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文檔簡介

1、百度文庫中鐵五局一公司一處中心試驗室程序文件文件編號：T5101CX0122004標題：記錄和檔案管理程序第A版第0次修訂頒布日期：2004年5月10日/記錄和檔案管理程序1目的/為保證檢驗測量過程的復現、驗證和追溯，確保記錄和檔案的安全有序，特編制本程序。2范圍/本程序適用于中心試驗室各種質量活動和檢驗測量記錄的控制及檔案的管理。3職責/管理組歸口管理各類文件、檢驗報告、原始記錄，資料員按照分類要求具體負責記錄的管理和安全存放。4程序歸檔內容認證和質量監督的法律、法規和工作文件；質量體系文件，含質量手冊、程序文件、作業指導書；標準規范；檢驗報告及原始記錄，檢驗測量報告副本，分包方出具原始記錄

2、。質量管理活動記錄，包括宣傳貫徹資料，人員培訓記錄、開展新項目評審記錄、例外允許批準記錄、質量問題和質量事故處理記錄、證書、報告發送記錄、分包方質量保證能力調查記錄和抱怨處理記錄等。外來文件資料，主要是上級文件、外單位來文，協議書等；檔案類文件；計算機軟件所采集的數據。原始記錄4.2.1 檢驗測量原始記錄是出具檢驗報告的依據，是最重要的記錄。為了保證出具的檢驗報告能夠復現，原始記錄應包含足夠的信息。原始記錄至少應包括以下內容：原始記錄標題；原始記錄唯一性編號和每一頁頁號及總頁數標識；檢驗測量樣品狀況；抽樣、封樣記錄（適用時）；檢驗測量依據和方法；檢驗測量中獲得的觀察數據、計算和導出結果；環境條

3、件；日期及時間；檢驗員、復核人員簽字；4.2.2 原始記錄中還應包括參與抽樣、樣品制備（準備）人員的識別。所有的原始記錄應按規定的格式填寫，應使用碳素墨水書寫，字跡清晰；不需要填寫的欄目應用“/”占位。4.2.3 原始記錄修改時，不得隨意涂抹，而應用以下方法修改：在需要修改的位置畫上“一”，然后在上部寫上修改后的內容，在修改處加蓋修改人的個人名章。一般地，原始記錄修改應由原始記錄記錄人修改。4.2.4 資料管理員應妥善保管原始記錄。超過一年的原始記錄于每年年底裝訂成冊后分類保存。質量文件按質量手冊的要求管理；標準規范由資料管理員分類編號管理；中心試驗室全體員工有責任收集有關標準規范及信息，以保

4、證標準規范現行有效。其它文件由資料管理員分門別類進行管理。計算機軟件所采集的數據應分門別類在存放在可靠介質上，如硬盤或移動硬盤上。資料員應定期對檔案記錄的保管條件進行檢查，保證檔案安全，確保用戶機密不外泄。檔案保密與安全檔案資料室應安全可靠，防火、防盜、防潮、防鼠、防塵，保證檔案安全；中心試驗室全體員工不得私自將“檢驗報告”的內容復制或抄錄給他人，也不得泄漏檢驗結果。未經主任批準，原始記錄、檢驗標準規程等內部文件，不得外借；中心試驗室質量負責人應定期、有組織地對員工進行保密教育；質量負責人和監督員應隨時檢查保密執行情況；如發現有泄密現象，應及時報告中心試驗室主任和最高管理者，必要時應追究責任人的相關責任。5相關文件文件控制和維護程序保密和保護所有權程序6附件檔案銷毀申

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