1、試論高校教育中計算機信息化與檔案管理的關系摘要:隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民和社會中扮演了越來越重要的角色。把機信息化技術及化先進設備引入其中，深人進行信息開發，提高工作人員素質，努力使檔案管理工作適應信息化時代下的高校要求。本文從四個方面講述了計算機信息化時代的高校教育中，加快檔案信息化管理工作，不僅可以使檔案的管理水平邁上一個新臺階，檔案信息化更為高校教育創造更大的社會效益。 論文關鍵詞:檔案信息化信息人文管理 隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。在高校教育中，基本實現了信息化管理，因此，檔案管理工作也面臨著一系列的機遇和挑戰，檔案工

2、作必須更新觀念，重新定位，把計算機信息化技術及現代化先進設備引人其中，深人進行信息開發，提高工作人員素質，努力使檔案管理工作適應信息化時代下的高校教育要求。 檔案管理信息化是學校信息化的重要組成部分，越來越成為學校工作的關鍵程序和環節。檔案管是一門社會管理，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，高校教育環境中的檔案是機關工作者查考的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎和條件，是宣傳教育的生動素材，對高等教育的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。 檔案信息化，在檔案工作的上，我們以前強調較多的是檔案內容與載體的統一，似乎二者是不可分離的，重在強調檔案的原始憑證性。檔案信息管理的提出

3、大大深化了人們對檔案作用的認識，檔案載體與檔案信息在一定時空下是可以分離的。所謂檔案信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。如今，信息技術給檔案工作帶來了革命性變化，在高校信息化改革中，依據全國檔案信息化建設實施綱要中明確提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務是本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。 檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開

4、發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面入手促進信息化建設。由于缺乏資金以及掌握現代信息技術的人力資源的缺乏，高校檔案信息化建設也存在許多問題。要加快高校教育中檔案管理的現代化、檔案信息化，必須涅意以下幾點: 1檔案管理者的現代化 否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時，為適應現代化、信息化管理的需要，在高校教育環境下更需要提高檔案管理人員的現代化素質，隨著現代信息技術的發展，各行各業都處干數字化信息社會的環境中，作為社會信息系統的檔案部門也必然向信息化、數字化、網絡化邁進

5、，數字檔案館建設、檔案信息資源數字化建設都迫切需要現代信息技術含量高的檔案專業人才，檔案部門的在職人員普遍都需要接受現代信良技術教育。只有努力把檔案信息化建設作為高校教育中行政工作的一個重要內容，才能提高檔案管理者工作水平和工作效率、提高服務質量。 1 2投入財力，配置與檔案管理化相適應的軟、硬件，從而使檔案信息化建設加快 隨著現代技術的開展，檔案管理專門軟件的開發、利用和升級，檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的大趨勢。檔案管理現代化可以拓展高校檔案工作的服務領域。現代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發。現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大

6、增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但文件卻可以在一份文檔里同時記錄文圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的高校工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現高校教育中檔案的信息化建設。 3高校檔案部門要不失時機地抓住機遇，積極主動、自覺地服務于高校的教學、科研工作，主動適應、不斷從創新中求發展 檔案信息化，就是一個網絡化、數字

7、化、智能化有機結合的新型教育、學習和研究的校園檔案平臺。它以機網絡為核心技術支撐，以信息和知識資源的充分共享為手段，以培養與發展善干獲取、加工、處理和利用信息與知識的教師、學生為主要目標，以校園成為整個社會知識、信息的創新與傳播中樞為主要社會效應。信息化檔案的預期效果表現為:校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流。學校的各面信息可以得到有效的利用，大大促進學校的科學管理，提高學校管理水平;學校領導可以全面及時地了解全校的各方面的信息;各部門可以便捷交流，更協調地為教學科研服務;利用互聯網發掘社會智能潛力，形成社會資源與學校資源互補與整合。能更好地利用學校的多種教學設備，實現軟硬件共享。可以減少

8、學校在硬件上的開支，更好地發揮各種教學設備的效益;學校教育教學資源和圖書資料信息可以得到最充分的利用。例如開放相關文件、各種電子圖書可以直接在網上瀏覽，隨意下載，不用歸還等。 最后，計算機技術、多煤體技術、網絡技術等現代信息技術的應用無一不是實現檔案信息化管理的重要標志，但欲實現檔案信息化管理僅靠信息技術管理是不夠的，信息人文管理仍是實現檔案信息化管理的核心。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案、信息政策和弘揚檔案信息文化。就檔案信息化而言人文管理之所以在檔案信息化管理中居主導地位，其原因:一是人是檔案信息的產生者、組織者、利用者及檔案信息的管理者與決策者，人在檔案信息管理中起著決定性因素。二是信息技術只是信息管理的工具，它在檔案信息化管理中雖是不可缺少的，但其作用不是萬能的，有許多問題，諸如檔案信息政策的制訂，檔案信息資源建設、檔案信息的供給、檔案信息的安全性與檔案的原始憑證性等不是僅依靠信息技術所能解決的，仍需要人的參與。因此在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人