1、科技檔案案卷構成一般要求釋義科技檔案案卷構成的一般要求釋義 （GB/T 118222008）一、修改情況介紹二、標準結構變化情況三、標準內容介紹一、修改情況介紹(一)背景應國家標準化委員會的要求,由國家檔案局經科司牽頭組織課題組進行修改.第二次修訂,2008年11月13日發布,2009年5月1日實施。GB/T 11822-1989 GB/T 11822-2000(二)修改過程成立課題組,全國范圍內征求修改意見。經科司向全國各省、自治區、直轄市、國務院有關部委、中央企業等120多家單位發出征求修改意見通知，并在國家檔案局網站上公布。綜合歸納為136條意見。課題組討論專家審定(三)修改目的為適應科

2、技工作和檔案工作的發展, 簡化整理，進一步提高科技檔案整理水平。科學技術檔案案卷構成的一般要求國標是1989年首次發布，2000年第一次修訂。此標準實施后得到了廣泛運用，并促進和規范了科技檔案工作。隨著我國經濟和科技工作發展以及檔案工作的發展，科技檔案在內容上、管理方式上也發生了一些變化，如出現了知識產權申報材料、建設項目后評價材料，出現了大量的成冊成套資料，出現了以件為單位的整理方法等。(四)修改原則在原標準的基礎上，為適應科技工作的發展和檔案工作的需要進行適當的補充和修訂。二、標準結構變化情況本標準由前言、八章內容和一個規范性附錄組成。八章標準內容是：一、 范圍；二、 規范性引用文件三、術

3、語和定義；四、 案卷組織；五、 案卷和案卷內科技文件材料排列；六、 案卷編目；七、 案卷裝訂；八、 卷盒、表格規格及其制成材料.變化情況總體框架與原標準相比有以下改變：增加了第二章“規范性引用文件”； 將原標準第二章的“定義”依次改為第三章的“術語與定義”；將原標準第四章的“組織案卷”改為“案卷組織”；將原標準第七章的“卷皮、卷內表格的規格及其制成材料”改為第八章的“卷盒、表格規格及其制成材料”。三、標準內容介紹(一)范圍主要指出標準的內容和適用范圍。與原標準相比，特別指出專業性較強和非紙質載體科技檔案可參照執行。 本標準規定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內文件材料的排列、案卷

4、的編目、案卷的裝訂、卷皮規格及其制成材料的質量要求。改為：卷盒、表格規格及其制成材料的的質量要求標準內容介紹本標準適用于一般科學技術檔案的案卷整理。某些形式特殊的科學技術檔案的案卷整理可參照本標準。改為：專業性較強和非紙制載體科學技術檔案的整理可參照本標準。(二)規范性引用文件增加的內容.原標準沒有這部分內容 GB/T 10609.3 技術制圖 復制圖的折疊方法（三） 術語與定義術語：科學技術文件材料、科學技術檔案、案卷、卷內文件目錄、卷內備考表、檔號、案卷目錄。與原標準相比，修改了名稱，“卷內目錄”改為“卷內文件目錄”；增加了一個術語“案卷目錄”。術語與定義31科學技術文件材料（以下簡稱科技

5、文件材料）scientific and technical recods記錄和反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱。改為：記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱，以下簡稱科技文件。術語與定義32科學技術檔案（以下簡稱科技檔案） scientific and technical archives企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、

6、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件，以下簡稱科技檔案。術語與定義33案卷 file由互有聯系的若干個文件組合而成的檔案保管單位。術語與定義34卷內目錄 innerfile item list登陸案卷內文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內文件之前。增加：以下簡稱卷內目錄。術語與定義35 卷內備考表 file note 卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后。改為：紅線部分去掉。術語與定義36檔號 archival code以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。術語與定義37案卷目錄登陸案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號

7、次序排列的檔案目錄。（四）案卷組織規定了組卷原則、組卷要求、組卷方法。與原標準相比，名稱和內容都作了一些修改。為與后面章節相匹配，章節名稱由“組織案卷”改為“案卷組織”；在組卷原則上強調了科技檔案成套性、系統性特點；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上提出了插卷方法、建設項目的組卷方法。4.1組卷原則組卷要遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內科技文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。改為：遵循科技文件的形成規律,保持案卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統，便于檔案的保管和利用。 4.2 組卷要求4.2.1案卷內科技文件材料應齊全、完整、簽章手續

8、完備。4.2.2 案卷內科技文件的載體和書寫材料應符合檔案保護要求。改為：案卷內科技文件應齊全、完整、簽章手續完備。科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。刪除了不符合檔案保管要求的科技文件制成材料的具體名稱；原標準有：不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡組卷方法4.3.1 針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。1、尊重原有分類體系；2、具體問題具體解決；3.3.1直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。3.3.3引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。改為：成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態

9、。組卷方法4.3.2 科研課題、產品、基建項目、設備儀器方面的科技文件，應按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷。3.3.2產品、科研課題、基建項目、設備儀器方面的科技文件材料按其結構或階段等分別組卷。改為:按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷?？蒲姓n題的階段（一）科研準備階段編制科研規劃確定科研課題選題方案設計與技術準備 技術準備有以下三項工作：技術論證技術設計試驗設計（二）研究實驗階段（三）總結鑒定驗收階段1、科研報告和學術論文的撰寫2、科研成果的鑒定（四）成果登記與獎勵申報階段（五）推廣應用階段產品開發程序1、開發決策準備階段（1）調查研究（2）新產品開發決策2、設計階段（1）方案

10、設計（2）技術設計（3）工作圖設計（三）、試制階段（1）樣機試制（2）樣機試驗（3）樣機鑒定“設計定型”（四）、生產階段（1）小批生產（2）試銷調查“生產定型”（3）正式生產（批量生產）5、銷售技術服務階段（1）銷售技術服務（用戶服務）（2）用戶調查基本建設項目的工作程序 1、項目確定階段（1）提出擬建的基本建設項目（2）可行性研究與論證（3）選擇建設地點（4）確定任務編制項目設計任務書2、工程設計階段（1）初步設計（2）技術設計（3）施工圖設計3、工程施工階段（1）施工準備具體內容有：領取施工執照；簽訂施工合同；組織施工圖會審；設計單位技術交底；拆遷補償；修建施工臨時用建筑物；“六通一平”；

11、落實施工設備、材料等。準備就緒后，由施工單位提出“開工報告”，經批準后方可破土動工。（2）工程施工。一般包括：基礎施工、結構施工、裝修施工和收尾施工。4、工程竣工驗收階段（1）驗收準備。主要工作內容包括：完成收尾工作；生產性項目組織試生產；自評自檢工程質量；收集整理施工科技文件；繪制竣工圖。(竣工圖的編制方式)（2）工程驗收（3）填寫工程驗收鑒定書設備儀器管理（一）外購設備1、設備購置2、開箱驗收3、安裝調試4、設備管理使用5、維護修理6、封存與調遷7、更新改造8、報廢處理（二）自制設備自制設備管理其前期包括：設計、試制、生產；后期包括：安裝調試、管理使用、維護修理、封存與調遷、更新改造、報廢

12、處理。組卷方法4.3.3 成冊、成套的科技文件材料宜保持其原有形態。指不破壞原來的保管單位。組卷方法3.3.4一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。改為：通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。組卷方法4.3.5 底圖以張或套為保管單位進行整理。3.3.5底圖以張為單位單獨保存和管理。組卷方法4.3.6 產品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式

13、放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。3.3.6產品更新換代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。組卷方法科學技術檔案工作條例第十二條規定：各單位應當建立和健全圖紙更改、補充的制度。更改、補充圖紙，必須履行審批手續”?？萍嘉募牧系母?，一般設計到工藝、生產車間、計劃、財務等部門。為了保證企業按更改后的科技文件材料順利地進行生產、施工，必須在更改前填寫更改通知單，通過會簽的方法，取得有關部門的統一，然后根據批準并會簽的更改通知單，首先更改地圖，同時相應地修改藍圖。更改較多的必須換發新圖。組卷方法4.3.7 產品升級換代

14、、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。3.3.7設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。案卷和案卷內科技文件的排列5.1科技文件宜按系統、成套性特點進行案卷或卷內文件排列。卷內文件一般應文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。沒有譯文的外文資料，一般要求翻譯標題。5.2 案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后。案卷和案卷內科技文件的排列5.3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產權申報、推廣應用等階段排列；5.4產

15、品類案卷宜按產品設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產品系列、結構排列；5.5建設項目類案卷宜按項目項目前期、項目設計、工程施工、工程監理、工程竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列；5.6設備儀器類案卷應按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列。案卷和案卷內科技文件的排列成冊材料與零散文件（包括圖紙）組成一卷時，成冊材料放在后面。幾個成冊的組成一卷時按前面要求排列。案卷和案卷內科技文件的排列一些管理性文件，有的一份文件對應幾個問題或項目，

16、排列時可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存復制件，在卷內目錄備注欄中注明原件檔號；或直接在備考表中注明文件存放檔號。對一些引進的設備工藝裝置，其報關材料原則應與設備檔案一起保管，分開保管的應分別注明對應檔號（六）案卷編目主要內容有：文件頁號編寫，案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄編制。卷內科技文件材料頁號的編寫6.1.1 案卷內科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁。6.1.2 已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。6.1.3卷內目錄和卷內備考表不編頁號。案卷封面編制6.2.1 案卷封面應印制在卷盒正表面,亦可采用內封面形式。規格：A4型（297mm210mm）案卷封面的

17、編制內容：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號6.2.2應簡明、準確提示卷內科技文件的內容,主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。案卷封面的編制6.2.3立卷單位,應填寫負責組卷的部門或單位。6.2.4起止日期，應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚的時間-年、月、日（年度應填寫四位數，下同）。6.2.5保管期限應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限6.2.6密級應填寫卷內科技文件的最高密級。案卷封面的編制6.2.7檔號由全宗號、分類號(項目代號或目錄號)、案卷號。 全宗號:需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定；

18、 分類號:應根據本單位分類方案設定的類別號確定; 項目代號:由反映產品、工程、課題、設備儀器等的型號、代字或代號確定； 目錄號：應填寫的目錄編號； 案卷號：是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。案卷脊背直接印制在卷盒側面內容：保管期限、檔號、案卷題名案卷脊背項目可根據需要選擇填寫。卷內目錄主要內容：序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁數、備注、檔號 保管期限填寫方法同5.2.5，也可用色標區分；紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期；檔號填寫方法同5.2.7；案卷題名可根據各單位具體情況自行填或不填，填寫方法同5.2.2。改為：案卷題名、保管期限、檔號，填寫方法同6。2。卷內目錄卷內目

19、錄6.4.2序號，應依次標注卷內文件排列順序。6.4.3文件編號，應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號。6.4.4責任者，應填寫文件形成者或第一責任者。 6.4.5文件題名：應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據文件內容擬寫題名。 沒有名稱的要加標題，用 標明。卷內目錄6.4.6日期，應填寫文件形成的時間年、月、日。6.4.7頁數，應填寫每件文件的總頁數。6.4.8備注，可根據實際填寫需要注明的情況。6.4.9檔號,填寫方法同6.2.7卷內備考表卷內備考表應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。主要內容：檔號、互見號、說明、立卷人、檢查人。卷內

20、備考表說明，應標明案卷內全部文件總件數、總頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。6.5.3立卷人 ，應由立卷責任者簽名。6.5.4立卷日期,應填寫完成立卷的時間.6.5.5檢查人 ，應由案卷質量審核者簽名。6.5.6檢查日期,應填寫案卷質量審核時間。卷內備考表6.5.7互見號，應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。互見號可以同時填寫幾種載體的檔號。6.5.8檔號,填寫方法同6.2.76.5.9卷內備考表,應排列在卷內全部文件之后,或直接印制在卷盒內底面。案卷目錄編制主要內容：序號、檔號、案卷題名、總頁數、保管期限、備注?？梢愿鶕嶋H需要制作總目錄、分類目錄、專題目錄案卷目錄的編制6.6.2序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。6.6.3檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.26.6.4總頁數,應填寫案卷內全部文件的頁數之和。6.6.5備注，可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。（七）案卷的裝訂7.1案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。7.2 以件為單位裝訂的應在每件首頁空白處加蓋檔