1、機關有關部門、直屬企業事業單位、區內各建設施工單位： 為了確保保稅區、空港加工區建設工程檔案完整、齊全、準確、系統、規范，使之在生產、建設、運營、服務中更好地發揮作用、并使各建設單位、施工單位在建設工程檔案中有章可循，根據上級部門的有關規定，結合保稅區的具體情況，特制定本規范，現印發給你們，請依照執行。附件：天津港保稅區、空港物流加工區建設工程文件整理規范二00八年四月二十日一、建設、勘察、設計、施工、監理單位建設檔案整編的職責分工（一）建設單位職責：1、應負責基建文件的管理工作，并設專人對基建文件進行收集、整理和歸檔。2、在工程招標及與參建各方簽訂合同或協議時，應對工程資料和工程檔案的編制責

2、任、套數、費用、質量和移交期限等提出明確要求。3、負責收集、整理工程前期準備階段和竣工驗收階段形成的文件以及在建設過程中形成的聲像材料，并應進行立卷歸檔。4、負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。負責收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案。5、在建設工程規劃驗收前15日內應提請檔案中心對已形成的建設工程檔案進行預驗收，在備案前，應提請對工程檔案進行驗收，并取得相應的工程檔案認可書。建設單位應在工程竣工驗收后15天內將工程檔案移交保稅區檔案中心。（二）勘察、設計單位職責;1、勘察、設計單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移

3、交。（三）監理單位職責：1、負責監理資料的管理工作，并設專人對監理資料進行收集、整理和歸檔。監理文件應單獨組卷后歸入工程檔案中統一排序和編目。2、應按合同約定，在勘察、設計階段對勘察設計文件的形成、積累、組卷和歸檔進行監督、檢查，在施工階段應對施工資料的形成、積累、組卷和歸檔進行監督、檢查、使施工資料的完整性、準確性，符合歸檔要求。（四）施工單位職責：1、施工單位負責整編承包范圍內的工程施工技術文件和工程竣工圖。工程項目實行總承包的，由各分包單位負責收集、整編分包范圍內的工程檔案并對施工資料的真實性、完整性和有效性負責，分包單位竣工圖加蓋本單位竣工圖章并交總承包單位匯總、整理，竣工時由總承包單

4、位向建設單位提交完整、準確的工程檔案。建設項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集整理立卷其承包項目的工程文件。2、總包應在工程竣工驗收前，將工程資料整理匯總完成，并應及時向建設單位移交。二、建設工程檔案組卷（整理）的要求（一）按單項工程組卷。通常按文字材料、竣工圖紙、工程照片、光盤等不同載體形式分別單獨組卷。（二）文字材料及圖紙可分別組成工程立項與管理文件、設計基礎材料及設計文件、招投標文件及合同、監理文件、施工技術管理文件、質量控制文件及竣工圖、設備文件、工程經營文件、竣工驗收及備案文件和聲像檔案等若干卷（文字材料、圖紙分別組卷）。1、文字材料按事項、專業順序排列，同一事項的請示與批復、同

5、一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、外文資料（如：進口設備資料）要有譯文，有譯文的外文資料譯文在前、原文在后。（三）竣工圖按單項工程的不同專業（建筑、結構、給水、排水、暖通、電氣、燃氣等專業）分別組卷?？⒐D紙較少時，幾個專業可合并組卷。（不能超過公分厚）同專業圖紙按圖號順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（四）變更文件組于施工技術管理文件中，設計變更文件、現場洽商記錄等變更文件可以單獨組卷，并按照不同專業形成時間及變更部位等排列。（五）案卷的排列標準（見建設工程歸檔范圍與排列標準）一個

6、工程案卷按照工程立項與管理文件、設計基礎材料及設計文件、招投標文件及合同、監理文件、施工技術管理文件、質量控制文件及竣工圖、設備文件、工程經營文件、竣工驗收及備案文件、聲像檔案的順序排列。三、建設工程檔案整編的質量要求：（一）案卷內文字材料必須是原件，排列有序。文字材料按時間順序排列，圖紙按固有編號排列。規格要求幅面（×）大小。不規格的文件材料如：大于或小于A4的分別采用折疊或托裱空白A4復印紙的辦法處理，要按照要求的規格進行托裱或剪裁以保持整齊，如反正有字的把紙挖空進行托裱。托裱紙質要優良，不能用帶字的紙，最好用復印紙。隨設備來的不合格說明、原目、照片等檔案材料按特殊檔案保管，要求

7、放在資料盒里排列有序并附有說明及目錄。特殊情況不能提供原件時，要求提供字跡清晰的復印件并做抄件（注明原件存放處，抄件人簽字、抄件日期并加蓋公章）。復印材料一律采用規格。（二）案卷內容必須真實、準確，與工程實際相符合，齊全完整并有完備的簽章手續。格式統一、字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，文字應采用碳素墨水或藍黑墨水書寫。不得使用紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆或鉛筆、復寫紙等易退色的書寫材料。傳真紙需復印后歸檔，并做抄件。（三）一個保管單位內不準有重份文件。（四）保管單位內的文件材料用線繩裝訂，不準使用金屬物裝訂，文件上原有的金屬物要全部拆除。文字材料及圖紙案卷采用軟卷皮左側三孔一線裝訂，孔與孔的距離為

8、八公分，橫向書寫的文件字頭應朝向裝訂線，裝訂要結實美觀做到不掉頁、不壓文字、不妨礙查看。每卷文字材料厚度不超過公分厚，卷盒用公分厚的卷盒，圖紙厚度不超過公分，用公分的卷盒，每一盒內只能裝一卷檔案。四、竣工圖的編制（一）竣工圖應在新藍圖上繪制，不允許使用復印圖紙，不同幅面的竣工圖統一按號圖幅面（×）折疊手風琴式，薄厚要均勻，要求折疊后白面朝外，并在裝訂線內加厚紙襯，使整個保管單位厚度一致，進行裝訂。（二）竣工圖編制后，應逐頁加蓋竣工圖章，竣工圖章一律使用不易褪色的紅印泥，加蓋在圖紙折疊后白面的右下角。圖章內容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位

9、、現場監理、總監。竣工圖章示例如下：竣 工 圖施工單位編制人審核人技術負責人編制日期監理單位總監現場監理竣工圖章尺寸為×（三）竣工圖凡按圖施工沒有變動的，由施工單位利用新施工設計圖加蓋竣工圖圖章即可作為竣工圖。（四）一般設計變更可在原施工圖上加以修改作為竣工圖，（五）利用施工圖改繪竣工圖：變更用文字表達的，可以將文字變更抄寫在圖紙說明或其它空白處;涉及到圖形變化的，要將圖中廢棄部分劃去，對原圖修改并用引出線標明此部位變更的修改依據。 （六）凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。（七）重新繪制的變更圖如果完全可以取代原圖的，要將變更圖

10、放于原圖位置，被替代下的原施工圖不組進卷內。如果竣工圖編制單位認為有必要保留被替代的原施工圖，可以將原施工圖放在最后，不加蓋竣工圖章，并在目錄中按照施工圖編號。（八）向保稅區檔案中心移交的建設工程檔案要使用國家標準的檔案裝具與表格（見附圖）。文字材料及圖紙卷用軟卷皮裝訂后裝盒；工程照片裝在相冊內，并注有說明。（九）管委會投資建的項目、大中型的項目歸檔兩套，其中一套為原件，一般項目及其它建設單位的項目歸檔一套為原件。（十） 竣工驗收備案通知書先用一張A4空白紙代替打頁號、編制卷內目錄，待質監站備案完畢后及時將竣工備案書送交檔案中心。五、建設工程檔案案卷的編目要求：工程檔案每個卷盒脊背、卷皮、卷內

11、目錄、備考表等要用微機進行打印，不可手寫，備考表中立卷人、審核人要用碳素墨水簽寫。（一）案卷封面的填寫要求1、工程名稱：項目名稱2、案卷名稱：案卷提名應簡明、準確揭示卷內文件材料或圖紙的內容，同一案卷標題的文件材料厚度超過，需組成兩個以上案卷時，應在文字材料名稱后加注（一）（二）依次類推。管線工程竣工測量成果卷，案卷名稱為所在道路全稱+（起點道路全程終點道路名稱）+管線名稱3、建設時間：從開工時間至竣工時間。4、編制日期：填寫案卷內文字材料的起始日期。5、保管期限：填寫其劃定的保管期限（永久、長期、短期）。6、密級：依據保密規定填寫。（二）卷內目錄的填寫要求：1、卷內目錄排列在卷內首頁之前。2

12、、序號：用阿拉伯數字從“”起依次標注。3、文件編號：填寫文件的文號或竣工圖編號；變更文件填寫變更號。4、責任者：填寫文件直接形成單位。5、文件材料題名：填寫圖紙或文件標題的全稱。6、日期：用阿拉伯數字填寫文件或圖紙形成的日期。7、頁次：填寫每份文件在卷內所排的起始頁號。8、備注：填寫需補充或說明的問題。（三）卷內備考表的填寫要求：1、卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。2、卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（如：原件存放處等）（四）案卷內頁號的編寫要求：1、案卷內文件材料均按有文字內容的頁面打頁號，每卷單獨打頁號，頁號從“”開始。一個案卷內只能編一個

13、流水號（卷與卷之間頁號不能連續）。2、頁號打的位置：單面書寫的文件標注在右下角，1CM見方位置。雙面書寫的文件正面標注在右下角，反面標注在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。3、頁號需用打號機標注（黑色），不允許用其它顏色標注或書寫。4、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。六、城建檔案分類目錄及建設工程檔案移交清冊接收要求1、建設單位在辦理建設工程檔案正式移交時，除向保稅區檔案中心移交紙質檔案外，要求移交電子城建檔案分類目錄，及建設工程檔案移交清冊。2、移交城建檔案電子目錄所需表格樣式，如：“工程概況及檔案整編說明”“建設工程檔案移交目錄”、“卷內目錄”、“分類目錄”等均采用保稅區提供的標

14、準化表格，可以通過u盤向保稅區檔案中心拷貝。3、保稅區檔案中心提供的“建設工程檔案表格”既可用于城建檔案電子目錄的移交，同時又可以直接打印出紙質卷內目錄，組到相應案卷中。4、電子目錄移交前，應確保u盤已經過病毒檢測和殺毒處理。檔案中心拒收含有病毒問題或其它隱患的數據文件。七、建設工程檔案驗收重點建設單位在收集各單位工程檔案后，首先應該按照檔案整編有關要求進行自檢，自檢合格后將全部檔案移交檔案中心。檔案中心在對工程檔案進行驗收時，重點檢查以下方面;1、 工程檔案齊全、系統、完整。2、 工程檔案內容真實，準確地反映工程建設活動和工程實際狀況。3、 工程檔案以整理立卷，立卷符合整編的要求。4、 竣工

15、圖變更修改符合要求。5、 文件形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備。6、 文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。八、工程項目檔案驗收規定（一）辦理時間：工程竣工驗收后15日內。（二）辦理依據：天津港保稅區、空港物流加工區建設工程文件歸檔整理規范（三）提交材料： 1、 建設項目全套工程檔案，包括建設單位、施工單位以及監理單位整理的該項目工程檔案；（注：竣工驗收備案通知書待質檢站備案完畢后反饋檔案館。）2、保稅區建設工程檔案移交清冊、包括移交清冊封面、工程概況及檔案整編說明、建設工程檔案移交目錄、三張表單，要求裝訂整齊（一式兩份）。移交清冊封面建設單位移交人簽字，并加蓋建設單位公章。3、城建檔案分類目錄電子文件。4、天津港保稅區建設工程檔案驗收表（一式兩份），用黑色碳素鋼筆填寫清楚，建設單位、監理單位項目負責人簽字，并加蓋建設單位和監理單位公