1、內容為網絡收集 僅供參考1. 目的規定質量/環境/安全管理體系文件管理的流程、職責和工作要求，為質量/環境/安全管理體系文件的有效控制提供準則。2. 范圍適用于 的質量/環境/安全管理體系文件及資料的管理。3. 職責3.1 行政部：負責公司所有質量/環境/安全管理體系文件、技術文件與相關資料的編號、發放、回收及歸檔管理工作3.2 各部門：負責本部門在用文件和資料的管理。4. 定義4.1 與ISO9001、ISO14001及OHSAS18001的要求事項有關的全部文件及資料被叫做質量/環境/安全文件。質量/環境文件有以下幾種：1）構成質量/環境/安全體系的第一層次文件描述滿足ISO9001/IS

2、O14001/OHSAS18001要求事項的質量/環境/安全體系文件。描述怎樣通過第二層次文件，滿足質量/環境/安全體系各管理要素的要求及其滿足方法。例：質量管理手冊/安環管理手冊2）構成質量/環境/安全體系的第二層次文件程序/管理制度/崗位說明書程序/管理制度：描述適用于質量/環境體系各管理要素的各種方法，以及所涉及部門的活動。 例：記錄控制程序崗位說明書：針對各崗位的職責、權限進行規定。3）構成質量/環境/安全體系的第三層次文件 工作文件描述各部門內作業管理和特定作業的實施方法或對環境因素進行控制的運行控制作業指導書例：危險廢物收集運輸管理規定 質量/環境/安全記錄空表格為各質量/環境/安

3、全活動提供證據的固定格式。例：糾正/預防措施通知單4.2 受控文件與非受控文件區 分定 義管 理 方 法受控文件由最新質量/環境/安全文件“原稿”復制的文件，保證它是最新的。作為“與質量/環境/安全有關活動的基礎”的文件，總是要與原稿保持同一狀態，不得進行添寫加注。 發給和接收要有簽收。 發文部門在文件上蓋紅色“受控”印章。指定管理負責人 始終要保持最新版本非受控文件與管理文件同時分發的最新文件。在與質量/環境/安全有關的活動中和在其它生產活動等業務工作（制作、加工、檢驗、報價、成本核算、設備、模具、夾具、工具的制造及其它檢驗等）中使用，可以添寫加注，使用后作廢。使用時，要根據需要，與臺帳或電

4、子計算機系統，受控文件對照確認其是最新版本。 省去簽收手續也可。 發文部門要加蓋藍色“非受控”印章。4.3 外來文件外來文件是指從客戶或相關方發來的有關產品質量的規格、材料標準，以及由國家、地方的環境/安全法律法規、國家標準、客戶環境要求等文件。5. 程序細則5.1 文件編寫格式: 5.1.1 程序文件編寫按以下格式:(1) 目的 (2)適用范圍 (3) 職責 (4) 定義(無時寫無) (5) 程序細則 (6)相關文件(無時寫無) (7)相關記錄(無時寫無)5.1.2 文件章節次編號: 1 1.1 1.1.1 2 2.1 2.1.1 5.1.3 文件的頁碼格式為: 頁次/總頁數5.1.4 版次

5、: 版本號 文件版本號變更方式為; 第一版 第二版 (依此類推)文件編號：5.1.1質量/環境/安全體系第一層次文件編號：序號（自01開始）程序文件英文縮寫東江公司 DJ-P- 5.1.2質量/環境/安全體系第二層次文件編號：序號（自01開始）程序英文縮寫東江公司 DJ- W -5.1.3體系第三層次文件編號：a）質量/環境/安全工作文件（作業指導書）編號：序號（自01開始）部門代號東江公司作業指導書縮寫 DJWI b）質量/環境/安全記錄空表格編號：序號（自01開始）部門代號東江公司表格縮寫 DJ-BG- - 5.2 文件的制定、批準品質文件的種類編制者審議者批準者管理擔當者第一層次質量/安

6、環管理手冊行政部管理者副代表最高管理者行政部第二層次程序各部門管理者副代表最高管理者行政部管理制度各部門管理者副代表最高管理者行政部崗位說明書各部門管理者副代表最高管理者行政部第三層次工作文件、記錄各部門各部門負責人管理者副代表編制部門5.3 受控文件的分發、回收5.3.1 文件制定或修訂后由行政部對文件進行編號、確定版本及版次等，并核對無誤后，登錄于文件控制清單上，由管理者代表確定發放范圍。5.3.2 受控文件與非受控文件由行政部統一復印所需之副本份數后,于每頁的右下角加蓋紅色“受控”或藍色“非受控”章后發行(有效文件原件不需蓋任何印章,存行政部處).5.3.3 收文單位在文件發放與回收記錄

7、上簽收，若為修訂或廢止文件需收回舊版 文件，文件回收時應注明數量，并記錄于文件發放與回收記錄上（非受控文件只作推廣用途，在文件修訂后不作任何更換）。若受控文件遺失，應注明原因并通知各部門以防誤用。5.3.4 文件發行后,回收之舊版文件,除原件作為知識經驗保留外, 行政部應予以及時銷毀,保留之舊版原件正面蓋紅色“作廢”章,以予識別.5.3.5文件發放時如有缺頁、破損、字跡模糊或遺失等現象或因各部門工作需要需增發受控文件時，應填寫文件補發申請單并經管理者代表核準后，向行政部申請補發,不得以影印方式自行處理。行政部應及時、準確的制定識別文件現行狀態的文件控制清單,保持其最新版本及持有有效份數,且行政

8、部及時進行發放,供各使用部門核對。5.4 文件和表格修訂/變更:5.4.1 質量/環境/安全文件的變更,只要沒有特別規定,則最初進行編制、確認（審議）、批準的同部門、組織內進行,并將修訂/變更的內容及理由寫入文件的履歷表中,外來文件不能修訂。 5.4.2 文件或表格新制定時的版次為第一版，經過一次修訂后，文件和表格的版次變更為第二版,依此類推；各部門使用的表格必須與行政部保留的最新版次的表格式樣相一致。5.5 文件作廢5.5.1 作質量/環境/安全文件或記錄時,發文部門應將已作廢的文件或記錄名稱、文件編號及版本號寫在文件作廢通知單上，將復印件發給收文部門;收文部門立即將該文件作廢處理（粉碎或燒

9、毀）;如因法律要求或為保存其來歷時,則行政部應在其封面上蓋上紅色“作廢”章，以便識別保管；并在封面注明保管期限。5.6.1 外來文件如國際/國家/行業標準、客戶、供應商提供之圖樣、資料、說明書等，編號由相關部門統一編號，依其國標號、文件號等作為版本號登錄于文件控制清單上，無文件特征號的以其收文日期作為版本號登錄于文件控制清單上。外來文件編號規則：序號（自001開始）文件類別編號外來文件 W-5.6.2 外來文件確定編號、版本事情后，統一登錄于文件控制清單上,經管理者代表核準后,由文件發放部門按文件控制清單之規定發放。5.7對于國家標準、法律法規，每半年由行政部向國家標準信息部門或其他認可機構查詢其最新版本狀況；有更改時，由行政部提出，管理者代表核準后進行更新。5.8 經發行之正式文件，使用部門不得在文件上涂改。5.9本作業程序所產生的記錄資料