1、廣州市xx物業集團有限公司·作業文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規定修訂狀態號0頁 碼1/51. 目的為全面加強物業集團系統檔案管理工作，確保物業集團各類檔案資料(材料)的充分、有效利用，特制定本制度。2. 范圍 本規定適用于物業系統所有檔案的管理。3. 職責物業集團行政管理總部是物業系統檔案管理的職能部門，所屬各單位及各部門是檔案管理的執行部門。4. 工作內容4.1 定義：物業集團檔案是指物業系統在企業發展過程中形成的具有查閱利用價值的、各種形式(紙質、電子、聲像、實物等)的行政文書、資質證件、經濟合約函件、業戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。4.2 機構設

2、置4.2.1 物業集團本部設立專門的檔案室，隸屬于行政管理總部。4.2.2 物業集團所屬各物業公司(管理處)經報批可設立自己的檔案室，隸屬于行政管理部。4.2.3 物業集團本部各部(室)不設立專門的檔案室。4.3 管理體制4.3.1 物業集團本部檔案室接受恒大集團檔案管理中心的業務指導；負責指導所屬各物業公司(管理處)檔案室的工作；負責物業集團本部檔案的具體管理工作。4.3.2 各物業公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領導和管理，業務上接受檔案管理部門監督和指導。4.3.3 物業集團全質辦為檔案管理的督察機構。4.3.4 為保證檔案管理的實效性，物業集團根據實際需要，可成立檔案鑒

3、定小組。4.4 人員配備及要求：4.4.1 各級檔案管理機構根據檔案的數量、工作量，本著精簡、高效的原則，配備相應的檔案管理人員。物業集團檔案室專職1人，所屬物業公司(管理處)檔案室為兼職1人。4.4.2 檔案管理(兼職)人員要由工作認真、責任心強、具有本專業知識和相應工作經驗的大專以上人員擔任。4.4.3各級檔案管理人員應保持相對穩定。如因工作變動或離職，必須在相應行政管理部門負責人的監督下做好交接手續的辦理工作。廣州市xx物業集團有限公司·作業文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規定修訂狀態號0頁 碼2/54.5 物業集團檔案室的工作職責4.5.1 參照國家有關標

4、準和規定，結合集團公司有關規定，制定物業集團的檔案管理辦法，制定物業集團本部檔案管理的實施細則，并組織實施；4.5.2 收集、整理、保管物業集團本部的檔案，并做好檔案鑒定、統計和利用工作；4.5.3 監督和指導所屬各單位檔案室的檔案管理工作；4.5.4 根據需要組織開展業務知識培訓，開展經驗交流；4.5.5 承辦有關檔案管理工作的其他事宜。4.6 下屬單位檔案室的職責4.6.1 認真落實和執行物業集團檔案室和本單位有關檔案管理的規定和辦法，制定本單位檔案管理實施細則，并組織實施；4.6.2 收集、整理、保管本單位的檔案，并做好檔案鑒定、統計和利用工作；4.6.3 根據需要組織相關人員的業務培訓

5、；4.6.4 承辦有關檔案管理工作的其他事宜。4.7 歸檔范圍：凡物業系統在生產經營活動中產生的有備查和持續利用的檔案資料（見定義）均應歸檔。4.8檔案管理4.8.1 歸檔要求：1) 檔案管理人員應及時督促文秘人員，對已辦理完畢、有留存價值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交；2) 各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個月內及時組織歸檔。個別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者，可適當延期歸檔，但必須由所在(使用)部門知會檔案室，并嚴加保管。3) 歸檔的文件材料應當完整、準確，按照實際情況進行科學分類，組成保管單位(卷、冊、袋、夾等)，填寫保管單位封面和目錄；4) 歸檔的文件材料應當質地優良，字

6、跡工整，規格統一。填寫歸檔文件材料應當使用毛筆或不褪色鋼筆，使用標準簡化字。5) 歸檔的文件以“件”為單位，正文與原稿、正件與附件、請示與批復、來函與復函要同時存檔；文件前附有領導及相關人員批辦意見、簽名的公文處理單，要正確裝訂后，隨同文件一同存檔。6) 行政文書歸檔數量為一式三份，其他檔案材料根據實際情況確定留存份數。7) 收歸的檔案要確保原件歸檔。個別確實難以追回原件的檔案資料(材料)，要及時保留廣州市xx物業集團有限公司·作業文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規定修訂狀態號0頁 碼3/5復印(制)件；對于十分重要、珍貴、奇缺的檔案 資料(材料)要及時備份，將復

7、印件或復制品一同歸檔。4.8.2管理要求：1) 檔案室按照規范，并提出初步意見，將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現有檔案交由行政管理部門、檔案移交部門、全質辦以及公司領導組成的鑒定小組進行鑒定，確定保存期限，決定解、降密級的事項，并確保檔案管理內容的有效性等。 2) 編制檔案目錄和檢索工具應以便于查找為原則，力求科學簡便，規范標準。3) 檔案室內要做到庫房布局合理、清潔、整齊。4) 除檔案室工作人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。確須進入庫房，經集團主管領導批準后方可進入。5) 存放檔案必須有適宜的設備和庫房，采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護措施，使檔案庫房溫濕度

8、符合規定標準，以維護檔案的完整和安全。6) 庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。7) 每年應對庫存檔案的數量、質量和保管情況進行一次檢查，發現問題時向主管領導匯報，采取積極有效措施，保護檔案安全。8) 檔案管理工作要在提升傳統管理方法的基礎上，應用現代管理手段和方法，即采用計算機管理，便于檢索、利用。4.9 檔案的利用與銷毀4.9.1 檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進行查閱，查閱須有檔案管理人員在場；4.9.2 檔案的借用或查閱，以復印件優先為原則，即復印件能夠利用者，盡量使用復印件，但對復印件同樣要加強管理；4.9.3 檔案借用必須嚴格按照規定辦理借用手續。4.9.3.1 普通檔案由

9、借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經本單位(部門)負責人簽字，檔案室負責人審批后，方可借出。4.9.3.2 秘密、機密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經本單位(部門)負責人簽字，檔案室負責人審核，所在單位(部門)主管領導審批后，由借用單位(部門)助理級以上人員借出。4.9.3.3 絕密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經本單位(部廣州市xx物業集團有限公司·作業文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規定修訂狀態號0頁 碼4/5門)負責人簽字，檔案室負責人審核后，所在單位(部門)主要領導審批，由借用單位(部門)負責人

10、借出。4.9.4 外借檔案的歸還時間，由各級檔案管理機構在檔案借用單中予以明確，原則上在三天內及時歸還。個別特殊原因需延期歸還者，須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續，并說明延期使用理由，否則公司要給予相關責任人一定的經濟處罰和紀律處分。4.9.5 延期歸還手續按照借用檔案的密級和程序進行辦理。4.9.6 檔案歸還時，檔案管理人員要認真對歸還檔案進行檢查，如發現檔案被轉借、拆撕、抽換、污損和散失，應及時報告，采取補救措施，并予以追查。4.9.7 檔案銷毀，物業集團本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見并附上銷毀清單，經鑒定確無保管價值的檔案，應登記造冊，領導審查批準后，予以銷毀；下屬

11、單位檔案室檔案的銷毀，必須向物業集團行政管理總部專題報告，核查確認后，方可在指定地點銷毀。4.9.8 銷毀檔案時，應由物業集團全質辦人員在場監銷。檔案銷毀后，監銷人在清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章，銷毀清冊由檔案室留存。4.10 檔案室保密規定4.10.1檔案工作人員要嚴格遵守公司有關保密規定，維護檔案的完整和安全。4.10.2 按照檔案文件密級劃分范圍，控制借閱范圍。4.10.3 查閱檔案人員，未經許可，不準私自抄錄和復制，不準攜帶外出，更不準擅自將檔案轉借他人。一旦發現有違反規定者，公司將對相關責任人進行嚴肅查處。4.10.4 查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱。4.10.5

12、 檔案室內檔案柜應做到隨開隨鎖。4.10.6 檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發現失密、竊密情況，應及時報告主管領導，查明情況嚴肅處理。4.11 檔案密級劃分4.11.1 集團各類已注明密級的行政文書，按照已劃定保密級別進行管理；4.11.2 尚未明確的各種檔案資料（材料）按照以下劃分進行管理：a. 絕密文檔，包括集團董事局重要的決議、決定，董事局有關股權與人事組成情況，中層以上人員人事檔案、極其重要的經營報表和財務報表、極其重要的合作協議，上級重要批示、公司章程。b. 機密文檔，包括公司重要的證照、公司合同，商洽性文件、呈請性文件、函、廣州市xx物業集團有限公司·作業文件

13、文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規定修訂狀態號0頁 碼5/5證明、業戶資料、工程合同、行政合同、申報表、審核書、規劃資料、各種協議、規劃設計圖、施工圖紙（含變更資料）、預算書、結算審核表、施工方案、各類測試報告、竣工驗收資料、會計憑證、會計帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。4.11.3 秘密文檔，包括需要保密的通知、決定、決議、會議紀要、年度計劃、總結、公司各種制度及條例等。4.11.4 其他普通檔案。4.12 監督和獎罰4.12.1 監督檢查：4.12.1.1 物業集團全質辦為公司檔案管理和利用的日常監督部門，接受所有員工對公司檔案管理和利用情況的監督投訴。4.12.1.2 每年3月初，由物業集團行政管理總部會同全質辦對各單位檔案管理情況進行全面檢查。4.12.2 獎罰：4.12.2.1物業集團每年對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻的部門