1、淺談國有建筑企業改制后的檔案管理    一、國有建筑企業改制對檔案工作的影響 1、組織架構變化對檔案工作的影響。按照新公司法的要求，改制企業要建立完善的公司治理結構和規范的母子公司體制。與此相適應，國有建筑企業紛紛創立了由股東會、董事會、監事會、經理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團有限公司)為母公司、以產權關系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按企業法設立的公司相比，全新的公司治理架構必然衍生新的檔案資源，產生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權屬相應的變化，帶來結構調整和管理傳承等方面的一系列課題

2、。 2、產權結構調整對檔案工作的影響。國有企業的改制最本質的是產權制度改革，產權清晰是對公司制企業的基本要求。為了做到產權清晰，改制企業必須對原來負無限責任的企業進行清產核資，經中介機構評估后注入新創立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應明確各自出資的范圍，辦理產權過戶手續；母子公司之間也要明確注入資產的數額和性質，及時辦理產權變更手續。這些資產的評估、確權、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據，而且由于檔案是無形資產，需要隨公司母體參與產權變更過程。在國有企業實行檔案集中統一管理原則下，如何服務企業改制并保證改制前后檔案的有機聯系，成為檔案工作的必然課題。 3、管理關系變

3、革對檔案工作的影響。現代企業制度下的公司治理結構和普遍建立的董事會決策、監事會監督、經理層執行的機制徹底改變了原來企業領導機構既是決策者又是執行者的管理關系。如何把決策、監督、執行機構在各自工作過程中產生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關系，而成為了基于股權管理和政策指引為主的新型管理關系。在行政管理權弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。 二、改制后建筑企業檔案管理現狀的滯后 1、管理力量相對不足。受計劃經濟體制慣性影響，目前國有建筑企業的檔案工作仍然是以滿足

4、企業內部需要為主，顯示不出檔案的經濟價值和社會價值，因而難以引起單位領導的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應素質的人員湊合了事，使得檔案工作的領導力量、作業力量以及其他投入都被弱化。 2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業特殊的流動性質，產生檔案的項目和負有檔案收集、移交責任的生產指揮機構經常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機構人員的變化無法保全。企業改制重組，涉及的產權單位和部門多，相關的程序復雜，所產生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導致檔案資料的流失。 3、管理手段相對落后。在建筑施工企業的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計

5、算機，但單機應用的情況比較普遍，紙質載體和手工作業為主的管理方式仍占很大比重。 4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業，對檔案工作提出了一系列的新任務和新要求。如公司治理結構中“三會一層”的檔案如何區別管理并保持有機聯系、有相關關系但又權屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統一并做到資源共享等，都需要我們認真研究，通過建立規章制度加以規范。 三、建立適應型國有建筑企業檔案管理體系 1、恢復健全組織體系，增強檔案管理力量。首先，要根據公司治理結構和組織結構的變化，調整原有的檔案工作領導機構和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監督機構的領導和新設部

6、門的同志參與檔案工作的領導和管理，消除系統性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關于建立企業檔案館條件的母公司，可以恢復或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統一規劃、統一管理，并負起日常的指導、監督、檢查責任；子公司也要視檔案規模設立專門機構。第三，努力提高檔案從業人員素質。在進口關要建立檔案崗位任職標準，嚴格按標準選拔學有專長的人員；對現有人員要有計劃、有重點地進行自培或送培，更新知識，增長才干。 2、探索新型管理模式，保持檔案有機聯系。首先，可以嘗試集中統一、區別管理的模式，即全公司的檔案工作規劃、制度規范和管理標準要統一，但不同權屬的檔案可以區別管理

7、。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關單位的有關檔案實行目錄管控，建立檔案的有機聯系，實現檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業，具有獨立法人資格的存續企業檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業務上接受母公司檔案部門的統一監管；不具有法人資格的存續單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統一保管；消亡企業的檔案按歸屬主體進行集中和承繼。第三，建立責任傳導機制，解決檔案管理分散問題

8、。由于檔案的產生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責任進行分解，并明確地傳導給參與改制重組的部門和所有項目管理機構，通過責任分解，并與獎懲結合，確保這部分檔案的齊全完整。 3、正確把握檔案價值體系，不斷提高利用效果。首先，要保證檔案作為信息資產的完整性，即嚴格按照歸檔范圍，將反映公司改革、重組、生產、經營、科研、管理等各門類的檔案資料收集齊全，按規定整理立卷，統一管理。特別要注意如土地、房屋、設備等有形資產以及專有技術、專利權、市場信息、決策資料、投標資料等無形資產的檔案載體，要視為技術商品、商業秘密加以保護，按照企業核心

9、技術檔案的要求，加密集中保管并提供有限利用。其次，要改善服務，滿足需求。著重加強資產、權益、市場營銷等專題編研，深入系統地挖掘歷史檔案的現實價值，為企業創造更大價值提供服務。對改制重組后的證據性檔案，可按產權的歸屬保管和提供利用。第三，要努力提高服務效率。方便快捷的服務是檔案工作的生命線。在計算機技術、多媒體技術和網絡技術被廣泛應用的今天，我們要大力推進現代辦公手段在檔案管理領域的應用，把檔案的數據化、介質的電子化、管理利用的網絡化納入企業信息化建設總體方案，逐步改變單機操作、手工作業為主的管理方式，這既是應對復雜多變需求的需要，也是提高服務效率的有效途徑。 4、建立健全規章制度，完善依法治檔體系。改制后的建筑施工企業，大都呈現出投資主體、企業性質、組織結構和市場結構的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統的行政命令手段去推動檔案工作顯然不行。為此，我們一方面應繼續加強檔案法和適用規章制度的宣傳，讓全體員工明白依法治檔是維護國家利益、企業利益和職工權益的