1、湘西自治州宏泰物業公司組織機構和職能部門 及崗位職責一、 管理架構宏泰物業公司組織架構總經理1物業經理行政人事部LJ財務部r1物管部文員 各部門主管會計 出納主管 管理員 收費員1J保潔部L _J工程部LJ安管部主管 保潔班長 保潔員f主管負責人 水電工r“主管保安員消防專干1 )1、職能部門及崗位職責總經理職能范圍：1、負責主持總公司的全面經營管理工作；2、組織實施總公司及大會決議；3、審定公司內部管理和基本管理制度；4、負責審定公司內部機構設置方案、定崗定編;5、負責公司高層以下人員的任免；6、組織審定公司的年度財務預、決算方案；7、負責公司下屬管理人員及員工的思想建設；8、審定公司工資獎

2、金分配方案并組織實施。物業經理職能范圍：1、按分工協助總經理主持公司的日常行政和管理活動；2、協助組織工作，對公司中層管理以下人員有任免建議權；3、定期或不定期的召開分管部門會議，聽取分管部門的工作匯 報，及時解決工作中出現的問題和矛盾；4、檢查、督導、催辦各部門的工作；5、負責公司事務及外聯工作；6、全面主抓公司各部門管理工作；7、負責組織制定分管部門的管理考核標準；8、協助總經理接待重要客人及處理重大公關事務。行政人事部部門職能：行政人事部負責對內的日常事務性工作， 協調公司各部門之間關 系，維護公司整體利益，及時完成各級領導交辦的各項任務，為總經 理當好參謀和助手1、檢查督促各部門的工作

3、執行情況；2、負責文件的上傳下達，并將總經理的指示及時傳達至有關部門和相關人員；3、負責公司檔案的編目、立卷、歸檔、借閱工作；4、負責公司的合同管理工作；5、負責公司的人事管理工作，包括發布招聘信息、人員招聘及 安排面試等工作；6、負責公司印章的管理和使用工作；7、負責各部門之間有關問題的協調；崗位職責：一、行政人事部經理1、組織制定、執行、監督公司的各項管理制度；2、組織制定各崗位職責， 并根據公司職位調整進行相應的變更， 保證與實際工作相符；3、根據現有編制及業務發展需求，組織協調、統計各部門的招 聘要求，及時督促與招聘相關崗位的缺崗人員；4、組織檢查制度的貫徹執行情況；5、組織、協調公司

4、年會、員工活動的開展；6、負責組織編制公司月度、年度工作總結和計劃；7、考核和指導工作人員的工作并給予業務指導；8、負責員工的政治思想教育和專業技能培訓，不斷提高員工的 綜合能力和素質；9、完成上級領導交辦的其它工作。二、各部門主管1、協助物業經理擬定公司的各項規章制度及工作流程；2、協助上級為其它部門提供及時有效的行政服務；3、協助上級執行公司的培訓計劃以及有效的后勤保障工作；4、協助組織、開展企業文化活動；5、建立各種物品、低值易耗品的登記臺帳，并隨時進行盤點， 保證財產物資的完整；6、建立固定資產卡片臺賬，對已提完折舊仍在用的固定資產、 設備及帳外物資另建帳保管；7、負責員工考勤工作；8

5、、填制和上報各類人事報表、收入月報表等工作；9、負責收集、整理業主檔案和保存物業公司籌備、建立和發展 的資料及人事檔案；10、完成領導交辦的其它工作。三、行政文員1、協助經理安排組織有關會議，做好會議通知和會議記錄，做 好會議紀要的整理工作；2、負責文件的起草、打字、復印等工作，并及時歸檔公司的相 關文件；3、負責往來文件、信件、傳真的簽收、拆封、登記、呈轉及歸 檔工作。4、管理公司重要資質證件及辦理公司所需各項證照；5、負責發放日常福利、節日福利；6、負責辦公用品的保管與發放工作；7、負責編制采購計劃，并督促采購員及時采購；8、負責公司公章的管理工作；9、完成總經理或行政經理交辦的其它工作。

6、物業管理部部門職能：1、對所轄物業實施一體化綜合管理，推進公司質量方針、質量 目標、管理目標以及經濟效益指標的實施；2、落實公司關于商業樓盤及住宅小區的有關規定、決議，有計 劃、有步驟地完善小區的房屋公共設施和綜合服務管理。3、定期向公司各職能部門和公司領導匯報本部門的工作情況， 聽取公司領導的意見和要求，并負責貫徹實施。崗位職責：一、物業管理部經理1、貫徹執行公司制訂的各項管理規章制度；2、全面負責管理項目的經營管理工作，制定部門月度、年度的 經營計劃，并保證計劃的實施；3、以身作則， 調動員工的積極性， 保質、保量的完成各項工作；4、熱情接待業戶，及時有效的處理各項投訴，并做好記錄；5、定

7、期對本部門員工進行培訓和考核，不斷提高員工的業務水平和服務質量；6、協調本部門與各部門的關系，合理調配人力和物力資源；7、負責部門內各項不合格服務的糾正跟蹤工作，不斷促進物業 管理與服務水平的提高；8、負責制定本部門的各項管理制度、服務標準和操作規程，并 檢查落實；9、及時掌握所管轄項目的物業費收取情況，督促下屬及時有效的完成物業費收取；10、完成領導交辦的其它工作任務。二、各項目主管1、負責制定工作計劃并負責經物業經理認可后的組織實施，協 助物業經理制訂和實施工作職責及考核計劃；2、負責對物業管理員的日常工作進行管理、統計有關資料并及 時向物業經理匯報；3、負責發現工作中存在的不合格服務項目

8、， 并進行跟蹤、 驗證， 處理業戶投訴， 遇有緊急事故， 及時向上級領導報告并協助處理善后 工作；4、接受及處理業主投訴，并予以記錄，重要情況及時向上級領 導匯報，負責配合物業管理員收繳各項費用；5、負責清潔用品采購計劃的編制和購買物品的驗證工作，并控 制其合理的使用，協助管理員合理儲存和使用保管；6、每月、季做好業主物業費收取情況的統計報表，并及時上報 總公司；7、協助管理物業小區清潔、綠化、維修、接待、回訪等服務工 作；8、收集有價值的物業信息，為推動公司物業服務工作的發展出 謀劃策；9、收取及審閱小區的巡樓報告及每天的有關投訴記錄并對重點 內容進行歸納；10、負責對管理員的工作做出安排并

9、進行指導；11、負責裝修檔案，業主檔案的管理；12、負責定期對服務質量進行統計、分析、并提出整改方案；13、負責門禁卡的使用及管理工作。14、完成領導交辦的其它工作任務。三、物業管理員1、保持物業公司同業主的聯系，通過與業戶接觸和定期拜訪， 收集、整理業主信息和需求，并及時傳達到有關部門；2、安排新入住的業主辦理入住手續，領取鑰匙及填寫單元設施 交接單，協助業戶辦理裝修申請，負責聯系業主的搬家事宜，并作好 各項登記工作；3、配合工程部、安管部對二次裝修進行管理，及時糾正違章施 工；4、催繳物業管理費、停車費及其它費用；5、負責業主資料的整理及歸檔工作，建立業主檔案和二次裝修 施工管理檔案；6、

10、負責管理區內業主的接待工作，做到儀表端莊、態度和藹、 熱情大方、反映敏捷、處事穩健；7、按接待來訪規定，做好來訪登記，對電話預約的來訪要及時 通知有關領導或部門；8、負責接待及處理業主咨詢、投訴工作，并定期進行回訪；9、定期對小區進行巡視，發現問題及時記錄并向上級匯報；10、接受并處理業主投訴，做好記錄，并及時向上級領導匯報；11、記錄小區管理日志，跟進所列問題；12、完成領導臨時交辦的工作。四、保潔班長1、熟知小區綠化布局和區域養護狀況；2、負責小區的環境衛生清潔保潔服務、綠化管理服務；3、根據作業頻率，負責綠化，景觀護理的日檢工作，并做好記 錄；4、負責制定保潔員的值班工作表，安排好日常保

11、潔員的各項工 作；5、分配好各個保潔員對小區內公共區域的環境衛生、綠化管理 工作；6、負責指導保潔員的日常工作；7、對保潔員的服務質量進行定期或不定期的檢查；8、配合部門經理定期組織保潔員進行業務知識學習和專業技術 的培訓；9、負責上級部門交辦及下達的各項工作任務 。五、保潔員1、在保潔班長的領導下工作；2、負責責任區內的保潔、清潔工作；3、嚴格按照操作規程操作；4、嚴格保證禮儀形象的要求；5、對突發事件應及時上報并做相關處理；6、完成班長交辦的其他工作。財務部部門職能1、負責公司各項目的財務核算與日常財務管理；2、制定和完善公司內部各項目的會計核算制度；3、具體負責公司內部的年度財務預、決算

12、；4、負責協調處理涉稅問題，配合銀行、稅務及總公司的審計工 作；5、負責搜集經營活動情況、資金動態、營業收入和費用開支的 資料，定期向總經理匯報；6、負責各項財產的登記、調撥，并按規定攤銷折舊；7、組織各部門編制收支計劃，結合公司的情況進行綜合平衡， 編制月、季、年度財務收支計劃和組織編制年度財務預算，定期進行 分析；8、嚴格執行國家規定的財務制度，嚴格遵守有關財經紀律，并 督促財務人員遵章守法，做好財會工作；9、檢查各部門的經濟活動情況，防止套匯、挪用內款，貪污盜 竊違法亂紀的行為；10、完成領導交辦的其它工作。一、會計1、按照國家會計制度的規定進行會計核算， 執行企業財務制度， 針對公司財

13、務工作中出現的問題及產生的原因提出改進建議和措施， 會計核算及會計報表要及時準確；2、負責指導檢查各部門財產的登記保管使用工作，各種財產物 資的管理平日要隨時完善，并定期進行盤點，一般季度一小點，年度 內進行兩次徹底清查，對到期、報廢、盤虧、盤盈的資產完善手續及 時進行處理和帳務處理，做到帳帳相符、帳物相符；3、負責做好管理費用、財務費用等帳簿登記工作，考核與控制各部門費用指標， 抓好日常費用管理工作， 負責編制部門經營狀況報 表；4、負責對外來款的核算結算，特別是對應收款帳外部分建立臺 帳，每月做帳內帳外應收報表備查并報總經理一份， 同時及時督促有 關部門進行催款，結清欠帳；5、正確計算應繳

14、稅金，依法依時納稅；6、負責物業管理軟件數據的統計和審核，停車場收費系統的使 用和管理， 使軟件與財務帳相互統一， 并達到財務統計核算的相關要 求，用軟件規范各項工作流程（如收費流程、有償服務流程等）達到 以軟件為管理平臺， 同時及時對各種欠費的催繳及往來帳的核算管理；7、定期不定期的現金、支票抽查制度，并做好現金檢查記錄， 對出納銀行余額調節表每月都要簽字核對；8、按會計檔案管理要求編制和管理帳冊、報表、傳票，建立會計檔案目錄，平日隨時歸檔，年度一次性歸檔；9、完成領導安排的其它工作。二、出納1、負責辦理現金、銀行存款收付及結算業務：（1）及時登記現金日記帳，現金收付日清月結，防止長短款情

15、況發生，接受現金庫存的抽查并做清點記錄；（2）及時處理銀行相關業務，了解銀行相關運作流程，掌握企 業在銀行的資金存取情況，合理資金調撥；2、各項收款業務手續齊備，各審批程序要完整準確，支付及時 有效，當天收入當天入帳， 各種收付款憑證支付完畢須加蓋已收、已 支或已結清字樣戳記。同時嚴格審核報銷單據、發票等原始憑證，按 照費用報銷的有關規定，辦理現金收支付業務，做到合法準確、手續 完備、單證齊全。3、物業管理收款的錄入核對工作，對各項收入的物業管理費、 停車費等要及時錄入， 每月與會計帳薄進行核對并編制錄入核對情況 表；4、月份銀行對帳單、工資存卡明細及有關付款明細等的保管裝 訂并裝訂成冊存檔，

16、會計憑證的編制、裝訂，憑證裝訂前要注意檢查， 編制是否完整、規范；5、對物業服務性收費收入、其它由他人代收的費用入帳前要對 相應的發票、 收據或其它收款憑據進行簽字確認， 防止責任不清產生 的差錯，同時要及時入帳；6、負責妥善保管現金、有關印章、空白支票和收據，做好有關 單據、帳冊、報表等會計資料的整理、歸檔工作；7、完成領導交辦的其它臨時性工作。工程部部門職能：1、負責小區內土建、弱電系統、強電系統、給排水系統、消防 系統、綜合布線系統及其他公共系統的運行管理、日常維修保養、設 備維護及故障檢修等工作；2、負責小區內的整體設備設施的維修保養工作；3、負責做好能源消耗控制工作；4、負責對部門設

17、備設施的購置、使用、保養、報廢進行論證、 安裝、維護及監督管理；5、負責項目大、中、小工程維修的組織實施與協調；6、負責公共區域內的鑰匙管理。崗位職責：一、工程部主管1、全面負責工程部的管理工作；2、負責管理區域內設施、設備的運行、保養、維修，安全檢查工作的安排與落實；3、履行物業公司簽訂的設備管理合同，完成下達的各項管理指 標和經濟指標；4、確保機電安裝維修工程管理的設施、設備處于安全、良好的 運行狀態；5、執行政府部門的有關行業法規，加強安全管理和安全教育， 建立各級安全制度，防止發生安全事故；6、對設施、設備的運行、維修和保養的正常運行每月必須進行 一次全面檢查；7、負責員工的政治思想教

18、育和專業技能培訓，不斷提高員工的 綜合能力和素質；8、負責組織對公司接管的機電設施、設備進行驗收及其配套設 施完善工作；9、負責組織技術文件盒設備檔案的接管、建立和管理工作；10、負責業主對機電工作的投訴處理，負責本部門不合格服務的處理，糾正和預防措施的實施、跟蹤和檢查；11、完成領導交辦的其他工作。二、水電維修工1、負責物業全部公共設備、設施的運行管理，保證設備正常運 轉；2、制定長期和日常的維修保養計劃并付諸實施；3、負責物業機電設備的日常維護保養工作；4、負責物業土建、弱電系統、強電系統、給排水系統、消防系 統、綜合布線系統及其他公共系統的日常維修保養工作；5、負責物業低壓配電室的值班和

19、日常維修保養；6、負責客戶服務部轉發的業主報修的處理，及滿足業戶其它有 關的服務要求；7、負責各系統的完善改造及土建設施的維修，并組織施工和驗 收；8、負責做好能源消耗的控制工作；9、熟悉掌握了解小區各類設備、性能并及時輸入相關資料；10、負責監督指導各項目維修，保證積極完成業主的報修工作；11、負責上級部門交辦及下達的各項工作指標。12、負責小區強、弱電系統的日常巡檢工作，對樓宇感應燈、小 區景觀照明燈等設備進行日檢，發現問題及時處理；13、負責消防自動報警系統、通風系統 、樓宇自控系統、保安監 控系統等的運行、維護與管理工作；14、負責供電系統的維保操作及提出供電設備的大、中、小修計 劃；

20、15、根據系統運行情況進行必要的技術改造， 制定切實可行的節 約能源措施，并保證實施，使供電方案為最優；16、定期開展設備的維修保養工作；17、發生突發情況，應迅速趕往現場，及時采取應急措施，保證 設施、設備的正常、完好；18、完成上級交辦的其他工作。安保部部門職能：安保部主要負責小區內各種設施的安全、 保衛工作， 小區的消防 監控工作，并負責維護小區內日常的秩序。1、及時將國家制定的法律、法規和公司的各項安全保衛規章制 度向員工宣傳，以增強員工的法制觀念，提高警惕，并做好防火、防 盜、防暴、防破壞等工作；2、加強內部治安管理，制定各種安全管理規章制度，打擊各類 違法犯罪活動；3、配合公安機關

21、參與調查重大事故，并寫出調查報告，上報總 經理；4、負責小區及商鋪的消防安全工作，領導、組織公司警衛和義 務消防隊，并開展教育和訓練，經常進行安全檢查工作。崗位職責：一、安保部主管1、負責安保部的日常管理及計劃的編制工作， 對公司安全管理 的全過程進行檢查和監督；2、教育安保人員自覺遵守國家的法律、法規，認真執行公司各 項管理規章制度；3、負責召集和組織安保部的辦公會議，研究決策，處理本部門職權內的各項工作；4、負責編制安保部的年度計劃， 擬訂年度 安保員培訓計劃 ；5、教育和培養安保人員熟悉和掌握小區治安、消防、服務等方 面的工作特點和規律，不斷增強安保工作的針對性和有效性；6、對安保部的全

22、面工作管理，負責安保員的招聘、錄用、考核 和獎懲，對安保人員的錄用及辭退有建議權；7、率先垂范做好本職工作，對安保員表現的好壞，有權進行表 揚和批評，并對全班的工作負完全責任；8、監督檢查對公司各項管理制度、有關法規、政策標準的執行 情況，負責協調有關職能部門，公安機關之間的關系；9、及時組織安保人員完成各項臨時警戒警備任務；10、完成公司領導交辦的其他工作 。二、安保班長1、服從命令，聽從指揮，認真執行規定的工作計劃；2、根據物業經理的指示、意圖及治安、消防、服務等方面的相 關規定，提出工作目標和任務，制定具體實施步驟和工作標準，并領 導保安人員貫徹執行；3、組織安保員進行治安、消防、服務等

23、方面的業務培訓和軍體 訓練，規定班組的學習和訓練任務，并經常進行督促檢查，保證學習 和訓練任務的圓滿完成；4、根據安保經理的工作要求和崗點值勤規定，帶領全班人員嚴 格認真、一絲不茍地做好治安、消防、服務等方面的工作，并積極配 合當日值班員的工作 ；5、負責各崗位不合格服務的處理及糾正預防措施和跟蹤；6、負責簽訂安全消防協議，督促、考查安保員消防責任的 貫徹執行情況，對違反規定的有權提出建議；7、建立消防崗位責任制度，及時向領導反饋防火工作存在的問 題；8、負責組織消防訓練和演習，協助制定消防預案，加強消防巡 邏，及時消除火警隱患；9、完成領導交辦的其他工作。三、安保員1、服從領導，聽從指揮，嚴格遵守規章制度；2、嚴格要求，認真訓練，熟練掌握規范的值勤要求，充分體現 經典生活物業服務一流的形象；3、努力學習安防業務，熟悉各類緊急、突發性事件的處理程序 和各類器械的使用方法，不斷提高安管服務水平；4、對各種監控設備、器材進行維護，發現問題，及時解決，預 防為主，安全檢查，清除不良隱患；5、對小區各