1、海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范（試行）為規(guī)范我省紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化質(zhì)量，維護檔案實體和檔案信息安全，根據(jù)中華人民共和國檔案法和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范（DA/T31-2005）等相關法規(guī)標準，制定本規(guī)范。IFi目本規(guī)范規(guī)定了我省紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各項要求。本規(guī)范適用于我省各級國家綜合檔案館（室）進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。機關、團體、企事業(yè)單位紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作可參照執(zhí)行。2.術語本規(guī)范所稱紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。源版數(shù)字副本是指使用掃描儀等

2、數(shù)字成像設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換而直接生成的靜態(tài)圖像文件。源版數(shù)字副本的衍生品是指對源版數(shù)字副本進行壓縮、格式轉(zhuǎn)換、識別等處理而生成的靜態(tài)圖像文件、版式文件或純文本文件。3項目管理3.1全程管理應對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的準備、掃描、處理、移交接收等階段實施全程管理，對數(shù)字化工作的安全、標準、質(zhì)量、進度等進行有效控制。3.2制定數(shù)字化工作方案應對數(shù)字化對象基本情況進行調(diào)查摸底，以此為基礎并根據(jù)本規(guī)范提出數(shù)字化項目管理與技術要求，編制數(shù)字化工作方案。數(shù)字化工作方案應包括安全保密措施、項目管理要求、技術標準、工作文檔管理要求、數(shù)字化成果移交要求等內(nèi)容。采取委托加工方式的數(shù)字化項目，數(shù)字化工作方案應

3、明確數(shù)字化成果的計算標準。3.3數(shù)字化對象審批對紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象實行審批制。尤其是委托加工方式的項目，要有檔案原件法定持有保管單位的法人或授權(quán)代表的簽署紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書（附錄A表A1）3.4數(shù)字化工作文檔管理應明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成的工作文檔的整理、歸檔、移交等管理要求，并與全宗卷共同保管。應歸檔的數(shù)字化文檔包括：數(shù)字化工作方案、檔案原件數(shù)字化審批書、檔案數(shù)字化借用檔案登記表、數(shù)字化工作登記表、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程單、紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢登記表、紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢驗收登記表、紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收移交清單等憑證性文件；采取委托加工方式的數(shù)字化項目，還應包括項目招投標文件、中

4、標通知書、項目合同等。35檔案安全管理為保證檔案數(shù)字化成果是檔案原件真實、完整、可靠與可用的復制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中實施全程安全管理，各制作環(huán)節(jié)應有當事責任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。對進行數(shù)字化的檔案原件，最大限度減少數(shù)字化轉(zhuǎn)換對檔案原件可能造成的損傷或形體變化。未解密的檔案不得采取委托加工方式進行數(shù)字化。對采取委托加工方式進行數(shù)字化的，對其服務、系統(tǒng)及整體設備，必須對承包單位進行資格審查，并采取使用國產(chǎn)計算機產(chǎn)品、硬盤整體驗收移交或低級格式化、加強數(shù)字化現(xiàn)場安全管理等措施，防止檔案原件數(shù)字副本外流。4.流程管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程共有10個基本流

5、程，包括借卷、拆卷整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR轉(zhuǎn)換、質(zhì)檢、還原入庫、掛接、數(shù)字化成果驗收移交等。整個環(huán)節(jié)管理過程，需填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程單（附錄A表A4）。4.1借卷嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理借卷手續(xù)，案卷逐卷（以件為單位的逐件）清點后出庫，重點檔案逐頁清點出庫，并填寫檔案數(shù)字化借用檔案登記表（附錄A表A2）o4.2拆卷整理4.2.1檔案整理主要包括拆除掃描對象裝訂線及加固件、平整頁面、編制頁碼、修復老化和破損程度高的頁面、登記特殊頁面等內(nèi)容。平整頁面時不得破壞檔案原件固有形態(tài)，不得強行撕破檔案頁面。沒有編頁碼的應重新編號，并統(tǒng)一采用鉛筆編號或油墨打號機打號。

6、已經(jīng)編有連續(xù)并清晰可見頁碼的，不再重編頁碼。案卷內(nèi)存在頁碼缺漏現(xiàn)象時，應登記跳號情況，不再重編頁碼。一份文件在卷內(nèi)排列位置不連續(xù)，應調(diào)整件內(nèi)頁面排列順序，并就受影響部分重新打號。卷內(nèi)存有錢幣、郵票、照片、地圖、證書等特殊材料的頁面時應予以登記。4.2.2老化、破損頁面先進行修裱，再進行數(shù)字化掃描；4.2.3準確區(qū)分掃描件與非掃描件。按要求將同一案卷的檔案區(qū)分為掃描件和非掃描件，并分別裝入臨時文件袋中，同時注明清楚。屬同一份文件材料的集中存放，做好標識；無關和重復的文件要放入非掃描件。在區(qū)分的過程要做好數(shù)字化工作登記表（附錄A表A3）登記。4.3目錄著錄按照檔案著錄規(guī)則（DA/T18）的要求進行

7、著錄，建立案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化之前已經(jīng)建立了文件級目錄數(shù)據(jù)庫的，應在數(shù)字化過程中進行核對、確保目錄數(shù)據(jù)準確無誤并與紙質(zhì)檔案一一對應。4.4檔案掃描4.4.1每份文件中，只掃描文件正文、附件等。草稿、重復件及無關材料不掃描；能反映重要文件起草、修訂過程的重要稿本，可作為單獨件進行掃描和保存；4.4.2文件處理傳閱單中含有領導重要批示的文件，也須將文件處理傳閱單一同掃描；4.4.3無正文的文件應掃描原底稿；4.4.4掃描時應擺正檔案原件頁面，減少圖像糾偏造成的質(zhì)量下降。采用分幅拼接方式對大幅面檔案進行數(shù)字化時，應在對應的目錄數(shù)據(jù)中記錄圖像拼接行為。無法掃描的大幅紙質(zhì)檔案和實物檔案應采用

8、數(shù)碼相機進行數(shù)字化處理。4.5圖像處理應遵循精確復制的原則實施圖像處理。按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范(DA/T31-2005)的要求進行圖像處理，保證數(shù)字圖像清晰、端正。數(shù)字副本應能準確反映檔案原件的原始面貌，不得出現(xiàn)原件沒有的顏色、變形、馬賽克、明顯皺紋等影像。不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等，包括破損、歪斜頁邊。4.6OCR轉(zhuǎn)換在圖像處理完成后，使用OCR識別軟件將圖像轉(zhuǎn)換為文本，識別率要在80%以上；紙質(zhì)檔案內(nèi)容為手寫體、圖表等不進行OCR識別。4.7質(zhì)檢數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗包括數(shù)字圖像質(zhì)檢和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢兩個部分。4.7.1圖像質(zhì)量檢查應按批次數(shù)據(jù)隨機抽檢方式進行質(zhì)檢，質(zhì)檢

9、次數(shù)不少于兩次。一次質(zhì)檢抽檢率不少于20%，二次質(zhì)檢抽檢率不少于10%，批次抽檢合格率應為100%，否則整批數(shù)據(jù)打回重新制作或不予驗收。4.7.2目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應按要求進行修改或重錄。4.8還原入庫完成數(shù)據(jù)質(zhì)檢驗收后，應將相應的案卷按原保管形態(tài)裝卷還原。對已還原案卷實體進行嚴格的裝卷質(zhì)檢，依據(jù)檔案數(shù)字化借用檔案登記表（附錄A表A2）、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程單（附錄A表A4）等檢查是否有缺卷、卷內(nèi)缺頁、頁面脫落等情況，應保證原有卷內(nèi)文件齊全完整，裝卷質(zhì)檢合格后入庫，并

10、履行還卷入庫手續(xù)。4.9掛接4.9.1匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過離線或在線的方式及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對應相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。4.9.2數(shù)據(jù)關聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)

11、是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。4.10數(shù)字化成果驗收移交4.101數(shù)字化成果內(nèi)容與要求一個數(shù)字化項目形成的數(shù)字化成果至少包括三部分內(nèi)容。符合標準化要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，至少包括一套檔案數(shù)字化的圖像及其檔案目錄數(shù)據(jù)，一套以數(shù)字化成果為基礎轉(zhuǎn)換的PDF或雙層PDF格式數(shù)字副本、一套TXT格式數(shù)字副本。源版數(shù)字副本畫幅數(shù)應按實際圖像數(shù)量計算，統(tǒng)計結(jié)果應與掃描頁面數(shù)量保持一致。目錄庫應以DBF或XLS等通用格式移交，驗收移交前應確認數(shù)字副本與元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中能

12、夠?qū)旖映晒Α?shù)字化工作文檔。包括本規(guī)范中所述的相關數(shù)字化工作文檔，應裝訂成冊，封面、封底齊全，標識規(guī)范。存儲移交介質(zhì)。包括兩套移動硬盤和三套光盤。數(shù)字副本存儲移交介質(zhì)應按電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范（DA/T38-2008）和海南省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份介質(zhì)管理規(guī)范（征求意見稿）的要求制作。紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書、數(shù)字化工作方案、數(shù)字化項目招投標文件、中標通知書、數(shù)字化項目合同書等憑證性文件的數(shù)字副本應一同存儲于授權(quán)文件夾中。數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。4.10.2驗收移交應依據(jù)數(shù)字化工作方案、數(shù)字化項目合同書、質(zhì)檢驗收單等對數(shù)字化項目做整體鑒定、驗收

13、，填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收移交清單（附錄A表A7），形成鑒定驗收報告，移交數(shù)字化成果。5技術要求51技術參數(shù)制作源版數(shù)字副本應采用彩色模式實施數(shù)字化掃描。原則上應采用不低于200dpi的分辨率、彩色JPEG格式或彩色TIFF格式、不高于20%的壓縮率等技術參數(shù)制作源版數(shù)字副本。珍貴檔案源版數(shù)字副本的制作，應采用彩色無損壓縮TIFF格式，掃描分辨率不低于300dpi。5.2源版數(shù)字副本命名規(guī)則本規(guī)范規(guī)定了兩種源版數(shù)字副本命名規(guī)則。全部數(shù)字化對象只需掃描一個稿本時，選用命名規(guī)則1；部分數(shù)字化對象需掃描多個稿本時，則全部源版數(shù)字副本采用命名規(guī)則2。命名規(guī)則1。數(shù)字圖像名稱由兩部分構(gòu)成：文件級檔號件

14、內(nèi)頁面流水號。示例：一份檔號為“S085-001-002-001（檔號組成：全宗號-目錄號-案卷號-頁號）”的文件有3頁，經(jīng)掃描生成的3個數(shù)字圖像的名稱分別為：S085-001-002-001.001.JPGS085-001-002-001.002.JPGS085-001-002-001.003.JPG命名規(guī)則2。數(shù)字圖像名稱由三部分構(gòu)成：文件級檔號稿本代碼稿本內(nèi)頁面流水號。稿本代碼為：Z正本,D定稿，C草稿，G公文處理單。示例：一份檔號為“S085-2012-1-001（檔號組成：全宗號-年度-保管期限-件號）”的文件，公文處理單為1頁，正本為2頁、定稿為2頁、草稿為4頁，經(jīng)掃描生成的9個數(shù)

15、字圖像名稱分別為：S08520121001G01.001.JPGS08520121001Z01.001.JPGS08520121001Z01.002.JPGS08520121001D01.001.JPGS08520121001D01.002.JPGS08520121001C01.001.JPGS08520121001C01.002.JPGS08520121001C01.003.JPGS08520121001C01.004.JPG5.3衍生數(shù)字副本命名規(guī)則PDF或雙層PDF格式數(shù)字副本命名規(guī)則。與源版數(shù)字副本規(guī)則相對應，PDF或雙層PDF格式數(shù)字副本有兩種命名規(guī)則，如以下示例。示例1:S0850

16、01002001.PDF（規(guī)則1）示例2:S085-2012-1-001-G01.PDF（規(guī)則2）S085-2012-1-001-Z01.PDF（規(guī)則2）S08520121001D01.PDF（規(guī)則2）S085-2012-1-001-C01.PDF（規(guī)則2）11TXT格式數(shù)字副本命名規(guī)則。TXT格式數(shù)字副本采用文件級檔號命名。示例：S08520121001.TXT54存儲規(guī)范應按照海南省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份介質(zhì)管理規(guī)范（征求意見稿）的要求，在移交存儲介質(zhì)中分類有序地存儲數(shù)字化成果。按檔號構(gòu)成項分級建立文件夾，并可根據(jù)存儲的實際需要增加下級文件夾，將源版數(shù)字副本及衍生數(shù)字副本相應集中存儲于最低

17、一級文件夾內(nèi)。數(shù)字化文件存儲結(jié)構(gòu)如下：傳統(tǒng)檔案：傳統(tǒng)全宗號全宗號-目錄號全宗號-目錄號-案卷號全宗號-目錄號-案卷號-頁號示例1：:傳統(tǒng)S085S085-001S085-001-002S085-001-002-001簡化檔案：簡化全宗號全宗號-年度全宗號-年度-保管期限代碼全宗號-年度-保管期限代碼-件號示例2：簡化S085S085-2012S085-2012-1S085-2012-1-001#附錄A（規(guī)范性附錄）數(shù)字化管理登記表A.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書審批書編號:經(jīng)辦人時間數(shù)字化對象數(shù)字化責任部門意見負責人簽名：年月日檔案保管部門意見負責人簽名：年月日法人意見現(xiàn)批準對等全宗共計卷（件）紙質(zhì)檔案原件進行數(shù)字化，形成的數(shù)字副本作為檔案原件的異質(zhì)備份件，并代替檔案原件提供利用。法人代表簽名：單位（簽章）年月日A2檔案數(shù)字化借用檔案登記表序號全宗號年度目錄號起止卷/件號卷/件數(shù)領卷還領卷人發(fā)卷人日期還卷人收12345678910A.3數(shù)字化工作登記表全宗名稱：檔號：序號掃描頁號掃描頁數(shù)不掃描頁號不掃描頁數(shù)備注123456789101112131415合計A4紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程單宀口宗號口.求號占¥口案卷號流程進度標