1、員工檔案管理制度員工檔案管理制度一、目 的為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、適用范圍適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。三、職 責公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。四、原則分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。五、檔案管理內容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總

2、結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件） 、員工培訓統計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。六、程序1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以 HR 管理信息系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司員工保密管理制度 。2、檔案建立：新員工經考核合格，入職

3、之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。七、 為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，具體時限要求如下：1、 新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，并進行紙質檔案歸檔；2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔；3、 社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，并進行紙質檔案歸檔。8、 人事檔案借/

4、調閱1、調閱員工的人事檔案需填寫檔案借/查閱申請表并經有效批準。2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批準。3、 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報總經理批準。4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2 天內歸還。6、所有調閱檔案，均需登記備案。9、 人事檔案歸屬1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷毀。十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。發出部門：行政人事部借用、查閱人事檔案審批表借用/查閱部門借用/查閱人借用/查閱時間歸還時間借用/查閱何人檔案借用/查閱理由借用/查閱內容借用/查閱人所