1、精選優質文檔-傾情為你奉上前臺秘書工作細則為進一步明確前臺秘書職責，規范工作流程，保證公司重要訪客接待、會議服務等相關工作的高效開展， 特制訂前臺秘書工作細則如下。請遵照執行。一、形象要求前臺接待人員是企業的“形象代言人”，前臺工作人員須掌握公司前臺接待禮儀，這對于塑造公司形象有著非常重要的作用。前臺接待禮儀包括儀容儀表規范、來訪者接待禮儀和電話接待禮儀。二、前臺接待禮儀1、接待禮儀接待來訪客人應要表現出熱情友好和愿意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意。打招呼時，應輕輕點頭并面帶微笑。如果是已經認識的客人，稱呼要顯得比較親切。陌生客人光臨時，務必問清其姓

2、名及公司名稱。2、基本接待流程1) 您好，請問你找哪位？是否有預約？2) 請問您貴姓？您是哪家公司？3) 詢問完畢后說請客人稍等。4) 給秘書打電話，告訴秘書訪客的信息，（公司先生/女士找某領導，最后要說明有沒有預約）。5) 如果打電話中直接秘書不在，請打其他秘書電話，順序依次為：直接秘書（武銳、趙鵬飛）王壯 楊芳；找總裁的訪客順序為：林總程處長楊芳。6) 如遇秘書人員都不在情況下，讓客人在前臺或者會議室稍等，自行換一部電話打給領導，問領導是否接見，根據領導意見決定訪客的去留。7) 接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側，

3、引領至領導房間，敲門并提示“您有客人到了”并根據情況提供茶水服務。8) 有未預約客人來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“我幫您問一下領導是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您有什么事？”如果對方沒有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領導見面。由于十五層是高管層所以就更應該謹慎處理。9) 客人到來時，我方領導由于種種原因不能馬上接見時，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供茶水服務。3、電話接聽禮儀1) 左手持聽筒、右手拿筆或操縱電腦，電話鈴聲響過三聲之內接起，注意講話聲音、使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎？

4、”“不用謝。”2) 復誦來電要點，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高，在通話即將結束時，應該禮貌地請客戶先收線。3) 當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。4、公司內部的禮儀和秩序1) 離座和外出：前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時，應該提前和部門領導溝通，安排好代辦人。2) 嚴守工作時間：前臺接待人員應該嚴格遵守作息時間。3)

5、 閑談與交談：應該區分閑談與交談。前臺人員應該盡量避免長時間的私人電話占線。更不應該出現在前臺與其他同事閑談的場面。三、十五層會議服務1、 公司領導會議會服人員應熟練操作投影、筆記本電腦、電動窗簾、空調、音響等會議室設備。u 會場布置1) 首先確定參會人數，根據參會人數擺放茶具茶點等數量。2) 茶杯擺放在對應座位的右手上方，杯子手柄方向朝右，毛巾盤和茶杯平行成一字擺在茶杯的左面，茶點一般按照會議桌長度依次擺放在會議桌中間位置，一般擺放4-6盤茶點。3) 提前安裝好筆記本和投影，確保正常使用。4) 檢查窗簾，如果使用投影窗簾需要全部放下，保證投影的清晰度。5) 在窗戶關閉情況下，要實時注意室內溫

6、度，如果溫度升高可打開立式空調，溫度調節2325為宜。6) 不使用投影的情況下，盡量將窗戶打開保持空氣流通，要注意調試窗簾的角度，不能讓陽光直射進來。7) 會議室布置一般在會前半小時完成。注意：使用消毒毛巾需提前至少兩個小時通知十六層準備，如提前一天收到會議通知，要及時告知十六層準備，毛巾數量根據參會人數而定，另加兩份備用。消毒毛巾根據季節調整溫度，冬天用熱毛巾，夏天可改為冷毛巾。u 會前、會中服務1) 會前10分鐘將茶水倒好，消毒毛巾擺放完畢后，門口站立等待參會人員進入會場，會議開始前觀察還有那些參會人員未到，及時通知提醒。2) 參會人員全部到齊后，退出會議室將門關閉。3) 會中加水服務，一

7、般時間控制在2030分鐘一次。4) 在會議未結束前，不得擅自離開。u 會后的整理、打掃會議結束后及時關閉電腦、投影等設備，通知保潔人員打掃衛生，會服人員協助保潔整理桌面物品（茶杯、茶點、毛巾等）。打掃完畢后，要進行檢查，關燈、關閉電源、關窗戶、鎖門。注意：要隨時檢查會議室內物品配備，例如：紙杯、茶葉、咖啡、食品、調羹等常用物品。2、一般會議一般會議或者臨時會議，如果領導沒有特殊要求，只提供紙杯茶水便可。領導有要求的，可根據領導要求提供服務。4、定期檢查會議室設備，確保會議的正常使用。5、做好會議室使用登記工作，并按季度上報給行政處。四、公司領導的外賓、VIP接待、簽約儀式服務公司領導的重要國內

8、外賓客接待服務工作，公司領導每年會接待許多國內外賓客，其中還有各國大使、參贊等，前臺秘書的工作是作為代表中國電工的形象禮儀之一，迎接并指引賓客入席，提供服務。由于涉及公司形象，所以尤其需要工作的細致、有序，體現公司的良好發展態勢。1、三樓貴賓室接待服務貴賓室主要用于接待外賓和國內其他重要客人1) 根據賓客到訪時間，應提前到達貴賓室，將會議所需物品準備好待用。2) 門口站立服務，等待賓客進入會場，提供茶水/咖啡服務。3) 三層貴賓室有10個座位，面對屏風為中間位置，中間左面沙發依次為賓客座位，中間右面依次為公司領導座位。4) 奉茶順序依次為：屏風位置領導2賓客1領導8賓客4領導7賓客3賓客6領導

9、9賓客5領導10 5) 貴賓室可提供看宣傳片服務，要熟練掌握宣傳片播放方法，并根據預訂人員要求選擇中/英文播放，注意窗簾、燈光關閉。6) 服務人員應站在側面等待宣傳片播放完并關閉，同時，將房間燈光打開。7) 會中加水服務，時間控制在2030分鐘一次。2、三層多功能廳會議服務三層多功能廳會議多數為大型會議，參會人數在百人以上。如職工代表大會、季度經濟質量運行分析會等其他會議。1) 會前準備，茶杯、茶葉、準備好，會前5-10分鐘加好水，等待參會人員入座。2) 十五層前臺秘書主要負責主席臺上茶水服務，加水時先加主席臺上的，臺下座位席以領導為首依次加水，如果有其他會服同時加水，按照分區部分加水。3)

10、除了提供茶水服務以外還要負責會中的秩序維持和臨時服務等。3、簽約儀式等重要會議的服務工作1) 簽字前的準備工作，簽約書、簽字筆、各方領導簽字位置的確認。2) 宣布簽字儀式開始，引導雙方簽字人員就座，先請客方簽字人員就座。3) 雙方簽字時，由助簽人（助簽人就是會服本人）分別為簽字人員翻揭文本，指明簽字處。待簽字人在各自簽約書上簽字后，由助簽人互換文本，簽字人員再在對方簽約書上逐一簽字。4) 簽字人員起立交換簽約書，相互握手致意。5) 主持人宣布簽字儀式結束，會服人員端出已經斟好的香檳酒，雙方共同舉杯慶賀。五、公司領導午餐服務（初定）1、中午11:1511:25之間，協助餐廳人員布置完畢午餐用具，茶水、紅酒、配料等（如有會議，根據會議情況及時通知餐廳人員布置午餐）。2、11:40分，午餐送到15層會議室，擺放餐具準備開餐。3、12:00點鐘，正式開餐，如果用餐時間領導沒到，需要敲門提醒或打電話詢問，是否回來用餐或是否需要留餐