1、五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司技術質量部 陳小東 Word長文檔編輯學習 2016年6月五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司 現在工作中，我們遇到的文檔長度越來越長，如果如果用普通的編輯方法，在其中查看特定的內容或對某一部分內容作修改和補充都將是非常費勁的。如果這個文檔是由幾個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。 Word提供了一系列編輯長文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護長文檔就會變得得心應手，長文檔就會變得非常有條理。不但可以獨立工作，而且可以和外地的伙伴通過網絡共同編輯一個文檔。前 言五冶集團上海有限公司機電分公司五冶

2、集團上海有限公司機電分公司合并長文檔2Word中的各種視圖1創建目錄4樣式的使用3頁眉與頁腳6查找與替換5頁面設置7目 錄五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司頁面視圖WEB視圖普通視圖閱讀版式視圖大綱視圖五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司文檔結構圖五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司頁面視圖直接按照用戶設置的頁面大小進行顯示，此時的顯示效果與打印效果完全一致，這對于編輯頁眉和頁腳，調整頁邊距，以及處理邊框、圖形對象及分欄都是很有用的。文檔結構視圖“文檔結構圖”是一個獨立的窗格，能夠顯示文檔的標題列表。使用“文檔結構圖”可

3、以對整個文檔進行瀏覽，同時還能夠跟蹤您在文檔中的位置。WEB視圖是Word幾種視圖方式中唯一的一種按照窗口大小進行折行顯示的視圖方式。大綱視圖按照文檔中標題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標題。在這種視圖方式下，用戶還可以通過拖動標題來移動、復制或重新組織正文，方便了用戶對文檔的修改。普通視圖在普通視圖中可以鍵入、編輯和設置文本格式。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司顯示比例條位于文檔的右下角五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第二節、合并長文檔一、文檔內容的選擇（1）如果選擇內容少，通常我們就是拖選。（2）如果內容較長，整節的選擇

4、復制，通常是在大綱視圖中操作；如果你覺得在大綱視圖中不舒服，也可以在頁面視圖中選，這個時候就不是拖選，而是先點擊選擇區域開頭，再按住shift點擊選擇區域末尾。（3）選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區左邊界之間不可見的一欄，當鼠標指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標可以選定指針所指行的整行文字。雙擊鼠標可以選定指針所指段的整段文字。而三擊鼠標可以將正在編輯的文檔全部文字選定。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第二節、合并長文檔二、文檔內容的復制黏貼 復制就是ctrl+C。 黏貼是不是就是直接黏貼了，這個大部分時間都不是直接黏貼，而

5、是采用選擇性黏貼。通常如果復制內容較短，我采用黏貼成無格式文本，這樣黏貼完成后就是復制文檔的格式；如果復制內容較長，那就直接黏貼，我建議黏貼后立即刷新其大綱級別，以免最后黏貼的內容多了導致級別沖突。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第三節、樣式的使用 在編排一篇長文檔或是一本書時，需要對許多的文字和段落進行相同的排版工作，如果只是利用字體格式編排和段落格式編排功能，不但很費時間，讓人厭煩，更重要的是，很難使文檔格式一直保持一致。這時，就需要使用樣式來實現這些功能。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第三節、樣式的使用一、什么是樣式 樣式是應用于

6、文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一組已經命名的字符和段落格式。它規定了文檔中標題、題注以及正文等各個文本元素的格式。用戶可以將一種樣式應用于某個段落，或者段落中選定的字符上。使用樣式定義文檔中的各級標題，如標題1、標題2、標題3標題9，就可以智能化地制作出文檔的標題目錄。 使用樣式能減少許多重復的操作，在短時間內排出高質量的文檔。如，用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。如，標題2樣式最初為“四號、宋體、兩端對齊、加粗”，如果用戶希望標題2樣式為“三號、隸書、居中、常規”，此時不必重新定義標題2的每一個實例，只需改變標題2樣式的屬性就可以了。五冶集團上

7、海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第三節、樣式的使用Word07內置樣式二、新建樣式九級樣式+正文五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司使用內置樣式設置的九級標題加正文五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第三節、樣式的使用三、如何使用樣式 如果要在文檔中使用樣式，可以把光標定位在要使用樣式的段落中任一位置，如果要應用多個段落，可以用鼠標選中多個段落然后使用下面的辦法可進行應用樣式的操作。（1）點擊樣式菜單的樣式列表框，在里面選擇。（2）樣式菜單的右下角斜箭頭，樣式窗口中選擇。（3）格式刷刷，這種我不推薦，因為容易刷到后面的回車符，導

8、致所有類似級別的內容全部被刷，如果出現這種情況，按取消，通常能回去。（4）設置快捷鍵，我認為最好的方法。在樣式修改中把樣式一九級和正文按照ctrl+數字1-9、0的方式進行編碼，然后設置的時候直接按快捷鍵。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第三節、樣式的使用四、如何修改樣式 如果選中【自動更新】復選框，則無論何時用戶將人工格式應用于設置的此樣式的任何段落，都自動重新定義該樣式。同時Word將自動更新當前文檔中應用了此樣式的所有段落，所以一般盡量不要選中【自動更新】選框。 選中【基于該模板的新文檔】復選框，確定后更改工作全部完成。如選擇【僅限此文檔】復選框，以后打開Wo

9、rd樣式中的正文還是原來的默認值，就不能應用于此后的文檔了。 五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司一級標題要求段前分頁五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司 制表位是指在水平標尺上的位置，指定文字縮進的距離或一欄文字開始之處五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司 注意：在大鍵盤設的數字，用快捷方式的時候按小鍵盤數字沒效果；反之亦然。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第四節、創建目錄一

10、、建立目錄 單擊【引用】|【目錄】|【插入目錄】選項，并在彈出的【插入目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，建立目錄。 五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第四節、創建目錄二、修改目錄 單擊【引用】|【目錄】|【插入目錄】選項，并在彈出的【插入目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，選擇修改目錄。 五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第四節、創建目錄二、修改目錄 文章內容修改后，要刷新一下目錄。 五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第五節、查找與替換 這個功能在技術標和方案編制中非常有用，應為我們現在做方案通常都是拿別的方案進行修改，那

11、么稍有遺漏，就會在方案中出現被修改方案工程的名字，如果一個個去找，很累，也不現實，那么就通過查找和替換工程來實現。 有的是需要全文替換的，有的是需要逐個替換的，使用逐個替換的辦法，是一邊查找一邊替換。u 這個需要注意的是黏貼進來的圖片中的文字以及其他軟件做的邏輯圖中的文字可能查找不出來，這就要求我們針對圖片單獨進行核對。五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司第六節、頁眉與頁腳 長文檔編輯中通常需要頁眉與頁腳，頁眉包括企業LOGO以及項目名稱，頁腳一般為頁碼。 單擊【插入】|【頁眉與頁腳】選項，設置頁眉與頁腳。 豎向頁面之間夾著幾張（或一張）橫向頁面，如何設置頁眉頁腳五冶集團上海有限公司機電分公司五冶集團上海有限公司機電分公司 把幾張橫向