1、常州大學(xué)機(jī)械石油樓、配電房儲運泵房工程監(jiān) 理 資 料 信 息 管 理及歸檔 制 度 項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）： 專業(yè)監(jiān)理工程師： 總監(jiān)理工程師： 日期： 一、總則：1、 為加強(qiáng)建設(shè)工程監(jiān)理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作水平，為工程項目建設(shè)有關(guān)部門分析、指導(dǎo)和評價工程項目建設(shè)監(jiān)理工作質(zhì)量提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)并以備追溯，需建立健全工程項目建設(shè)監(jiān)理資料檔案制度。本項目監(jiān)理部確定由總監(jiān)指導(dǎo)和一名專職資料員具體負(fù)責(zé)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等工作。2、資料室由專人管理，按城建檔案要求的要求，建立檔案。二、監(jiān)理工作的流程2.1檔案建立監(jiān)理資料與信息管理職責(zé)分工監(jiān)理資料分程序資料、

2、內(nèi)部資料、往來資料；程序資料為開停工報審、方案報審、工序、材料報驗等；內(nèi)部資料為監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、月報、質(zhì)量評估、總結(jié)等；往來資料為合同管理、業(yè)主來文、政府行政部門檢查記錄等；程序資料應(yīng)由施工單位申報，專業(yè)監(jiān)理工程師或總監(jiān)理工程師審查完成簽批后，資料員核查后歸檔；內(nèi)部資料由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師在總監(jiān)指導(dǎo)下完成，總監(jiān)蓋章后，資料員歸檔；往來資料資料員按公司及規(guī)范要求歸檔；資料的收發(fā)管理制度.1資料的收發(fā)文應(yīng)采用公司配發(fā)的專用收發(fā)文表式;；.2資料的收發(fā)文前應(yīng)仔細(xì)核對收發(fā)文編號、事由、簽章等是否與收發(fā)內(nèi)容相符；.3資料的收發(fā)文時應(yīng)登記詳細(xì)記錄：收發(fā)文時間、收文人、事由、往來單位、編號等。其中收文人應(yīng)

3、本人簽字確認(rèn)；.4資料的收發(fā)文后應(yīng)及時通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。資料的存放、歸檔管理制度.1存檔的工程文件的內(nèi)容必須真實、有效、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，與工程實際相符合；.2 存檔的文件應(yīng)手續(xù)完備，盡量采用原件，如為復(fù)印件應(yīng)加蓋原件審核章，并標(biāo)注原件存放處；.3存檔的文件需進(jìn)行審查，字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。復(fù)印件不得出現(xiàn)模糊無法辨認(rèn)的情況。存檔使用的紙張應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)紙，不應(yīng)使用方格紙、作業(yè)紙等；.4存檔資料內(nèi)容中有圖有文字的，應(yīng)文字頁在前圖在后。文字頁較多的應(yīng)進(jìn)行編號；.5監(jiān)理四版表示使用的文件編號需符合在求，例：1208008，代表12年8月第008號；.6資料存放時應(yīng)按照資料盒名稱

4、分類、盒內(nèi)目錄順序排放。目錄應(yīng)上墻方便查閱，有分類有目錄，按編目歸檔；.7資料盒脊背應(yīng)按照公司要求含有：公司名稱標(biāo)識、項目名稱、資料盒編號、料盒內(nèi)容標(biāo)注，其布置方式應(yīng)滿足規(guī)范要求；.8資料盒脊背應(yīng)準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化、寬度應(yīng)與資料盒大小相符；.9資料在分部工程完成后應(yīng)及時整理、封存。2.2檔案立卷資料員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝釘、編制目錄，裝袋（盒）入檔。凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，項目監(jiān)理部可根據(jù)需要決定是否留存。2.3檔案補(bǔ)充外來文件、函件由資料員分類編號登記并形成來文登記，項目監(jiān)理部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。項目監(jiān)理部發(fā)

5、出的文件，由資料員分類編號登記并形成發(fā)文記錄，資料齊全經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，即立卷歸檔。2.4檔案查閱項目監(jiān)理部以外人員來項目部查閱資料檔案，必須經(jīng)由項目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)同意方可到資料室查閱資料，未經(jīng)同意不得將資料帶出資料室，如若需借出必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并立下借據(jù)注明借閱時間，在注明時間內(nèi)完好無損地歸還資料室。2.5檔案安全保密資料室資料柜由專人負(fù)責(zé)管理，保持整潔、干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。資料管理人員不得外泄檔案中的機(jī)密，資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。三、 監(jiān)理技術(shù)文件的交付及責(zé)任1、監(jiān)理單位對工程技術(shù)文件的形成、收集、

6、組卷有組織、審核的責(zé)任，應(yīng)及時對工程技術(shù)文件進(jìn)行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完成交工技術(shù)文件的歸檔工作。2、需要移交公司監(jiān)理資料的工程及移交資料內(nèi)容要求： （1）需要移交公司監(jiān)理資料的工程分類：A類：住宅及公用建筑工程（28層及以上，單項面積3萬及以上，小區(qū)建筑面積12萬及以上）。廠房：18米跨度及以上。省、市優(yōu)質(zhì)工程目標(biāo)工程，省文明工地目標(biāo)工程。B類：級別A類以下工程。（2）移交資料內(nèi)容要求： A類工程按本辦法附表一及附表二中全部資料內(nèi)容； B類工程只需要按照附表四移交公司有關(guān)需要存檔的文件內(nèi)容。3、 工程竣工后,按附表二中案卷題名內(nèi)容進(jìn)行整理,并在每個檔案盒的側(cè)面貼好案卷題名(20

7、0×30毫米標(biāo)簽紙,詳見附表一),每個案卷(檔案盒)內(nèi)應(yīng)有詳細(xì)文件目錄。 （1）對于群體工程,當(dāng)一個檔案盒裝不下該案卷文件時,可以分上、中、下冊或按流水序號進(jìn)行分冊。 （2）檢驗批驗收記錄及其工序報驗單不需要存檔,水電分項、(子)分部工程驗收記錄和土建并入一個案卷(案卷七)。（3） 圖紙不需要交公司，因工程特殊情況確實需要暫時留存的設(shè)計圖紙，應(yīng)折疊整齊交到公司。 4、工程完工后,現(xiàn)場監(jiān)理部應(yīng)及時將監(jiān)理資料整理移交給公司,并填寫好資料交接驗收記錄單,辦理移交手續(xù)。5、公司收到項目監(jiān)理部資料后,公司資料員應(yīng)及時對每個案卷進(jìn)行檔號的編號,并按附表三填寫好歸檔文件目錄,將資料存入檔案室。檔號

8、的編寫說明: ××××-××-×× 具體資料流水號 案卷流水號年度工程流水號6、需移交檔案館的監(jiān)理資料,由項目監(jiān)理部在竣工驗收后按要求及時將原件移交建設(shè)單位或檔案館,公司保留復(fù)印件。需移交檔案館的資料詳見附表四。7、資料保存期：A類工程保存期為五年，B類工程保存期為三年。四、建立資料管理信息系統(tǒng)在本項目監(jiān)理采用計算機(jī)建立工程資料系統(tǒng)，形成本工程資料數(shù)據(jù)庫。項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)利用計算機(jī)建立臺帳、圖、表等系統(tǒng)文件輔助監(jiān)理工作控制和管理，要求建立的監(jiān)理管理臺帳有：（1）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報驗臺帳；（2）施工試驗（土建、安

9、裝等）報審臺帳；（3）分項（工序）、分部（部位）的驗收臺帳；（4）工程量、月付款報審臺帳；（5）施工進(jìn)度執(zhí)行和控制臺賬；（6）履行安全監(jiān)理責(zé)任臺賬；（7）合同執(zhí)行情況的跟蹤及處理過程和管理；（8）現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)法規(guī)、資料的查詢；（9）其他。一前上期級手來續(xù)文二監(jiān)理文件三會監(jiān)議理紀(jì)月要報四通聯(lián)知系單單五投進(jìn)資度控控制制六監(jiān)平行理檢查日及旁記站七分單項位分工部程驗驗收收八材料設(shè)備報驗九資質(zhì)方案審核十樁基工程附表一歸檔文件目錄 年份: 20xx 工程名稱案卷編號案卷題名備注xxxxx工程20xx-01前期手續(xù)20xx-02上級來文20xx-03監(jiān)理文件20xx-04會議紀(jì)要、監(jiān)理月報20xx-05通知單、

10、聯(lián)系單20xx-06投資控制、進(jìn)度控制20xx-07監(jiān)理日記、平行檢查及旁站記錄案卷目錄年份: 20xx 序號案卷編號案卷題名詳細(xì)內(nèi)容頁數(shù)一20xx-01前期施工手續(xù)（）規(guī)劃許可證（規(guī)劃放線成果圖）（）施工許可證（）圖紙審查意見（）施工合同（）施工中標(biāo)通知書（直接發(fā)包書）（）工程開工報審表A120xx-02上級來文（）質(zhì)監(jiān)巡查記錄（）安監(jiān)巡查記錄（）上級主管部門文件及通知二20xx-03監(jiān)理文件（）監(jiān)理合同、公司安全管理及培訓(xùn)制度（）監(jiān)理中標(biāo)通知書（直接發(fā)包書）（）監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)、人員上崗證（）總監(jiān)任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書（）監(jiān)理規(guī)劃、安全監(jiān)理規(guī)劃B12（）監(jiān)理細(xì)則、巡視旁站制度B13（）監(jiān)理交底

11、（）工程監(jiān)理總結(jié)報告B10（）工程監(jiān)理質(zhì)量評估報告B9（0）質(zhì)量事故報告及處理意見（1）合同爭議、違約報告及處理意見（2）工程監(jiān)理資料移交單B15三20xx-04會議紀(jì)要（）工地例會B61（）專題會議B62（）監(jiān)理項目部內(nèi)部會議B63監(jiān)理月報（）監(jiān)理月報B5四20xx-05通知單（）進(jìn)度控制類B21（）質(zhì)量控制類B22（）費用控制類B23（）安全文明類B24（）設(shè)計變更類B25（）建設(shè)單位通知單C1（）向主管部門質(zhì)量安全報告單B14聯(lián)系單（）建設(shè)單位類B31（）施工單位類B32（）設(shè)計單位類B33（）建設(shè)單位聯(lián)系單C2（5）承包單位通用申報表A8備忘錄（）建設(shè)單位類B41（）施工單位類B42（

12、）設(shè)計單位類B43暫停令復(fù)工申請（）工程暫停令B1（）復(fù)工申請表A6五20xx-06投資控制（）工程計量A4.1（）工程款支付審批A4.3（）簽證及索賠A4.2（）工程款支付證書B8進(jìn)度控制（）總進(jìn)度計劃A2.11（）月（周、旬）進(jìn)度計劃A2.12（）延長工期報審A2.2六20xx-07監(jiān)理日記平行檢查及旁站記錄（）監(jiān)理日記B7（）安全監(jiān)理日記B7（）監(jiān)理平行檢查記錄（）監(jiān)理旁站記錄B11監(jiān)理日記（）監(jiān)理日記B7七20xx-08分項、分部驗收記錄（）建筑結(jié)構(gòu)工程分項、分部驗收記錄A3.5、A7（）給排水及暖通分項、分部驗收記錄A3.5、A7（）電氣工程分項、分部驗收記錄A3.5、A7（4）分戶

13、驗收記錄（住宅工程）單位工程驗收記錄（子）單位工程竣工驗收記錄A7八20xx-09材料設(shè)備報驗（）建筑結(jié)構(gòu)材料設(shè)備報驗A3.3（）給排水材料設(shè)備報驗A3.3（）電氣工程材料設(shè)備報驗A3.3九十20xx-10施工管理體系制度（）安全管理體系報審表A3.2（）施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄施工方案審核機(jī)械設(shè)備報驗（）單位工程施工組織設(shè)計A3.1（）分項、分部施工方案A3.1（）安全文明施工專項方案A3.9（）安全防護(hù)措施費使用計劃A4.4（）施工起重機(jī)械設(shè)備報驗A3.4資質(zhì)審核（）總包企業(yè)資質(zhì)報審A8（）分包單位資質(zhì)報審A3.6（）特殊工種上崗證20xx-11樁基礎(chǔ)工程按江蘇省建設(shè)工程質(zhì)監(jiān)站編制的樁基礎(chǔ)

14、分部資料進(jìn)行整理匯總 附表四監(jiān)理文件目錄(需要移交市、區(qū)建筑工程檔案館的監(jiān)理資料) 序號監(jiān)理文件內(nèi)容份數(shù)頁數(shù)1監(jiān)理規(guī)劃2監(jiān)理實施細(xì)則3監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題4監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題5工程開工申請表6工程暫停令/復(fù)工審批表7不合格項目通知8質(zhì)量類聯(lián)系單/通知單/備忘錄9質(zhì)量事故報告及處理意見10工程延期報告及審批11合同爭議、違約報告及處理意見12合同變更材料13工程竣工（預(yù)）驗收質(zhì)量評估報告14工程監(jiān)理總結(jié)報告15 工程監(jiān)理資料移交單工程名稱： 編號：B 致：（公司檔案科）我項目監(jiān)理部現(xiàn)將 工程監(jiān)理資料移交給公司檔案室,請予以審查、接收。附件：1、 工程監(jiān)理資料清單 2、 工程監(jiān)理資料整理歸檔文件項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（章）： 總監(jiān)理工程師：日期： 公司檔案科