1、檔案管理工作規定受控狀態： 受 控 檔案編號： 生效日期： 編號：版本號A檔案管理工作規定修改次數00總頁數檔案管理工作規定一、 主要內容及適用范圍規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。二、檔案的管理部門1、文書結案后，原稿由公司檔案室歸檔。2、各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影印件。3、檔案室主要職責：（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度；（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作；（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；（5）提高檔案管理的水平和技術，

2、逐步實現檔案管理現代化、科學化。三、檔案的種類1、法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。2、企業的重大決議。包括由公司董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、營銷計劃、財務計劃等。4、總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。5、批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。6、憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如房屋銷售、合同書、協議書等原始

3、記錄和文本。7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、規劃許可證、預售許可證、公司所獲各種榮譽證書、達標證書和證明等。8、匯報性文書資料。包括公司上報董事會的文件資料和相關統計表。9、勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外聯單位提供的，以聲象形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11、技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。四、檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管

4、、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。五、檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由辦公室各部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。2、立卷歸檔的時間凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交檔案管理員立卷歸檔。3、立卷歸檔的要求（1）各部門負責檔案的人員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。（2）移交檔

5、案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。（3）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。（4）立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，填寫備查表，注明保管期限。（5）填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。（6）立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。（7）立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。（8）立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。（9）文

6、件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。（10）各種檔案（獎品、獎章、證書等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（11）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。六、檔案的借閱1、檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。3、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得

7、擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注，不得轉借。4、對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。5、必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。6、檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還時，檔

8、案管理員要及時催還。7、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。七、檔案保密要求1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密、內部四級。3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案只限歸檔人使用，有密級檔案其他人員需使用或復印的，需經公司總經理批準。4、對已過保密期限的檔案要請相關部門領導或總經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。5、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分。6、公司在職

9、工作人員離開本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職。檔案管理員調離或離職，應由其主管領導監督辦理，檔案交接后，方能調離或辦理離職手續。八、檔案的銷毀1、對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經歸檔部門負責人及總經理共同鑒定后，按規定銷毀。2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人在銷毀注冊上簽字。九、檔案的保管：檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散）；不亂（不使檔案互相混亂）；不丟（檔案不丟失不泄密）；不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工