本人申請，填報車輛補貼申請表（詳見附件 8），報人資行政管理中心根據職級、崗位、車輛狀況核定，確定補貼金額，由公司總經理批準，行政經理存檔，財務金融中心備案后，按月享受的固定金額補貼； 2.非定額型補貼：因工作需要，偶爾因公外出使用個人所屬車輛，經本人申請，填報車輛補貼申請表，說明申請原因等情況，并經公司總經理批準，行政經理存檔，財務金融中心備案后，方可享受該項補貼。但

51、每次因公使用個人車輛時，須填寫車輛行駛記錄表，用車結束后，報人資行政管理中心核定補貼里程和補貼金額后，方可核銷。享受定額型補貼的員工，不得再申請非定額型補貼。（四）補貼標準 1.定額型補貼 （1）補貼金額根據核定公式計算確定（詳見 14.2）。因公外出發生的停車、過路、過橋費用，按財務金融中心相關規定實報實銷。 （2）享受定額型補貼的員工因公外出，原則上不再提供公務用車，也不予報銷乘坐其他交通工具的費用。特殊情況須經公司總經理批準方可核銷費用，但核銷時必須于發票背面注明事由。 2.定額型補貼核定公式補貼金額=基數頻率系數排氣量系數 （1）基數與職級相匹配，詳見下表1（2）頻率系數與崗位相匹配，

52、詳見下表2序號職級基數（元） 1 一級 4000 2 二級 3000 3 三級 2500 4 四級 2000 5 五級 1500 6 六級 1300 7 七級 1100 8 八級 900 9 九級十二級800 崗位頻率系數 1 總經理 1.02 副總經理0.8 3部門經理、業務人員0.73 員工0.63.非定額型補貼 （1）補貼金額由人資行政管理中心，根據因公出車的實際行駛里程核定。因公外出發生的停車、過路、過橋費用，按財務金融中心相關規定實報實銷； （2）人資行政管理中心根據員工每次因公使用實際行駛里程核定費用，核定標準為 8升/百公里，按 93燃油的當期價格計算； （3）享受非定額型補貼的

53、員工，除因公外出自駕車當次不得報銷乘坐其他交通工具的費用外，其他因公外出事項，仍可申請公務用車或報銷乘坐其他交通工具的費用。（五）補貼發放方式 1.定額型補貼實行按月發放方式。享受補貼的員工每月末根據已批準的補貼標準，憑加油發票在標準內一次性核銷。每月補貼發放在下月 5日前完成。逾期不予辦理； 2.非定額型補貼實行實報實銷發放方式。享受補貼的員工，每次因公使用個人車輛后，應于 5個工作日內，向人資行政管理中心提報當次車輛行駛記錄表，經人資行政管理中心核定補貼里程和補貼金額后，員工需提供等額加油發票進行一次性核銷。第四章 交通費管理（一）交通費核定 1.交通費為員工因公外出時，乘坐交通工具或使用

54、交通工具而產生的費用。包含但不限于：乘坐公交、地鐵、出租車等公共交通工具，產生的費用；使用公務車輛，產生的費用；員工交通補貼（含：定額型補貼、非定額型補貼）的費用； 2.交通費管理以部門為單位進行核算。各部門負責人是本部門交通費管理的第一責任人，全權控制部門費用，合理審批交通費用，避免出現超出預算現象； 3.每年2月各部門應根據年度工作計劃結合上一年度交通費的統計情況，制定本部門本年度的交通費預算（可與部門預算合并制定）。年度交通費預算（以下簡稱預算）制定后，人資行政管理中心、財務金融中心應根據該部門的實際情況及上一年度的交通費統計情況進行審核，核定（可核定增或減）完畢并經各部門確認后，由公司

55、總經理審批執行。（二）交通費核銷 1.各部門因公外出，應首選公交、地鐵、出租車等公共交通工具出行。凡符合使用公務車輛的可申請公務用車（詳見本制度 4.2、4.3條款）； 2.各部門因公外出產生的交通費，按財務金融中心相關規定實報實銷。（三）交通費管理程序 1.每季度，財務金融中心須完成各部門當季度交通費的分攤與統計工作，并出具交通費分攤統計表（詳見附件 9）由各部門負責人確認； 2.交通費分攤統計表確認完畢后，由人資行政管理中心根據各部門預算進行核對，并將核對結果標注于交通費分攤統計表中。對于季度超出預算的部門，人資行政管理中心須填報扣款單（詳見附件 10），經財務金融中心復核，報公司總經理審

56、批。審批后的扣款單，交被處罰部門負責人確認，財務金融中心根據審批結果自該部門負責人當月工資中扣除超出預算部分費用； 3.交通費分攤統計表、扣款單應由人資行政管理中心和財務金融中心各自存檔備案。（四）交通費處罰復議 1.各部門負責人應對人資行政管理中心、財務金融中心提供的交通費分攤統計表、扣款單進行認真核對確認，如發現與實際情況不符，應及時提出； 2.對于交通費分攤統計表有異議的，各部門負責人可于表內注明，財務金融中心應根據情況進行重新核定； 3.對于扣款單有異議的，各部門負責人應在扣款單上，提出書面申訴，說明情況，并經核查屬實后，由公司總經理簽字確認后，方可免于處罰。第五章 考核與獎懲第二十條

57、車輛管理考核1.車隊隊長須每月定期核查司機的車輛使用申請單、車輛行駛記錄表的填寫情況，并核對公里數；行政經理負責每季度不定期抽查核對車輛使用申請單及車輛行駛記錄表的記錄情況。如發現的問題司機無法據實答復的，則扣除該司機的績效考核相應科目的全部分值。并繼續追查問題，直至查清結果；2.車隊隊長須每月定期檢查車輛清潔及保養情況；行政經理負責每季度不定期抽查車輛清潔及保養情況。如發現未及時清潔及保養車輛的問題，須根據情況的嚴重程度扣除該司機的績效考核相應科目的分值； 3.司機因崗位特殊性，必須保持手機 24小時暢通（包括節假日）。通訊占線時間不得超過 5分鐘。如出現不暢通或占線超過 5分鐘的，每月每次

58、扣除該司機當月通訊補貼數額的 30%。每月出現三次及以上的直接扣除其當月的通訊補貼，并根據嚴重程度予以行政處罰。司機通訊補貼根據當年度公司的薪酬標準隨工資按月核發。（一）車輛管理獎懲 1.未經公司總經理批準，司機擅自將車外借、交由他人駕駛、下班后私自用車或將車輛停放在公司指定地點以外的，視為違反公司規章制度，每次罰款 200元。如因公車私用或不當停車造成車輛損毀的，由違反規定當事人按本制度的 7.4、7.5、7.6條款的規定執行賠償。一年內累計 3次違反上述規定的，視為嚴重違反公司規章制度，將直接與其解除勞動合同； 2.司機虛報車輛保養、維修、燃油、物品采購等相關費用及擅自為非公司車輛加油的，

59、一經發現，視為嚴重違反公司規章制度，將直接與其解除勞動合同，并向當事人追償損失； 3.司機全年安全行車，未發生違反交通法規及任何交通意外的，當年 12月 15日前，由車隊隊長提報，經行政經理審核，公司總經理審批，給予司機年度安全獎 800元，并隨 12月份工資一次性發放。司機入職時間不滿 1年的，不享受安全獎。公司車隊車輛，全年安全行車無事故，給予車隊隊長年度安全管理獎 1500元。（二）交通補貼獎懲享受交通補貼的員工（含定額型補貼和非定額型補貼），如在補貼及停車、過路、過橋等費用核銷中，被發現弄虛作假，將立即取消其交通補貼資格；并視情節嚴重程度，給予當事人行政和經濟處罰。（三）交通費獎懲 1

60、.各部門負責人須嚴格執行公司的各項交通管理的規定，控制本部門的交通費用，并根據工作實際情況，合理安排交通出行方式；對于因未能使用公務用車而消極怠工或延遲開展工作的行為，一經發現，將給予公司范圍內通報批評，并視情節嚴重程度，給予部門負責人行政處分； 2.對于因缺乏成本控制意識，導致部門月度交通費超出預算的，將于該部門負責人工資中扣除超出預算部分費用（具體程序按本制度的 18.1、18.2、18.3的條款規定執行）；如確因業務量增加等原因，導致交通費用超出預算，可按本制度的 19.1、19.2、19.3的條款規定提起處罰復議； 3.各部門交通費預算，年終統計出現結余，結余費用為預算 50%（含）以