1、超市庫存管理數據流程調查分析報告1初步調查及可行性分析1.1 組織概況某零售業連鎖機構剛在某地新開一家超市，占地約600平方米，該超市員工（超市經理、營銷策劃人員、營業員、收銀員、會計、出納、倉庫管理員、人力資源管理人員）約80人，主要提供日用百貨、食品、飲料、肉蛋奶、蔬菜、水果、煙酒等各類商品。1.2 現有信息系統概況超市新開張，建有超市POS（Point of Sale）收銀系統，但庫存管理系統尚不完善。1.3 建設新信息系統的必要性超市各類工作人員都需要及時了解、掌握各種商品的入庫量、出庫量、庫存量，超市商品的庫存管理是一項非常重要的日常性基礎工作，因此該超市有必要建設新庫存管理系統。1

2、.4 新信息系統目標對原有庫存管理系統進行改進，使之能提供更強大的庫存管理支持，提高商品庫存效率，易于查詢。具體完成以下功能：1） 入庫管理2） 出庫管理3） 庫存查詢4） 庫存修改1.5 可行性分析1）管理可行性超市經理重視信息技術的應用，對信息系統建設大力支持，超市各類基層業務人員對信息化也持積極態度。該超市各類人員大多需要繼續充實相關知識，這可以通過系列培訓解決。 在信息化過程中，組織的現行管理方式、組織結構、業務流程往往需要改變，但由于該超市規模不是太大，實行相應變革簡單易行。2）經濟可行性由于超市的計算機、終端POS機、網絡設備、打印機的數量和質量都能滿足新系統需求，因此硬件上不需要

3、投資。超市的庫存管理系統比較簡單，開發和維護費用都不高，對這家超市而言，完全可以承受。系統投入運行后，將更方便進行庫存管理，更易于查詢，能夠減輕超市員工的負荷，提高效率，直接和間接帶來一定的經濟效益。 3）技術可行性超市規模不大，庫存管理系統比較簡單，開發技術上不存在難題。超市相關部門的員工具備一定計算機應用能力，將來經過培訓，會操作使用。4）結論根據以上可行性分析，超市可以立即開始庫存管理系統開發。在整個系統開發過程中，需要針對不同人員有的放矢地進行培訓。在系統分析過程中，需要進行管理方式變革、組織結構調整、業務流程重組。2現行系統的管理業務2.1 現行系統的組織結構零售業連鎖機構的最高管理

4、和決策機構是董事會。董事會分管各超市和配送中心。該超市的組織機構如下圖所示。超市經理 庫存管理部人力資源部財務部銷售部 圖1 該超市的組織結構圖超市經理：直接對零售業連鎖機構董事會負責；全權總管超市各項事務。庫存管理部：根據銷售部提供的需求信息，與配送中心及時聯系，保證庫房貨源充足；負責商品接收，安排商品存放；對進出庫房的商品進行詳細登記；保證庫存數據完備。銷售部：營銷策劃、市場宣傳、導購咨詢、促銷活動、物品擺放、貨架整理、收銀結賬；及時將銷售信息反饋給各部門，保證商品的及時供應更新；處理消費者的各類疑問、投訴；為超市的運作提供實際銷售的基礎數據。財務部：統計超市所有收支資金流動，包括各種收入

5、、支出、稅務、財務結算等；對進出貨款實行控制，分析資金走向，為超市發展計劃做好準備。人力資源部：超市員工招聘、分配、培訓、激勵、考勤、業績考核、薪酬管理。2.2 現行系統的業務流程銷售部開發該超市庫存管理系統，因此業務流程調查的重點是庫存管理部的具體業務，現行系統的庫存管理業務流程如下圖所示：財務部超市經理檢查庫存量庫存管理部貨品需求計劃 提款審批進貨計劃庫存管理部接貨存儲銷售部銷售圖2 現行的庫存管理業務流程圖銷售部在銷售商品時發現某種商品不足，根據這種商品的銷售量及時制定貨品需求計劃，提交至庫存管理部。庫存管理部檢查這種商品的存貨量，如果存儲不足則制定進貨計劃，提交至超市經理審批。超市經理

6、審批后，通知財務部提款。庫存管理部與配送中心聯系，然后接收存儲商品，并送至銷售部進行銷售。2.3 現行系統的數據流程對庫存管理過程進行數據流程分析，畫出庫存管理的頂層數據流程圖如下： 商品數據 P1庫存管理配送中心銷售部銷售清單 訂單 庫存信息 送貨單 庫存數據圖3 庫存管理的頂層數據流程圖 銷售部將每日的商品銷售量傳至庫存管理部進行庫存管理。庫存管理部綜合商品需求信息，初步確定需要補充的商品在對現有庫存量進行檢查后再確定是否進貨。若庫存充足，則無需進貨；若庫存不足，則通過一定程序批準補充商品，將訂單傳送至配送中心。庫存管理部接收配送中心送來的貨物，進行庫存管理，生成庫存數據并存儲，將現有庫存

7、商品信息反饋至銷售部。 將圖3中庫存管理的頂層數據流程圖進一步細化后得到如下所示的庫存管理第二層數據流程圖： 商品數據 商品編號、名稱、數量 P1.2檢查庫存 P1.1補充商品 銷售清單 訂貨細則 訂貨單 配送中心 補充庫存計劃銷售部 庫存充足、發貨通知 發貨通知批準的補貨數據 新庫存數據 P1.3庫存處理 銷售數據 送貨單 P1.4 商品信息 庫存信息 貨物清單提供現有商品信息 庫存數據 商品條碼數據圖4 庫存管理的第二層數據流程圖銷售部提交每日的銷售清單，以商品的編號、商品名稱、數量核對現有庫存（商品數據），根據”訂貨細則”檢查是否需要補充庫存。如果庫存充足，則可以發出”發貨通知”；否則，

8、則需要補充庫存商品。根據”庫存數據”發出”補充庫存計劃”，將其數據寫入”批準的補貨數據”存檔；同時向”配送中心”發出”訂貨單”。配送中心將貨物和”送貨單”送達后進行”庫存處理”，修改”庫存數據”，更新庫存數據，發出”發貨通知”，并將當前的”現有商品數據”告知銷售部。3新系統的邏輯方案3.1 新系統的管理方式及組織結構原系統中銷售部人員根據貨架上商品數量的檢查，人工地向庫存管理部提供需求計劃。庫存管理部人員也是通過對存貨量人工檢查，發現缺貨后，再與配送中心聯系，這樣可能導致顧客等待較長的時間。新系統中處理商品需求信息時，設立庫存量底限，商品庫存若低于底限值由系統自動提示。系統中新增信息部，信息部

9、除了進行超市商業信息系統的建設、管理、維護，分析商品銷售情況，還將就供貨商提供的新商品進行市場預測及需求分析，以便合理引進新商品。這樣，新系統的組織結構調整如下：超市經理信息部庫存管理部人力資源部財務部銷售部圖5 新系統的組織結構圖3.2 新系統的業務流程 新系統的庫存管理業務流程也相應增加了信息部的業務環節，如下圖所示：銷售部財務部超市經理檢查庫存量庫存管理部貨品需求計劃 提款審批進貨計劃新產品市場預測及需求分析庫存管理部接貨存儲信息部銷售部銷售圖6 新系統的庫存管理業務流程圖3.3 新系統的數據流程新系統中增加了信息部，信息部向庫存管理部提供市場預測及商品需求信息。庫存管理部據此列出新定的商品，再對此進行檢查處理，將訂單傳送至配送中心。庫存管理部接收配送中心送來的商品，進行庫存處理。庫存處理后，生成庫存數據并存儲，將現行商品庫存信息反饋至銷售部。對于超市原來已經引進的商品，由計算機控制庫存。當庫存量下降到系統設定的底限時，系統將自動提示庫存管理人員訂貨。具體處理過程如下：信息部 商品數據 市場預測 商品編號、名稱、數