1、濱海進出口有限公司管理文件編號： 批準：備件出口業務管理辦法2007 年 月 日發布 2007 年 月 日實施、尸、 亠前言本制度是濱海進出口有限公司管理體系文件之一，自發布之日起實 施。本制度由海外服務部提出并歸口管理。本制度由海外服務部起草。備件出口業務工作程序 -1海外商務各部海外商務各部海外商務各部海外商務各部海外服務部海外服務部海外服務部海外服務部海外服務部海外商務各部海外商務各部海外商務各部接收外商或集團進岀口備件岀口訂單分析、整理訂單 V+ Y備件訂貨單報海外服務部 LY編制米購計劃單*采購計劃單報銷售公司接收銷售公司回復回復海外商務各部回復客戶與客戶確認最終訂單與客戶簽訂合同A

2、 ）正常訂單（海 運）：在接到客戶訂 單的7日內完成報送；B ）緊急訂單（空 運、快遞）：在接到 客戶訂單的2個工作日 內完成報送。A ）正常訂單：需在 收到需求單的5個工作 日內給予回復。B ）緊急訂單：需在 收到需求單的2個工作 日內給予回復。備件出口業務工作程序 -2給付備件供應商通過銷售公司TDS系統維護銷售訂單隨時關注訂單采購 進度，如有缺項需 與銷售公司、海外 商務部門相關人員 積極協調解決海外商務各部海外商務各部 室主任海外商務各部 部長海外商務各部海外商務各部海外商務各部海外商務各部財務管理部海外商務各部海外商務各部海外服務部海外服務部海外商務各部海外服務部海外服務部海外服務部

3、海外商務各部海外商務各部財務管理部 海外商務各部海外商務各部海外商務各部海外服務部海外服務部海外商務相關部門海外服務部海外商務相關部門海外服務部海外商務相關部門外運公司海外商務各部備件出口業務工作程序-3包裝確認具備發運條件書面通知海外商務相 關部門“可發運”集港、報關、裝船, 現場突發問題解決取回岀口報關單、 外匯核銷單開發票二工二取得提單- /寄送裝運單據發運前15天完成發運前8天開始辦理發運前3天發運后3天發運后30天發運后5天1 目的和適用范圍 目的：為做好公司備件出口各項工作，做好備件出口各業務環節的銜 接，明確各部門、各崗位職責，特制定本辦法。適用范圍：濱海進出口有限公司各相關部門

4、。2 術語 正常訂單：在規定交貨期內，通過非空運方式實現發運交貨的備件訂 單。緊急訂單：在規定交貨期內，通過空運方式實現發運交貨的備件訂單。 正常可供備件：包含在海外服務部提供的價格清單上的備件。 非正常備件：未包含在海外服務部提供的價格清單上的備件。3 職責海外商務各部3.1.1 負責接收外商或集團進出口公司出口備件訂單。3.1.2 負責整理、確認訂單。 負責監督外商或集團進出口公司的備件貨款到帳。3.1.4 負責與外商或集團進出口公司簽訂購銷合同。3.1.5 負責與外商或集團進出口確認發運信息。3.1.6 負責跟蹤、監控出口備件的采購、包裝。3.1.7 負責跟蹤、監控出口備件的集港，發運。

5、 負責報關相關單證的傳遞及報關工作。 負責向外商或集團進出口寄送裝運單據。海外服務部 負責備件出口庫的管理。負責備件出口庫的庫存備件管理。負責出口備件的采購、包裝。負責出口備件的集港發運工作。財務管理部3.3.1 負責收取出口備件貨款。海外物流部負責出口備件的商檢工作。4備件出口業務工作程序： 海外商務各部接收外商或集團進出口公司以掃描簽字版或電子版形式 的備件訂貨單海外商務各部對接收到的訂單進行整理、分析，并與外商或集團進出 口核對、確認。海外商務各部將確認好的訂單，在規定時間內通過電子版方式報送至 海外服務部指定人員。正常訂單（海運）：在接到客戶訂單的 7 日內完成報送； 緊急訂單（空運、

6、快遞） ：在接到客戶訂單的 2 個工作日內完成報送 海外服務部對接收到的訂單進行分析，對有疑義的訂貨內容可要求海 外商務部門再確認。海外服務部依據客戶訂貨單編制采購計劃，并報銷售公司備件部。 海外服務部依據銷售公司備件部的回復、及掌握的采購周期，對訂貨 單向各商務部門進行回復，回復內容包括：供貨時間、特殊備件的訂貨說 明等。對正常可供備件A）正常訂單：需在收到海外商務各部訂貨單的 5個工作日內給予回復。B）緊急訂單：需在收到海外商務各部訂貨單的2個工作日內給予回復。 對非正常備件海外商務各部對接收到的非正常備件，要在 2個工作日內以書面形式 報送至海外服務部。海外服務部聯系、協調公司及其它供應

7、渠道，并將協調結果在5個工作日內反饋回海外商務相關部門（回復原則：盡量滿足用戶需求）。海外商務各部依據海外服務部提供的訂單確認情況，要在收到回復后的2個工作日內對外商或集團進出口公司進行回復。外商或集團進出口公司依據我方回復中提供的可供備件，貨款金額及 供貨周期，確定最終訂貨單。訂單確認后，海外商務各部與客戶簽訂合同（固定格式），并雙方簽字、 蓋章、各自留存。海外商務各部依據簽訂的合同出具形式發票給客戶。客戶按合同要求準備貨款，由海外商務各部聯系貨代公司，訂艙（簽訂 合同）；我方訂艙規定，一般為：大宗貨物海運貨代：海外商務各部依據合同規定，通知財務管理部及時查收貨款，確認貨 款到帳后及時通知海

8、外商務各相關部門。付款審批權限：備貨發貨付款審批T/TL/CD/P審批權限100%®付后備 貨30%® 付后備貨余款70%付清后發 貨100%®付后備 貨余款70%付清后發 貨商務師部長主管經 理海外商務各部確認 收到客戶的預付款或信用證后，以書面形式通知海外服務部備貨，同時將預計船期通知海外服務部。海外服務部依據合同備件明細，制定下月備件采購用款計劃，并據此向 財物管理部支取采購款，并支付給銷售公司（或其他供應商）。海外服務部通過銷售公司TDS系統維護銷售訂單采購備件（銷售公司 不能提供的備件，經主管經理批準后，可從汽工貿或指定配套廠外采），并隨時關注訂單采購進

9、度，如有缺項需與銷售公司、海外商務部門相關人 員積極協調解決（海外商務各部相關人員每周詢問一次訂單進度情況）。海外服務部將采購好的備件按公司制訂的 標準進行包裝（外方有特殊 要求的，雙方另行商定）。海外商務各部對包裝過程進行跟蹤，監控包裝質量。海外服務部確認在庫出口備件具備發運條件后，以書面形式通知海外 商務各相關部門。海外商務各部根據可發運通知，以書面形式通知客戶可發運時間、及 相關定艙信息，并在規定時間內要求對方交齊全款。海外商務各部通知財務管理部及時查收貨款，財務管理部確認貨款到帳后及時通知海外商務各相關部門。海外商務各部將確定的船期在發運前（提前 10天）通知海外服務部， 出現變化及時

10、通知。海外服務部在完成國內采購后，依據實際發貨情況，要求供貨方開具 發票。相關部門依據海外服務部提供的包裝信息，做好相關報檢、報關工作。 海外商務各部在集港前的 8 個工作日，書面通知海外物流部進行商檢，并向海外物流部提供商檢所需單據，商檢單據包括：外銷發票，箱單，外 銷合同（復印件即可） 。海外物流部組織、辦理商檢事宜。海外物流部將商檢后的通關單據在集港前 3 個工作日，交海外商務各 部。海外商務各部協調、辦理報關事宜，并及時將報關所需全部單據提供 給貨貸公司，報關單據包括以下內容：報關委托書、報關單、外銷發票， 裝箱單，外銷合同，外匯核銷單，商檢單（通關單、換證憑單或換證憑條 等）。海外商

11、務各部在集港前 3 個工作日，書面通知海外服務部發運、集港 信息（包括：收貨時間、收貨聯系人、收貨地址、收貨單位及其他要求）海外服務部依據通知協調包裝公司做好發運準備（完成包裝箱編號 等），全部準備內容應在集港日的前 1 天辦理完。海外服務部負責聯系包裝公司根據發運通知和發運指令將備件運至指 定地點（港口堆場或倉庫） ，并監督集港過程。海外商務各部門負責跟蹤集港過程，并監督裝箱。海外服務部主要負責集港過程的跟蹤， 海外商務各部門主要負責裝箱過 程的跟蹤。海外服務部負責及時解決、處理貨物集港運輸過程中出現的異常情況， 并明確責任方。海外商務部負責及時解決、處理裝箱過程中出現的異常情況，并明確責任方。海外服務部負責與包裝公司做好費用結算工作。海外商務各部 在通關、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費用及其 它相關費用的結算工作。海外物流部在通關、裝船工作完畢后做好商檢費用結算工作。海外商務各部在備件出口后（開船后）的 7 日內向貨代公司取得提單。海外商務各部在備件出口后（開船后）的 30 日內向貨貸