1、網絡環境下加強高校檔案管理工作的思考    【摘 要】本文分析了在網絡環境下，高校檔案管理應如何應對新形勢的各種挑戰，尤其是電大在以網絡教育為主的開放教育學習中的支持服務思考，并提出了虛實結合、藏用結合、重在服務、強調特色、加強溝通、協作共建的發展思路?！娟P鍵詞】網絡環境 高校檔案管理 發展思路高校檔案是學校發展的歷史記錄，是高等教育工作的重要環節，是國家檔案事業的重要組成部分。進入新世紀隨著學校事業的迅速發展，高校的檔案管理工作也進入了一個新的階段，如何在新時期里搞好檔案管理？見得地代的到來給高校檔案管理工作者提出了新的要

2、求，高校檔案管理工作如何應對新形勢的各種挑戰，是一個亟待解決的問題。尤其是廣播電視大學目前主要從事的是以風行主的開放教育，教師、學生可以很方便地在網上打到所需資料，而與教學、考試等有關的信息，也都分散在各個專業的子網占中。鑒于電大的服務對象主要包括網絡環境下的教師（含管理人員）和學生兩大群體，因此在制定檔案管理發展戰略時，必須從網絡下檔案的特點和廣播電視大學學習的特點兩方面進行，將自身定位與為遠程開放教育提供學習支持服務，走有自己特色的發展之路。分析當前高校檔案管理工作面臨的新形勢，提出創新高校檔案管理工作的目標，并且就如何加強當前高校檔案管理工作進行了探討。一、新形勢下加強高校檔案管理工作的

3、必要性1.從檔案內容拓展的客觀要求來看，只有加強檔案管理，才能使檔案工作與時俱進，提高到新水平。當今時代是信息化時代，隨著計算機大量應用于高校管理，產生了大量的數字化文件，數字化檔案信息資源與日俱增。與此同時，校園網的開通，網上學校的開辦，遠程教育的發展，以及入世后高等教育面臨的來自國際上的競爭等等。這些既極大地拓展了檔案的內容，同時也為檔案資料的收集、整理、貯存、使用帶來了許多新情況和新問題，客觀上要求必須加強高校的檔案管理工作。2.從目前高校檔案工作中突出的薄弱環節來看，只有加強管理，才能使檔案工作符合要求，走上規范。檔案管理工作的基礎和前提，是檔案資料的收集和整理。目前高校檔案工作中普遍

4、存在的問題是全員檔案意識不強。從領導到教職工，對檔案資料的收集、整理、建檔、保管以及使用的重要性，普遍缺乏認識，在實際工作中不能擺到應有的位置。結果是許多重要的工作，甚至有重大影響的教學科研成果，只依稀地存在于人們的記憶，卻找不到或難以找到主要歷史資料，有的資料收集權又過繁過多，缺乏整理，沒有質量。這些情況，既不符合檔案收集的基本要求，也嚴重影響到檔案作用的發揮。只有加強教育，提高干部、教職工的認識，堅決按照檔案法規辦事，才能使高校的檔案管理工作走上規范化的軌道。3.從檔案工作的目的來看，只有加強檔案管理工作，才能更好地發揮檔案的功能和作用。檔案是歷史，但歷史可以鑒往，我們重視檔案工作，是因為

5、檔案可以作為今天和明天的借鑒。檔案工作的目的，是為今天服務，為現實服務。但是相當多的高校檔案工作者扮演的是保管員的角色，注重檔案的管理，不注重服務。由于服務意識不強，計多高校的檔案絕大多數被束之高閣，無人問律，檔案的價值只體現在保存上，而不是為學校各項工作服務上。在這些同志看來，檔案工作做得好不好，主要是看其保存是否完整，而不是看其借閱頻率，不看其實際發揮作用的大小。只有加強檔案管理工作，特點是加強服務意識，讓檔案工作主動為教學、科研和學校建設發展服務才能凸顯檔案的功能和作用。二、當前加強高校檔案管理應努力的目標一是管理模塊化。高校檔案管理工作也是一項系統工程，有其獨特的管理模式。傳統的檔案如

6、何管理，電子檔案又如何管理，傳統的檔案如何用現代的信息技術進行管理，都應該將其形成管理模塊，有利于提高管理水平和檔案利用價值。這種模塊化的管理，一方面可以通過檔案管理軟件的開發來實現，另一方面，則可通過管理機帛、管理方法、管理手段的創新來實現。管理模塊化的結果將是檔案管理人員在工作中能夠較為方便地對檔案進行歸檔、分類、數字化等，這樣既能提高檔案管理工作的效率，又有利于檔案管理的科學化、規范化，查詢人員能夠較為快速地查找到自己想要索取的檔案資料，從而節省查詢時間。二是檔案信息化。也就是加強檔案信息化建設。辦公自動化的快速發展，政府上網工程的實施，電子文件的產生和歸檔，信息共享與信息安全等問題，使

7、得檔案信息化日趨緊迫。就目前而言，檔案信息化就是要加強電子文件和電子檔案的管理，研究制定電子文件和電子檔案管理規劃，制定有關電子文件和電子檔案管理辦法與標準，加強檔案管理軟件的優化和推廣。要對有高度價值的圖像、文本、音像、軟件和科學數據等檔案資料進行收集，組織規范性加工，并加以高質量的保管，實現知識增值，并提供在廣域網上橫向跨庫的電子存取服務，實現檔案管理的電腦化，檔案利用的網絡化。三是人員專業化。新時期的高校檔案工作者應該既懂檔案學等專業知識，又懂電腦與網絡知識，將二者有機地結合起來。按照國家的要求，檔案工作者在新形勢下應該是：具有較強的政治素質、嶄新的知識結構，視野開闊、思維敏捷、有創新能

8、力。在全國檔案事業“十五計劃”中，也提出了“以崗位培訓和繼續教育為重點，著重抓好檔案業務人員失一員培訓，全面推行持證上崗制定”的目標，以達到檔案管理人員專業化的要求，并把精通檔案專業知識、懂計算機、會外語的復合型人才作為培養重點。建立相應的培訓體系，招攬高級自動化管理人才，提高他們的信息素質，增強他們對信息的管理、加工、合成、利用能力。     三、新形勢下加強高校檔案管理工作的對策1.傳統管理與現代管理相結合，更注重現代管理。這里所說的現代管理，也就是新形勢下的檔案電腦化管理。一方面，要將有價值的、該長期保存的、可以公開的檔案通過電腦及相配套的軟件進行

9、管理。另一方面，要將高校各部門產生、形成的電子文件或資料通過電腦進行分類處理，從而形成電子檔案。要形成統一的規范和標準，對檔案尤其是電子檔案加強信息化管理。電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質質量因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進行保管。如把好質量關，多貯存一份；定期抽查、普查檢測，加強病毒防范；適時轉錄、拷貝或遷移信息；重要信息采取再生性保護技術；加強有關電子文件的工作制定和管理制度；提高計算機人員操作水平、規范操作程序等，防止電子郵件信息的丟失。2.管理與服務相結合，更注重服務。在知識經濟時代，高校檔案的服務功能應該得到更大加強。中國加入WTO、信息技術的高速發展，網上政府、

10、遠程教育的出現，越來越多的檔案將直接通過網絡為學校的發展服務。學校的相關信息準不準確，內容豐不豐富，質量高不高，與檔案管理水平也有很大的關系。因此，檔案工作者要在發揮“管好”檔案職能的同時，要更好地發揮“用好”檔案的職能。要在保證真實可靠的前提下，將有價值的，可以公開的學校相關信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強對學校各項工作的宣傳，提升檔案的服務水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價值，使其發揮更大的作用?？梢哉f，在商校里，更好地發揮檔案的服務功能，就是要發揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗檔案管理效益和效率的基本途徑，通

11、過正式與非正式評估、內部與外部評估、事前事中和事后評估、量化與非量化評估，達到有效配置資源、提高服務水平的目的。3.業務學習與業務創新相結合，更注重業務創新。創新在新時期的高校檔案管理工作中顯得尤為重要。檔案工作者在系統地掌握檔案學、管理學等相關知識的同時，要加強對計算機知識的學習和運用，特別是要在如何利用網絡平臺提升服務功能、拓展宣傳手段上下功夫，爭取成為聚合與集成數據處理人員、電子工程師、人事官員、市場營銷專業、計算機程序啼、戰略規劃者、記錄管理者、檔案館員、圖書館員和情報專家等功能的復合型檔案管理人才。在業務上，要把繼承和創新有機地結合起來，對我們多年來形成的好傳統、好作法必須堅持，同時面對變化了的新形勢、新情況，必須不斷探索和總結新的實踐經驗，進行新的理論概括，使檔案事業的工作思路、工作對策和工作方法隨著時代和實踐的發展而發展?？梢哉f，網絡為檔案工作者開辟了新的工作天地，同時也為人們提供了許多創新的機會。要將檔案管理過程中的新的經驗和好的方法加以總結，要學會用計算機網絡開展檔案工作研究，提高自己的業務水平?？傊?，網絡環境下的檔案管理，只有充分利用網絡的優勢，與時俱進，成為學習與支持服務體系的一個重要組成部分，才有可能在激