1、軟件服務社：付款審批及預算系統使用目錄1 付款統計與預算41.1 已付款項分析41.2 已申請未來付款預計91.3 未申請合同款項預計121.4 合同已付款匯總分析132一些特殊情況的處理142.1 關于已付款項作廢142.1.1 已付款項作廢142.1.2 怎樣查看“作廢的已付款項”162.1.3 已付款項作廢后，怎樣再次申請192.2 關于合同終止192.2.1 合同終止操作舉例192.2.2 特別說明252.2.3 已終止合同26高級功能3033.1 移動辦公：企業號303.2 怎樣實現郵件、及自定義提醒303.2.1 主控系統中的設置303.2.2申請前的設置343.2.3 說明363

2、.3 怎樣進行流程規則管理363.3.1 直接流程規則管理373.3.2 借款流程規則管理433.3.3 采購合同流程規則管理433.3.4 合同流程規則管理433.4 關于多語言、多幣種及付款單格式433.4.1 關于多語言433.4.2 關于多幣種453.4.3 關于付款單格式463.4.4 應用舉例473.5 主控系統做主533.5.1 在主控系統中根據需要新增543.5.2 練習573.5.3 注意事項60總結：怎樣把 PB 系統使用好614.1 關于主控系統中的基礎設置614.2 簡潔強大的權限管理614.3 建議分階段實施624.4 細化管理制度624.5 多系統聯動，創造完美協同

3、效應62附：F15.8_ad0 對PB 系統的更新內容645.1 新增功能概要64452 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用5.1.1 新建流程操作方式的修改645.1.2 合同增加了“部分付款”功能655.1.3 關于“應付款項”的關閉665.1.4 關于合同修改685.1.5 關于已付款項的分析695.1.6 關于菜單的修改695.2 關于部分付款705.2.1 合同查看頁面的修改705.2.2 合同審批新建事項735.2.3 相關功能的修改765.3 關于合同應付款項的關閉765.3.1 合同應付款項關閉775.3.2 合同應付款項取消關閉815.3.3 已關閉的合同應付款項8

4、35.3.4 一些相關的檢查和.835.4 合同修改835.4.1 合同修改申請835.4.2 待辦事項合同修改申請的處理875.4.3 已發事項935.4.4 已辦事項945.4.5 待發事項955.4.6 合同修改.965.4.7 關于合同的查看975.5 相關功能及一些1005.5.1 合同申請及審批、付款1005.5.2 已付款項作廢1015.5.3 關于“合同終止”1035.5.4 其他1035.6 付款統計與預算1035.6.1 改：已付款項.1045.6.2 改：已申請未來付款預計1045.6.3 改：未申請合同款項預計1045.6.4 改：付款單綜合.1055.6.5 直接5.

5、6.6 合同已付款匯總分析105已付款匯總分析1085.7 其他1115.7.1 “新建合同”時提供了批量增加應付款項的功能1115.7.2 其他新增或修改內容1143 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用1 付款統計與預算已付款項的統計和未來付款的預算，是企業資金管理工作中最重要的內容。在“付款統計與預算”菜單下，有一系列統計功能。其中：“已付款項分析”功能可以用于對已經付出的款項進行統計，“已申請未來付款預計、未申請合同款項預計”功能可以用于對未來可能發生的付款做出預計。在前面的“直接、借款”部分，已經對這些功能做過介紹。合同也是“付款”的一種，而且金額往往較大。在“付款統計與預算

6、”中，當然也要考慮在內。在上面這些功能中，都包含了合同支出的數據。付款分為直接、合同、借款，當把這些工作在 PB 系統中進行了全面管理之后，可以發現，我們不僅能夠對已發生的付款數據進行非常便捷的統計分析，而且可以對將來可能發生的付款實現全面的預計，從而全面掌握企業的資金需求，做好資金。在上面各章的實例中，已經把直接、合同、借款管理的工作全面開展起來。下面看一下怎樣利用這些功能，實現對企業付款的全面統計和預計。1.1已付款項分析本功能用于對已經付出的款項進行統計。執行本功能單。缺省期間是近一顯示出本人“付款單數據權限”內、在指定的期間內已完成“出納付款”的付款，可以修改，修改后點擊“”即可。例如

7、：2011 年 11 月 23 日：1.董事長、總經理或主管財務工作的副總經理馬（他們的付款單數據權限都是“全部”）執行本功能時，可以看到：2011-10-23 至 2011-11-23 期間發生過以下付款：4 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用下面顯示了這些已付出款項的金額總計。這樣就可以全面了解近期的付款情況。如果想詳細查看某一筆付款的情況，可以點擊按鈕。對于合同，點擊按鈕、顯示合同審批單后，還可以進一步點擊“查看合同”按鈕，以便了解與這筆付款相關的合同信息。例如，點擊第一筆合同后面的按鈕，顯示了合同審批單：5 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用再點擊“查看合同”，則顯

8、示：6 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用此時可以在上面的“合同摘要”部分看到這個合同的概況，包括合同中的其它各筆款項及其支付情況。對于已申請的（包括已支付的）款項，可以點擊查看。比如：可以看到第一筆“已付款”，可以點擊查看這筆款項的合同審批單，以了解當時的審批情況；第二筆顯示“可付款”，表示所有審批人和出納都已審批通過，但還沒有付款；還有可能是“申請中”，表示已發出申請但還沒有完成“出納審核”，可以點擊查看這筆款項目前的審批情況。還可以點擊“合同文件”，查看合同全文，以便了解完整的合同內容，確認付款情況與合同進展是否相符。如果需要得到某些有：性的付款數據，可以在右上角選擇“自定義”

9、、利用下列條件進行組合7 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用例如：發起部門：可以用于某個部門或某些部門申請的付款。付款單號：可以指定付款單號，某個特定的付款單。發起人：可以用于某個人申請的付款。付款金額：可以付款金額在某個范圍的付款單（如 1 萬元以下、1 萬元到 10 萬元）。付款類別：可以指定直接、合同或借款。結算方式：可以某種結算方式的付款。比如：用現金方式的付款有哪些。幣種：可以使用某個幣種的付款。比如，想只查看一下金額在 10000 元以上的付款，可以指定條件為：然后點擊，可以查看到有以下各筆：因此，在數據較多時，可以利用自定義的方式，查出需要的數據。可以看到，利用本功能不

10、僅可以綜合了解任何一段期間內的付款狀況，而且可以深入了解每一筆付款的詳細信息。還可以利用自定義方式，得到更有性的數據。2.形惠門經理執行本功能時，查不到數據，因為這些付款單不在他的數據權限內。8 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用3.信息部經理執行本功能時，可以看到以下數據：因為這些付款單都在他的“付款單數據權限”內。1.2已申請未來付款預計、借款、合同）都會在 PB 系統中提前申請，所以，系統只要統計已現在，所有付款（直接發出申請、但還沒有完成付款的所有付款申請，就可以預計將來可能發生的付款有多少。執行本功能對本人“付款單數據權限”內、在將來指定的天數中可能發生的付款進行預計。缺省

11、期間是 90 天內，即“預計付款日期”減今天的日期“小于或等于”90 天的付款申請（包括預計付款日期在今天之前但還沒有執行“出納付款”的款項）。可以修改這個天數（如可以改為 3 天），修改后點“”即可。例如：2011 年 11 月 23 日：1.董事長執行本功能時，可以看到，“計劃付款日期”在 90 天內而且還沒有完成“出納付款”的付款單：9 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用這就是“有可能”在以后 90 天內要付出的款項。其中包含了所有可能的付款，可能是直接、借款、合同。可以看到，預計近期“可能”會有“總計 1449905.00 元”的付款。【說明】：上面提到：預計近期“可能”會有

12、總計 1449905.00 元的付款，是因為有的申請最后不一定會付款，比如可能被退回或自行撤銷，但是這里列出的是所有可能。這樣可以保證這個數據是最大可能數，而且少于實際發生數，這樣就遵守了資金“”原則。在上面列表顯示的內容中，有一個項目是“付款狀態”：在出納審核通過前，“付款狀態”是“審批中”；在出納審核通過后，“付款狀態”是“可付款”。這樣便于快速了解這筆款項的當前狀態。如果想詳細查看某一筆付款申請的情況，可以點擊按鈕（與上面的“已付款項分析”功能類似）。也可以修改的時間范圍。比如將 90 天修改為 3 天，然后點擊“”按鈕，就可以看到以后 3 天內（即 11 月 26 日之前）可能要付出的

13、款項：10 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用2.形惠門經理執行本功能時，可以看到有可能在以后 90 天內要付出的款項：數據權限內、有可能在以后 90 天內要付出的款項。本人“付款單數據權限”內的“全部”數據。還可以在右上角選擇“自定義這就是上面是直接”，得到更詳細的數據。11 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用1.3未申請合同款項預計上面的“已申請未來付款預計”功能可以用于統計已發出申請、但沒有完成付款的所有付款申請，這樣就可以今后某一段期間內可能發生的付款有多少。但是這樣還不夠全面，因為還可能有一些款項在采購合同中已經確定了，只是還沒有發出合同申請，這些款項也是今后很“

14、可能”要支付的。要對付款進行全面的預算，還必須統計這些款項。本功能就是用于統計在合同中已確定要在近期支付、但還沒有發出合同申請的款項。例如：在 11 月 23 日，董事長執行本功能時，可以看到，“合同應付日期”在 90 天內、但還沒有發出合同申請的款項包括：下面顯示有金額合計。如果想詳細查看某一筆合同應付款的情況，可以點擊按鈕。如果需要，可以修改上面的時間范圍，如：可以改為 365 天，點擊“要支付的款項，如下所示：”，查看一年內可能需12 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用還可以利用自定義的方式，進行更有性的。【注意】：本功能的同中的應付款項。結果受“合同數據權限”約束，即只能查看

15、到本人“合同數據權限”內的合【說明】：利用“已申請未來付款預計”和“未申請合同款項預計”這二個功能，就可以完整地進行付款預算：“已申請未來付款預計”功能可以統計出已發申請的未付款項，“未申請合同款項預計”功能可以統計出未發申請的合同應付款項，這二個數據的合計就是將來可能發生的所有付款。1.4合同已付款匯總分析13 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用2 一些特殊情況的處理下面介紹一些實際工作中可能遇到的特殊情況的處理方法。2.1關于已付款項作廢2.1.1已付款項作廢申請人發出付款申請后，在出納審核通過前，如果有問題，可以由審批人或出納在處理時選擇“退回申請”，或者可以由申請人自行撤銷申

16、請；如果在出納審核通過后，又發現有問題，此時申請人就不能自行撤銷了，但仍可以由出納在執行“出納付款”時選擇“退回申請”。但是，如果出納已經在 PB系統中執行了“出納付款”操作，這時發現存在問題、不應當付款，并且把已付的款項追回了。這中這個付款單的狀態已經變成了“已付款”，這樣以后再進行統計分析就會有問題。系統提供了“已付款項作廢”功能，用于處理這種異常情況。只有付款管理員使用這個功能。可以執行本功能，查出這筆“已付款”的付款單，然后執行“作廢”。“已付款”的直接、合同、借款均可以利用本功能作廢。例如：11 月 21 日已經為“【合同】信息設備采購合同”開出了支票，從財務部領到支票后，還沒有交給

17、乙方。但 11 月 23 日接到乙方通知，乙方庫房突然發生火災，一內肯定不能按時發貨，具體怎樣處理還需雙方另外。但支票有效期只有 10 天，所以把支票還給了出納。由于已經執行了“出納付款”，所以需要在系統中把這筆已付款項作廢掉。她找到付款管理員于秀中，執行“已付款項作廢”功能，顯示：如果要作廢某個付款單，必須先在右上角輸入這個付款單的單號，并點擊“”。輸入這個付款單的單號“20111121000001”，點擊“”，顯示：先點擊按鈕，查看這個付款單：14 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用確認就是要作廢這筆付款之后，點擊這一行后面的按鈕，系統提示：點擊“確認”，系統要求輸入本人的再次確

18、認（以免誤操作）：輸入后，點擊“確認”，系統提示：15 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用同時這筆款項的申請人會收到系統提示消息（這樣可以起到告知申請人的作用）：【說明】：付款管理員只能查到本人“付款單數據權限”內的付款單，因此只能對這些付款單執行“作廢”。由于本功能的操作要求非常嚴格，所以數據權限的是非常重要的。2.1.2怎樣查看“作廢的已付款項”由于“已付款項作廢”只有在極特殊的情況下才可以做，而且這種操作的很嚴，所以在企業管理中，必須認真這種操作。可以在系統中執行“作廢的已付款項”功能，查看本人“付款單數據權限”內的、作廢的已付款項。執行本功能自動列出本人“付款單數據權限”內所

19、有被作廢的已付款項。例如：執行本功能，可以看到：16 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用點擊按鈕，顯示：17 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用可以看到上面的紅章顯示“此作廢”，并顯示有作廢時間。查看下面的“處理意見”部分，可以審批單 2011-11-23 10:28:33”：看到“已作廢此合同【說明】：由于已付款項作廢是很異常的操作，所以企業中具有“全部”“付款單數據權限”的管理（如總經務）必須定期執行本功能，查看存在哪些作廢的已付款項，并詳細掌握。）的只有本功能可以查看作廢的已付款項，其它功能（如：已付款項分析、付款單綜合結果中均不顯示作廢的已付款項。當這個付款單的申請

20、人查看“已發事項”或審批人查看“已辦事項”時，仍可以看到這個款項的申請，這是因為這筆已付款項雖然作廢了，但當時的申請、審批還是必須能查看到的，只不過點擊查看時，會看到審批單上有“此作廢” 的紅章。18 /114軟件服務社：付款審批及預算系統使用2.1.3已付款項作廢后，怎樣再次申請已付款項被付款管理員“作廢”后，如果需要重新申請，可以按照以下說明：1)已付款的“直接”或“借款”被作廢后，如果需要，可以重新發起申請，相當于發起一個新的直接申請或借款申請。2)已付款的“合同”被作廢后，如果需要再次申請付款，也類似于發起一個新的申請：可以執行“合同審批新建事項”功能，此時被作廢的這筆合同應付款項又會

21、顯示在本功能中（因為前面的付款已經被作廢，相當于合同中的這筆款項沒有進行付款）。可以重新發起“合同”申請。假如 30 天后接到乙方通知，能夠發貨了，就執行“合同審批新建事項”功能，可以看到這筆被作廢的已付款項又顯示了出來，。就可以這筆應付款項，再次申請合同2.2關于合同終止在前面已經介紹過，合同終止包括兩種情況：因履行終止和因解除終止。合同終止只能由合同管理員執行，并且合同管理員只能終止本人具有“合同數據權限”的合同（不在本人“合同數據權限”內的合同在執行本功能時，不出來，所以也就不能執行終止）。下面舉例說明一下合同終止的操作方法以及相關的內容。2.2.1合同終止操作舉例11 月 23 日，用

22、有形惠門公司經理接到北京西園農工商總公司，因拆遷，雙方簽訂的19 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用“廠房及土地租賃合同”（合同號：20111120000006）將于 2011 年 12 月 5 日提前終止（該合同原來確定的“有效期至”2019 年 11 月 24 日），交到 2011 年 11 月 24 日為止，11 月 25 日至 12 月 5日作為甲方的免搬遷期。接到通知后，以 OA 形式通知了各主管和稽核部經理、合同管理員。合同管理員盧芊芊在與及本部門經理后，確定現在應當終止這個合同。注意：不要到 12 月5 日再執行終止，而是現在就要將合同終止，以免后面再申請支付本合同中的

23、款項。盧芊芊執行“合同終止”功能，系統自動列出所有“未終止”的合同：可以看到最下面一行就是這個合同（如果合同較多，也可以采用自定義編號等條件，查出要找的合同）。的方式，指定乙方或合同點擊按鈕，先查看合同內容，確認是這份合同后，可以點擊選擇這個合同，然后點擊按鈕，系統要求指定“合同終止”：20 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用本合同沒有正常履行完，屬于“因解除終止”，所以點擊“因解除終止”。此時還要求指定解除，本例是因為拆遷，屬于不可抗力，所以選擇“因不可抗力”：然后填寫“說明”：因拆遷，需要提前終止。點擊“確定”，此提示：21 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用這個在前面

24、已經介紹過，就是說：如果合同中存在已發出申請、但沒有完成“出納付款”的合同申請，那么這個合同不可以終止。說明：如果合同中存在已完成“出納付款”的款項，或者未申請的款項（包括待發的合同申請），都是可以執行合同終止的。但是如果存在已發出申請、但沒有完成付款的合同申請，系統會在這個合同申請的處理途中終止合同，這樣可以由有關決定是先完成付款、再終止合同，還是先取消付款申請、再終止合同（即這筆款項不再支付）。本例中，點擊該合同后面的“查看”按鈕，可以看到合同里有一筆已發出申請、但沒有完成付款的款項：申請（可以看到是在 11 月 21 日發出的申請）：盧芊芊可以點擊查看這個合同22 / 114軟件服務社：

25、付款審批及預算系統使用于是盧芊芊通知。由于這是本來要支付的下個年度的，但現在能確定不可以再支付了，所以決定撤銷這個申請，他執行“合同審批已發事項”功能：對這個申，系統提示：點擊“確認”后，撤銷了這個合同申請。此時，這個申請會從本頁面消失。還可以在首頁數據區的“待發事項”區域中看到這個申請會，如下所示：又點擊按鈕執行了刪除。23 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用然后通知盧芊芊終止這個合同。盧芊芊再次執行“合同終止”功能，點擊按鈕，可以看到這個合同中的這一筆款項的狀態已不再是“申請中”（因為撤銷了申請）。盧芊芊再次選擇這個合同、點擊按鈕，指定為因解除終止、并選擇解除。確認后，系統提示：

26、說明：如果合同較多，可以利用本功能右上角的條件，查找需要終止的合同，然后再執行終止：如果條件較復雜，還可以采用“自定義”的方式，自定義條件包括：其中，常用條件如：發起部門：可以根據發起部門需要的合同；24 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用乙方：可以只查指定乙方的合同；合同編號：可以查出指定編號的合同，然后終止。這種情況在“因解除終止”時比較常見；是否過期：可以查出所有已過期但未終止的合同，檢查確認后，可以選擇多個（或全選），然后批量終止。這個條件經常用于對過期的合同進行終止，非常方便。2.2.2特別說明1.關于“因履行終止”：上面是一個“因解除終止”的例子。實際工作中，正常履行完成

27、的合同如果需要改為已終止狀態，也需要執行“合同終止”功能，在指定合同終止時指定為“因履行終止”即可。注意：1)PB 系統中的合同并不是超過有效期就自動終止，而是需要合同管理員確認要終止后，再執行本功能將其終止。這是因為合同的內容往往非常重要，因此系統要求人工處理一下：這樣處理的工作量很小，但可以把合同最后檢查一遍，因此這個工作是很有必要的。2)選擇“因履行終止”并不當前日期有沒有超過“有效期至”，即：對于沒有超過“有效期至”的合同，也可以選擇“因履行終止”（比如提前履行完畢）。3)對款項已的合同執行“終止”時，并不一定是“因履行終止”，而是也有可能選擇“因解除終止”，因為合同中可能存在其它條款

28、未執行。2.1)合同終止后的影響：合同終止后，這個合同只可以在“已終止合同”功能中查到，在“未終止合同”等功能中，不再顯示這份合同。合同終止后，其中包含的尚未申請支付的款項將同時作廢，以后不能再發起合同2)申請。因此執行“合同審批新建事項”功能時，將不再顯示這個合同中的各筆款項，也不能再對這個合同中的款項申請付款。3)4)合同終止后，該合同中已支付款項的數據不受影響。“已終止”的合同不能再轉回“未終止”狀態，如因誤操作而執行了“合同終止”，則只能重新申請一份合同。關于“合同終止”的相關3.1)：對采購合同執行終止時，如果合同中存在某一筆應付款項已經發出了“合同完成“出納付款”，則本合同不可以執

29、行“終止”。”申請、但沒有如果這個合同如果這個合同申請可以支付，則應當在完成“出納付款”后，再終止這個合同；申請不可以支付，則應當由申請人“撤銷”這個申請，或審批人在審批時“退回申請”，或出納在執行“出納審核”或“出納付款”時退回，然后再由合同管理員對這個合同執行終止。2)如果合同中存在未完成支付的款項（無論是否發出申請），則不系統提示：指定為“因履行終止”。否則25 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用2.2.3已終止合同執行本功能月 23 日，自動列出本人“合同數據權限”內所有已執行終止的采購合同。如：2011 年 11執行本功能時，可以看到：其中顯示了終止時間和終止。可以點擊按鈕

30、，查看合同的具體內容（如下所示）。可以在最下面看到這個合同由誰終止、終止、終止操作時間等詳細內容：26 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用如果出的已終止合同較多，可以利用本功能右上角的條件，查出符合要求的合同：如果條件較復雜，還可以采用“自定義”的方式，自定義條件包括：27 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用可以自行指定條件進行，比如：“合同狀態”可以選“因履行終止”或“因解除終止”，這樣可以分1.可以指定“合同狀態”別因不同終止的合同。如下圖：2.對于“因解除終止”的合同，還可以指定解除進行：3.2011如果要某段時間內執行終止的合同，可以在自定義中指定“終止日期”，比如

31、要年 11 月 1 日至 11 月 30 日終止的合同，可以指定以下條件：28 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用說明：企業管理應當重視“合同終止”工作：應當定期執行“臨期合同”功能（前面已介紹），查看即將過期的合同。本功能中也會列出已過期但未執行終止的合同。對于已過期的合同，應當制定相應的管理規范，由相關后，及時執行終止（這種情況一般屬于“因履行終止”）；確認對于因異常情況需要執行終止的合同（一般屬于因解除終止），應當先了解合同中各筆款項的支付情經過專人審批后，才可以執行合同終止；應當定期執行“已終止合同”功能，查看已終止的合同，特別是“因解除終止”的合同，確保了解相關。29 /

32、114軟件服務社：付款審批及預算系統使用3 高級功能下面介紹一些 PB 系統中的高級功能。3.1移動辦公：企業號企業號是推出的，是企業進行管理的平臺，企業號可以在移動互聯網上為企業提供對內部員工的管理、與服務。企業號給移動辦公帶來了極大的便利。比如：不僅可以支持在PB 系統中非常全面的功能，例如：中收看系統消息，還包括了1.2.3.由于查看各種已發、已辦、待辦事項的功能。各種付款申請（包括直接申請、借款申請、合同申請）的處理功能。新建各種付款申請的功能，包括直接申請、借款申請、合同申請。企業號的接口仍在不斷豐富和完善，同時有一些規則經常有變化，為了讓用戶看到微信企業號中的新功能、則，我們把相關

33、的配置方法和使用說明整理在以下中（而不是放在本手冊中），這樣便于隨時更新： 企業號的配置方法和使用方法3.2怎樣實現郵件、及自定義提醒在 PB 系統發出各種申請后，會自動發出“系統消息”，以便有關及時進行處理。但如果審批人沒有登錄 PB，就不因為某些收到系統消息、不處理。所以，有時希望能夠再有其它方式進行提醒，比如在發出申請時，同時給審批人自動發一個郵件、或、或用其它方式（如飛信、等），這種方式稱為“外部提醒”。PB 系統提供了這種功能，設置和使用方法與 OA 中幾乎完全一致，下面簡要介紹一下（更詳細的說明可以參照協同辦公系統使用中的內容）：3.2.1主控系統中的設置3.2.1.1外部提醒方式

34、設置如果要使用各種外部提醒，首先需要在主控系統中執行“外部提醒方式設置”功能，設置需要使用的提醒方式。30 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用執行本功能，顯示如下：可以采用郵件方式，或各種自定義方式（如、飛信等）。1.郵箱方式本功能上面的區域用于設置提醒郵件所用的郵箱。可以設置多個郵箱，這樣就可以不同的系統（甚至同一系統的多種業務）采用不同的郵箱提醒郵件。例如：用有門業準備在 PB 中使用郵件提醒（即發出付款申請或采購合同申請后，在某些情況下給接收人提醒郵件）。點擊按鈕，設置所用的郵箱信息。如下所示：31 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用確認無誤后，點擊“保存”，這樣就設

35、置好了這個郵箱。完成上述設置后，本功能顯示如下（其中第一個郵箱是用有門業在 OA 系統中使用的）：說明：已設置的郵箱如果有變化，可以點擊“修改”按鈕進行修改。如果有的郵箱不再使用，可以修改為“停用”狀態。2.自定義方式除了采用郵箱方式，系統中還提供了自定義消息實現方式，用戶可以使用的平臺或其他消息貓、等，只要具備接口即可）。當然，這種方式需要用戶有 Java 編程的提醒方式（如飛信、能力。設置為：32 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用確認無誤后，點擊“保存”，這樣就設置好了這個自定義提醒方式。如下所示：如果還需要其它自定義方式，可以繼續新增。關于“自定義提醒實現類”的詳細說明，查看

36、“如何自定義提醒實現類”。說明：已設置的自定義方式如果有變化，可以點擊“修改”按鈕進行修改。如果有的自定義方式不再使用，可以修改為“停用”狀態。3.2.1.2PB 系統的“外部提醒設置”前面設置的各種“外部提醒方式”可以在多個系統（如 OA、PB、CRM、HR）中使用。各個關統可以采用不同的提醒方式，因此非常方便。在 PB 系統中使用前，需要指定 PB 系統要使用前面設置的哪一個郵箱或哪一種自定義方式，下面介紹 PB 系統中的設置方式。在主控系統的“關統管理付款審批及預算系統”菜單下，有一個“外部提醒設置”功能：33 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用本功能可以設置在 PB 中需要使

37、用哪種提醒方式、缺省對哪些人發出“外部提醒”。執行本功能，顯示如下：缺省情況下，不采用任何外部提醒，因此上面這二項都沒有。如果工作需要，可以選擇需要的方式，可以選擇一種，也可以選擇二種。指定為：這些參數指定了 PB 系統“外部提醒”時所使用的郵箱和自定義方式，以及缺省情況下給哪些人外部提醒（缺省可以是“不員”）。”，也可以設置為“只給不的”，或“給所有人這些選項的意義與 OA 系統完全相同。下面看一下 PB 中怎樣使用外部提醒。3.2.2申請前的設置如果選擇了使用任何一種“外部提醒”方式，那么在 PB 中執行直接申請、借款申請、采購合同申請、合同比如：現在申請時，將會顯示一個“高級”按鈕。執行

38、“直接審批新建事項”功能，可以看到：34 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用點擊“高級”按鈕，顯示如下：1)如果不做修改，那么在這個直接申請時，將不郵件提醒和提醒。比如：如果認次申請不急需處理，就可以不必修改這個選項。2)您也可以在前修改“高級”選項。比如修改“是否郵件提醒”：如果修改為“只給不的”，那么將會給當前不的審批人或出納發出郵件提醒，以便其及時了解并處理。如果修改為“給所有”，那么本次申請將把郵件提醒給所有審批人及出納（無論當前是否）。“是否郵件提醒”和“是否提醒”（即自定義提醒）可以根據需要，分別設置。比如：“是否郵件提醒”可以設置為“給所有”，而“是否提醒”設置為“不”

39、。說明：上面之所以顯示郵件和二種外部提醒方式、并且缺省是“不”，是因為在主控系統中執行“外部提醒設置”功能時，了這二種提醒方式、并且將“缺省設置”指定為“不”。的如果在主控系統中只選擇了一種提醒方式（如只選擇了“郵件提醒”，并設置為“只給不35 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用”），那么在“高級”按鈕中，就只顯示一種提醒方式及相應的“缺省設置”：一般情況下，按照主控系統管理員的缺省設置即可，這時可以直接點擊“有在比較特殊的情況下，才需要點擊“高級”按鈕進行修改。”按鈕、發出申請。只上面介紹的是直接申請時的情況，在借款申請、采購合同申請、合同申請同樣顯示這樣一個“高級”按鈕，使用方法

40、完全相同。3.2.3說明1.如果在主控系統中選擇了某種“外部提醒”，那么 PB 中的一個申請發出后，相關的審批人及出納在收到“系統消息”的同時，會同時收到“外部提醒”，這樣即使不，也可以及時了解情盡快進行處理。由于 OA、PB、CRM 這些使用最頻繁的系統都支持平板電腦、進行業務處理，所以并不建議采用太多復雜的“外部提醒”。2.，很容易隨時登錄這些系統本例中，用有門業最終確認不需要這些提醒，所以改為（即按系統初始設置）：在主控系統中執行“系統提醒設置”功能，修這樣，就再做任何“外部提醒”。此后，在 PB 中再執行直接申請時，將不再顯示“高級”按鈕。申請、借款申請、采購合同申請、合同3.3怎樣進

41、行流程規則管理在付款審批及預算系統（PB）中進行各種申請時，流程是否符合要求非常重要。有些企業制定了一些規則，比如對于“直接”：1 萬元以上（含）必須經過董事長審批；1 萬元以下必須經過總經理或董事長審批；36 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用所有直接其它如借款、合同申請必須經過稽核部經理審批；、采購合同的申請流程也可能有一些要求的規則。在主控系統中提供了“流程規則管理”功能，可以根據本企業的要求，在系統中對各種申請流程設置好“規則”，如果申請人所建的流程不符合要求，那么這個申請就不能發出。具體包括：下面先以“直接流程規則管理”為例，介紹“流程規則”的設置方法：3.3.1直接流程規

42、則管理本功能用于設置各種“直接流程規則”：可以根據本的要求，預先對直接申請流程設置好“規則”，以后在 PB 系統中進行直接要求，那么這個申請就不能發出。申請時，如果申請人所建的流程不符合“流程規則”的l操作說明：可以按下列方式設置流程規則：點擊“新增”，則彈出窗口，可以增加一個新的“流程規則”：37 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用其中：1.2.編號：要求是不超過 20 位的數字；描述：用于簡要描述這個“流程規則”的業務意義。在 PB 系統中發出申請時，如果流程不符合要求，會彈出提示，提示的信息就是“描述”的內容。3.條件：這是“流程規則”的內容，由以：它表示：符合“業務特征”的直

43、接特征”的用戶。1） 業務特征：申請的流，“必須有”或者“必須沒有”符合“用戶用于指定要約束的是符合什么條件的直接申請的流程。可以點擊按鈕，會彈出窗口，可以用下列條件自行組合定義：38 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用2） 約束類型：可以選擇“必有”或“必無”；3） 用戶特征：用于指定在這個流“必須有”或者“必須沒有”什么特征的用戶。可以點擊按鈕，會彈出窗口，可以用下列條件自行組合定義：4.備注：用于對這個“流程規則”做一些說明。l示例：11 月 25 日， 直接直接根據本的需要，按上述方式設置各種“流程規則”，比如：1 萬元以上（含），必須經過董事長審批；1 萬元以下，必須經過總

44、經理“或”董事長審批；先設置第一個規則：“直接1 萬元以上（含），必須經過董事長審批”：39 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用其中：“條件”部分的設置如下：1） 業務特征： 設置為：注：如果只使用一個幣種（如），條件中就不需要指定幣種。但如果有多個幣種，則條件中同時指定幣種（比如，增加一個條件：“并且 幣種 等于2） 約束類型： 選擇“必有”；3） 用戶特征：設置為：”）。40 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用這樣，一個“流程規則”就設置好了：此后新建直接申請將會對此進行。比如：在 PB 系統中新建一個直接申請，金額為 12000 元。其中用途為：但流沒有“董事長”（如

45、下所示）：那么，在點擊“”按鈕發出這個申請就會提示：41 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用可以再按同樣的方法設置流程規則：“直接1 萬元以下，必須經過總經理或董事長審批”。其中：“條件”部分的設置如下：1） 業務特征： 設置為：2） 約束類型： 選擇“必有”；3） 用戶特征：設置為：保存之后，現在就有了二個流程規則：注意：1.流程規則設置完畢之后，可以點擊“修改”按鈕查看或修改。如果有的“流程規則”需要取消，可以將狀態改為“停用”即可。可以充分利用各種條件定義各種流程規則，比如還可以定義：2.某些部門的某些部門的發起的申請，必須經過哪些人審核；發起的申請，不需要經過哪些人審核；42

46、 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用某些部門的發起的、金額在多少元以上的申請，必須經過哪些人審核；3.小技巧：如果“所有”直接都必須經過某些審批（比如：所有直接申請必須經過稽核部經理審批），可以把“業務特征”設置為： “付款金額”“大于或等于”“0”這樣就可以表示“所有”直接。3.3.2借款流程規則管理本功能用于設置各種“借款流程規則”：可以根據本的要求，預先對借款申請流程設置好“規則”，以后在 PB 系統中進行借款申請時，如果申請人所建的流程不符合“流程規則”的要求，那么這個申請就不能發出。本功能的操作方法與“直接流程規則管理” 類似。3.3.3采購合同流程規則管理本功能用于設置各

47、種“采購合同流程規則”：可以根據本的要求，預先對采購合同申請流程設置好“規則”，以后在 PB 系統中進行采購合同申請時，如果申請人所建的流程不符合“流程規則”的要求，那么這個申請就不能發出。本功能的操作方法與“直接流程規則管理”類似。3.3.4合同流程規則管理本功能用于設置各種“合同流程規則”：可以根據本的要求，預先對合同申請流程設置好“規則”，以后在 PB 系統中進行合同要求，那么這個申請就不能發出。申請時，如果申請人所建的流程不符合“流程規則”的本功能的操作方法與“直接流程規則管理”類似。3.4關于多語言、多幣種及付款單格式下面先簡要介紹系統中提供的多語言、多幣種功能，以及付款單格式的設置

48、方法，后面會再舉例說明。3.4.1關于多語言付款審批及預算系統支持多語言，現在支持的語言包括簡體中文、繁體中文、英文。今后會根據用戶需要，提供其它語言的版本。可以在主控系統中自行設置本采用哪幾種語言：如果設置為只使用一種語言（比如只使用簡體中文，或只使用英文），則登錄系統時不必選擇，直接使用這種語言；43 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用如果選擇了多種語言，則登錄時可以由每個用戶自行選擇本人使用哪種語言，并且會把本次的選擇作為下次登錄的缺省選擇。設置方法：可以在主控系統中，執行“關統設置”功能（如下）：點擊付款審批及預算系統（PB）后面的“修改”按鈕：可以選擇在本要使用哪幾種語言。

49、例如：如果同時了中文和英文，那么登錄 PB 時，登錄界面將變為：44 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用3.4.2關于多幣種很多企業在日常業務中會用到多個幣種，比如從國外采購時，可能需要使用外幣。在 PB 系統中使用多幣種。相關功能包括：1.在主控系統中，使用“幣種管理”功能，設置本涉及的幣種（如下）：系統中缺省只有一個幣種“”，可以根據本的需要添加新的幣種。應當是 CNY，而不是￥；是 USD，而不是。注意：要求貨幣符號采用標準的符號，比如2.基本規則每個付款審批單只能使用一個幣種；每個合同也只能使用一個幣種（不同一個合同中有多個幣種。如確實涉及多個幣種，則應分為多個合同。實際工作中幾乎沒有這種情況）。在合同申請、直接申請、借款申請時，選幣種。如果只有一種“在用”的貨幣，則系統直接顯示這個幣種、不需要選擇。如果沒有一種“在用”的幣種，那么進行有關申請時，將無法申請。合同3.申請中的幣種由采購合同確定，不可更改。各種統計分析功能：在各種統計分析功能中，可以分別顯示每個申請的幣種和金額；在進行匯總時，會自動按不同的幣種分別匯總。45 / 114軟件服務社：付款審批及預算系統使用4.說明：應當根據本業務中實際涉及的幣種，在系統中進行設置。不要提前設置不需要的幣種，以免增加各種業務中選擇幣種的工作量。如果在練習時不即可。增加了沒用的幣種，可以將其