1、商業(yè)銀行公文處理辦法第一章 總則第一條 為使商業(yè)銀行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,參照國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法(國發(fā)200023 號)，結合商業(yè)銀行的實際情況，制定本辦法。第二條 商業(yè)銀行公文（包括電報、下同）是我行在經(jīng)營管理過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹黨和國家的金融方針、政策，是依法管理和進行公務活動的重要工具。第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理包括發(fā)文處理和收文處理兩部分內(nèi)容。第四條 公文處理必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī), 確保黨和國家秘密及商業(yè)銀行內(nèi)部秘密的安全。第五條 公文

2、處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、規(guī)范、安全。第六條 總行辦公室是公文處理的管理部門,并指導各單位的公文處理工作，各部門辦公室或綜合管理部門負責本單位公文處理的管理工作。第二章 公文種類第七條 商業(yè)銀行公文文種主要種類:（一）決定：適用于對重要事項或重要行動作出安排,獎懲下級單位或者內(nèi)設部門及人員,變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。(二)決議：適用于對重要事項或者重大行動做出安排；獎懲有關單位及人員；變更或撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（三）通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（四）通知：適用于轉發(fā)上級單

3、位和不相隸屬單位的公文,批轉下級單位的公文,發(fā)布規(guī)章制度,傳達要求下級單位辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項；任免和聘用干部；發(fā)布規(guī)章制度。（五）通報：適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。（六）報告：適用于向上級單位匯報工作, 反映情況, 答復上級單位的詢問。（七）請示：適用于向上級單位請求指示、批準。（八）批復：適用于答復下級單位請示事項。（九）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法,可用于上行文、平行文和下行文。（十）函（復函）：適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題;向平級單位請求批準和答復審批事項；也適用于請下級單位協(xié)助工作事宜。（十一）會議紀要：適用于記載、傳達會議情

4、況和議定事項。（十二）申請書：適用于向組織、單位、企事業(yè)單位或社會團體表述愿望、提出請求，要求一事一議。（十三）審計意見書：適用于內(nèi)審部門在審定審計報告后，向被審計單位和有關單位出具的對審計事項作出評價的結論性審計文書。（十四）合規(guī)意見書：適用于法律合規(guī)部門在對各經(jīng)營機構進行合規(guī)督查后，向被督查單位出具的結論性合規(guī)意見。第三章 公文格式第八條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、抄報單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）密級劃分：對涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中

5、,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。對涉及商業(yè)銀行內(nèi)部秘密的公文,應當根據(jù)本行有關保密工作制度確定密級和保密期限，未標注保密期限的按照國家秘密保密期限的規(guī)定（國家保密局1990年第號令）第九條執(zhí)行。公文的密級確定由主辦單位提出意見，辦公室確認。根據(jù)商業(yè)銀行商業(yè)秘密保護辦法的相關規(guī)定，高級商業(yè)秘密標識為“商密AAA”，中級商業(yè)秘密標識為“商密AA”，普通商業(yè)秘密標識為“商密A”。“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”后標保密期限。商業(yè)銀行商業(yè)秘密的保密期限在1 年以上的，以年計；1 年以內(nèi)的，以月計。（二）緊急程度：對涉及緊急事宜的公文，應根據(jù)公文送達的時間要求標注緊急程度，必要時注

6、明公文的送出時間。緊急程度等級分為“特急”、“急件”兩級。一般說來，如需三天內(nèi)辦理完畢則標明“特急”，如需在五天內(nèi)辦理完畢則標明“急件”。公文緊急程度的確定由主辦單位提出意見，辦公室確認。（三）發(fā)文單位標識：標明公文制發(fā)單位名稱的字樣，應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”字樣。聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。函及部門發(fā)文應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱，后不加“文件”字樣。行發(fā)文及辦公室發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號，除辦公室外的各部室發(fā)文由各部室公文處理人員按照確定的發(fā)文編號樣式和順序自行編號。（四）發(fā)文字號：發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦單位發(fā)文字號。（五）上行文應當

7、注明簽發(fā)人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。公文標題一般由相關介詞（“關于”）、內(nèi)容摘要、文種詞三部分構成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。對系統(tǒng)外及對上級單位的重要公文，還應在介詞前寫上發(fā)文單位名稱。用“通知” 轉發(fā)上級單位通知及逐級轉發(fā)的通知時，標題中盡量簡略中間層次，但在正文中要寫全文件標題。（七）主送單位指公文的主要受理單位,應當使用全稱（特別是單個主送單位時）或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）附件：公文的附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格，與正文成為一個

8、整體，在正文末須依次注明附件（包括表格）順序及名稱。（九）印章：公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦單位加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文單位都應當加蓋印章。（十）成文日期：成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準,電報以發(fā)出日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。（十二）主題詞：主題詞是用于文獻分類和檢索的標識符號。公文主題詞由表現(xiàn)公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點的詞或詞組構成。標引主題詞的詞目排序要按照“先內(nèi)容后形式” 的原則，排列順序是：類別詞、類屬詞、文種詞。每個公文

9、標引主題詞的詞目數(shù)量最多不超過5 個（類屬詞可標引1 或2 個）。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）公文有兩個以上的主送單位或抄送單位時，主送單位或抄送單位應按級別高低或與公文內(nèi)容聯(lián)系的緊密程度順序排列。（十五）內(nèi)部發(fā)送單位是公文制發(fā)單位內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的單位。（十六）辦理了會簽的發(fā)文，要抄送（或內(nèi)送）會簽單位（或部門），對沒有參與會簽但與文件涉及的內(nèi)容有關聯(lián)的部門，發(fā)文時亦應抄送（或內(nèi)送）有關單位（或部門），必要時可限定閱知范圍。第九條 公文用紙一般采用國際標準A4 型（210mm×297mm），左側裝訂。

10、張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十條 行文應當確有必要,注重效用。行文規(guī)則要恰當，并遵循“明來明復，密來密復”的原則。第十一條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時,應當抄送被越過的上級單位。除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得向上級單位負責人個人報送公文，確需報送的，應附有關領導的交辦批示。向下級的重要行文，應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。第十二條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級單位。需要總行批復的請示，應主送總行，不得直接主送或抄送總行相關部室，但另有

11、規(guī)定的除外。“報告”中不得夾帶請示事項。“意見”可用于不同的行文方向。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供對方參考；作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級單位應遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級單位可參照執(zhí)行。第十三條 總行各部室只能對上級單位本專業(yè)部門或者下級單位本專業(yè)部門行文,且行文內(nèi)容不得涉及其他部門的職權。如涉及,須與有關部門聯(lián)合行文。可以與同級政府部門、同級人民社團和同級企業(yè)、事業(yè)單位聯(lián)合行文，也可以與相應的黨組織和軍隊單位聯(lián)合行文。內(nèi)設部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得擅自向下行文。內(nèi)設部門聯(lián)合行文,超過3個的,須以行或者辦公室名義行文。第十四條

12、轉發(fā)文件（一）轉發(fā)上級單位的文件，一般使用行發(fā)文。（二）轉發(fā)上級單位、同級單位和不相隸屬單位的文件，如果沒有新的要求和工作部署，一般以翻印形式轉發(fā)，不需擬寫轉發(fā)文件的正文。辦理翻印程序與辦理發(fā)文程序一致。（三）原則上不轉發(fā)或批轉下級機構的文件，如情況特殊，確須轉發(fā)或批轉時，以辦公室發(fā)文的形式轉發(fā)或批轉。（四）對于密級文件，可將內(nèi)容進行摘要后擬文下發(fā)，并注明密級程度。第五章 發(fā)文辦理第十五條 發(fā)文辦理程序是指以單位名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、會簽、審核、簽發(fā)、復核、編號、排版、校對、用印、登記、分發(fā)、登記等程序。第十六條 草擬公文應符合以下要求:（一）符合黨和國家的方針、政策和法律法規(guī)。擬稿人

13、應主動查詢有關法律法規(guī)，查閱過去辦理的相關文件，做好銜接。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。（二）情況真實,觀點顯明,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。（三）公文一定要有文種，公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。（四）擬制緊急公文, 應當體現(xiàn)緊急的原因, 并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引發(fā)文單位和文件標題,后引發(fā)文字號,引用的原文部分要應標注引號；不便原文引用的，必須準確引用原意，不標注引號。引用外文應當注明中文含義。（六）表示數(shù)量單位時應當使用國家法定計量單位。

14、（七）公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。（八）公文中，同一人員、機構、地點的稱謂要前后一致。使用簡稱時,應使用規(guī)范化的簡稱或約定俗成的簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先使用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時,注明準確的中文譯名。（九）結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“（一）”,第三層為“1.”,第四層為“（1）”。結構層次只有兩層時，第二層也可以也可用“1.”。公文應有頁碼。（十）“制度”、“辦法”等文件的結構一般是,第一層為“章”,第二層為“條”

15、;“條”內(nèi)結構順序一般為“（一）”、“1.”、“（1）”。（十一）認真填寫發(fā)文處理單的內(nèi)容,具體包括:秘密等級及期限、緊急程度、會簽單位、擬文部門、擬稿人姓名及其聯(lián)系電話、標題、主送單位、抄送單位、本行發(fā)送、附件說明、主題詞等。公文主辦部門（簡稱主辦部門）應當認真審核所草擬的公文,審核的主要內(nèi)容是:報批程序是否符合規(guī)定;是否確需行文;內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策,是否符合有關法規(guī),是否完整地體現(xiàn)了發(fā)文單位的意圖;涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過會簽并取得一致意見;所提措施和辦法是否切實可行;人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)范圍、主題詞是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位

16、、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。第十七條 公文送行領導簽發(fā)前,應當由辦公室審核把關,審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第十八條 辦公室在審核公文過程中, 如發(fā)現(xiàn)嚴重不符合本辦法規(guī)定的公文,應退回主辦部門修改,然后再按程序送審。第十九條 辦公室如需對審核的公文作較大修改, 應當與主辦部門協(xié)商或提出修改建議,請其自行修改。第二十條 經(jīng)辦公室審核的公文,如主辦部門清稿,須附辦公室審核稿一并送行領導審簽。第二十一條 各類公文,須經(jīng)有權領導簽發(fā)。上行文必須由主要負責人,即行黨委書記、董事長、行長或監(jiān)事

17、長簽發(fā)。當主要負責人因公外出、較長時間不在本行單位,急需以本行名義制發(fā)上行文時,可由主要負責人授權臨時主持工作的負責人簽發(fā),但必須說明原因。凡經(jīng)有權領導簽發(fā)的文件,不得隨意變更,如需變更,要經(jīng)原簽發(fā)人同意。第二十二條 各單位主辦的與行外其他單位聯(lián)合發(fā)文, 須由本單位主辦部門與聯(lián)合發(fā)文單位的對口職能部門溝通,取得一致的傾向性意見后擬文,按程序核稿,經(jīng)行領導簽發(fā)后送行外有關單位會簽;會簽件返回本行后,主辦部門將會簽情況反饋給簽發(fā)該公文的行領導;待行領導批準后,再由主辦部門送辦公室編號、打印、校對（由主辦部門負責）、用印、分發(fā)。行外單位主辦、送本行會簽的聯(lián)合發(fā)文,由辦公室簽收。本行各部室收到外單位送

18、本行會簽的公文,要及時送辦公室登記,并由辦公室按程序送批。主辦部門要按照行領導批示及時提出會簽意見,并報分管行領導審批。行領導審批后,主辦部門要及時將會簽件送回辦公室登記,并由辦公室退行外來文單位,涉及保密事項的公文和緊急公文,按有關要求辦理。第二十三條 各單位內(nèi)設部門聯(lián)合行文,比照第二十二條規(guī)定辦理。第二十四條 公文內(nèi)容涉及其他內(nèi)設部門職權的, 必須由主辦部門送有關部門會簽,會簽部門如有不同意見,主辦部門應與會簽部門協(xié)商,協(xié)商仍不能取得一致意見的,主辦部門應列出各方理據(jù),提出建議,由主管行領導決定。應會簽而未會簽的文稿,辦公室將退回主辦部門,由主辦部門送有關部門會簽后,再按發(fā)文程序辦理。第二

19、十五條 行發(fā)文和黨委、董事會、監(jiān)事會發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號,各部室發(fā)文由部室自行編號。第二十六條 公文正式印制前,應由辦公室負責復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全(轉發(fā)文件要附原件,上級單位領導交辦事項,要附領導批示件;對下批復要附原請示件),格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。主辦部門負責復核內(nèi)容的完整性，文字的正確性等，經(jīng)復核,需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按發(fā)文程序復審。第二十七條 印制公文必須以簽發(fā)的原稿為依據(jù),不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)明顯錯誤,應與辦公室審核人員或主辦部門聯(lián)系。印制公文由主辦部門負責校對,校對人員應對公文的所有要素進行校對，并負相應得責任。印制的公文應當符合公文格式標

20、準。第二十八條 秘密公文由辦公室指定專人打印。緊急公文應按時限要求及時處理。第二十九條 已印好的公文,在蓋章封發(fā)之前,用印人要最后把關,檢查隨文印制的附件是否齊全,確認符合規(guī)定后(聯(lián)合行文,須加蓋所有聯(lián)合行文單位印章),在印制的正式公文上加蓋印章并登記、發(fā)送。第六章 收文辦理第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、拆封、登記、審核、擬辦、分發(fā)批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等程序。（一）簽收：收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應當逐件清點,如發(fā)現(xiàn)問題應及時向發(fā)文單位查詢,并采取相應的處理措施,急件應注明簽收的具體時間。（二）登記公文辦理過程中就公文特征和辦理情況進

21、行記載。登記應當將公文標題、密級、發(fā)文單位、發(fā)文字號、成文日期、主送單位、份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）擬辦：辦公室對收到的公文應當進行審核,重點審核是否應由本單位辦理,是否符合行文規(guī)則,文件是否完整,然后由辦公室主任提出擬辦意見,送行領導批示。（四）批辦：辦公室根據(jù)行領導批示送達有關部門辦理。（五）傳閱：辦公室根據(jù)有關規(guī)定或領導批示,按照規(guī)定程序將公文送有關領導、內(nèi)設部門傳閱。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向,避免漏傳、誤傳、延誤和遺失。（六）承辦：辦公室按行領導對公文的批示或辦公室直接批辦意見，將公文交承辦部門辦理。承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公

22、文應當按時限要求辦理,確有困難的，應當及時予以說明，對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的部門并說明理由。（七）催辦：辦公室對承辦部門辦理屬于督辦范圍的辦文事項的情況進行督促催辦,對緊急或者重要公文應當及時催辦。辦公室應做好督辦事項的的登記工作，填寫督辦表，每天檢查督辦實行辦結情況，跟蹤未辦結的督辦事項，對將要或已經(jīng)達到辦文時限的，催促承辦部門落實。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第三十一條 辦公室主任批注擬辦意見一般按以下原則掌握:（一）上級單位來文、同級單位重要來文,送董事長、行長或監(jiān)事長批示;（二）同級單位一般性來文、下級單位上行文,按照行

23、領導分工,分送主管行領導批示;（三）下級單位抄送本行來文,按照各部門職權批轉有關部門辦理。遇有重大事項,按照行領導分工送主管行領導閱示。（四）對需由兩個以上部門辦理的公文,應當明確主辦部門。緊急公文應當提出辦理時限。（五）除重大、突發(fā)事件或行領導直接交辦的事項外，辦公室不受理越級報送的公文。（六）對于同一文件，由多個單位轉發(fā)來的，轉發(fā)單位也未提出新的要求的，原則上只作一次公文處理。第三十二條 公文辦理中遇有涉及其他內(nèi)設部門職權的事項, 主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,報請行領導審定。第三十三條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的，簽字表示已閱知。第三十四條 嚴格辦文時限。承辦部門須在5 個工作日內(nèi)辦理完畢，并報分管行領導審批；凡是由行領導安排各部門辦理的公文，必須按要求時限辦理；各部門之間征求意見或會簽公文時,協(xié)辦部門必須在2 個工作日內(nèi)予以答復。重要、緊急公文要特事特辦。第三十五條 下級單位向上級單位的請示，凡屬有關部門職