1、 資料下載大全1事件策劃與執行培訓事件策劃與執行培訓內部培訓資料內部培訓資料 蔣蔣 峰峰 資料下載大全2選擇要求選擇要求場地情況場地情況目的和程序目的和程序預算預算構思構思團隊組成團隊組成項目推進表項目推進表工作說明書工作說明書前期準備前期準備活動場地活動場地團隊組成和時間表團隊組成和時間表車輛安排車輛安排核心內容核心內容說在前面的話說在前面的話來賓接待（記者）來賓接待（記者）現場布置現場布置后勤工作后勤工作停車場停車場接待用車接待用車特殊嘉賓特殊嘉賓媒體接待基礎文件媒體接待基礎文件 資料下載大全3說在前面的話公關策公關策劃劃321321法則法則1個目的p 滿足客戶要求3個前提：2個關鍵點o產

2、品同質化傳播策劃o媒體資源有限化議題策劃o傳播手段重復化主題策劃o符合定位支持品牌/產品定位o結果導向方案的可行性符合客戶要求 資料下載大全4前期準備目的確定你的目標-意味著了解如何選擇最近和最穩妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實的努力判斷二：在活動中體現什么內容判斷三：拋棄一切非目標必須的華麗想法 資料下載大全5前期準備確立目標的程序定位準定位準確確與客戶共同陳述項目的目的與客戶反復討論達成一致盡快讓項目組成員參與討論定義清定義清楚楚如何衡量項目效果?怎樣使項目效果可量化評估?公布項目的評估標準確定資確定資源源列出所需資源檢查已有資源尋求可調用資源任何項目都可評估,只是難易

3、的區別標準可包括時間/數量/質量/成本等所需時間資源/人力資源/預算資源什么是已經有的?什么是可能有的? 資料下載大全6前期準備預算先確定預算，先確定預算，再確定計劃是再確定計劃是穩妥的方法穩妥的方法確定必須成本 來賓交通及接待 場地施工和裝飾 工作人員費用納入非必須成本 表演和娛樂 主持人等其他 資料下載大全7前期準備構思 摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動的全過程，這個想象應至少重復三次，并將你想象的全過程詳細地說給你的團隊，以便獲得補充：每個環節可能出現問題的地方每個環節所需用到的物料每個環節是否可以再優化每個環節是否給人驚喜 在構思完成后，再次檢查你的目的是否達到？ 在構思完成后，

4、再次檢查你的預算是否足夠？ 資料下載大全8團隊構成和時間表團隊 項目負責人項目負責人 參與部門參與部門 項目所必須的人員配備項目所必須的人員配備 供應商列表和對應聯系人：供應商列表和對應聯系人： 場地場地 搭建搭建 租車租車/ /禮儀禮儀 攝影攝像攝影攝像 其他其他確定你的工作團隊確定你的工作團隊確定你的供應商確定你的供應商 資料下載大全9團隊構成和時間表項目推進表 項目推進表（為可控因素預留必要時間：比正常時間多1/3 ）項目執行：為每個成員制定每日工作協調內容物料清單：列舉已有物料及需要準備的物料人員分工：列出每個子項目負責人 必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？障礙來自哪里？場地：如果

5、不及時確定可能租不到合適的場地重要來賓：他們的時間、行程是不確定的其他不可控因素 預定的檢查時間通報:向所有成員報告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應該沿著你完成的項目去做什么?應付意外情況、贏得補救機會 資料下載大全10項目推進表的分解正確制定并運用子目標制定子目標的原則:所有子目標的完成將自然導致總目標的完成制定子目標的程序:與所有成員逐個討論總目標明確每個成員的工作及在總體任務中的位置為每個成員限定目標要求及資源制定子目標時的問題:使每個成員了解子目標,但同時知道總目標每個個體都應該擁有完成子目標所相應的權利運用子目標來限定責任和要求 資料下載大全

6、11可能出錯的就一定會出錯！可能出錯的就一定會出錯！ 資料下載大全12團隊構成和時間表工作說明書 活動基本要素（時間、地點、參與人、主題、流程等） 活動物料匯總 部門工作（接待）流程和要求 活動現場具體分工（人員位置和要求） 文案準備新聞稿主持人臺本領導講話稿重要領導的現場文件夾內容資料 通訊錄 資料下載大全13工作說明書的主要目的確定活動基本要素/相互關系及檢查點 明確活動基本要素利于活動掌控參與人員的工作指導，提升工作效率新增人員的活動手冊，利于快速到位（補位） 相互關系的確認部門之間的配合和各自負責人；哪些事情可以同時進行；完成項目的方式可能不止一種，通過相互關系的檢查可以使你找到最好的

7、方法； 檢查點可為我們提供補救的機會定期的回顧和檢討：在每隔固定時間由所有成員在一起檢查項目進展，并對意外情況作出補救。 資料下載大全14場地選擇列出要求 需要類型：考慮活動類別、主題、品味要求 來賓人數：測算最小面積要求 活動內容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？ 周邊環境：交通、噪音、光線、用餐及住宿 氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時間 費用限制：能夠用于場地租賃的最高限額 資料下載大全15場地選擇詢問 是否有檔期？ 是否有足夠的布展時間？ 場地需要清空嗎？場地清空需要付費嗎？ 場地清掃需要特別安排嗎？ 場地可容納多少人？ 使用該場地是否需要辦理特別手

8、續？ 是否有噪音及安全、清潔方面的要求？ 場地能夠提供什么設施？它們是否收費？ 現場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？ 場地有多少衛生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？ 是否有供貴賓和工作人員休息的地方？ 場地自身工作人員的素質如何？是否有類似活動的服務經驗？ 場地是否有存放雜物或資料的地方？ 資料下載大全16車輛安排停車場 停車場在哪里？從停車場到活動場地步行需要多長時間？通過哪些線路？ 停車場的開放和關閉時間？ 停車場需要什么憑證？ 是否可以專辟停車場？ 是否有VIP專用停車場？ 是否有“停車已滿”標志牌？ 停車場是否有保安管理？ 工作用車停在哪里？是否需付費？ 資料下載大全17車輛安排活動班車

9、 來賓來自哪里？何時啟程？正常何時抵達？ 以每半小時為單位，列出航班抵達時間表，并據此確定每班班車的間隔時間、發車輛數 班車品牌？新舊程度？ 司機素質如何？會否迷路？聯系方式？ 班車途經路線是否有擁堵可能？ 預留至少一輛機動車輛 資料下載大全18車輛安排特殊來賓接待 特殊來賓有多少人（正確職務）？他們啟程和抵達的精確時間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時間和離開時間？ 特殊來賓的級別是否有差別？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？ 特殊來賓的行程安排（活動當天），征求本人或隨從的意見；活動前是否觀看場地并參加彩排？ 由誰接待？期間是否有其他安排？（會議？用餐？） 特殊來賓的活動文件夾準備：簡易流

10、程、講話稿、行程提醒 資料下載大全19來賓接待 當來賓準備趕赴機場時，接待工作已經開始：來賓是否拿到了正確的機票？來賓是否方便抵達機場？當來賓抵達機場時是否安排工作人員辦理手續？來賓是否知道下飛機后應該如何做？ 突發情況處理：航班延誤個別來賓遲到 資料下載大全20來賓接待 當來賓走下飛機后：確保第一時間知道接站人位置在班車等候時間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂 突發情況處理：班車損壞部分來賓延誤班車迷路 資料下載大全21來賓接待 當來賓抵達接待區時：確保第一時間看到接待人員和接待指示牌預估每批來賓人數，保障足夠的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節省來賓登

11、記時間，并在登記完成后交酒店總臺在接待區預備休息區如果是直接進入會場，應準備存衣處、行李寄存處，并有專人管理，預備存衣牌 突發情況處理：因交通原因突然導致來賓人數劇增 資料下載大全22來賓接待 來賓登記時應了解什么？活動的日程安排活動所需佩戴證件及使用要求活動場地平面圖及入口、出口、衛生間位置何時可以離開？離開機票領取的時間和方式來程時的費用報銷時間、地點、方式離開時是否有班車接送？用餐時間、地點？用餐憑證？ 資料下載大全23來賓接待 當來賓進入酒店房間休息：準備小型歡迎卡確保來賓能夠迅速聯絡接待人員是否需要提前清空房間內的收費物品？房間內是否需要準備鮮花及水果？房間內應準備當地旅游手冊及地圖

12、 資料下載大全24現場布置 來賓行走線路現場勘察：場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進入？來賓人數有多少？是否能夠及時順暢地通過入口？入口是否需要鋪設紅地毯？在抵達會場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？來賓進入會場后是否能夠立即找到自己的位置？不同類別的來賓是否需要分別設定入口？是否有來賓需要特別休息室？ 資料下載大全25現場布置 搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時間應保障至少12小時的彩排時間務必進行最大負荷電量測試施工完畢后應清理一切施工痕跡確保用電線路安全隱秘 資料下載大全26現場布置 舞臺布置保障上場及下場通道

13、暢通后臺有方便快捷且安全的物品存放處來賓上下舞臺通道地板檢查，是否有松動可能舞臺布置的設備不能遮擋現場攝影攝像視線確保來賓無法進入后臺 資料下載大全27現場布置 來賓區域貴賓席如何布置（座位安排圖）？是否需要名簽或椅背簽？為外籍人士座位的側后方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通？是否要準備同傳？規格？現場翻譯？預留攝影攝像位置，是否需要架高？來賓取用飲料位置是否方便？當來賓退場時是否可能發生擁擠？ 資料下載大全28后勤安排 安排專門工作人員負責用餐預訂及送達 指定工作人員用車和司機 文件打印 資料裝袋、運輸和存放 物品領取登記 視頻、圖片資料 資料下載大全29媒體接待基礎文件 媒體接待基礎文件邀請媒體名單新聞夾內容航班時刻表（接、送車輛安排）住房登記表媒介分工（活動現場