1、茂名石化公司電子文件歸檔與管理暫行規定 MPCC.27.021-2009附件4： 茂名石化工程項目竣工電子檔案歸檔的一般要求1 目的為了適應公司數字檔案館系統快速采集數據的需要,規范工程項目歸檔光盤的存儲,特制定本規定。2 適用范圍本規定適用公司所有工程項目電子檔案的歸檔。3 載體規范及電子文件存儲格式要求。3.1 存儲載體要求：使用不可擦除型光盤即只讀型光盤CD-ROM或者只讀光盤DVD-ROM ，統一使用12厘米直徑單面碟片。3.2 電子文件存儲格式要求：3.2.1 掃描圖像。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPE

2、G格式存儲。3.2.2 由 CAD 系統生成的二維、三維圖形文件，封裝成PDF格式存儲。3.2.3 音頻電子文件以WAV、MP3為存儲格式。3.2.4 視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為存儲格式。3.2.5 文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC、XLS為存儲格式。3.2.6 專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件后歸檔，確實無法轉換的，則連同專用軟件一并歸檔，并附上使用說明文件。4 數字化技術要求。 采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，執行國家檔案局發布的行業標準“紙質檔案數字化技術規范（DA/T 312005）”要求，主要指標規定如下：4.1

3、頁面為黑白兩色、字跡清晰、不帶插圖的圖紙和文件材料，采用黑白二值模式進行掃描；頁面為黑白兩色、字跡清晰度差或帶有插圖的圖紙和文字材料，采用灰度模式掃描；頁面中有紅頭、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插圖的圖紙和文字材料，采用彩色模式進行掃描。4.2 掃描分辨率采用200dpi進行掃描，個別文字偏小、密集、清晰度較差的可適當提高分辨率，但一般不宜超過300dpi。4.3 掃描后的圖像要清晰、完整、沒有斑點，在100%的視覺比例下，線條保持連續，沒有斷點。5 電子文件內容與順序要求電子版最終版竣工圖在排列順序和內容上必須和紙質最終版竣工圖完全對應相符。6 光盤內電子文件存儲要求6.1 同一張光盤只存

4、儲同一項目的電子文件和目錄。6.2 光盤目錄樹:采用四級目錄樹結構（見附圖1、2、3、4）。第一級，光盤根目錄：包括“歸檔光盤登記表.doc”(見附表1)和“XX項目”文件夾；第二級，交工技術文件四大卷及監理文件文件夾，放在“XX項目”文件夾中，包括：綜合卷、工程施工卷、質量證明卷、竣工圖卷和監理五個文件夾,在制作光盤時,只保留有內容的文件夾；第三級，“案卷目錄.xls”和案卷文件夾，案卷與紙質載體相對應，一個實體案卷制作一個文件夾，案卷文件夾命名由“第”+案卷目錄中的序號+“卷”組成，即：第1卷，第2卷;案卷序號使用連續的1，2，3阿拉伯數字，中間不能斷號；第四級，“卷內目錄.xls”和電子

5、文件，放在所屬的案卷文件夾中。6.3 機讀目錄：機讀目錄包括案卷目錄（見附表2）和卷內目錄（見附表3），統一使用EXCEL表文件格式存儲。案卷目錄存儲在四大卷文件夾下，與案卷文件夾并列；卷內目錄存儲在每一個案卷文件夾下，與電子文件并列。案卷目錄和卷內目錄中各單元格內容超長不能顯示時，使用execl表自動換行功能，不允許使用“ALT鍵+ENTER鍵”手動分行。一個案卷只能包含一個卷內目錄，不管卷內目錄多少頁，卷內目錄內容都存放在同一張execl表上。6.4 電子文件命名：電子文件名由“卷內序號”+“-”+“文件頁次”組成，如1-2，1表示卷內序號為1，2表示卷內序號1文件中的第二頁。7 電子文件

6、移交7.1 歸檔電子文件的鑒定與檢查（見附表4），移交、接收單位根據附表4的內容對移交光盤和電子文件進行檢查，把檢查內容和結果填入表中。7.2 光盤盒的要求：光盤盒使用142×126×10mm白色、透明、方形的硬塑料外包裝單片CD盒。以盒為單位每盒附一張光盤標簽（見附表5）7.3 歸檔套數：2套（A、B套）。7.4 移交手續：移交單位要認真填寫“附表1”、“附表2”、“附表3”、“附表4”、“附表5” 、“附表6”，“附表1”、“附表2”、“附表4” 、“附表6”打印紙質一式二份，做為移交和接收憑證；其中：“表1”、“表2”、“表3”制作成電子表格按要求與電子文件一同刻入光

7、盤。8 監督與檢查8.1 本規定是工程項目歸檔電子光盤是否合規的主要檢查依據，工程項目電子檔案必須符合本規定所有要求才能辦理歸檔手續。8.2 本規定作為工程竣工電子檔案驗收的主要依據。9 附 則9.1 本規定由中石化股分茂名分公司信息中心負責解釋。9.2 本規定內容與上級機關規定有沖突時，以上級機關規定為準。9.3 本規定自公布之日起執行。10 支持性文件10.1 國家重點建設項目檔案管理登記辦法（1997年8月19日發布施行）10.2 中華人民共和國石油化工行業標準SH/T 3503-2007石油化工建設工程項目技術文件規定10.3 中國石化股份公司建設工程項目竣工驗收工作管理規定(石化股份

8、建2008357號文)10.4 中國石油化工集團公司建設項目檔案驗收辦法(中國石化廳200654號)10.5 國家標準GBT17678.11999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求10.6 國家標準GBT188942002電子文件歸檔與管理規范10.7 國家行業標準DA/T 31-2005紙質檔案數字化技術規范11 相關記錄11.1 附圖1、附圖2、附圖3、附圖411.2 歸檔光盤登記表11.3 案卷目錄11.4 卷內目錄11.5 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表11.6 光盤盒標簽附加說明:本制度由中國石化股份有限公司茂名分公司信息中心提出并歸口。本制度起草部門：中國石化股份有限公司

9、茂名分公司信息中心。本制度解釋權歸中國石化股份有限公司茂名分公司信息中心。本制度起草人: 凌貴峰。本制度自下文之日起執行。 附圖2：附圖1：電子文件名：由“卷內目錄中的序號”+“-”+“所在文件的頁次”組成。如7-5，7表示卷內目錄中序號為7，5表示卷內目錄序號為7的文件中的第5頁。四級目錄樹三級目錄樹一級目錄樹二級目錄樹案卷文件夾命名：“第”+案卷目錄中的序號+“卷”。序號要求是阿拉拍數字附圖4：附圖3：附表1:歸檔光盤登記表檔 號： 文件特征形成部門光盤題名載體類型光盤編號A： B： （ ）張套載體內文件數完成日期設備環境特征硬件環境（主機類型、網絡情況等）軟件環境（類型、版本）操作系統數

10、據庫系統應用軟件處理平臺（文字圖形處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件紀錄特征記錄格式(文字、圖像、多媒體等)文字格式圖像格式音頻格式視頻格式其 它文件送交送交部門 （公章）刻錄人送交人審核人送交日期注：此表打印出紙質表格一式二份作為移交憑證，同時制作成電子表格同電子文件一同刻入光盤.-11-附表2: 機讀目錄一案 卷 目 錄序號編制單位編制日期案卷題名總頁數文字圖紙電子文件頁數備注注：此表打印出紙質表格一式二份作為移交憑證，同時制作成電子表格同電子文件一同刻入光盤.附表3: 機讀目錄二卷 內 目 錄光盤編號: 001卷號: 序號文件編號責任者名 稱頁數日期備注注：此表制作成電子表格同電子

11、文件一同刻入光盤.附表4:歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表檢驗項目移交單位檢查結果接收單位檢查結果載體外觀檢驗病毒檢驗真實性檢驗完整性檢驗有效性檢驗技術方法與相關軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗檢查人簽名： 年    月     日簽名： 年     月     日審核人簽名： 年     月     日簽名： 年     月     日移交、接收單位（印章）年     月     日(印章)年    月    日注：此表打印出紙質表格一式二份，作為移交憑證。附表5: 光盤盒標簽檔 號光盤編號密級工程項目名稱光盤內容說明電子文檔數量個電子文件類別代碼套別軟、硬件平臺移交單位保