1、第五部分 電子文件管理第一章 現代信息技術的產生與發展 電子計算機：是一種用電子技術來實現數字運算處理工具，它是一種能自動、高速、精確地完成大量算術運算、邏輯運算和信息處理的電子設備。電子：是指組成計算機的基本物質，其主要是電子邏輯元件。自動：是指計算機接受指令后自動按程序執行而無需人的直接干預。數字：是指它以數字化編碼形式的信息作為其加工的基本對象，即二進制數字信息。 計算機的分類：1、按原理分為數字計算機和模擬計算機。2、按規模大小、功能強弱分為五類：巨型機、大型機、中型機、小型機和微型機。3、從CPU個數分為單CPU計算機和并行計算機。 計算機的特點：1、運算速度快； 2、精度高；3、具

2、有記憶和邏輯判斷能力；4、計算機內部操作運算均是自動控制進行。 計算機的應用：1、科學計算工（數值計算） 2、自動控制系統3、數據處理 4、CAD/CAM/CAI. 5、人工智能。 簡述計算機網絡？答：凡是將分布在不同地理位置是的具有獨立性能的多臺計算機、終端及其附屬設備，用通信設備和通信線路連接起來，再配有相應的網絡軟件，以實現計算機資源共享的系統，叫做計算機網絡。 計算機網絡的分類局域網LAN、城域網MAN、廣域網WAN. 簡述電子文件的定義及要點。答：電子文件定義為：以數字代碼形態存在，通過電子計算機系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件。兩條要點：一是表明這種事物的邏輯與物理屬性，即

3、：使用數字代碼記錄信息用電子計算機生成和讀取。二是表明這種事物的內容屬性，即要符合“文件”的要求，要有符合“文件”要求的特定的來源和用途。 電子文件的發展歷程過程階段、輔助性電子文件階段、電子文件階段、前三個階段都有紙質文件存在。無紙階段。美國賓夕法尼亞大學莫爾電工學院和阿伯丁彈道研究所在1946年共同研制出了世界上第一臺計算機。至今50多年時間，經歷了四個發展階段：1、電子管計算機（19461957）。2、晶體管計算機（19581964年）；3、集成電路計算機（19651971）；4、超大規模集成電路計算機（1972至今）；5、計算機是目前世界各國正在研制的。第五代將是并行體系結構的人工智能

4、機。未來計算機的發展歸納四個方面：1、巨型計算機；2、微型計算機；3、計算機網絡；4、人工智能機。 試述隨信息技術的演變，檔案工作主要經歷了哪幾個階段及各階段特點？計算機發展簡史？美國賓夕法尼亞大學莫爾電工學院和阿伯丁彈道研究所在1946年共同研制出了世界上第一臺計算機。至今50多年時間，經歷了四個發展階段：1、電子管計算機（19461957）：其特點是用電子管作為邏輯開關元件，輸入輸出設備主要采用穿孔卡，速度慢，無操作系統。2、晶體管計算機（19581964年）；其特征是晶體管代替了電子管，主存儲器由磁芯組成，容量增大，可靠性提高，出現了管理計算機的專用操作系統。3、集成電路計算機（1965

5、1971）；其主要特征是邏輯器件采用集成電路，體積更小，功能更強，壽命更長。開始采用大容量的半異體存儲器，系統軟件和應用軟件也有較大發展。4、超大規模集成電路計算機（1972至今）邏輯器件采用微處理器和超大規模集成電路、元器件高度集成化。5、計算機是目前世界各國正在研制的。主要是擁有智能特性，可以摸擬人的設計、分析、決策、計劃以及其他智能活動。第五代計算機將采用新的并行體系結構、新的存儲組織、新的程序設計語言和可以做自動推理（不僅僅是處理數據）的新的操作方法。第五代將是并行體系結構的人工智能機。未來計算機的發展歸納四個方面：1、巨型計算機；不是說它的體積大，而是運算速度快，以及它的存儲容量大。

6、價格也昂貴。2、微型計算機；具有功能強大、價格低廉、生產周期較短的特點。被廣泛應用在軍事、科技、金融、商業、醫療等領域。3、計算機網絡；網絡社會化和社會網絡化將成為本世紀最重要的社會特征。4、人工智能機也稱知識信息處理系統，人們早想研制出一種更高級的計算機，讓它代替人們做更多的事，具有學習的功能，如研制成功的話，其作用將十分具大。 電子文件的種類（一）按載體劃分，主要有兩大類1、是利用電生磁現象，將文字、聲音、圖像和數據等變成電信號使磁性材料發生選擇性磁化而記錄文字、聲字、聲音、圖像和數據等的磁記錄文件。2、是現代光學技術結合電子計算機技術而形成的光學記錄文件，主要有光盤等。（二）按產生的工作

7、領域，可以劃分為三大類1、是人們在辦理公務、處理一般性工作事務和交流信息過程中產生的社會性電子文件。2、是記錄人們科研和生產活動的科技性電子文件。3、指家庭現代化中產生的記錄人們家庭工作與生活情況的電子文件。（三）按電子文件的格式劃分，可劃分為五大類1數字文本文件。 2、數字影像文件。3、數字圖形文件。4、數字語音文件。5、數字視頻文件。（四）按電子文件的組成方式可將其劃分為三大類1、簡單文件。2、復合文件。3、復雜文件。 試述電子文件的特點答：一、電子文件整體存在方式與宏觀管理方式特點計算機與網絡系統的規定性（一）宏觀計算機及網絡系統對電子文件的規定性：首先，計算機及網絡系統對現實中的電子文

8、件具有規定性。其次，電子文件與計算機網絡技術之間具有母子關系。（二）微觀計算機及網絡系統（主要是電子文件管理軟件系統對電子文件的規定性：微觀計算機及網絡系統對電子文件具有具體的直接規定性。這種規定性包括文件的形成、運行、歸檔、保管、利用、統計等所有環節。（三）規定性的另一面電子文件對計算機系統的依賴性：首先，從文件的制作、處理、以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。其次，不兼容的計算機系統（主要是應用軟件）生成的文件在轉換使用時會遇到很大的困難。二、電子文件組成特點多種信息媒體的集成互動性三、電子文件分類與檢索方式特點邏輯上的自由組合性四、電子文件信息存儲特點光盤載體的高密度

9、性五、電子文件閱讀方式特點信息的非人工直接識讀性：（一）信息傳遞與利用過程中主客體信主體之間關系發展的三個階段：口傳口階段；人信息工具人；人可以完全個體化辦公。（二）科學地客觀地認識“非人工直接識讀性”六、電子文件信息傳遞方式特點物理空間中的自由移動性：（一）凝固的歷史；（二）被解放的文件信息移動。 電子文件形成與利用特點信息的可操作性：（一）文件制作過程中“隨心所欲”的信息操作；（二）文件利用過程中“隨心所欲”的操作；（三）電子文件的可更改性。 簡要闡述電子文件發展經歷了哪幾個階段。：答： 第一階段：過程階段。許多機關采用電子計算機，電子文件充當形成文件的過程（工具）。機關單位首先使用計算機

10、形成電子文件，然后由電子文件轉化為紙質文件，形成的紙質文件經過審批后形成正式文件。第二階段：輔助性電子文件階段，特征：紙質文件為正本、電子文件為副本。電子文件的效用比上一階段更多一些。第三階段：電子文件階段。特征：電子文件為正本、紙質文件為副本。電子文件法律效力被確認。紙質文件只在很少的情況下使用。前三個階段都有紙質文件存在。但第三個階段了生了本質性的變化，電子文件由附屬物上升到具有決定地位的文件正本。此外，第二、第三兩個階段我們又稱之為雙套制階段。第四階段：無紙階段。這一階段真正進入了無紙電子文件階段，人們在工作中已悄再使用紙質文件，以往的紙質文件已成為“文物”。第二章 電子文件工作概述 簡

11、述數字檔案館。答：數字檔案館，還稱為“電子檔案館”、“電子文件中心”、“虛擬檔案館”和“無墻檔案館”、“無紙檔案館”等。它不是一個傳統意義的實體機構或存放處的概念，可以把它的基本含義解釋為以電子檔案及其用戶為對象的“一個有序的信息空間”或“一個信息系統”。其特征：1、信息數字化；2、傳遞網絡化；3、超越時空化。 簡述電子文件工作的原則和要求。答：1、準確完整；2、高效易用；（1）效率原則包含及時與簡便兩層含義；（2）易用原則。 3、安全保障 電子文件管理工作內容。答：1、電子文件管理系統的設計與安裝；系統需求調查；確定文件與檔案管理的要求；評估現存系統；設計文件系統；文件系統運行及復審；文件系

12、統安裝。2、電子文件的制作；3、電子文件鑒定與歸檔；4、電子文件保管；5、電子文件檢索與利用；6、電子文件統計。 試述電子文件工作管理體制的基本原則。答：基本原則：集中統一（一）國家電子文件與電子檔案也應按規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理；1、電子文件與電子檔案由誰來管的問題。2、電子文件與電子檔案怎樣集中保管的問題。3、文檔一體化的問題。（二）全國電子文件工作在各級人民政府領導下，由各級檔案行政管理機構統一、分級、分專業管理；（三）對黨政電子文件工作實行統一管理。 檔案館電子檔案管理工作內容？1、電子檔案系統的設計與安裝；2、電子檔案的鑒定；3、電子檔案的保管；4、電子檔案的開發利用

13、；5、電子檔案的統計。 機構內部電子文件的管理體制一、電子文件保管者；二、機構內部電子文檔管理的技術機制。第三章 電子文件管理系統 電子文件管理系統的概念。答： 宏觀層次的電子文件管理系統，是以保證電子文件的科學管理和高效利用為目的的技術、設備、管理、法律、標準、人員等所有相關因素組成信息系統；中觀層次的電子文件管理系統，是指與電子文件相關的計算機軟件、硬件系統。微觀層次電子文件管理系統，是電子文件管理的軟件系統，它由一組軟件程序組成，共同對機構產生的電子文件進行管理。這三個層次的電子文件管理系統含義既相互聯系、層層遞進，又在不同語言環境中，概念有所不同。 編程的概念：即編寫程序，就是使用預先

14、選定的計算機語言去把詳細設計的結果轉換成程序，把用文字表達的解決問題的步驟轉換為計算機能夠接受并執行的指令形式。這個階段的關鍵任務是寫出正確的程序模塊。 簡要說明電子文件管理系統開發過程聽現制調查階段與用戶需求調查階段。答：一、現制調查階段；包括軟件生命周期方法的確定目標和可行性分析階段。作為系統分析員在這一階段要進行現行的組織機構調查、業務流程調查和文件流程調查。調查的目的是掌握老系統的運行情況這對開發新系統往往十分重要，作為調查結果，要寫出現制說明書與可行性分析報告。二、用戶需求調查階段；這一階段是屬于軟件生命周期方法中的用戶需求分析階段，是在上一階段基礎上，由系統分析員調查用戶對新系統的

15、需求，并寫出用戶需求說明書。在這一階段需要對用戶對系統的需求做出詳細的調查，包括系統功能的要求，將來可能提出的要求以及系統的數據要求和條件限制。 試述電子文件管理系統的特點。答：（一）具有與文件屬性相關的程序嚴密性；（二）由文件內容、結構和背景信息等構成的文件整體性；（三）與業務活動相關的輔助性；（四）廣泛存在的特殊性。 電子文件管理系統的開發過程？1、現制調查階段； 2、用戶需求調查階段；3、系統分析階段； 4、系統設計階段；5、程序設計階段； 6、系統測試與新舊系統轉換階段；7、系統運行維護、評價階段。第四章 電子文件的鑒定和歸檔 試述內容鑒定法。答：電子文件鑒定的基本方法：（一）內容鑒定

16、法；（二）職能鑒定法內容鑒定法是指：通過審閱文件的辦公室自動化判斷其價值，要求全面審閱的分析文件的正文，以及文件題名、名稱等形式特征，從文件反映的內容信息判斷其價值。在目前歸檔文件的鑒定中，內容鑒定法仍然是普啟蒙采用的鑒定方法。 簡述邏輯歸檔。答：它是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。具體的操作方法是電子文件形成部門將存儲歸檔的電子文件的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門就能夠通過網絡直接查閱和控制該電子文件。邏輯歸檔后的檔案信息可以全部在網絡中顯示和檢索利用，而電子文件生成時所在的位置，歸檔后的物理位置保持不變。 簡述電子文件鑒定類型及

17、特點。答：類型：全面集中鑒定；單項隨時鑒定。傳統檔案學中所說的鑒定一般是指全面集中鑒定，即由各方人員組成鑒定小組。單項隨時鑒定是指相關人員出于某種特殊原因，對文件的某種狀態進行專項檢查和分析。以確定是否要采取相應的措施。特點：（一）全面集中鑒定的特點：1、全面集中鑒定的多維性；2、全面集中鑒定的間隔性；3、全面集中鑒定的相對模糊性。（二）單項隨時鑒定的特點：1、單項鑒定的連續性；2、單項鑒定的公散性；3、單項鑒定的相對清晰性。 試述電子文件鑒定工作內容。答： （一）電子文件的鑒別：實質是明確機構形成電子文件的需要，就是將信息處系統中的文件信息和非文件信息區分開來，即用抽象概括的方法說明機構需要

18、形成哪些電子文件，然后運用演繹的方法判定哪些是我們需要鑒定的文件。具體過程：第一，調查分析機構的職能結構和業務活動，明確各項活動中要求形成的電子文件，從而確定電子文件的生成節點。第二、根據調查分析的結果，設計文件登記模塊，賦予每一份電子文件唯一的文件號。（二）電子文件的內容鑒定：1、制定電子文件保管期限表；2、將電子文件保管期限表納入其管理系統并賦予維護。3、電子文件形成時的即時鑒定；4、保管期限滿鑒定；5、進館鑒定。（三）電子文件的技術鑒定：1、真實性鑒定；2、完整性鑒定；3、有效性鑒定；4、病毒檢測；5、介質狀況鑒定。（四）電子文件的處置：1、銷毀，一般在計算機上進行，主要包括信息刪除和介

19、質銷毀兩種。2、保存，方法有：（1）文件管理系統中保存；（2）脫機保存；（3）遷移；（4）縮微；（5）轉換成紙質文件。3、移交，是指機構將電子檔案轉交給其它機構保存。移交的方式可采用文件實體移交、文件信息的管理職責移交或二者共同移交。具體方式有以下兩種：一是向檔案館移交。凡是屬于檔案館收集范圍內的電子檔案應按照有關規定如期向檔案館移交，這種移交主要是指管理職責移交，至于檔案的實體既可以移交檔案館，也可由檔案形成機構保存。二是向有關機構移交，當機構改制、撤銷或合并時，電子檔案隨同其它檔案一起移交有關機構繼續保存。（五）電子文件鑒定的全程監控，為保證電子文件的鑒定過程的合理、有序以及鑒定結果的公正

20、，需要對鑒定過程進行監控。監控主要有對電子文件監定過程的記錄和對記錄材料審查。 電子文件歸檔案的內容：1、電子文件歸檔的范圍；2、電子文件歸檔的時間；3、電子文件歸檔的要求；4、電子文件歸檔方式：邏輯歸檔與物理歸檔、在線歸檔與離線歸檔。 電子文件歸檔的組織管理？1、加強電子文件歸檔的組織領導；2、加強電子文件歸檔的業務指導；3、妥善處理檔案部門與電子文件形成部門的協作關系。第五章 電子文件的保管 簡述影響電子文件信息安全的因素。答：人為因素、自然災害、火災、失盜、人為破壞、計算機病毒、電源故障、系統與硬件故障、系統升級造成技術過時等。 電子文件的保管包括：1、電子文件保存所依賴的技術環境和存儲

21、材料的物理安全；2、電子文件信息內容的邏輯安全。 簡單介紹保障計算機邏輯環境的安全法？答：根據電子文件歸檔與管理規范中的要求：電子文件的真實是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀態一致。完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。具體可采用以下方法：1、加密技術； 2、身份驗證；3、簽署技術； 4、防寫技術；5、操作日志管理技術；6、文件元數據的記錄和維護技術；7、硬盤還原卡技術。 試述電子文件信息安全規范的基本特點。答：（一）信息安全規范具有綜合性：（二）信息安全的規范說到底是人的行為規范。 電子文件的邏輯保護？一、系統維護與系統升級；（一）做好

22、系統日常維護工作：對電子文件有關的系統環境（包括機器設備）進行保養和維護的措施一般包括：保持磁帶機、軟盤驅動器的清潔、對磁帶定期進行倒帶，保持計算機及其相關設備的良好狀態，保護電子文件庫房內合適的溫濕度，防止強磁場干擾，做好防水、防塵、防火等方面工作，建立嚴格遵守電子文件庫房管理制度。（二）應對計算機升級的方法：1、再生性技術保護；2、建立電子文件技術檔案館；3、采用一定的獨立于任何計算機系統的統一格式存儲文件。4、仿真；5、遷移。二、防治電腦病毒。防病毒技術有兩個發展趨勢：1、由單機靜態反病毒軟件為代表的非實時反病毒技術發展為實時反病毒技術；2、反病毒軟件由僅限于“殺病毒”發展為在“防殺結合

23、”的基礎上趨于整體的網絡安全管理。三、電子文件信息安全邏輯保護的通用技術（一）保障信息基礎設施和計算機硬件的安全方法；（二）保障計算機邏輯環境的安全方法； 試述電子文件歸檔載體該如何保管。答：（一）歸檔載體一式3份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。載體上應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。（二）保存環境要求：環境溫度選擇范圍：攝氏17度20度；相對濕度選擇范圍：35%45%；存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。為了確保電子文件信息內容的長期存取的有效性，規范中規定應采取以下管理措施：1、每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。2、每

24、滿2年，進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。3、設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年；4、磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。 電子文件載體的選擇原則？1、盡量選擇有國際和國家標準的載體；2、有發展前途的，其使用的軟硬件應有多個供應渠道；3、載體內在性能穩定，耐久性得到公認；4、能較方便地進行保護；5、載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；6、能較容易地檢測出載體的質變現象，以便能在載體變化之前將文檔復制到新的載體上。第六章 電子文件

25、的開發與利用 簡述“非在線提供利用”。答：非在線提供利用，就是電子文件管理部門不通過網絡在計算機上通過光盤、磁盤、磁帶直接向利用者提供電子文件進行閱讀與其它形式的利用，我們又把這種方式稱為電子文件提供利用的物理方式。它主要在未聯網的檔案部門使用，具體利用方法包括：1、直接閱覽；2、復制供應（提供存儲載體的拷貝件）；3、通信傳輸；4、其它在線服務。如咨詢服務、展覽、信息發布等。 簡述電子文件檢索的含義。答：電子文件檢索包含存貯具有檢索意義的信息和查找所需信息兩個方向相反的過程，即存儲具有檢索意義的文件信息，查找所需文件信息，其匹配程度反映了檢索工作的效率。電子文件檢索工作的任務非常明確，就是全面

26、、正確地分析電子文件的相關信息，以最有效的方式為用戶提供電能佳服務，滿足全方位的檢索要求。 簡述電子文件開發的基本內容。答：電子文件開發工作的基本任務就是解決電子文件形成和利用有序之間的矛盾。開發：是對電子文件信息有序化組織和加工的過程，上的在于為最終用戶提供更合理的信息結構、更多樣化的信息產品。基本內容應包括：1、分類包括實體和信息分類兩部分。2、標引；3、編研三個部分。 電子文件開發的原則與組織形式：一、電子文件開發的原則：1、存真原則；2、實用、效益原則；3、系統合法原則；4、創造性原則；二、電子文件開發的組織形式：1、自我開發形式；2、聯合開發形式；3、委托開發形式。 電子文件開發具有

27、的新特點：1、電子文件編研的時間大為縮短；2、電子文件編研成品的內容更加豐富；3、編研成品的傳播更為方便快捷。 簡述電子文件利用的新特點。答：（1）良好的共享性；（2）良好的復用性；（3）良好的交互性；（4）運用的靈活性；（5）超地域限制性；（6）超時間限制性；（7）新的安全問題：防泄密，防病毒，防黑客。 電子文件的利用：是指采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當的方式及時、準確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。 試述電子文件利用工作的原則。答：電子文件的利用一方面要方便利用者的利用活動，另一方面要有利于保證電子文件的安全，要符合電子文件利用活動的特點與性質，這是電子文件提供利用

28、的基本原則。要做到這一點，必須從以下三個方面入手：（一）建立電子文件數據庫和電子文件管理系統；（二）建立新的“利用規則”：1、建立多套備份制度。電子文件應制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存；2、對需要控制使用的電子文件用密碼技術、用戶身份證技術等方法進行加密管理。3、限制利用方式，確保電子文件安全。（三）利用現代化的技術、設備最大限度地發揮電子文件的優越性。第七章 電子文件管理的新理論與新思想 “全程控制”、“后保管”、“新來源觀”的概念。答：全程控制實際是一個全程管理的過程。電子文件的管理是一個全面、系統的管理，也是一個過程的管理。涉及到電子文件的流程、管理規則、管理方法、質量要

29、求，以及各項管理內容的關聯相應系統軟硬件的共享和效益，還包括對電子文件的生成、流轉利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控等。新來源觀概括地講，它的含義應當是“指文件的形成過程和背景，即文件是由誰，在什么條件下，運用哪些數據，為了何種目的，采用怎樣的結構形成等方面的綜合背景信息。后保管以來源為中心，以知識為中心的管理模式稱為后管理模式。 全程控制的實施途徑？1、建立電子文件管理制度平臺；2、建立電子文件管理系統；3、宣傳電子文件管理要求，推廣管理系統的廣泛應用。 全程控制實施的基本要求？1、實施全程控制需要單位各級管理層的支持；2、對文檔管理人員提出了更高的要求。 簡述來源原則在電子文

30、件中的具體應用。答：1、來源原則在維護電子文件的憑證價值方面的重要應用。電子文件的形成來源于信息，即背景信息，在維護電子文件的憑證價值方面有著不可替代的作用。2、來源原則指導電子文件檢索系統設計。來源原則在檔案整理方面起核心指導作用。 試述文件連續體理論形成經歷的三個階段以及電子文件環境中的文件連續體理論。 信息技術革命對文件工作產生了巨大影響，其中最明顯的表現就是依賴計算機生成和讀取的電子文件大量產生并開始沖擊傳統紙質文件的傳統地位。電子文件不同于紙質文件的明顯差異，對文件生命周期理論帶來的一系列質疑甚至沖擊主要表現在三個方面： 對電子文件生命周期概念的理解 傳統文件的運動階段大多順向進行，

31、但相當一部分電子文件在特殊情況下可以作逆向運動；傳統文件的運動階段界限比較清晰、容易區分，但電子文件往往可能會同時處于不同的運動階段，難以劃清階段的界限。這些變化使得套用傳統的文件生命周期概念來處理電子文件，就很難行得通。澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德認為，由于紙質文件從生成到處置的直線運動過程不再適用于電子文件，因此，電子文件的生命周期可以理解為“往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”。 對電子文件生命周期階段的劃分 西方檔案界提出了不同的看法，比較權威的是國際檔案理事會電子文件委員會在其制定的電子文件管理指南中將電子文件的生命周期劃分為設計、形成和維護三個階段。這一劃分的

32、著眼點不再是文件，而是電子文件管理系統；劃分的依據不再是文件的內在價值形態的變化，而是電子文件管理活動的先后順序。我國學者何嘉蓀將電子文件生命周期劃分為文件的孕育和形成階段、現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。這些劃分都突出了對電子文件實行前端控制的重要性。 對電子文件各階段文件對應關系的理解 文件生命周期理論認為，由于文件價值的變化，不同階段的文件與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在對應關系。電子文件運動階段及其具體劃分與傳統文件發生了很大變化，由于電子文件內在價值的變化，不同階段的文件與服務對象和管理方式之間仍存在內在聯系，而不同階段的文件與保存場所之間沒有對應關系，傳統文件各階段

33、的對應關系不再適用于電子文件。 可見，電子文件的大量涌現，引起了文件管理方式的變化，主要適用于傳統文件管理的文件生命周期理論越難越難以適應電子文件管理的需要，文件生命周期理論因此受到多方面的挑戰和質疑，正是在這種背景下，產生了文件連續體理論。電子文件管理的“文件連續體”理論認為，文件從產生的那一刻開始就同時具有了多重價值，文件可以處于不同的價值實現時空，在文件生命周期中，文件與檔案的關系沒有明顯的分界線，是一個連續運動的同一體。關注于文件管理的動態過程，強調文件跨越時空的利用和保管，同時強調文件管理活動過程（從文件產生、辦理、歸檔、保管利用、到鑒定銷毀全過程）各環節管理責任上的連續，以及文件管

34、理領域各種角色之間的相互合作。主張文件的連續管理、全程管理、前端控制，并注重文件元數據的提取與運用，實現多維集成化的“文檔一體化”管理模式。 文件連續體理論的主要內容?澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德等人提出：文件連續體是指“文件往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”，這一定義揭示了對文件形成、保存和長久利用應實施一體化管理的理念。 文件連續體理論構筑了一個多維坐標系來描述文件的運動過程，包括四個坐標軸：一是文件保管形式軸，選取四個坐標分別是單份文件、案卷、全宗和全宗集合；二是價值表現軸，選取的四個坐標軸分別是行為軌跡、活動憑證、機構記憶和社會記憶三是業務活動軸，選取的四個坐標

35、軸分別是行為、活動、職能和意志；四是形成者軸，選取的四個坐標軸分別是個人、部門、機構和社會。在這一多維坐標體系中，文件保管形式軸是核心軸，因為它的變化帶動了其他坐標軸的相應變化。具體而言，文件連續體理論通過描述文件保管形式軸上四個坐標的變化引發形成者軸、業務活動軸和價值表現軸上特定坐標的相應變化，揭示出文件的四圍運動過程。第一圍是單份文件，此時文件對應的形成者是某一具體的個人，反映的業務活動是某一具體的行為，表現出的價值形式為具體行為的軌跡。第二圍是案卷，即一組文件的集合，此時文件對應的形成者是機構內部的一個部門，反映的業務活動是包含若干行為的某一活動，表現出的價值形式為活動的憑證。第三圍是全

36、宗，即一個機構所有案卷的集合，此時文件對應的形成者是一個特定的機構，反映的業務活動是包含若干活動的某一職能，表現出的價值形式為機構記憶。第四圍是全宗集合，即所有全宗的集合，此時文件對應的形成者是整個社會，反映的業務活動是社會的意志，表現出的價值形式為社會記憶。 文件連續體理論之所以構成對文件生命周期理論的挑戰，主要原因在于，文件連續體理論從全新的研究視角，運用全新的研究方法，適應電子文件的特點，全方位揭示了文件的連續運動過程，反映出電子文件各階段相互關聯、相互影響和相互轉化的可能性。但是電子文件的出現并未從根本上改變文件的客觀運動過程，國際檔案理事會電子文件委員會對電子文件生命周期的劃分方法實際上是參照軟件生命周期所作的劃分。電子文件運動階段的劃分也表明