1、精選優質文檔-傾情為你奉上行政管理制度Executive OfficeWorking Handbook目錄 · 行政部組織機構圖· 行政部經理崗位職責· 行政部秘書崗位職責· 行政后勤專員崗位職責· 車隊駕駛員崗位職責· PA工作崗位職責· 宿舍管理員崗位職責· 餐廳管理員崗位職責· 醫生崗位職責· 行政部經理每日工作規程· 行政部秘書每日工作規程 · 車隊駕駛員每日工作規程· 文印工作程序· 發文管理程序· 收文程序· 出車檢查工作程

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3、 人 _ _直接上司 行政總監 管理對象_總經理秘書、車隊、員工宿舍、員工食堂、醫務室 崗位概述：負責總經辦和車隊的日常管理，協助總經理完成酒店日常的內部溝通及部門間的工作協調，做好行政總監的參謀和助手；崗位職責：1、負責酒店總經辦和車隊的日常管理工作，并制定本部門各項管理制度，組織完成本部門各項工作任務；2、認真貫徹執行酒店的各項決議，負責酒店日常行政性事務的處理工作； 3、負責總經理室對外公務聯絡，監督各種來往信件、電函的落實情況，負責 接待有關領導、來賓；5、負責有關業酒店中層管理人員社保辦理；6、傳達上司的決策、指令，并監督有關部門的貫徹、落實情況；7、負責確定酒店每周的中、高級管理人

4、員行政總值排班表、中層管理排休表；8、協助總經理進行酒店各部門運轉手冊的收集、整理、修改等工作； 9、負責本部門員工的聘用、使用、調動工作，定期對本部門的員工進行工作 考核，并做出評估報告；10、負責制定本部門員工的培訓計劃，審批有關經費開支；11、負責公關禮品的選樣及管理工作；12、負責酒店年度業務報告、工作總結、計劃等重要文件的起草工作； 13、負責總經理室對內、對外行文的最后核定及外單位來文的處理意見；14、負責對酒店內外各種信息、資料的收集和匯總，為總經理的經營決策提供依據；15、負責行政用車的審批工作，搞好客務用車的經營管理工作，參加有關VIP接待會議，制訂有關接待方案，并及時向車隊

5、布置接待任務，監督任務的完成情況；16、對客務用車的投訴做好調解工作，加強對車隊 員工進行教育，保證客務用車服務的質量。17、統籌負責后勤工作：員工宿舍、員工餐廳、醫務室Job Description崗位責任制崗位名稱 行政部秘書 級 別_ 編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 工作內容所涉_ _崗位職責：1、根據總經理批示的要求，起草日常公文、函件，發文要做到文字通順，符合公文要求；2、負責對上報、抄報總經理的文件、資料的登記、傳遞，并在總經理閱后對文件、資料進行分類整理和保管；3、嚴格執行保密，及時做好行政和業務資料及文件材料的歸納、整理、立卷、登記、保管工作； 4、根據總經理的要

6、求，安排好各類會議、活動日程、訪客預報、來訪約見及接待等有關工作；5、整理有關信函、電報、電話，并做好記錄，及時上傳或下達；6、負責對各項工作指令完成情況的跟辦；7、完成上司交辦的其它日常行政事務性工作。 Job Description崗位責任制崗位名稱 行政后勤專員 級 別 編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 員工食堂、員工餐廳、保潔崗位職責： 1、 制定后勤各項工作計劃并負責組織實施2、 負責員工宿舍、員工餐廳及員工浴室的管理工作3、 負責組織酒店后勤區域的保健工作4、 負責酒店員工的醫療保健工作5、 組織落實酒店各項行規章制度與工作計劃的執行6、 組織酒店行政接待、電話接聽、轉

7、接工作7、 根據領導安排，組織編制酒店文書行進上傳下達8、 負責部門辦公物品的保管、發放和登記工作9、 負責酒店車輛證照的年檢、保險的購買和辦理工作10、 管理酒店各種證照，并負責證照年檢工作11、 督促行政PA做好總辦區域內衛生12、 完成領導交派的其他后勤工作 Job Description崗位責任制崗位名稱 駕駛員 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政部經理 管理對象 工作內容所涉_崗位職責：1、嚴格執行酒店車務管理的各項規章制度，完成行政用車或客務用車任務；2、接到車單后，應比預訂時間提前十分鐘到達指定地點，并及時通知用車人員（酒店各部門具體用車人或租車客人），絕不能鳴笛催人；

8、3、與賓客見面時，面帶笑容，熱情問好，以禮相待，并視具體情況使用各種禮貌用語（詳見酒店禮貌服務用語）；4、客人下車時，要先主動下車，為客人打開車門，同時用手擋住車門上框， （具體動作嚴格按照酒店服務規程進行）避免碰傷客人的頭（泰國人除外）；5、客人若攜帶行李，應主動幫助提拿，搬裝；6、駕駛車輛時要平穩，如遇凹凸不平的路面，應提醒乘客坐好、扶穩；7、載客時，如遇塞車，應事先征得客人同意方可繞道行駛；8、載客時，如遇客人要求停車的禁停路段，駕駛員應委婉地向客人耐心解釋， 以求得客人的諒解；9、賓客要求駕駛員 停車等候時，應耐心等候，不得私自離車，更不能私自翻動客人遺留在車內的物品；10、客人包租時

9、，應嚴格執行酒店的有關規定，不準以任何借口向客人索要額外費用；11、駕駛員 載客到達終點后，應禮貌地請客人在出車單上簽字，并主動下車為客人拉門，用手擋住車門上框，微笑地請客人下車；12、客人離開車前，應主動提醒客人帶齊隨身物品，并對客人乘坐本酒店的車輛表示感謝，歡迎客人再次乘坐；13、客人下車后應迅速檢查車內有無遺留物品，如發現應設法及時歸還客人，如找不到失主，應及時向酒店總服務臺匯報，以求妥善處理； 14、服用麻醉、興奮作用的藥物后，在藥力未過的情況下不準駕駛車輛；15、嚴禁酒后開車；16、使用過期的駕駛代理證，未辦理車輛駕照的年審或遺失了駕照尚在辦理中不得駕車營運；17、出車前必須按照香泉

10、溫泉度假村車輛管理辦法，對車輛進行認真的安全檢查，發現安全隱患應及時排除，嚴禁病車駕駛。Job Description崗位責任制崗位名稱 PA 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員 管理對象 _崗位職責：1、 負責行政部所屬區域內衛生的清潔工作；2、 及時報修所屬衛生區域內設備設施的保養、維護、報修工作；3、 隨時巡視行政部所屬區域內的衛生狀況，發現問題及時清理；4、 嚴格控制易耗保潔用品的使用量，節約成本；5、 做好員工淋浴間的供水設備的檢修，發現故障及時報修。Job Description崗位責任制崗位名稱 宿舍管理員 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員

11、管理對象 _崗位職責：1、 協助行政后勤專員制定酒店員工宿舍作息、衛生等各項管理制度2、 制度住宿員工執行員工宿舍管理制度3、 分配和協調員工房間4、 清理離職員工宿舍衛生5、 負責員工宿舍用水、用電管理，督促員工節約用電、用水6、 負責員工宿舍區域內設備設施的保養、維護、報修工作7、 做好員工宿舍公共區域內衛生工作8、 負責員工宿舍安全保衛工作，嚴謹外來人口進出度假村員工宿舍Job Description崗位責任制崗位名稱 醫生 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政經理 管理對象 _崗位職責：1、 負責藥品的管理，合理定制醫療器械、藥品的購置計劃2、 負責醫務室進購藥品、器械的驗收、

12、登記及領用工作3、 負責藥品的每月盤點工作4、 負責酒店醫療保健、預防宣傳、普及保健、防病及緊急救護知識5、 組織酒店員工定期體檢工作6、 為酒店患一般疾病的員工提供及時的醫療服務7、 為住店客人提供力所能及的醫療服務Job Description崗位責任制崗位名稱 員工餐廳管理員 級 別 _ _ 編 輯 人 _直接上司 行政后勤專員 管理對象 _崗位職責：1、 協助行政后勤專員擬定并落實員工餐廳管理制度2、 按照食品衛生安全辦法保證員工餐廳食品質量和安全3、 負責員工餐廳的成本核算、合理控制就餐成本4、 負責員工餐廳的衛生清潔工作、確保就餐安全5、 負責每日就餐員工數量的統計6、 及時提交員

13、工餐廳采購計劃，保證餐廳食品供應準時7、 負責員工餐廳設備設施的維護、保養、采購計劃并報行政后勤專員審核8、 負責員工餐廳原料的采購計劃，報行政后勤專員審核9、 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目行政部經理每日規程 部 門 行政部 程序：1、閱讀每天的營業日報、參加每日晨會并做記錄，了解酒店經營和管理的情況；2、閱讀上級部門或其他政府管理部門下發之文件，并根據酒店實際工作情況提出意見后轉給總經理或駐店總經理批閱； 3、審核、修改以酒店名義發出的所有報告、文件，并轉報總經理或駐店總經理處簽發；4、安排酒店行政總值工作；5、負責總經理室召集的中層以上干

14、部會議或其它活動的組織與安排；6、審查、修改各部（室）給總經理的報告，提出處理意見后，轉送總經理或駐店總經理處；7、參加每周的工作指令會議，傳達、貫徹和落實會議的精神；8、起草有關重要文件；9、組織本部門人員定期進行業務學習；10、讀重點賓客報告，審查大堂日報，掌握公關客人在店的活動情況；11、訪問所有辦公室接待之住店客人，并根據需要安排總經理與客人見面的時間；12、接待總經理的來訪者并向總經理轉達來訪者的要求；13、審查接待客人通知單和接待計劃，確定接待檔次、飲食及住店標準，經總經理審批后執行。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 行政部秘書每日

15、規程 部 門 行政部 1、每天早晨應將當天有關活動內容及主要工作等通知總經理；2、將當天需處理的文件、資料分類送交總經理審閱；3、將當天的報紙雜志及有關剪報分類放好，并準備好總經理的日常辦公用品；4、按照預先安排的時間通知總經理參加有關活動；5、整理、處理及口復信件（私人及機密文件由總經理親自拆閱）；6、接聽當日電話，做好電話記錄；7、協助準備各種有關營業報表；8、起草各種有關文件、通知；9、記錄總經理口述的工作指示或資料；10、處理由行政部寄出的函件、包裹等；11、把文件進行分類歸檔以便查閱；12、將總經理所要求或感興趣的內容進行剪輯；13、處理有關投訴，與有關部門聯系解決，重大問題即向總經

16、理報告以便及時進行解決；14、替總經理安排當日約見時間，做好訪客登記、電話記錄。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 發文管理程序 部 門 行政部 適用職務總經辦秘書、各部門文員 保證文件的正確傳達、保密、留存。 程序： 1、各部門應將其以酒店名義外發的公文、信函文稿連同“文件簽發單”送至 行政部；2、經總經理審批簽發；3、獲準后由總經辦高級文員進行登記（填寫發文登記表）；4、發文部門憑批件對文稿進行打印并核對；5、打印后的文稿由行政部秘書加蓋公章、封貼；6、由部門內勤對正式公文進行郵寄、發送，并辦理相應的簽收手續；7、原文稿、“文件簽發單”及正式

17、文本由行政部秘書進行整理存檔。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 收文程序 部 門 行政部 適用職務總經辦秘書、各部門文員 標準：確保文件的準確傳達、保密及存檔。 程序：1、部門秘書（或文員）每日分兩次（上、下午各一次）到總經辦文件交換柜 進行來文簽收，并做好收文登記；2、部門文員將收文轉至部門經理處；3、部門經理根據來文的指示著手進行辦理；4、按規定日期將辦理意見或結果反饋至發文部門；5、部門文員將文件及辦理結果按類別分別存放。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 辦公會議制度 部 門 行政部 適用

18、職務行政部經理 程序： 辦公會議是酒店總經理對酒店進行管理，推行其有效經營管理的手段之一，也是管理層相溝通信息，研究、布置、檢查和落實管理工作的一種重要形式。 1、每周召開一次周例會，由總經理主持，就酒店的重大問題進行研究、決策； 2、每周召開一次總經理主持的周工作指令會，各部門經理參加檢查上周工作落實情況，布置安排一周的工作任務，協調各部門之間的工作；3、 每天上午8：30召開總經理主持的晨會，各部門經理參加，進行信息溝通分析運轉中出現的問題，并提出處理辦法；4、 每季度召開一次培訓交流研討會，總經理主持，各部門經理參加；5、根據實際工作需要，總經理可臨時召集專題會議；6、每兩周一次銷售會議

19、，由總經理主持，由營銷中心負責匯報，要求各營業部門經理、總監參加；財務及有關后勤部門負責人到席，討論營營銷工作及各部門配合情況，宣傳推廣計劃等事項； 7、每月初一次財務分析會議，由總經理主持，由財務中心負責匯報上月財務狀況，有關部門經理參加； 8、每月一次人力資源分析會，由總經理主持，人力資源部經理負責匯報上月人力資源異動狀況。 上述各類辦公會議，由匯報部門負責通知、準備，行政部負責記錄、整理，必要時形成工作指令或會議紀要發文至各部門，使會議精神能及時下達，工作能得以貫徹落實，以便對工作的完成情況進行督促與檢查；有關會議文件必要時可報送上級主管部門。 Policies Standards Pr

20、ocedures政策 標準 程序題 目 收、發文規定 部 門 行政部 適用職務秘書 程序： 1、公文是傳達、貫徹上級單位的方針、決策，發布酒店法規、請示和答復 問題、指示和商洽工作、報告情況、交流經驗的一種重要工具，各部門必須要迅速而準確地處理公文，使公文及時到上傳下達的作用；2、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、 油印、傳送、歸檔、公布， 銷毀等程序；3、公文處理必須做到及時、準確、安全；凡是上級發來之文件，都要交行政部統一簽收登記，并附文件傳閱單，交至行政部經理處批意見，然后呈送有關人員分級閱處；4、酒店各部門上需要以酒店名義發文時，須經行政部經理簽發；重要的

21、涉及面廣的文件，應由總經理簽發，其發文部門必須嚴格執行審批簽字制度，經統一編號、登記、打印后，由擬稿部門將印發文一份、原稿連同文件簽發單等一并移交總經辦存檔；5、酒店部門間行文，可由部門經理簽發，嚴格執行收、發文手續，如有需要送行政部一份存檔；6、酒店各部門發文應以統一的格式（詳見“香泉溫泉度假村行文說明”），各種表格如文件傳閱單，收發文登記單、文件簽收單、文件簽發單等，定期到行政部領用；7、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延、積壓；8、各部門均應實行公文催辦制度；負責辦理公文的人員，對自已經手處理的 公文，應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦要有結果，

22、防止因積壓而誤事；9、公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文原稿，打印 稿和有關材料整理立卷，當年的文件應于第二年第二季度移交完畢； 10、各級人員調動時，應將保密記錄本清理移交； 11、凡參加會議帶回的文件，應及時送交總經辦資料員處進行登記、保管。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 文件傳閱規定 部 門 行政部 適用職務 程序：1、所有傳閱之文件由秘書填寫文件傳閱單，交行政部簽置擬辦意見，分發有關部閱處；2、各部門需送總經理審閱之文件，由部門經理簽批后送行政部轉呈總經理審閱；3、經總經理批閱文件，由總經理秘書根據批示精神下達有關

23、部門；部門應及時閱處，傳閱結束后，將文件連同文件傳閱單返回行政部歸檔；4、復印下發至部門的文件，由部門經理閱辦后，交由部門秘書或文員歸檔保存；5、文件應及時呈傳簽閱，閱畢及時歸還、存檔；6、文件傳閱由文員直接傳遞，一律在工作場所進行，嚴禁個人、部門之間進行橫傳，不得任意擴大傳閱范圍。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 檔案管理制度 部 門 行政部 適用職務 程序： 1、行政部負責酒店各種文件、資料的存檔工作，部門需將有關文件、資料及時抄送存檔；2、查閱、借閱文件需填寫申請單，視文件密級，經總經理或行政部經理批準 （秘密級以上的檔案文件須總經理批準

24、）方可借出；3、未經許可，不得查閱、復印、借閱存檔的文件或資料；4、需要短期借閱文件、資料時，填寫“文件資料借閱申請單”，均需經辦人與審批人簽字后，方可為其辦理借閱；5、凡借閱之文件或資料，必須遵照保密要求，不得外借、外傳，并妥善保管，及時退還，不得遺失；6、酒店各部門要指定一名兼職檔案員（一般為部門秘書或文員），負責本部門的文件處理工作，在業務上受行政部經理的指導、檢查與監督；檔案員工作調動時要在行政部經理的主持下辦理好文檔移交手續；7、各部門的兼職檔案員應妥善保管部門各種文件資料，并定期備份抄總經辦 存檔，沒有存檔價值的文件經過總經辦鑒別和行政部經理批準后，可以集中銷毀；8、案卷不能借出，

25、只供在行政部閱讀；未立卷的文件及資料，經批準可借出；9、借閱檔案、文件的人員必須愛護檔案，保證檔案的安全與保密，不得擅自 涂改、勾畫、剪裁、抽取、折散、摘抄、翻印、復印、轉借或損壞；10、借閱酒店資料期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續；11、借閱的資料歸還時必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導 12、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能帶離行政部； 13、外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意；對摘抄的材料要進行審查、簽章。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 辦公室保密管理規定 部

26、門 行政部 適用職務各部門文員 程序： 1、認真貫徹中華人民共和國檔案法及上級關于檔案工作的方針、制度，做好酒店檔案工作；2、凡酒店建店以來的各項工作和活動中形成的、已辦理完畢、有保存價值的 檔案材料，都是酒店工作的起初記錄，是今后工作考查的重要根據，當由行政部統一管理，任何人不得據為已有；3、凡涉及國家利益、酒店利益，尚未公開或不準公開的內容，均須保密；4、凡接觸檔案文件者應做到“保守機密，慎之又慎”；5、公文自理中均須打上保密等級，嚴格執行保密法，按照國家機關公文自理辦法辦理公文；6、部門檔案機要人員在領送文件時，須持專用文件袋，并且不得在路途中逗留；7、傳達、傳閱文件須嚴格按照文件規定的

27、范圍執行；各種文件不得帶出辦公室文件閱后須及時退還；8、銷毀文件要進行登記并由總經辦派專人監督執行；9、在接待工作中，應嚴格遵守酒店的保密制度，不得擅自外傳酒店經營運轉資料。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 車隊服務要求 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、因為車隊是為酒店及客人提供服務的部門，因此，無論是對待客人，還是對待申請出車的部門都應該一視同仁，嚴格按照服務規程工作，決不能厚此薄彼；2、對待客人要面帶微笑，使和禮貌敬語；3、微笑服務，給客人以親切、愉快、輕松和安全的感覺；4、急客人之所急，熱情為賓客排憂解難，提供優質服務；5、樹

28、立良好的駕駛作用，不爭先，不搶道，不開斗氣車，堅持文明駕駛；6、樹立良好的職業道德，注意對客人要采取忍讓克制的態度，決不允許與乘車客人發生爭吵；7、在客人用車與酒店內部用車發生沖突時，原則上應以客人為主。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 車容標準 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、全車外殼完整無損，車身漆皮光亮，無浮塵、無油污，前后擋風玻璃無破損裂痕，下班明亮，電鍍光亮完整，輪胎及裝飾框清潔完整；2、車箱內無塵雜物，腳墊齊全無腳印，頭墊椅套平整清潔，不缺不破，每三日需更換一次；3、車內不準擺放其它無用之雜物，不得張貼任何宣傳廣告品（禁止吸煙標志及酒店宣傳廣告品除外)； 4、引擎無浮塵、無油污，行李箱內整齊，無雜物，駕駛人員自用之清潔物品按照標準放置。 Policies Standards Procedures政策 標準 程序題 目 駕駛員組織紀律制度 部 門 行政部 適用職務駕駛員 程序： 1、駕駛員要嚴格遵守酒店制定之各種制度，遵紀守法，不允許在工作時間打撲克玩麻將，更不允許賭博，一經發現，按員工手冊有關規定處理；2、服從領導分配，有任務及時出車；不準借出車機會中途辦私事，對未經請示批準而私自出車者