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1、接待工作管理制度1、 目的: 為樹(shù)立公司的良好形象,擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系與交流,使接待工作標(biāo)準(zhǔn)、有序進(jìn)行,特制定本制度。2、 原那么:接待工作原那么是:效勞熱情周到、勤儉節(jié)約以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)的原那么。三、適用范圍:本制度適用于公司重大活動(dòng)、會(huì)議等的接待工作。四、管理職責(zé): 1.行政效勞中心作為公司接待工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)接待工作的安排與管理,擬定重要來(lái)賓的接待方案,協(xié)調(diào)各個(gè)部門落實(shí)接待任務(wù),提供后勤保障。2.行政效勞中心,負(fù)責(zé)審核接待方案、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng)及接待費(fèi)用,報(bào)總監(jiān)審批。3.公司各部門負(fù)責(zé)本部門的接待工作;每月統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)行政效勞中心登記備案;同時(shí)應(yīng)完成配合公司分配的各項(xiàng)接待任務(wù)。五、分

2、類 :為了更好的做好接待任務(wù),對(duì)來(lái)訪嘉賓不同身份和社會(huì)地位進(jìn)行不同標(biāo)準(zhǔn)的接待劃分。1.級(jí)接待:公務(wù)來(lái)訪 1.政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來(lái)公司檢查工作; 2.工程合作伙伴重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司洽談工作事宜;3.有合作意向的投資工程部、金融機(jī)構(gòu)來(lái)公司考察; 2.級(jí)接待:參觀來(lái)訪1.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察工作;2.各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)工程部來(lái)公司參觀考察;3.重要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司參觀考察3.級(jí)接待:會(huì)議活動(dòng)來(lái)訪應(yīng)邀前來(lái)參加公司會(huì)議、活動(dòng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家、代理商以及合作伙伴等。4. 級(jí)接待:其他來(lái)訪客人 其他來(lái)訪客人是指與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān),只是隨訪人員,包括園區(qū)領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)考察園區(qū)情況的隨訪人員以及應(yīng)聘者。注明

3、: 按接待對(duì)象級(jí)別不同和對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響不同,分為重要來(lái)賓和一般來(lái)賓。級(jí)及以上來(lái)訪人員為重要來(lái)賓,級(jí)及以下為一般來(lái)賓六、 招待原那么和標(biāo)準(zhǔn):(一) 參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐;(二) 住宿標(biāo)準(zhǔn): 1、一般來(lái)訪客人安排與公司簽訂協(xié)議的快捷經(jīng)濟(jì)型酒店; 2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來(lái)賓住宿,那么根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)需要安排。1.用車標(biāo)準(zhǔn): 一一般公務(wù)來(lái)訪,根據(jù)情況需安排用車的,由行政效勞中心統(tǒng)一調(diào)度; 二列入方案的重要來(lái)賓來(lái)訪用車,公司應(yīng)優(yōu)先予以保證,車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待方案中明確在行政效勞中心備案。2.接待規(guī)格:重要來(lái)賓可安排對(duì)應(yīng)的各中心負(fù)責(zé)人或者副總裁乃至總裁接待會(huì)晤;其他來(lái)賓

4、根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。七、方案和準(zhǔn)備: 1. 行政效勞中心在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)業(yè)務(wù)部門登記的重要來(lái)訪預(yù)約時(shí),應(yīng)做書面登記。對(duì)重要來(lái)賓接待,須在詳細(xì)了解接待要求的根底上擬定接待方案,排出日程安排表,報(bào)總經(jīng)理審定后及時(shí)通知相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo);對(duì)一般來(lái)賓酌情安排對(duì)應(yīng)部門接待;2. 公司各部門在接到重要來(lái)訪預(yù)約后,須填寫?接待申請(qǐng)單?(見(jiàn)附件)報(bào)行政效勞中心,并協(xié)助擬定接待方案。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政效勞中心協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知行政效勞中心;對(duì)時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù),可先在 中請(qǐng)示,并經(jīng)總經(jīng)理同意,在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。八、招待內(nèi)容: 重要來(lái)訪接待方案應(yīng)載明以下內(nèi)容:一接待類別:公務(wù)來(lái)

5、訪、參觀、參加會(huì)議或其他。二來(lái)賓根本情況1.來(lái)訪名稱、領(lǐng)導(dǎo)、職務(wù)等;2.來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù),當(dāng)?shù)嘏阃瑏?lái)訪的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù);3.來(lái)訪的目的和要求;4.在本地逗留的天數(shù)。三具體接待安排1.明確主要接待的部門,相關(guān)配合的部門,接待人員分工及職責(zé),出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員;2.參觀線路或洽談、舉行活動(dòng)的場(chǎng)所;3.費(fèi)用預(yù)算報(bào)送行政效勞中心,由行政效勞中心做統(tǒng)籌管理。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)送財(cái)務(wù)效勞中心報(bào)備審核。九、 重要接待方案:一是否安排車輛接送;二是否需要會(huì)場(chǎng)布置,包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等;三是否制作歡迎牌、指示牌;四是否安排禮儀;五是否需要邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿;六是否安排攝影攝

6、像;七是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料; 八是否宴請(qǐng),包括宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn); 九是否安排住宿;住宿標(biāo)準(zhǔn)確實(shí)定 十是否安排游覽等接待行程。十一是否需要贈(zèng)送禮品;十二其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。十、 接待重要參觀來(lái)訪;主要接待部門應(yīng)上報(bào)行政效勞中心,行政效勞中心按方案通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。行政效勞中心應(yīng)作為后勤保障部門應(yīng)該積極配合,確保公司環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔,職工的精神面貌良好以及飯店酒店的預(yù)定茶水的準(zhǔn)備等一系列后傾效勞保障。十一 、 接待重要公務(wù)來(lái)訪或會(huì)議來(lái)訪:主要接待部門應(yīng)上報(bào)行政效勞中心,行政效勞中心根據(jù)方案和來(lái)賓要求,提前預(yù)訂好來(lái)賓下榻的賓館;根據(jù)方案預(yù)訂宴請(qǐng)的酒店

7、;依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn),安排迎合來(lái)賓地方口味的飯菜等;并且根據(jù)需要訂購(gòu)禮品等。十二、接待大型會(huì)議或活動(dòng)的來(lái)訪接待: 1.主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介等相關(guān)資料;檢查會(huì)場(chǎng)水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施;安排禮儀人員,準(zhǔn)備簽到冊(cè)、名片盒等。2.行政效勞中心按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛,并留有余地;須保證車輛清潔,平安性能良好;公司車輛應(yīng)服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。十三、接待的行為標(biāo)準(zhǔn):一儀表:面容清潔,衣著得體;二舉止:穩(wěn)重端莊,沉著大方;三言語(yǔ):語(yǔ)氣溫和,禮貌文雅;四態(tài)度:誠(chéng)懇熱情,不卑不亢。十四、本卷須知: 1.接待程序中要注意把握迎候時(shí)間,提前等候于公司門口或車站機(jī)場(chǎng); 幫來(lái)賓開(kāi)門等。2. 接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議,要特別注意保密;接待中既要熟練介紹公司情況,又要注意內(nèi)外有別,嚴(yán)守本工程部商業(yè)機(jī)密;對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合,應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。3. 接待中應(yīng)厲行節(jié)約,精打細(xì)算,不擺闊氣,不講排場(chǎng),不奢侈浪費(fèi)。十五、招待費(fèi)用反響:1. 公司各部門接待來(lái)賓無(wú)特殊情況外應(yīng)在公司合作協(xié)議單位里進(jìn)行;2.招待任務(wù)后3天內(nèi),招待費(fèi)用按財(cái)務(wù)報(bào)銷流程開(kāi)具發(fā)票報(bào)總經(jīng)理審批。3.對(duì)于公司有正面影響的來(lái)訪任務(wù),媒體宣傳中心應(yīng)及時(shí)撰寫重要來(lái)訪信息和拍攝照片,并將寫好的新聞稿審核后以各種途徑推送出去,正面宣傳公司;4.行政效勞中心應(yīng)將與來(lái)訪者交流中取得的信息匯總整理,提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信

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