1、1. 目的為了對公司各類文件和資料進行有效管制，統一文件格式，規范文件的制定、修改、發放、廢止等管理，確保文件正確、完整、有效，特制定本程序。2. 適用范圍適用于公司行政發文、程序文件、作業指導書，各類規章制度、各類檢驗標準、工作指引、記錄表單及外來文件的管理等。3. 定義3.1 文件分類：3.1.1 紅頭文件：包括公司組織機構、人事任免、重大決策及重要管理事項等。3.1.2 一級文件（A）：公司章程、體系手冊等公司綱領性文件。3.1.3 二級文件（B）：管理控制程序、業務流程性文件。3.1.4 三級文件（C）：管理規章制度、操作規程、作業指導書。（ D） ： 檢驗標準、產品規范。3.1.5

2、四級文件（管理表單）：用來記錄管理過程的表單，作為QEOT理的追蹤和檢索的工具。3.1.6 臨時性文件（E） ：包括通知、通告、暫行辦法、暫行規定、部門溝通聯絡文件等。3.1.7 外來文件（F） ：包括地方政府、主管部門、行業管理相關文件，顧客或供應商提供的資料、圖紙及有關的行業標準等。3.2 文件分為受控文件及非受控文件：3.2.1 受控文件: 即要求文件的分發、修訂或更改均須按書面規定程序進行控制保證文件始終反映現行要求, 受控文件須加蓋“受控文件”印章，且經相關人員會簽。包括：管理手冊、程序文件、作業指導書、 MSDSC件、職務說明書、經識別的外來文件、記錄表單類文件等。3.2.2 非受

3、控文件：若有新的版本發出，舊的版本文件無需更新，被列為非受控文件，且禁止作為產品生產、開發及經營之用4. 工作職責4.1文件的審查、批準權限為：文件類型編寫/識別審核批準A類：紅頭文件部門經理部門分管領導總經理A類：管理手冊行政部經理部門分管領導總經理B類：程序文件部門主管部門經理部門分管領導C類：規章制度、操作規程、作業 指導書、MSDS崗位職責書技術人員 主管/經理部門經理人力資源部經理部門分管領導D類：各類檢驗標準、產品規范部門主管部門經理部門分管領導E類：臨時性文件部門主管部門經理部門分管領導F類：外來文件義控中心對應部門主管對應部門經理 /分管領導記錄表單部門主管部門經理/分 管領導

4、4.1 文件的發布、回收、作廢、銷毀及控制，由文控中心負責。4.2 文件使用管理：各部門主管負責管理本部門現場使用的文件和資料，確保文件及記錄的正確、完整及安全性。5. 工作程序圖:.稗摩琳郵管理實施圖=r與6.16.1體系文件的制定流演號、內容框架、格內容不全、格式不按臂FS文件制定的要求:受控式要求尸門、發右應嚴格圾朝，禁止文件在"現場使用.1A類文件：公司章程按竺怖例管理局的相笑繁文制定、體系手冊按最新無編QE1承系標準要求制定文件批準批準人6.1.2紅頭文件:1）文件編號說明：由公亙名簡尚普阡份、流水順序瞥組成;扁號舉例：專靈農科技（2017） 001號受控文件一覽表外來文件

5、清單記錄一覽表文件變更文件發布/簽收節文件領用記錄表*年份2）；珞式要求:（樣式如附¥:1） 文件排頭：（公司標志）公司名稱,文控中心各部門黑體，紅色、文件廢止清單號字體，居中;文件名稱：宋體，I 文件正文：宋體，黑色，四號或五周字體（根據內容選擇字號）文件落款/日期：字體與字號與正文一致，居右下方;6.1.3B類程序文件:部門編號說明:序號部門編號1董事會012總經辦023人力資源部034財務部045生產供應鏈部056行政部067研發部078商務運營部089作物與產品支持部0910信息管理部10文件編號說明：由部門編號、文件類型、流水順序號組成編號舉例：06B001流水順序號文件類

6、別部門編號格式要求：（樣式參照本程序文件）文件須含審批、會簽及修訂記錄； 正文標題格式為：宋體、四號、加粗字體，要求包含內容有（ 1.目的、2. 適用范圍、3.定義、4.工作職責、5.工作程序圖、6.程序說明、7.相關文件、8. 記錄表單）；正文格式為：仿宋、四號字體；序列號設置為：a一級：如1、2、3、；b 二級：如 1.1、1.2、2.1、2.2、；d四級:如、;e五級：如、； f 六級：如 a、b、c、d;6.1.4 C、D類文件：文件排版及要求參照B類文件，文件結構應為：規章制度類：文件內容應包含1、目的，2、適用范圍，3、定義，4、工作職責，5、相關規定，6、記錄表單，7、附件（若有

7、）;設備操作規程：文件內容應包含（1、目的，2、適用范圍，3、技術參數，4、 操作步驟，5、注意事項，6、維護與保養）；作業指導書類：SOPI:文件內容應包含（1、基本信息，2、使用物料，3、圖片說明，4、作 業步驟，5、作業說明，6、安全技術要求）；規范類：文件內容應包含（1、目的，2、適用范圍，3、工作職責，4、作業指 導，5、注意事項，6、記錄表單）；檢驗標準類：文件內容應包含1、目的，2、適用范圍，3、檢驗工具/物料特性， 4、檢驗標準/指標控制，5、檢驗方法/抽樣規則，6、其他（包裝、標志、運輸、 貯存等），7、記錄表單（若有）；產品規范類：文件內容應包含1、目的，2、適用范圍，3、

8、定義，4、規范要求，5、檢驗方法，6、判斷規則，7、其他（若有）。6.1.5 E類臨時性文件：公司各類通知、通告、暫行辦法、暫行規定、部門溝通聯絡文件采用06B001-1內部業務信息聯絡單發出，如涉及內容需要保存1年以上的文件，需原件交往文控中心留存；文件編號由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例：E2017 （06） 001I流水順序號（以部門為單位年度內流水編號）部門編號年份文件類別6.1.6 F類外來文件：外來文件一律由文控專員收文，登記 06B001-2外來文件清單后報行政經理 或以上領導審批處理；涉及機密的文件（如：產品研發、財務、董事會、股東會 等機密文件）由相應部門負

9、責人收文并處理；文件編號說明：由文件類別、年份、部門編號、流水順序號組成編號舉例：F2017 （06） 001 流水順序號部門編號年份 文件類別記錄的格式：記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），各部門根據程序文件 和作業指導書編制所需要的質量、環境、職業健康安全記錄表格，同類記錄表格的格式應統一。設計表單樣式時，由部門經理審批后交文控中心檢查并登記 06B001-3 記錄一覽表中；記錄的填寫：按記錄項目逐項填寫，不得缺項；某些項目不需填寫時，用“ /”明示；填寫記錄時，需使用簽字筆/圓珠筆，不可使用鉛筆；填寫字跡要清晰、整齊， 能準確識別；記錄的內容要完整、齊全，提供的數據、資料要準確，語言

10、要簡練；填寫人 員對記錄的真實性、完整性負責；各項管理記錄和各種報告要及時填寫，不得后補、偽造；記錄一經填寫完成，原則上不允許任何人涂改，以保持其原始性。如是筆誤或 經證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性，同時修改人必須在修改處旁邊簽名，或經原審批人在修改 處旁邊簽名后才能生效，凡私自涂、貼、刮等方式改動的記錄一律無效；記錄的修改：記錄表單在運行過程中，如需要更改表格結構或內容的，須重新 提交給部門經理審批，并交文控中心辦理文件授控手續后方可使用；記錄編號說明：由標準文件編號、本文件內的表格流水順序號組成（如有外部 標準表格，則可采取外購形式，

11、無需編號）；表格編號舉例：06B001-1記錄表單流水號標準文件編號記錄存檔：按規定期限保存記錄，記錄使用及管理按檔案管理規定執行。1.1.8 文件版本/版次規定：版本號：用一位英文大寫字母表示，初次發行為A.變更后依次為B C DZ; 版次號（或修訂號）：用一位阿拉伯數字表示，初次發行為0,變更后依次為1、2、 39;文件第一次制定時的原文為 A/0, A為版本號，0為版次（修訂）號；文件修訂 時，當修訂內容不超過原文件內容的1/3時，變更版次（修訂）號,依次為1、2、3 9；當版次（修訂）號超過9、或文件修訂內容超過原文件內容的1/3時、或文件有重 大或原則性修改時,變更版本號，依次為B、

12、C、D乙同時版次（修訂）號恢復為0; 記錄表單的版本/版次修訂規定同上。1.1.9 文件的制定及修訂：當文件新制定或修訂時，由文件歸屬部門按4.1的文件 審批權限辦理簽批手續，如有需要其他部門會審的，經本部門分管領導審核，并 授意郵件方式發給相關人員會審，會審無異議的，方可交文控中心辦理文件發布 手續。1.2 文件的發布及發放：有文件的發布手續，由文控專員辦理（包含：檢查排版、手簽原稿掃描上傳系統共享盤、發布通知、紙檔文件入檔保存，并登記06B001-4受控文件一覽表。）1.2.1 文件發放的范圍：管理手冊：發放至董事會、總經辦、各部門經理；程序文件：發放至總經辦、各部門經理；三級文件：發放至

13、文件使用部門經理/主管；1.2.2 文件發放手續：文件電子檔以只讀方式上傳管理系統共享盤中，開放全員查閱的權限。（索取發放范圍之外的文件，須經文件制定部門經理同意后由文控專員辦理手續）。發放紙質版文件時，由文控專員打印并加蓋“受控文件”印章后發放，同時登記06B001-5文件領用記錄表。1.3 文件的定期評審：公司在每次內審時,由各部門分管領導組織相關人員對本部門現行文件進行全面評審，當發現文件有不適合時,應予以修訂或作廢。1.4 文件的作廢：文件評審確定為無效文件時，由部門經理向文控中心索取原文件，部門分管領 導在紙檔文件上手簽作廢說明后交回文控中心，由文控中心回收已發出去的所有 受控文件及

14、刪除共享盤中的電子檔。文件修改后，新版本文件發布之時，原版本文件同時廢止，廢止的舊版紙質文 件與電子版文件統一由文控專員回收。所有作廢的文件，原稿移轉至“廢止文件專用檔案夾”，并編制06B001-6文件 廢止清單，廢止文件要求保存1份原件并加蓋“作廢”印章，保存期不低于1年。7 .相關文件7.1 BG/T19001-2008質量管理體系要求。7.2 GB/T24001-2004環境管理體系要求及使用指南7.3 GB/T28001-2011職業健康安全管理體系要求8 .記錄表單8.106B001-1內部業務信息聯絡單8.206B001-2外來文件清單。8.306B001-3記錄一*覽表。8.406B001-4受控文件一覽表。8.506B001-5文件領用記錄。8.606B001-6文件廢止清單。附件1:紅頭文件樣式06B001-01/B1內部業務信息聯絡單文件編號主題：發布部門接收部門內容：批準人發布日期擬制人06B001-2/B1外來文件清單序號文件編