1、第一章 公文第一節 公文概述1）什么是公文.公文：是國家機關用其它社會組織在行使和職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用的與規范格式的文件材料。含義理解：1.公文形成的主體是國家機關及其它社會組織。2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。3.公文是具有法定效用與規范格式的文件材料。4.公文是辦理公務的重要工具之一。2）.公文的產生與發展原始社會：結繩記事；商代后期：甲骨文書；秦漢：“書”、“奏”。辛亥革命以后：公文程式3）.文書、文件和公文文書：可以作為所有文件材料總稱，既可指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。最早出現于西漢。文件：廣義上說：它同文書一樣，既可指公務文件，也可指私人

2、文件，有時也可以指文件材料的總稱。狹義上說：文主要是指機關、組織制成和發布的具有固定格式和文件版頭的正式行文。出現于清末。公文：是指各機單位為了辦理公務而形成的文件材料。出現于東漢末年和三國時期。在機關中三者都是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來文件、發出文件以及機關內部所使用的文件材料，即公務文書。第二節 公文的特點與作用1）.公文的特點：1.公文有法定作者2.公文有法定的權威 3.公文特定的效用 4.公文有規范體式 5.公文有規定的處理程序。法定作者：是指依據憲法和其他有關法律、章程、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權利和負擔一定的任務、義務的機關、組織或代表機關

3、組織的領導人。行文單位：能在自己的職權范圍內制發文件的機關、部門或單位，稱為行文單位。公文的制發：經過起草、核稿、簽發等程序。公文的簽收：簽收登記、分辦、批辦、承辦、催辦等。2）公文的作用：公文的作用在于它是黨和國家具體領導和管理政務，機關之間相互進行聯系以及機關內部處理工作事務的一種工具。表現在：1.領導與指導作用2.行為規范作用3.傳遞信息作用4.公務聯系作用5.憑據記載作用第三節 公文的分類與名稱（一）公文的分類：1）.按來源分：對外文件 收來文件 內部文件1.對外文件：簡稱發文。是指本機關（或部門）擬制的向外單位發出的文件。2.收來文件：簡稱收文。是指由外機關擬制的作為傳達其自身機關的

4、意圖，發送到本機關（或部門）來的文件。3.內部文件：是指制發和使用都限于機關內部的文件。2）.行文關系：上行文 下行文 平行文行文關系：指發文機關同收文機關間的公文往來關系。1.上行文：是指下級機關、下級業務部門向它所屬的上級領導機關和上級業務主管部門所發送的公文，是自下而上的行文，故稱上行文。（請示、報告）2.下行文：是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。（指示、決定、通知、批復）3.平行文：是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。（函）3）.秘密程度：秘密文件（秘密 機密 絕密） 普通文件 公布文件1.秘密文件：指內容涉及黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和

5、知密對象的文件。2.普通文件：是指相對秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。3.公布文件：是指向人民群眾和國內外公開發布的文件。4）.發文機關性質：法規文件 行政文件 黨的文件1.法規文件：是指由中央和地方各級權力機關、行政機關所制發的法律、法令和行政法規與規章文件。（包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法規與規章文件。）2.行政文件：是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。3.黨的文件：是指由中國*的機關、組織形成和使用的文件。5）.公文內容性質：指揮性公文 規范性公文 報請性公文 知照性公文 記錄性公文 1.指揮性文件：是指上級領導機關對下級機關或群眾發出的用以領導

6、和指導工作的公文。（命令、指示、決定、意見、批復、政策性通知）2.規范性文件：是指由機關、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規范。（條例、規定、辦法、細則、章程、規則）3.報請性文件：是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性，請求性公文。（報告、請示）。4.知照性文件：是指機關單位發布的需要周知或遵守，以及各機關單位之間聯系工作，通報情況所使用的公文。（公報、公告、知照性通知、通報、函）。5.記錄性公文：是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。（會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志） ）。（二）公文的名稱：文種：公文名稱統

7、稱文種。它是根據發文機關的權限、發文機關和收文機關之間的關系以及發文的具體目的和要求而確定的。A.1993年11月21日 國務院辦公廳 國家行政機關公文處理辦法 12類13種1.命令（令）2.議案 3.決議 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通報 8.報請 9.請示 10.批復 11.函 12.會議紀要B.1996年5月3日 中共中央辦公廳 中國*機關公文處理條例 14種1.決議 2.決定 3.指示 4.意見 5.通知 6.通報 7.公報 8.報告 9.請示 10.批復 11.條例 12.規定 13.函 14.會議紀要 第二章 公文寫作第一節 公文寫作概述.公文寫作：指公文的起草與修改，

8、是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。（包括：起草初稿，討論修改、形成送審）1).公文寫作是代機關立言起草初稿：是指構思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。公文起草的組織形式：1.由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2.由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草。3.由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿成文。2）.發揮公文效用，把好公文質量關公文質量主要體現在公文的思想內容和文字表達方面。1.在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。A.政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，

9、準確地宣布、傳達、體現黨和國家的方針、政策的精神。B.針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。C.科學性：就是反映工作的實際情況和客觀規律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經得起時間的考驗，經得起實踐的檢驗。2.在文字的表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。A.結構嚴謹：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯系緊密、完整劃一。B.語言精當：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達內容。C.行文規范：是指公文的種類、格式等都由國家統一規定，書寫要清楚，標點要正確，文面要整潔。

10、公文效用：是指公文對機關公務活動所起的作用。所起的作用：領導和指導作用、法規和準繩作用、溝通和聯系作用、依據和憑證作用。3）.機關領導要親自動手撰寫重要公文第二節 公文寫作的特點和要求1）.公文寫作的特點：1.被動寫作，遵守性強2.對象明確，針對性強3.集思廣益，群體性強4.決策之作，政策性強5.緊迫之作，時限性強6.講究格式，規范性強2）.公文寫作的基本要求：1.要保證公文內容在政治上的正確性2.要實事要是，在業務上符合客觀規律3.在文字表達上準確、鮮明、生動、符合語法與邏輯4.公文起草要符合統一規定的體式和程序5.要注意選用書寫的載體材料與字跡材料（體式：公文文體、結構、附加標記和文件格式

11、。）（程序：交擬、起草、審核、簽發、印制、發出）（盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不使用純藍、紅色墨水。）第三節 公文寫作步驟與方法1.）明確發文主旨（公文的主題和發文目的）1.公文的中心內容是什么？2.根據公文內容，準備采用何種公文名稱3.要明確公文發送范圍和閱讀對象2）.收集有關材料1.收集、閱讀和研究有關的文件材料2.深入下去，收集有關的實際材料（要求：真實、典型、適用、時效）3）.擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思4）.認真起草正文（導語、主體、結束語）1.把握公文主題，選好用好材料2.觀點正確、情況屬實3.內容涉及的有關部門要

12、經過會商，取得一致意見4.文字表述要簡練，交代問題要清楚5）.反復檢查修改1.關于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。2.關于觀點的修改：觀點是否正確，表達有無問題。3.關于材料的修改4.關于結構有修改5.關于語言的修改（公文稿紙格式：單面16K，260X184mm）第四節 公文寫作人員的修養1）.公文寫作人員加強修養的重要性公文寫作一項政治性和政策性很強的工作，公文寫作的好壞，不僅直接關系到公文效用的發揮，也是領導機關領導思想和領導藝術的直接反映。2）.公文寫作人員應具有的修養1.政治素質好：a.明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。b.嚴守紀

13、律，嚴守保密制度。2.有一的政策理論水平公文寫作是執行政策、依靠政策、理解政策、表達政策的過程。3.熟悉業務和機關工作情況4.有較寬的知識面5.有較好的文字功底3）.公文寫作人員加強修養的途徑1.完善自我，勇于創新不斷學習、不斷實踐、不斷提高、不斷創新2.博覽群書，增長知識勤于、勇于、善于向書本學習3.深入實踐，勤學苦練勤學苦練、鍥而不舍、持之以恒第三章 公文的體式與搞本第一節 公文的體式1）.公文體式概述公文的體式是指：公文的文體、結構要素及在格式上的安排。（作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便）2）.公文的文體是指公文寫作中運用語言陳述事情、

14、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。應用文體的一般特點：實用性、嚴肅性、程式性。(1).公文的表達方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標志。（敘述、議論、說明）1.敘述：是將人物的經歷和事件性發展變化過程所作的敘說與交代。（包括：人和事兩方面）（倒敘、插敘、順敘）2.說明：是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等客觀、真實地解說清楚。（定義說明、注釋說明、比較說明、數字說明、舉例說明、分類說明）3.議論：就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態度，證明或反駁某一觀點的表達方法。（三

15、要素：論點、論據、論證）A.論點：又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態度。（統帥：要證明什么？）B.論據：是證明論點的真實性的根據。分三類：一類是事實論據；二是理論論據；三類是政策法規論據。（基礎：用什么證明）C.是運用論據來證明論點的方法和過程。（橋梁：如何證明）(2).公文的語言特點：準確、簡明、莊重、得體。 準確：是公文語言的主要特征和基本要求。簡明：用最少的文字表達盡可能多的內容。莊重：指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。得體的

16、基本要求：一是發適應行文的語體風格。二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。第二節 公文的構成要素與書面格式（1）.公文的構成要素（21項）1.指定項目：公文管理標識（包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記）、發文機關版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項（必填）。2.選擇項目：簽發人、題注、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關和印發說明等10項（選填）。（2）.公文的書面格式：指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫樣式。（一）文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急

17、程度 5.收文處理標記 6.發文機關版頭7.發文字號 8.簽發人姓名（8部份）1.公文格式代碼。又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標志符號。位置：位于文件首頁發文機關版頭左上角。由九位阿拉伯數字組成。2.印制順序號。又稱公文份號，是指依據同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。位置：位于文件首頁發文機關版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯數字組成，前面冠以“NO.”符號。數字不足規定數時，前面用“”（零）補齊。3.秘密等級。簡稱密級，是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。標注方法：在密級與時限中間加“”。如“秘密六個月”、“絕密長期”。位置：位于文件首頁公

18、文版頭左上角，公文份號下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。保密時限：一般分一年以內，一年用一的以上，長期和期限不作標注，凡不作標注的可按二十年認定。絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。4.緊急程度。又稱緩急時限或處理時限，是對公文送達和辦理的時間限度。程度分：特急、急件。緊急電報分：特提、特急、加急、平急。位置：位于文件首頁文頭左上角。需與密級并用時，位于其下，上下對齊。加戳記注明。時限送達的文件須在文件封筒上注明“務于某日某時送到”或“限某

19、日某時送達”。5.收文處理標記。包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號（全宗號、目錄號、安卷號）等項目。位置：位于文件首頁發文機關版頭右上方空白處，由收文機關加蓋收文處理章標識。6.發文機關版頭。簡稱“文頭”。是發文機關用來制發正式文件時使用的的固定版式的發文機關標識。位置：發文機關版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區的三分之一或五分之二。字體選長宋體。黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。7.發文字號。指由發文機關編排的文件代號。由發文機關代字、發文年度（加六角括號）和發文順號組成。作用：一是統計發文的數量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。編排發文字

20、號要力求準確、穩固、系統。位置：有版頭的文件，應標注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標題之上，右側排列；“命令（令）”則在公文標題下面當中，寫“第X號”。8.簽發人姓名。是表示公文生效并對該公文內容鄭重負責的一個標志。一般供上行文使用。位置：發文字號右側標注“簽發人”后標簽發人姓名 二）行文部份： （1.公文標題 2.題注 3.主送機關 4.正文 5.無正文說明 6.附件說明 7.發文機關署名 8.成文日期 9.機關印章與領導人簽署 10.注釋或特殊要求說明）10部份。1.公文標題。是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。由發文機關名稱、公文主

21、題（事由）和文種組成。寫法：A.省略發文機關名稱。B.省略事由 C.機關名稱和事由同時省略。2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規性文件或經會議討論通過的文件產生的法定程序與時間等。位置：位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。3.主送機關。指主要受理公文的機關。也就是發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。位置：位于正文之上公文標題左下方，無論一行或多行，均靠左頂格書寫。三種情況：A. 上級領導機關對下級發出的公文，其屬下的下級機關單位都負有貫徹執行公文的責任。B. 下級機關務上級領導機關發出的請示或報告等上行公文，不管請示或報告的內容事項如何重要，都只有一個

22、具體的主送機關。C.直接向社會公眾發布的公文，如公告等主送機關可以省略。4.正文。是公文的主體部份，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。正文結構分：導語、正文主體、結束語三部份。導語部份寫作有：依據式、目的式、原因式三種。正文主體的寫作要求：略。P735.無正文說明。指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同處在一個頁面上而出現分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。注意兩點：A.只限于文件的正文與文件的生效標識（發文機關落款、印章與成文日期）不能同處在一個頁面上而出現正文與生效分離的狀況時。B.“（此頁無正文）”的標識位置應在發文機關落款的左

23、上方第一行頂格書寫。6.附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數的。（形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關文件材料。）位置：位于正文或無正文說明的左下方，公文生效標識之上，注明附件材料名稱及件數。7.發文機關署名。又稱落款，是指在正文或附件說明之后署上制發該份公文的機關名稱，亦即公文的法定作者。位置：應在正文、無正文說明或附件之后，右下方另行書寫，同正文之間應有一定間隙，以便用印。注意要點：A發文機關的名稱必須用全稱或規范化簡稱。B.聯合發文的機關名稱都要寫上，般以主辦單位為先，然后依次排列。8.成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據之一。（年

24、、月、日要寫全）注意事項：A.一般情況下，以領導人簽發日期為準。B.經會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準，并加括號寫在公文標題的正下方。C.法規、規章類文件以批準日期為準。D.兩個以上機關的聯合行文，以最后一個簽發機關的領導人的簽發日期為準。E.一般的日常事務性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經它們的印發日期為準。9.機關印章與領導人簽署。機關印章是公文制發機關對文件生效負責的憑證。領導人簽署指發文機關領導人在公文的落款處，本人職務名后面簽 字或蓋章。印章位置：在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。注意要點：A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發性公文外，應

25、當加蓋印章B.聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。C.聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。生效標志：發文機關的署名、成文日期、機關印章與領導人簽署統稱為“文件生效標志”。10.注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區域不便說明的各種事項，如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀（傳達）范圍、使用方法等。閱讀（傳達）范圍：是指根據公文內容和工作需要所限定的公文發送的范圍和規定公文的閱讀對象。位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號括入。注意情況：A.發給各省、自治區、直轄市黨委、各大軍區黨委。只供各受文單位的黨委常委（黨組成員）以上干部閱讀。B.發至省、軍級

26、。省軍級黨員干部，以及中央或中央組織部批準按軍級待遇及其他相當職務的黨員干部，可閱讀發至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委（黨 組）的主要負責同志，可閱讀有關的省軍級中央文件。C.發至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。D.發至縣、團級。縣處級或相當級別以上的黨員干部可以閱讀。E.發至縣、團級并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。F.公開發表。以批準可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發的文件，同內部印發的正試文件具有同等效力，應與正式文件一樣依照執行。（三）文尾部份：1.主題詞 2.抄關機關 3.印發說明 4.頁碼（4項）。1.主題詞。指能夠準確表達公文主題內容的規范化名詞或名詞性詞

27、組。作用：A.公文標注主題詞，可以準確簡要地概括文件的主要內容。B.公文標注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關的辦事效率。（表現：快、準、全）。C。公文標注主題詞，有利于文書檔案管理的規范人，系統化、科學化。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。1997年12月，國務院辦公廳秘書局修訂發布的國務院公文主題表共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。注意事項：A.必須在公文主題詞表中選

28、用主題詞。B.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。C.一公文件有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二主題內容進行標引。D.在公文上標注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。E.主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。2.抄送機關。是指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的有關機關。位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區等長的橫線與主題詞隔開。注意原則：A.抄送要限于同文件內容有關，需要對方知道或者協助辦理的機關，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。B.向上級機關的請示，不可同時抄送下級機關；向上級機關的報告，一般也不要抄送下級機關。C.向下級機關的重要行文，可以

29、抄送直接的上級機關；翻印或原文轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。D.在一般情況下，下級機關不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應當抄送被越級的上級機關。E.受又重領導的單位的請示、報告、應根據文件的內容確定主送機關和抄送機關。3.印發說明。又稱印制版記，是指文件制發（含翻印）情況的說明記載，包括文件發制發單位的名稱、印發日期和負印制份數等。印制單位：一般是各級機關的辦公廳（室），使用全稱或規范化簡稱。印發時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數：是該份文件所印的數量。位置：位于抄送區域橫線之下，左側行首空一個字標注制發單位名稱，右側注明印

30、制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區等長的間隔線作底線，底線下面右側標注印制份數。4.頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。位置：用阿拉伯數字標注在每頁圖文區下端。正面為單數，位于右下角： 反面為雙數，位于左下角。沒有圖文區的頁面不標頁碼。方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。文尾錯位：是指文尾的位置安排不當。公文整體而結構有：單式結構和復式結構。單式結構：是指一份公文由一個主件單獨構成。復式結構：A.一種是主件加附件。B.一種是轉發件加被轉發件（含印發、發布、批轉等）。第三節 公文的排版形式與裝訂要求1）.公文的排版形式公文的排版形式：是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，是指公文的外

31、觀形式。包括：公文版頭設計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。1988年9月國家技術監督局發布的國家機關公文格式相關規定：1.公文用紙的尺寸和規格。16開型：長260mm、寬184mm.國際A4：長297mm、寬210mm2.公文的書寫形式。公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排（少數民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區寬度相等。3.字體字號 的選用。一般按發文機關名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。發文機關標識：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號宋體字。聯合行文推薦使用小初號體字。公文大標題：推薦使用二

32、號宋體字。小體題 ：推薦使用三號宋體字。秘密等級、緩急時限和各標記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字；主題詞：推薦使用三號宋體字。公文的正文、主送機關、抄送機關、無正文說明、附件說明、發文機關、發文字號、成文日期、印發說明、注釋或特殊要求說明等，采用三號或四號仿宋體字。公文的標點符號：符合1990年3月修訂發布的標點符號用法規定。4.多層次結構的標識方法：第一級用：一、二、三第二級用：（一）、（二）、（三）第三級用：1 、 2、3、第四級用：（1）、（2）、（3）2）.公文的裝訂要求公文一律左側裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。 第四節 公文的稿本1）公文的稿本：是指公文在起草過程中形成的一

33、次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。1.草稿。草稿是指內容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非正式、無效力。按照文稿的作用和形成特點，可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。2.定稿。是指草稿經過修改、審閱、并由領導人簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿與草稿的顯著區別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發人的簽發標記，經會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。2）.公文的文本同一份文件，根據它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規性文件又有試本、暫行本的形式；同一內容的文件使用不同的文字就又成

34、為不同的文字文本。1.正本。根據已簽發的定稿制發的正式文件，稱為“正本”。突出特點是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署，以實文件的效力。2.副本。凡是根據公文正本復制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。3.存本。公文的存本，是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。存本與副本的區別：存本是不外發的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關以備查考之用。4.修訂本。是指對于已經發布生效的文件，在衽一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。5

35、.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國少數民族自治地區，為便于工作，黨政領導機關發文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本第四章 公文的行文規范第一節 公文的行文關系公文行文規范的內容包括：行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。公文的行文關系：是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。1）.確定行文關系的基本原則

36、1.國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。各級國家行政機關的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍來確定。地方各級政府服從國務院（中央人民政府）是我國各級行政機關行文關系的準則。2.黨的各級組織的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍來確定。下級服上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。2）.機關之間行文關系的劃分從黨政機關的隸屬關系和職權范圍來分析，黨政機關之間的各種行文關系大體上分為四類：1.同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系。2.上級業務主管部門和下級業務部門之間具有業務上的指導關系。3.非同一系統的機關之間，無論級別

37、高低、既無領導與被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性關系，或稱不相隸屬關系。4.同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。第二節 公文的行文方向與方式1）下行文下行文：是指上級領導機關或業務主管部門對報屬下級機關或業務部門的一種行文。三種行文方式：1.逐級下行文。是指采取逐級下達或者只對直屬下級機關下達的一種行文方式。2.多級下行文。是指黨政領導機關根據工作需要，同時下達幾級機關的一種行文方式。3.直達基層組織和群眾的下行文。是指黨政領導機關直接發到最基層的黨政組織或者直接傳達到人民群眾的一種行文方式。2）.上行文上行文：是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主

38、管部門的一種行文。三種行文方式：1.逐級上行文。是指下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。2.多級上行文。是指下級機關同時向自己的直屬上級機關或更高級的上級領導機關的一種行文方式。3.越級上行文。是指在非常必要的時候，下級機關可以越過自己的直接上級領導機關，各更高一級的領導機關直至中央的一種行文方式。3）.平行文平行文：是指同級機關、或不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。第三節 公文的行文規則行文規則：是指機關行文必須遵守的具體規定或準則。1.注意隸屬關系，尊重機關職權2.大力精減文件，嚴格控制發文數量和范圍3.在一般情況下，黨政機關不得越級行文4.牽涉到幾

39、個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文5.行文必須正確確定主送機關和抄送機關6.主送機關與公文名稱要相互呼應7.關于聯合行文問題（必須是同級）8.關于“請示”的行文問題（一文一事）9.關于各級黨政機關辦公廳（室）的下行文問題（自己職權范圍內和授權范圍）10.在報刊上發布的法規性公文，應視為正式公文依照執行第五章 機關法定公文的寫作（上）第一節 命令（令）1）.命令（令）概述1.命令：簡稱令，是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。2.適用范圍：適用于依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤消下級機關不適當的決定。（辦法）3.哪些領

40、導機關有權發布命令？一.中華人民共和國主席。二.國務院。三.國務院所屬各部、各委員會。四.縣級以上各級人民政府。五.鄉、民族鄉、鎮的人民政府。2）.命（令）的特點1.權威性。（一主體、二內容）2.指揮性。 3.強制性。3）.命令（令）的類型1.公布令。也可稱發布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關發布根據法律制定的行政法規和規章。2.行政令。是國家行政機關為實行重大強制性行政措施而發布的命令。3.嘉獎令。是領導機關為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發布的命令。4）.命令（令）的寫作1.必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令。2.要注意各類型命令寫作的共同點和不同點。命令的內容單一、一文一

41、事，篇幅較短。命令結構：由標題、編號、正文、簽署四部分組成。編號方法：一種是單獨編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨編號（地方政府）A.公布令寫法：說明公布什么法規，什么機關什么時候通過，什么時間開始施行。B.行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執行要求三部分組成。C.嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內容、號召三部分組成。3.語言要準確、凝煉、莊重、有力。第二節 議案1）.議案概述1.議案：是有議案提出權的機構或人民代表，向同級人民代表大會或其常務委員會，提請審議事項的建議性公文。2.適用范圍：是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。2）.議案的特點：1.行文關系及辦理程序的

42、法定性。2.行文內容的單一性和可行性。3）.議案的類型根據提出者身份的不同，議案可分為兩大類：1.由職能機構提出的方案。2.由人民代表提出的議案。職能機構：主要指國家權力機構的辦事或執行機構。如政府、檢察院、法院、各專門委員會等。4）.議案的寫作：1.提出的問題重要且已具備解決的條件。2.要注意提出的權限和時限。3.要注意行文格式和辦理程序。標題：由提議案人、議案內容、文種三部分組成。正文：要說明提出議案的理由及具體內容。議案的簽署：提案人可以是機關，也可以是機關首腦。議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內容、審議結果等部分。第三節 決定 決議（1）.決定1）.決定：是黨政機關對重

43、要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。2）.適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。3）.決定的特點：1.性質重要性 2.政策性強 3.有約束力4）.決定的類型：1.指揮型 2.個案型 3.知照型5）.決定的寫作：1.標題：由決定機構、決定事由、文種三部分構成。（標題下用括號標出決定的日期及由什么會議通過）2.正文寫法：A.指揮型：一般由決定理由、決定事項、執行要求三部分組成。B.個案型：一般由個案事實分析（即決定理由）、決定事項、期望要求三部分組成。C.知照型：只要把需要“廣而告知”的決定事項一一列出即可。3.決定的文字要求準確、鮮明、簡潔。（2 ）決議1）.決議：是經過領導機構

44、主持如開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性文件。2）.適用：用于經會議討論通過的重要決策事項。3）.決議的特點：1.表達群體意志。 2.有權威性和約束力。4）.決議的類型：1.決策部署型 。 2.結果公布型。5）決議與決定的異同：相同點：都是下行的指揮性公文，在內容上方面接近，側重于對重要事項的決策；在文字表達方面，風格也一致，都要求準確、鮮明、簡潔。不同點：1.形成的程序不完全一樣。（決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領導機構在職權范圍內作出。）2.內容的范圍不盡相同。（決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3.發布形式略有不同

45、。決議以會議名稱發布；決定也可以會議名稱發布，但多半以機關名稱發布。）第四節 指示 意見（1）指示1）.指示：是上級機關對下級機關指導工作的公文。 2）.指示的特點：1.針對性 2.原則性3）.指示的類型：按照指示內容涉及的范圍，可分：1.涉及全局問題，帶普遍性的指示。2.涉及局部問題，帶特殊性的指示。4）.指示的寫作：1.標題 ：一般由發文單位、事由、文種三部分組成。2.正文：一般由指示根據、指示事項、執行要求三部分組成。指示根據：包括理論根據、政策根據、現實根據等。（2）意見1）.意見：是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。2）.意見的類型：1.直接指導型。2.批轉執行型。3）

46、.意見的寫作：注意內的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達條理要清晰。1.標題：一般也是發文單位加事由加文種。但如經上級機構批轉或轉發，則上級多半用“通知”的形式下達，而將“意見”全文附在后面。2.正文：一般根據意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現實依據。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細則、步驟、方法等。意見的內容，要原則而不空洞，具體而不瑣細，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創造性。第六章 機關法定公文的寫作 （中）第五節 公告 通告 公報（1）.公告 通告1）.公告、通告概述公告：是機關、團體向公眾宣布重要事項的通知性文件。通告：是機

47、關、團體在一定范圍內公布事項的告知性文件。2）.公告、通告的特點和差異二者的共同點：1.發布的公開性；2.事項的重要性；3.操作的嚴肅性。二者的不同點：1.相對而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及范圍小。（公告通常通過新聞媒體向全世界發發布，范圍沒有限制；而通告既可以通過新聞媒體發布，也可以只在一定的范圍張貼公布）。2.一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。3）.公告、通告的類型：按其內容的性質，都可以分為兩大類：1.涉及法定長事項的公告、通告2.知照性公告、通告4）公告、通告的寫作：1.符合權限， 一事一告。 2.內容明確， 語氣莊重。3.注意格式。公告、通告標題的四種形式

48、：1.發文單位加事由加文種；2.發文單位加文種3.事由加文種 ；4.只有文種名稱署名和日期：一般放在全文最后的右下方。（2）.公報1）.公報概述：是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。2）.公報和類型：1.會議公報：一般用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定。2.統計公報：發布國民經濟和社會發展各方面情況的統計數字。3.外交公報：涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會議或交往后發表的文件。3）.公報的寫作：1.會議公報因發布目的不同而有不同的定法。（公布會議結果 ；傳達會議精神）2.統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布。3.外交公報涉及對外關系，其發布應遵循法

49、定的審批手續和途徑。4）.公報的特點，及與公告的區別：公報的特點有：1.內容的公開性與重要性；2.發布機關的權威性。公報與公告的區別有：1.從發布的機關來說，黨的領導機關多用公報，政府機關多用公告；2.從內容來說，宣布單獨事件多用公告。發布會議情況、談判情況、統計情況等多用公報。宣布要有關人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。5）發布統計公報時要注意的事項：1.統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布， 任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。2.統計公報以發布各種數據為主，其內容一定要科學、準確。3.涉及國家機密的統計數字，不得在公報中發布。第六節 通知1）.通知：是向特定受

50、文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行有公文。2）.通知的類型：根據適用范圍的不同，可以分為六大類：1.發布性通知：用于發布行政規章制度及黨內規章制度。2.批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文，給所屬人員，讓他們周知或執行。3.轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬的機關的公文給所屬人員，讓他們周知或執行。4.指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關機構或群眾。3）.通知的寫作：1.標題：“多用發文單位加文種”或“事由加文種”兩種形式。2.正文

51、：不同類型有不同寫法。A.發布性通知：正文比較簡短，只要寫明發布什么規章，請貫徹執行就行了。B.批轉性、轉發性通知：簡單的寫明批轉、轉發什么文件，請貫徹執行就行了。C.請示性通知：寫法相對比較復雜。大凡指示下級做一件工作，應把工作來由、工作內容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當于引言；工作內容和工作要求一般結合起來寫，內容多的要分條列出；最后一段或一條相當于小結，對受文單位提出總的要求和希望。D.任免性通知：一般只要寫明什么權力機構任命或免去什么人擔任什么職務就行了。 E.事務性通知：只要把需要周知或執行的事寫清楚就行。3.其他事項：通知一般

52、在正文之前左上角寫受文機關，在正文之后的右下角寫發文機關和發文日期。第七節 通報1）.通報：是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文。2）.通報的特點：1.周知性 2.指導性。3）.通報的類型：根據通報承擔的任務，可以分為三類：1.表彰先進型：用于表彰個體或集體 的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。2.批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應該吸取的教訓。3.傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數。4）.通報的寫作：

53、1.標題：“發文機關加事由加文種”或“事由加文種”。2.署名和日期： 般放在正文之后的右下角3.受文者名稱：放在正文之前的左上角。4正文：不同類型有不同寫法。A.表彰先進型：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學習四個步驟。B.批評錯誤型：應把批評根據、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。C.傳達事項型：一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，視實際需要決定。 第七章 機關法定公文的寫作 （下）第八節 報告1）.報告：是下級機關向上級機關

54、匯報工作情況的陳述性公文。2）.報告的特點：1.陳述性 2.有主見3）.報告的類型：1.按照內容涉及的范圍可分：1.綜合報告 2.專題報告。2.按照行文目的的不同分：1.呈報性報告 2.呈轉性報告4）.報告的寫作：1.陳述問題要清楚扼要。2.表達觀點要精練清晰。3.語言要簡潔樸實。標題多由“事由加文種”形式。正文之前寫受文單位；正文之后署發文單位和日期。第九節 請示1).請示：是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。2）.請示的特點：1.超前性：請示必須是在辦事之前。2.說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。3.單一性：必須“一文一事”。3）.請示的類型：根據行文目的的不同，可

55、分三大類：1.請求批準類；2.請求幫助類；3.請求批轉類。4）.請示的寫作：1.要遵守行文規則。A.請示應當一文一事。B.請示一般只寫一個主送機關，如需要同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。C.一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。D.受理雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。2理由要充分、要求要合理。3.格式要正確，語言要得體。標題：一般用“事由加文種”形式。正文：多半按請示理由、請示事項、結束語的順序寫。正文之前寫受文單位，正文之后署發文單位和日期。第十節 批復1）批復：是答復下級機關請示事項的指示

56、性公文。2）.批復的特點：1.針對性：針對“請示”這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。2.指導性：批復針對請示表態或發表意見，對下級的工作有指導、規范作用，下級不能違背上級的批復。3）.批復的類型：會對請示的內容主要是請求批準和請示幫助兩個方面，批復可分為兩類：1.表態性批復：主要是答復請求批準類的請求，或同意、或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。2.請示性批復：針對下級請求的事項或者提出的問題，提出處理意思，帶有指導下級工作的性質。4）.批復的寫作：1.要先回答后批復。2.態度要鮮明，措辭要明確。3.要及時批復。第十一節 函1）.函：是機關之間辦理日常公務的交往性公文。2

57、）函的特點：1.形式靈活，活動性強。2.務實性強。3）.的類型：根據內容性質，大體可分為四類：1.商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。2.問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。3.請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。4.知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。4）.函的寫作：1.一事一函，直陳其事。2.語言要平實、親切、自然。第十二節 會議紀要1）.會議紀要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文件。2）.會議紀要的特點：1.紀要性：把會議的主要精神和議定事項，經歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項。2.約束性：反映統一精神和議定事項的會

58、議紀要，對與會者和有關人員，具有約束力。3.知照型：公開發表或內部交流的會議紀要，可以讓群眾或有關人員了解會議情況。3）.會議紀要類型：根據會議的性質和擬寫會議紀要的目的，可分三大類：1.決議性會議紀要 2.協議性會議紀要 3.研討性會議紀要4）.會議紀要的寫作：1.會議紀要一般是在會議結束后起草的，經主管領導人簽字同意才算定稿。2.會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。3.會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三個部分。A.會議概況：介紹開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。B.會議內容：是正文的主要部分，介紹會議討論和決定

59、的主要事項。寫作要求：觀點鮮明、主題突出、內容充實，不可出現重要缺漏。寫法：a.綜合歸納法：是把會議主要內容歸納為幾個問題或幾個方面，并逐個加以闡述。b.分項列舉法：多見于討論具體工作的會議的精神，一般是把今后要做的工作逐條列出。C.結束語：是正文的小結，往往對與會者、下級機關、有關群眾提出一些希望和要求。4.會議紀要由會議主持機關撰寫，可以在最后署機關名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關，不另外署名。第十三節 條列 規定（1）.條例概述1）.條例：是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。2）.條例的類型：根據制定、發布條列的機關的不同，條列可分三類：1.黨的中央機關制定的條例：知用于規范全黨的工作、活動和黨員行為。2.國家行政機關制定的條例：適用于規范全國性的某一方面的工作。3.地方權力機關制定的條例：適用于規范地方某一方面的工作。（2）規定概述1）.規定：是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文