1、企業信息化建議書陜西文化投集團化建設規劃前言：但是，現在企業信息化管理存在一些盲點。正是這些盲點，影響 了信息化管理在企業中的效果，而一些子公司并沒有專業從事計算機 信息建設顧問與規劃的專業人員， 使越來越多的企業感到盲目，不知 道如何是好，請一個專職的網管，只能解決工作中遇到的問題并不能 真正實現企業信息化的飛騰，讓很多企業領導都感到頭痛，通過近期 對企業集團信息化調研的總結，就集團信息化建設中的問題和相關內 容作具體講解希望能夠幫助企業認識信息化建設的重要意義：一、企業信息化建設概念：企業信息化是利用計算機信息技術加強企業管理的一種手段，在 一定程度上利用計算機技術、計算機網絡技術、計算機

2、軟件技術、和 數據庫技術集成化，綜合利用幫助企業管理生產經營活動中的所有信 息，實現企業內外部的有效利用，用以提高企業經濟效益和市場競爭 力、提高管理水平、開發能力、經營水平的過程 -我們稱之為企業 信息化，企業信息化是一個過程，信息化水平是一個標準。二、企業信息化對企業的發展的影響企業信息化的重要性已經不是一個認識問題，當企業發展到一定 的階段，常規的管理顯然已不能滿足現實發展的需要， 所以如何實現 規范化、標準化的管理來提高企業經營效益，就成為一個新的議題。 企業一直要面臨來自各方的挑戰，包括市場需求、銷售渠道、人才流 動，資金周轉等等方面。今天IT技術的發展能夠幫助企業積極應對這些挑戰，

3、提高企業競爭力，并為企業帶來更多更穩定的新業務。隨 著業務的快速成長，信息化建設也越來越受到企業的重視。 企業如果 不建立與之相適應的網絡平臺、業務平臺、管理信息系統，就很難在 這個競爭日趨激烈的時代獲勝。 宏觀上來看企業信息化是一個趨勢， 計算機早已取代算盤并取代一部分傳統的信息記錄方式，由于工作的環境，所以我們經常用到掃描設施和文字識別軟件，這樣大大提高了我們工作的效率，讓最新的資料在第一時間展現在讀者面前。我們 進入了新數字辦公的時代。而電腦技術以及網絡技術的創新，以及增 強性技術的進一步應用，有助于增強我們公司數字化辦公應用的協作 性、移動性、安全性和可管理性.快速高效富有現代化；短期

4、看 企 業的信息化需要一定的投入。但是長遠看來 ，一個成熟的企業信息 化體系對企業的成長和管理有著非常的好處和利益。企業的信息化就是用計算機手段去實現企業的管理運作，其業務流程、實現方法和 原來都有變化，所以信息化的企業管理和非信息化的企業管理是不一 樣的。企業信息化不是模擬現有管理方式， 而是對現有管理模式進行 結合和變革。企業在實施信息化時應做好業務流程、管理模式等變革 的準備，以及做好將來人員崗位設置和調整的準備，使企業在管理模 式、業務流程、組織結構和績效考核等方面有明顯改進、提高和創新。. 貼合企業實際需求，實行通用化的產品設計，充分體現企業規范管理、 提高辦公效率的核心思想，為用戶

5、提供一整套標準的辦公自動化解決 方案，以幫助企業迅速建立便捷、規范的辦公環境，迅速提升企業的 管理和信息化應用水平，并降低投資成本。信息化的目標非常明確，不是為了形象不是為了趕潮流，確確實實是為了提高運營水平而提出 建設信息系統；而且運營績效的目標非常明確，提高訂單響應和周轉 時間，提高客戶服務的滿意度。企業信息化是一個系統的過程。不象買機器設備只要買過來按照說明書一裝就可以了，企業信息化系統的導入更多的是作業方式和理念的導入，我們講的也是理念問題，仙 騰網絡立足之初，就考慮到現在社會水平和企業競爭力的引入，專業 而細致的研究了一系列計算機信息管理技術提高企業信息化建設服 務，充分了解及分析了

6、企業需求與市場結合， 憑著這一個理念仙騰網 絡走進了各個中小企業，我們講的是理念和技術的實踐性。三、目前中小企業信息化出現的狀況（1）未實現現有辦公系統的整合集團的0A系統目前只能做到傳遞公文，內部的溝通全靠 QQ等外 部工具，容易造成集團內部信息保密的隱患。 且很多員工電腦配置較 低，同時登陸即時通訊軟件、企業郵箱和 0A會造成電腦死機等一些 列問題。同時辦公系統不能做到 PC與手機同時擁有客戶端，導致員 工的很多工作流程不能及時辦理，嚴重影響效率。（2）資源重復投入集團各部門與子公司都投入大量精力和資金，去建立各種業務資 源，目的是促進項目的管理和收益的提高。 很多資源是完全可以做到 集團

7、內部共享，但是信息的不暢通，導致各子公司和部門大量重復投 入，資源沒有得到應有的利用。（3）認識不夠我們所講的認識不夠，一方面是對企業內部信息化的認識不夠， 另一方面是對企業員工認識不夠，企業信息化要發展就需對企業作一 個長期和短期的規劃，這要求我們對企業內部及外部關系有個充分的 認識，針對具體情況領導者需作分析及重要部署， 各部門職責規劃與 管理模式。對于企業員工，應對信息化有個充分的了解，了解其在工 作上的幫助，現在很多流程完全靠人工解決，使員工耽誤了很多正常 工作的時間，要讓員工在工作中突出自己的生力為企業創造出應有的 價值。領導者應了解信息化對工作效率的提高與正規化的規范作用， 這樣才

8、更有利于為企業培養一批優秀人才。（4）集團工作效率延誤較多流程對企業的運作和管理將會產生根本性的影響，并不是所有企 業的管理者都能夠深刻認識到這一點。雖然，每一個企業都在經營過程中，迫于某種需要，自覺和不自 覺地建立了一些流程（一般反映在規章制度中），或者自然形成了一 定的運作習慣。但是，由于目前集團各種流程的審批工作信息化不足， 至集團在項目推進、合同簽定等方面造成大量延誤，嚴重影響了企業 的運作效率和效果。（5）內部日常工作未能有效管理對日常用車、會議室使用和庫存用品沒有一個整體管理，員工普 遍反映沒有信息化的統計方式方式，大大的降低了企業管理及生產效 率，未有一個整體思路幾者相互之間的關

9、系， 于是就出現了申請環節 亂、使用管理亂的現象。(6) 企業員工流動大，增加了企業資料風險員工流失也是很多企業容易忽視的盲點，員工的流動勢必會給企 業帶來影響，企業長期過高的流動定會給企業的發展形成很大的阻力。 就短期而言也是會造成人事管理的成本的大幅度上升，給企業帶來不 良的影響。特別是當員工流失率過高時，肯定對企業會造成不利影響， 例如離職員工工作文件的交接、客戶資源的流失等等。員工流失造成 的不良影響大致分為3個方面：一是工作效率下降，查詢離職員工經 手的功能工作文件，因交接程序的不完善，造成查詢工作的耗時過長； 二是潛在威脅，如商業秘密的流失和客戶資源的流失， 特別是一些銷 售人員的

10、流失；三是增加管理難度，因為沒有管理信息化的支撐，導 致內部申請流程和檔案資料的正常工作時間加倍。 信息化管理的不完 善對企業其他在職人員的負面影響，使企業增加了額外的管理成本。(7) 沒有電子化的報銷系統員工報銷還是依靠人工貼發票，等待領導審批。審批領導出差或 請假時，報銷審批需等待；異地審批需傳真、郵寄。財務需對照原始單據逐筆手工錄入憑證信息，工作量大，易出錯。時有發生丟單現 象。報銷單據填寫不規范，報銷流程易受人為影響，員工滿意度低。以上幾點，是調研過程中的切身體會，如果一個文投集團能夠解 決上述幾點，就可為企業管理打下良好的基礎， 就建立了進一步提升 和良性的發展平臺。四、如何加強企業

11、信息化管理信息化管理是現代企業管理的一項重要的工具，是企業的經營管 理理念和方法的載體。信息化管理的主要內容是企業資源計劃， 其主 要作用有兩個方面：一是對外有效利用和整合資源；二是對內實行科 學管理，提高工作效率。因此，要做好信息化管理工作，必須做到以 下內容：1信息技術在企業中的應用提高了企業的業務流程的自動化程度，業務流程中的一些環節被省略或合并。而且隨著電子商務的發展， 企業間交易的自動化程度也將得到提高。內部控制的具體實施是根據 業務流程的各個環節以及交易方式來進行的，因此，業務流程的自動化不可避免地對內部控制的各個要素以及控制理念等產生不同程度 的影響。2. 企業信息化改變了數據和

12、信息的獲取方式。傳統方式下，原始 數據的獲取靠的是企業員工個人統計和收集。 在信息化條件下，可以 利用公共云盤獲取所需的數據或信息。例如：報表的統一模板、員工培訓知識、內部資料等，為企業實施更有效的內部管理提供了基礎。3. 企業信息化提高了信息處理的效率。在信息化環境下，能夠使 得日常工作處理的速度大為加快，效率大為提高。信息處理效率的提 高有利于企業實施更復雜更有效的控制措施和控制方法， 提高內部控 制的效果和效率。4. 企業信息化改變了信息的傳遞方式。信息化環境下的信息傳遞，改變了之前工作中的處理環節信息不通暢，利用郵件、短信、0A提醒等傳遞信息，而且傳遞的信息量遠非傳統方式可比， 為企業

13、加強內 部控制提供了基礎。但如果信息傳遞過程中受到了阻礙或破壞， 也將 給企業帶來更大的損失。5. 企業信息化提高了信息的集成性。在完善的企業信息系統的支 持下，企業領導足不出戶，就能夠利用電腦和手機對各公司的情況了 如指掌。在線就能成交生意、調動資金、指揮員工。企業信息系統為 企業加強內部控制提供了基礎，同時也對企業的內部控制提出了更高 的要求。6. 企業信息化提高了信息的價值。在信息時代，人們對信息資源的利用能力得到提高。人們已經認識到企業的數據和信息資源， 是企 業最寶貴的資產之一。而信息是無形的，與有形的資產相比，對信息 的竊取更隱蔽，更不易被發現。這要求內部控制不但要保護有形資產，

14、更要對企業的數據和信息資產加以保護。同時應當針對信息的特點， 米用有效的保護措施。五、信息化實現的目標企業通過信息化建設，應創造出一個 集成的辦公環境，在真正意 義上實現，提高辦公效率，使所有的辦公人員都處于同一個辦公桌面 的環境下一起工作，擺脫時間和地域的限制，實現協同工作與知識管 理。管理更加規范化、現代化，實現輕松管理，并能充分利用現有資 源來有效提升企業的無形資產，從而帶動整個企業迅速發展。具體來 說主要實現目標有以下幾點：1）建設一個可保障性的網絡平臺網絡平臺的建設應規范化、現代化、可擴展化，網絡平臺是辦公平臺的基礎，應具備，穩定性、及時性、鍵壯性、安全性。2）真正提高工作效率、促進

15、工作效果加速信息流轉，節約辦公時間無論您身處總公司還是分公司，無論您們是否在同一間辦公室工作。都能讓您感覺和同事們在一個辦 公室工作為企業提供一個良好的溝通工具， 使大家方便快捷進行工作 中的交流與討論，實現企業內部的日常協同辦公， 使企業的個人與個 人之間，部門與部門之間，及總部與分部之間形成緊密有機的統一結 合。隨時隨地都可辦公 實現遠程辦公和移動辦公，無論您身處何地，都可借助網絡的力量隨時投入到工作中來， 有效地把握辦公的工作進 度與狀況，及時針對工作中出現的問題，提出有效改進建議，以免事 出后再彌補，即便出差在外也不會耽誤工作。合理統籌高效開展工作員工不用為某件事而幾次跑到相關人員 辦

16、公室辦理，從而節約出更多的時間和精力讓其集中在更重要的事情 上來。領導也可利用空閑時間安排自己一天需完成的工作，據需辦事宜的重要程度來安排自己的工作，以免在工作中不斷的被一些非緊急 事宜打擾。快速準確查詢文件資料實行電子文檔管理，方便快速查找閱讀 相關文件。而不用為找一份文件花上很長時間， 可隨時隨地調閱并打 印出來，及時為您的決策提供參考。方便領導同各級員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企 業的管理者同企業員工保持有效、 快捷的工作交流與信息溝通，排除 了信息溝通不暢給企業發展帶來的羈絆。3）管理規范化監控工作進度 掌握工作狀態 及時有效監控各部門工作進度情 況；實時全面掌控各部門的工

17、作辦理效率狀態， 及時發現問題及時解 決，從而減少差錯。系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態。明確各人職責 增加責任感 幫助企業明確賦予各崗位的權限，任 何人都不可越權處理工作，使得各自責任明確，落實到人，查有所依； 杜絕工作中出現職權不明相互推脫扯皮現象。 解決多崗位、多部門的 協同工作問題，實現高效協作辦公。按權限職能分類管理不同等級資料根據文件性質及保密需要， 不同的人員享有不同的訪問與操作權限，有效地確保數據的安全與完 整，使得各項資料得以不斷積累和有效共享利用，發揮效益。4）減少辦公開支，降低管理成本節約紙張節省時間減少差錯相關資料的發送，任意指定收信 人，直接傳送給所需人，而無需任何

18、中間環節，無需打印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體工作效 率。5）最大化地利用現有資源硬件資源 充分利用企業現計算機和網絡資源，真正意義上實現 無紙化辦公，減少辦公費用，提高辦公效率，不僅僅是停留在最初簡 單的打字文字處理、文件共享、上網階段。而充分發揮了使用計算機 的實質意義。經驗資源充分利用老員工的工作經驗幫助新進員工快速進入工 作狀態，起到很好的工作銜接作用。知識資源 將優秀員工、優秀思想、優秀方式、優秀資料提供給員工共享學習，實現知識與工作經驗的積累共享與再利用， 使新員工 最快進入工作狀態，使全體員工的業務不斷的熟練。使每位操作者都 可以在辦公自動化系統中快速的獲得各種知識， 提高業務水平快速積 累工作經驗，因培訓期是有限的，因此賦予他們一定的權限查看工作 的相關文檔，從而達很好的了解公司，快速投入工作。人力資源可動態記錄公司全體員工的個人情況，以及員工在公 司的表現狀況和發