1、目錄(TOC Heading)第1章文件管理1.1 文件管理的概念 1.2 文件登記模塊操作說明 1-21.2.1 文件錄入操作說明1.3 文件歸檔操作說明 1.3.1 文件歸檔1-121.3.2 歸檔項設置1.4 打印報表操作說明 1.5 資料管理操作說明 第2章檔案管理2.1 檔案管理的概念2.2 檔案錄入模塊操作說明 2.2.1 檔案錄入基本功能說明2.2.2 檔案數據錄入2.2.3 原文管理2.2.4 自動組卷 2.3 歸檔操作說明2.4 檔案調整操作說明 2.4.1 卷內順序調整2.4.2 分卷調整2.4.3 合卷調整2.4.4 拆卷調整 2-602.4.5 案卷順序調整2.4.6

2、件號順序調整2.5 打印報表2-422.6 制作目錄操作說明 2.6.1 目錄打印2.6.2 設置打印條件2.6.3 設置排序條件 第3章檢索利用3.1 檔案檢索及利用的概念 3.2 檔案檢索模塊操作說明 3.2.1 分類查詢操作說明 3.2.2 自定義查詢3.2.3 多表杳詢3.3 利用杳記模塊操作說明 3.4 利用歸還模塊操作說明 3.4.1 按利用人查詢3.4.2 按利用文件查詢3.4.3 打印借閱審批單3.4.4 打印催還單3.4.5 打印清冊單3.5 利用查詢3.6 利用統計3.6.1 統計報表3.6.2 統計圖表第4章保管鑒定 錯誤！未指定書簽。4.1 檔案保管及鑒定的概念 4.2

3、 檔案保管模塊操作說明 4.2.1 保管操作說明 錯誤！未定義書簽。4.3 檔案鑒定模塊操作說明 4.3.1 鑒定操作說明第5章編研統計 5-785.1 檔案編研及統計的概念 5.2 檔案編研模塊操作說明 5.2.1 編研模塊簡介 5.2.2 編研操作說明5.3 專題目錄模塊操作說明 5.4 基本統計年報模塊操作說明 5-1875.5 檔案統計模塊操作說明 5.5.1 統計模塊簡介 5.5.2 統計操作說明 第6章移交接收6.1 檔案移交及接收的概念 6.2 檔案移交模塊操作說明 6.2.1 移交操作說明6.3 檔案接收模塊操作說明 6.3.1 接收操作說明 第7章移動檔案7.1 移動檔案的概

4、念 7.2 移動檔案模塊操作說明 7 21發布管理操作說明 7.2.2 發布信息操作t兌明 第 1 章 文件管理1.1 文件管理的概念文件是檔案的最主要的來源，文件管理指對公文（包括收文、發文、內部文件）的管理。在本系統中，加入文件管理功能，是實現文檔一體化的需要。文件管理模塊包括文件登記、文件歸檔以及報表打印三部分。文件管理主要是提供發文和收文進行登記和歸檔的操作。圖 1-1 文件管理模塊主界面1.2 文件登記模塊操作說明圖 1-2 文件錄入主界面窗體說明：窗體左邊是要進行登記的文件類目，其右邊是數據瀏覽區，選擇不同類目（來文、發文和內部文件），其相應的文件表就會顯示在數據瀏覽區。在當前窗體

5、中，系統提供文件目錄的管理、原文的管理、報表的打印功能等。目錄的管理包括對記錄的添加、修改、刪除以及批量修改；原文的管理包括對原文的添加、刪除、瀏覽等；通過報表打印可打印發文登記薄、收文登記薄和內部文件登記薄。1.2.1 文件錄入操作說明文件登記即對機關、企事業的公文（包括來文、發文和內部文件）摘取其中的相關信息進行逐項錄入的過程。其中發文登記和收文登記的操作類似，只是發文的項為發文日期，題名，字號，責任者，頁數等。而收 文的項為成文日期，題名，來文機關，簽收人，頁數等。對文件的操作都 是一樣。下面以收文的登記操作為例：實例1-1 :將登記號1,年度為2006,成文日期為2006-1-3 ,文

6、號為深檔字2006第1號，題名為：深圳市世紀科怡公司關于某某的任免通知，登記到收文中，操作如下：第1步：點擊“文件管理”模塊一“文件登記”，隨即彈出“文件錄入”框，如圖1-2 ,再將光標放置在目錄樹“來文”上，點擊“新增”按鈕，隨即彈出“數據操作一來文”對話框，如圖 1-3:圖1-3數據操作一來文界面第2步：將上述相關信息，輸入，完成后點擊“保存”，如果需要添加下 一條，可以點擊“添加”，如果想保存的同時并添加下一條，可 以直接點擊“存加”。1.2.1.1文件錄入一特殊錄入方式說明1.文號選擇文號即由機關代字、年度和順序號三部分組成的，機關代字是在輔助字典中設置的，年度取機關代字的最大年度，順

7、序號按某一機代字進行累加。通過文號選擇可提高錄入的速度。實例1-2 :將文號為深檔字2006第1號第1步：同實例1-1第1步；第2步：在錄入文號時，點擊文號旁的按鈕二I,系統彈出提示信息，如 圖1-3 ,選擇“是”，系統隨即將打開如下“機關代字選擇”對 話框，先選擇“文號符設置”將文號符設置為“ 口 ”如圖1-4 :圖1-4提示信息一是否添加機關代字圖1-5文號符選擇對話框第3步：點擊“設置”，隨即彈出“輔助字典維護”可在輔助字典中添加 機關代字，添加完成后在機關代字信息列表中便可選擇想要添加 的機關代字信息， 再點擊“確定”按鈕，系統返回“數據操作” 窗體，并將此機關代字+年度+順序號置于文

8、號輸入框中。如圖1-6、1-7、1-8 :圖1-6機關代字選擇對話框圖1-7輔助字典一機關代字增加詳細信息圖1-8輔助字典界面 注意：(1) 在第一次設置文號是，系統會彈出提示信息，詢問是否需要添加機關代字；(2) 關于輔助字典的設置，詳見第11章系統維護輔助字典的設置。2.全宗號選擇實例1-3:將全宗號設為INFO。第1步：點擊“全宗號”輸入框旁的子二J按鈕，系統會打開全宗號選擇列表，如圖1-9 :圖1-9全宗號選擇對話框第2步：在列表中選中“INFO世紀科怡”，再點擊“確定”按鈕， 點擊“取 消”按鈕則取消此次操作退出。注意：(1)如果在全宗號列表中沒有可選擇的全宗號，說明此全宗號還未定義

9、，那么請您到參數設置向導中進行添加設置。3.實體分類號選擇實例1-4:將實體分類號設為01。第1步：點擊“實體分類號”輸入框旁的子二按鈕，系統會打開實體分類號選擇列表，如圖 1-10圖1-10實體分類號選擇對話框第2步：在分類列表中選中“01文書檔案”，再點擊“確定”按鈕，點擊“取消”按鈕則取消此次操作退出。1.2.1.2文件排序及設置目錄序列文件排序即按條目信息中某一關鍵字段的順序排列；設置目錄序列則是按條目信息中某一關鍵字段進行分類，以方便查詢。實例1-5:將來文按年度排序。第1步：將光標選擇中左邊目錄樹的“來文”，點擊“排序”按鈕，隨即彈出“數據排序”對話框，在左邊數據源中找到“年度”字

10、段并 單擊，如圖 1-11 :圖1-11數據排序一選擇年度字段第2步：點擊“添加”，“年度”字段隨即列入右邊框，同時選擇“升序” 或“降序”如圖1-12 :圖1-12數據排序一對年度進行升/降序選擇第3步：完成升/降序的選擇后，點擊確定，即完成此項設置，再回到文 件目錄列表，即可發現所有的文件都已按年度排序。注意：(1) 在數據排序對話框中左邊為數據源，即所有條目信息所錄入的相關字段，右邊為選中的排序字段，可按升/降序排序；實例1-6:將來文以年度為設置目錄序列項。第1步：在“系統維護一門類定制”定義“來文”字段“年度”為“作為 目錄序字段”方法如下：點擊“系統維護一門類定制”模塊，彈 出“信

11、息門類結構定義”對話框，如圖 1-13 ,圖1-13信息門類結構定義第2步：在上圖1-13點擊“修改”按鈕，彈出“修改底層門類一來文”對話框，如圖1-14 ,點擊“結構”按鈕，彈出“定義表結構一 來文”對話框，如圖 1-15圖 1-14 修改底層門類來文圖 1-15 定義表結構來文第 3 步：在上圖1-15 左邊“字段列表”中選中“年度”字段，點擊“修改”按鈕，彈出“字段屬性”對話框，將屬性中“作為目錄序列字段”選中（即在該項屬性前空白格劃勾） ，點擊“確定”即可完成，退回文件錄入界面。圖 1-16 字段屬性年度第 4 步：在文件錄入界面，將光標選擇中左邊目錄樹的“來文”，點擊菜單“設置設置目

12、錄序列”，如圖 1-17 ，隨即彈出“數據排序”對話框，在左邊數據源中找到“年度”字段并單擊，如圖 1-18 ：圖 1-17 設置目錄序列第 5 步：點擊“添加”， “年度”字段隨即列入右邊框，同時選擇“升序”或“降序”，圖 1-18 設置目錄序列設置年度字段為目錄序列項第 6 步：完成升/ 降序的選擇后，點擊確定，即完成此項設置，再回到文件目錄列表，即可發現所有的文件都已按年度排序，并在左邊目錄樹 “來文” 前面出現 “ +”， 點開可發現 “來文” 下面多出 “ 2006的年度目錄如圖1-19 ：圖 1-19 設置目錄序列完成1.2.1.3 文件處理文件處理是對文件分部門或人員進行文件流轉

13、處理的過程，具體操作說明如下：先將需處理的文件選中，點擊“主菜單工具轉入文件處理” ， 再點擊“主菜單工具文件處理” ， 系統隨即打開“文件處理”窗體，在該窗體可進行文件流轉處理并打印文件處理單。實例 1-7 ：將來文中字號為科怡2006 第 1 號的文件，轉入文件處理并打印文件處理單。第 1 步：進入文件登記界面后，在左邊目錄樹選擇 “文書檔案簡化方法整理” ， 查找 出字號 “科怡 2006 第 1 號” 的文件，用光標選中，點擊“主菜單工具轉入文件處理”如圖 1-20 ：圖 1-20 轉入文件處理來文第 2 步：轉入成功后，系統彈出提示框，點擊確定即可，再點擊“主菜單工具文件處理”，進入

14、“文件處理”窗體，在該窗體對“科怡 2006 第 1 號”文件進行流轉，先將光標選中該份文件，再點擊工具條中的“明細”按鈕如圖1-21 ，圖 1-21 文件處理來文第 3 步：在“文件處理增加處理項”填寫相關信息后，點擊“保存”即可將處理結果進行保存，再點擊 “返回” 即返回到文件處理窗體，在該窗體下半部分即可出現一項處理結果，同時處理狀態由“未處理”變為“處理中”，如圖1-22 ，圖 1-22 文件處理列出處理結果第 4 步： 如果還需要對該份文件處理，直接點擊工具條中的 “添加” 按鈕，如需修改處理內容，則點擊“修改”按鈕，打印文件處理單，點擊 “菜單文件打印文件處理單” 即可預覽并打印文

15、件處理單，如圖 1-23圖 1-23 文件處理打印文件處理單1.2.1.4文件傳閱分發文件傳閱分發為各單位對文件傳閱分發情況的登記，數據操作可 分為傳閱分發情況錄入和傳閱分發維護兩部分。(1)傳閱分發情況錄入：點擊分發情況或傳閱情況旁的 二J按鈕，系統打開如下“分發/傳閱 單位選擇“窗體：在可供選擇的分發/傳閱單位列表欄中選擇要進行添加的單位名稱， 再點擊“添加”按鈕，此單位就會移至已選擇單位列表欄中。如果選擇“全部添加”，則將該類目下的下一級類目的所有單位添加至已選擇單位列表中。如果要從已選擇單位列表中移出某一單位，則只要選中該單位名稱，再點擊“移出”按鈕即可；如果想要全部移出，則只要點擊“

16、全部移 出”按鈕。選擇完成后，點擊“確定”按鈕則可保存以上操作返回“數據操作”窗體，并且所選擇單位的代號將會列于相應項目框中。實例1-8:將深檔字2006第1號文件分發給深圳市世紀科怡公司，并交 深圳市檔案局傳閱。第1步：同實例1-1的第1步；第2步：錄完其他相關信息后，點擊“分發情況”旁邊的按鈕二J,隨即彈出“分發單位選擇”對話框，在左邊“可供選擇單位”列表中選擇“深圳市世紀科怡公司”后，點擊“添加”，再點擊“確定”即完成此項操作， 系統返回“數據操作”窗體， 在分發情況中即 出現“深圳市世紀科怡公司”字樣，如圖 1-24、1-25 :圖1-24文件分發一選擇分發單位圖1-25文件分發一分發

17、完成第3步：點擊“傳閱情況”旁邊的按鈕二J,隨即彈出“傳閱單位選擇”對話框，在左邊“可供選擇單位”列表中選擇“深圳市檔案局”后，點擊“添加”，再點擊“確定”即完成此項操作，系統返回“數據操作”窗體，在分發情況中即出現“深圳市檔案局”字樣，點擊保存，此項操作完成如圖1-26、1-27 :圖1-26文件傳閱一傳閱單位選擇圖1-27文件傳閱一傳閱完成(2)傳閱分發維護分發/傳閱單位維護 說明：與輔助字典性質相同，為了方便錄入，系統對要錄入的分發、傳閱單位在這里進行維護，也就是對其相關信息進行登記，對于登記過的單位信息錄入人員只要在下拉列表中進行選擇即可。分發單位和傳閱單位維護操作方法相同，下面以傳閱

18、單位維護為例進行說明：在“系統維護”業務流程中選擇“傳閱單位維護”按鈕系統將打開以下“傳閱單位維護”窗體，在此窗體中，系統不僅提供了對傳閱單位的增加、修改、刪除功能，還提供了傳閱單位數據的導入、導出功能，通過導入功能您可以將系統外的已定義好的傳閱單位直接拷貝到本系統中，并提供利用；通過導出功能您可以將本機器上的傳閱單位數據備份到本系統 之外，供不同用戶使用。在以上窗體中，窗體右邊的是傳閱單位樹型結構列表，右邊是單位的詳細信息操作區。一、增加1 .增加一級傳閱單位：選中“傳閱單位”項，點擊“增加”按鈕，此時右邊詳細信息輸入框中的“序號”、“名稱”和“備注”文本框就會被清空，在其中輸入要增加的信息

19、，點擊“保存”按鈕進行保存，其新增加的傳閱單位項就會列于傳閱單位列表區的一級類目中。2 .增加二級傳閱單位： 選中以上傳閱單位的一級類目，再點擊“增加”按 鈕，接下來操作方法與以增加一級類目操作方法相同，增加的傳閱單位 就會列于這一級傳閱單位名稱的下方。以下增加三級、四級傳閱單位依此類推二、修改無論哪一級的傳閱單位，其修改方式都是一樣的，即：展開右邊的樹型結構列表，選中要進行修改的傳閱單位，其詳細信息就會列于右邊的詳細信息操作區，您只要直接在輸入框中進行修改，再進行保存即可。三、刪除無論哪一級的傳閱單位，其刪除的方法也是相同的，即：展開樹型結構列表，選中要刪除的傳閱單位，點擊“刪除”按鈕，系統

20、會出現一個提 示框，再點擊“確定”按鈕即可。四、導入如果您有一個現成的傳閱單位Dat文件，這時您就不必再花費大力氣一個一個輸入了 ，只要直接通過導入功能就可將此文件中的傳閱單位信息 導入到本模塊中。五、導出與導入相反，導出則是將當前的傳閱單的文件備份到系統之外，以備其它機器或本系統使用。也注意：(1) 刪除要從最底層的節點開始進行，即要刪除的節點F面如果還有節點則不能刪除。實例1-9:設置分發單位和傳閱單位有“深圳市檔案局”、“深圳市世紀科怡公司”第1步：同實例1-1的第1步；第2步：錄完其他相關信息后，點擊“分發情況”旁邊的按鈕;J,隨即彈出“分發單位選擇”對話框，在下方點擊“單位設置” ，

21、隨即 彈出“分發單位維護”對話框，點擊“增加”，右邊“詳細信息”由灰色變為可錄入的黑色，即可在“序號”中錄入“01”，“名稱”中錄入“深圳市世紀科怡公司”，點擊“保存”，如圖1-28 ,圖1-28文件分發維護一增加分發單位第3步：點擊“傳閱情況”旁邊的按鈕二J,隨即彈出“傳閱單位選擇”對話框，在下方點擊“單位設置”，隨即彈出“傳閱單位維護”對話框，點擊“增加”，右邊“詳細信息”由灰色變為可錄入的 黑色，即可在“序號”中錄入“02”，“名稱”中錄入“深圳市檔案局”，點擊“保存”，完成此項操作，如圖 1-29 ,圖1-29文件傳閱維護一增加傳閱單位實例1-10 :將分發單位情況導出到D:/kydo

22、c ,導出文件名為分發單位情子況.dat第1步：同實例1-1的第1步；第2步：錄完其他相關信息后，點擊“分發情況”旁邊的按鈕二J,隨即彈出“分發單位選擇”對話框，在下方點擊“單位設置”彈出 “分發單位維護”對話框， 點擊“導出”隨即彈出 “另存為”對話框，選擇保存在“D：/kydoc ” ，在“文件名”處錄入“分發單位情況”，點擊保存，即完成此項操作，如圖1-30 ，圖 1-30 文件分發維護導出分發單位1.3 文件歸檔操作說明1.3.1 文件歸檔文件歸檔是指辦理完畢的文件，經過系統整理后，進行歸檔保存的過程。在本系統中就是對文件數據（包括來文、發文和內部文件的數據）進行歸檔，將其文件目錄數據

23、轉移到檔案庫中作為某一門類檔案的過程。基本操作方法說明：1. 在窗體中右邊的文件類目列表中選擇要組卷的文件類型，即內部文件、發文或來文；2. 利用查詢功能查找出要進行組卷的文件記錄，方法是：先將全宗號，歸檔年度、保管期限等相關信息填寫完整后，點擊工具條中的“查詢”按鈕或選擇菜單“記錄”- “查詢”，系統將會顯示符合以上查詢條件的未歸檔文件在列表中列出。此時“歸檔”和“下移”按鈕被激活。3. 如果你想要對以上未歸檔文件列表中的記錄的次序進行調整，就可以點擊工具條中的“排序”按鈕或選擇菜單“記錄”- “排序”。4. 選擇需歸檔的文件是將未歸檔文件的條目數據雙擊，或是選中點擊 “下移”按鈕，需歸檔文

24、件就被移至列表區下半部分的需歸檔文件列表中，如果您選擇錯誤，可點擊“上移”按鈕，將選擇錯誤的文件，移至未歸 檔文件列表中。5. 接著點擊“歸檔”按鈕，系統將會對以上選中的記錄進行歸檔操作， 并根據檔號定義的組成項自動生成檔號。6. 在歸檔的同時，系統還可以將這些文件所附加的原文信息同時歸到檔 案中，窗體左上角有“年度歸檔”、“形成檔號”、“接收原文”復選框， 系統默認為選中狀態，如果您不想按年度歸檔 /不想在歸檔后形成檔號 /不想接收原文，則可點擊清空它。歸檔操作完成之后，表中的記錄就會消失，同時在檔案檢索中的文件記錄中的歸檔標識就會由“未歸檔”更 新為“已歸檔”。7. 歸檔完成之后，“查看情

25、況”按鈕就會被激活，您就可以查看當前文 件歸檔的情況。方法點擊“查看情況”按鈕，系統將如下打開“查看組卷情況”列表框，顯示被歸檔的文件目錄信息。 注意：(1) 在進行歸檔操作之前，還必須設置好歸檔的檔號格式。一般來說，系統已經定義好了相應的檔號格式。如果系統還未定義，或者根據本單位的實際歸檔情況，您還要對當前的檔號格式進行修改。(具體操作請參閱系統維護中的檔號格式定義)(2) 本系統中，系統默認歸檔項目對照表是將發文、來 文和內部文件都歸檔到“ 文書檔案”中的“簡化整理”文件表。(3) 歸檔完成后，如果您還需要歸檔后的文件記錄的相 關項目信息進行修改。系統在這里設置了一個修改 數據的捷徑，只要

26、在歸檔文件列表”中選中要進行修 改的記錄，點擊 修改”按鈕，直接修改記錄。(4) 系統根據當前組卷信息制作了相應檢索工具組卷索引報表，如果你想打印或預覽組卷索引報表信息、，可點擊 打印組卷索引”按鈕，點擊 退出”按鈕關 閉此窗口。實例1-11 :將來文中全宗號為INFO,歸檔年度為2006的文件進行歸檔。第1步：在文件管理流程圖中點擊“文件歸檔”圖標，系統就彈出如下“歸檔項對應關系設置”對話框，點擊“退出”，即可進入“文件歸檔“界面，再點擊左邊目錄樹中的“來文”，即可進行來文的歸檔，如圖1-31 ,圖1-31文件歸檔一來文 第2步：將列表區中間部分的 “全宗號”、“歸檔年度”分別填寫為“INF

27、O”、 “2006”后，點擊工具條中的“查詢”按鈕，系統將全宗號為INFO, 歸檔年度為2006的未歸檔文件在未歸檔列表中列出，如圖 1-32 , 圖1-32文件歸檔一未歸檔文件列出第3步：將未歸檔文件中需要歸檔的文件選中，或按 shift全部選中，點 擊中間部分的“下移”按鈕，將需要歸檔的文件移至下半部分的 需歸檔文件列表中，如圖1-33 ,圖1-33文件歸檔一需歸檔文件列出第4步：檢查無誤，點擊“歸檔”按鈕，系統將執行歸檔操作。如圖 1-34 圖1-34文件歸檔一歸檔完成1.3.2歸檔項設置在文件管理流程圖中點擊“文件歸檔”圖標，系統就彈出如下“歸 檔項對應關系設置”對話框，提示不同的文件

28、(包括發文、來文和內部文 件)應歸檔到檔案庫中的哪種門類的檔案中去，以及如何確定它們之間的字段對應關系。點擊“設置”按鈕進入表名對照設置窗口進入文件歸檔項 設置。(1)文件歸檔項設置系統打開如下“主記錄 -表名對照”窗體， 如圖所示。在這里設置歸 檔項之間的表名及其字段間的一一對應關系。圖1-35文件歸檔項設置主界面注意:（1）上圖所示的是一個主從對照表：上表為主表，它所顯示的是源表與目標表之間的對應關系，即不同文件（包括來文、發文和內部文件）應歸到哪種檔案類型中去；下表為從表，它表示的是與主表相對應的源表與目標表字段之間的對應關系。（2）歸檔項目維護文件歸檔項目添加設置：點擊工具條中的 添加

29、”按鈕進入 對照表維護”窗口，進行歸檔項目設置，所有文件與檔案，及其它們字段之間的對 應關系都在這里進行添加和設置的。檔項目設置中的主表一表名對照和從表一字段對照都是在這里添加和設置的。點擊菜單項“記錄”-“添加”，系統打開“對照表維護 添加“窗體，如下圖所示。您可以通過兩個按鈕腌!來設置源表和目標表名,在下面的列表中設置源表字段對應的目標表字段名。實例1-12 :將發文的對應關系由文書（簡化方法整理）修改為文書（傳統方法整理）第1步：在“文件管理”點擊“文件歸檔”，隨即彈出“歸檔項對應關系設置”對話框，點擊“設置”按鈕，隨即進入“文件歸檔項設置主界面”如圖1-36圖1- 36歸檔項對應關系設

30、置提示框第2步：將光標放在源表名 “nwdj”（即內部文件），點擊工具條中 修改按 鈕，隨即彈出“對照表維護一主記錄一修改”，點擊目標表旁邊的也J按鈕，彈出“選擇表”對話框，選擇文書（傳統方法整 理）圖1-37對照表維護一主記錄一修改圖1-38選擇表對話框第3步：選擇目錄表后，回到“對照表維護一主記錄一修改”界面，對所 有字段進行對應關系設置，以“實體分類號”這個字段為例，點 擊實體分類號這一行的“目標表字段中文名”隨即出現下拉條， 選擇“實體分類號”即可（如圖 1-39）,其他字段也是如此設置， 當所有字段全部設置完成，則點擊“確定”即完成本次操作。圖1-39完成實體分類號設置畫圖實例1-1

31、3 :以設置“其他文件”與“簡化方法整理”之間的對應關系為例 進行說明：第1步：首先要在“系統維護一門類定制”模塊定制“其他文件”門類， 詳見門類定制。第2步：在歸檔項設置界面任意選擇一個文件類型，如選內部文件，點擊 工具條中的“修改”按鈕，進入對照表維護界面；點擊“源表” 后面的圖按鈕，系統打開一個“選擇表”對話框，對話框中顯示的是“文件”樹型目錄表，逐級展開它，選擇“其他文件”， 點擊“確定”按鈕，如圖 1-40圖1-40歸檔項設置一選擇源表第3步：點擊“目標表”后面的 也按鈕，系統同樣也打開一個“選擇逐級表”對話框，對話框中顯示的是“檔案”樹型結構目錄表, 展開它，選擇“文書檔案”中“傳

32、統方法整理”，再點擊“確定”按鈕，如圖 1-41圖 1-41 歸檔項設置選擇目標表第 4 步： 源表和目標表選擇完畢后，在“目標表中文字段名”列的每個表格框中都有一個下拉列表框，列表框中的字段是組成“文書卷內文件目錄表”的所有字段名，您只需用鼠標點擊表格，使之出現一個下拉按鈕，拖動滑塊點擊選擇想要的字段名，此字段名就添加至此輸入框中，系統默認顯示在第一行，如圖1-42 ，圖 1-42 歸檔項設置對應關系設置第 5 步： 按以上方法完成所有的源表字段與目標表字段的設置之后，再點擊窗體右下角的“確定”按鈕，系統返回主窗口，如圖 1-43 圖 1-43 歸檔項設置設置完成如果您要對已設置好的內容進行

33、修改，首先用鼠標選中要修改的記錄，再點擊“修改”按鈕，系統將打開“對照表維護”窗口，詳細操作請參見以上添加操作。如果您要對刪除當前設置的內容，則只要選中該條記錄，再點擊“刪除”按鈕， 系統會給出相應提示，點擊“確定”按鈕系統則將該條記錄從表中去掉。除上述功能以外，系統還提供方便的數據導入與導出功能，例如：除上述的將不同類型的文件歸到“文書檔案”中的“簡化方法整理”之外，系統提供了將它們歸檔到“傳統方法整理”的方法， 如果您要進行這項設置，只需點擊鼠標，就可將此數據文件輕松導入本系統中。操作方法是點擊工具條中的“導入”按鈕， 在打開的“打開”對話框中選擇要導入的表名（即發文轉傳統.DAT、來文轉

34、傳統.DAT、內部文件轉傳統.DAT）,再點擊“打開”按鈕， 系統就會將以上文件中的數據自動導入到當前主從對照表中可使導出功當然，如果您要將當前設置的主從表對應關系進行保存, 能。方法是點擊選中要導出的數據表， 即主表中的相應記錄，點擊“導出” 按鈕，在打開的對話框中輸入要導出的文件名， 再點擊“保存”按鈕即可。實例1-14 :將內部文件與簡化方法整理的對應關系表，導出為D:內部文件轉簡化.DAT第1步：在歸檔項設置的主界面“主記錄-表名對照”窗體，將光標放在源表“內部文件”上，如圖 1-44 :圖1-44完主記錄-表名對照一內部文件第2步：點擊工具條中的“導出”按鈕，系統彈出對話框，如圖1-

35、45: 圖1-45主記錄-表名對照一內部文件第3步：選擇導出路徑為，并錄入文件名為“內部文件轉簡化”，如圖 1-46、1-47圖1-46選擇導出文件路徑畫圖圖1-47-錄入導出文件名稱并保存第4步：點擊“確定”，即完成本次操作，您可在 D盤找到“內部文件轉 簡化.DAT'這個文件，以方便下次歸檔設置。注意：(1) 系統不允許對相同表進行重復設置，對已經設置過的文件表名，選中之后，確定”按鈕為灰色不可操作狀態。(2) 系統只允許在添加了源表”之后再進行添加目標表操作1.4 打印報表操作說明可打印的文件登記薄包括：發文登記薄、來文登記薄和內部文件登記薄。您可通過以下兩種方式進行打印輸出。第

36、一、系統已動態地將相應的文件登記薄名稱顯示在“報表”菜單項下，您只需直接選擇即可，詳細操作請參閱檔案管理中的報表打印。第二、您可以直接到制作目錄模塊中進行打印，詳細說明參見以下2章檔案管理第5節制作目錄。1.5 資料管理操作說明除了檔案和文件以外，本系統將管理的內容擴展到其它文檔資料，體現了文檔一體化的特點。資料管理主要實現資料的登記和報表打印功能。本系統中資料的主要內容包括資料和圖書。在“文件管理”業務流程圖中點擊“資料登記”進入“資料錄入”窗體，其界面與功能都與檔案錄入一致，只不過右邊的樹型類目列表中顯示的資料與圖書，詳細操作請參見檔案錄入 相關說明。其余制作目錄操作說明可參見上述檔案管理

37、中的制作目錄第2章檔案管理2.1 檔案管理的概念檔案管理是本系統的核心模塊，它主要涵蓋了檔案管理中最重要的 業務處理過程，包括檔案的錄入、組卷、調整和制作目錄等。當用鼠標滑過“檔案管理”按鈕時，其右邊的流程圖中就會顯示如 下：點擊流程圖中的相應圖標就可進行相應功能的操作。圖2-1檔案管理主界面2.2 檔案錄入模塊操作說明“檔案錄入”提供文書、聲像、基建、會計、設備、人事、實物、 審計、科技（2層及3層）檔案的案卷級和文件級數據的錄入。文書、基 建、科技、照片檔案等按傳統方法整理的檔案都有案卷目錄和卷內文件目 錄。系統通過對這些案卷目錄和卷內文件目錄的錄入來形成數據集，在此 基礎上，再進行數據的

38、查詢檢索，打印出各種目錄報表。另外，還提供對 原文的管理，案卷/文件目錄的批量修改，界面設置等功能。工具條的相關功能說明：單-：點擊該按鈕，即可新增一個條目信息；卻-修改.：點擊該按鈕，可對已錄入的信息進行修改；混一嶙.：點擊該按鈕，可刪除信息；:點擊該按鈕,復；可進入到回收站，對已刪除的信息進行徹底刪除或恢:點擊該按鈕，可將回到瀏覽界面的第一頁；:點擊該按鈕，可將在瀏覽界面顯示的信息往前翻一頁；:點擊該按鈕，可將在瀏覽界面顯示的信息往后翻一頁；:點擊該按鈕，可將回到瀏覽界面的最后一頁；:點擊該按鈕，可將瀏覽界面的信息翻至指定的頁面；:點擊該按鈕，即彈出簡單查詢對話框，可對信息進行查詢；:點擊

39、該按鈕，即彈出排序對話框，可對信息進行有效排序；二觸點擊該按鈕，可對當前操作的內容刷新；&-看原文:點擊該按鈕，可對查看已添加的電子文件；南-二,差.：點擊該按鈕，可將存有父子關系的檔案，關聯在一個瀏覽界面顯 示（主要用于兩層結構的門類，如傳統文書、科技檔案、基建檔 案等。）:點擊該按鈕，可退出當前的操作窗體。(1)注意：窗體左邊是本系統所有的檔案類型的樹型結構列表,供用戶選擇；窗體右邊是動態的目錄數據列表區（2）系統根據選擇的不同檔案類型，系統動態顯示相應層次的目錄數據表（最多也只有三層），如科技檔案由項目表、案卷目錄表和卷內文件目錄表這三層表組成，文書檔案中的傳統方法整理則包括案卷

40、目錄表和卷內文件目錄表。2.2.1檔案錄入基本功能說明關聯：工具條中的“關聯”項表達的含義就是在一個案卷和它所包含卷內文件之 間的關系，點擊“關聯”項出現“有關聯”，指的是需整理的案卷與其卷 內文件建立了相互對應的檔號編制規則。再點擊出現“無關聯”則表達案 卷級和卷內文件檔號的編制關系尚未建立。全宗號選擇：關于全宗號的設置在第一章的參數設置里已經進行了說明。如果你設置的是“無全宗"，那么你錄入的時候就沒有全宗號供選擇；如果你設置的是“單全宗”，那么就只有唯一一個全宗號；如果你設置的是“多全宗”，那么你就可以在多個全宗號中根據需要選擇一個。圖2-2檔案管理一全宗選擇分類范圍選擇：在檔案

41、錄入之前，本系統已針對不同全宗的檔案進行了標準的實體 劃分（詳見系統維護中的實體分類維護）。根據不同的全宗，系統將相應的 實體分類表自動載入。您只要輕點“分類號”輸入框旁的 區豈按鈕就可輕 松輸入。承上步驟，系統打開如下“分類范圍選擇”窗口，窗體左邊是當 前全宗的所有實體分類樹型結構列表，右邊是與實體分類相對應的歸檔范圍、保管期限信息，您在在輸入“分類范圍”的同時，其“保管期限”、“歸檔范圍”等信息也會自動輸入。圖2-3檔案管理一分類范圍選擇簡單查詢：也就是查詢條件和比較關系都比較簡單。作為一種查詢過濾工具，在系統中許多地方都可用到。圖2-4檔案管理一簡單查詢其操作說明如下：1 .選擇目錄數據

42、表。在分類查詢中選擇要查詢的檔案實體類型，或者在 自定義查詢和多表查詢結果選擇已定義的數據表；2 .選擇菜單項“記錄”-“簡單查詢”或工具條中的“查詢”按鈕，所 查詢的實體類目如果對應多層數據表，此時系統會打開如下“選擇范 圍”提示框，那么您就要在這里選擇要進行查詢的目錄表；3 .以上選擇完成之后點擊“確定”鈕，系統將打開相應的“簡單查詢” 對話框；。4 .在此對話框中你可以進行以下設置：a.用戶可根據實際需求，點擊“設置查詢項（S）”，添加非查詢項或移出查詢項，組合成適應自己查詢文件需求的簡單查詢項目，同時 查詢項的順序可通過最右邊的上下箭頭，進行排序；b.選擇查詢范圍，方法是點擊"

43、;全部范圍查詢”前面的復選框，選擇復選框表示全部查詢（查詢所有符合條件的記錄）；不選擇復選框，表示層遞查詢（在上一次查詢結果的基礎上再次查詢）。以上設置完成以后，在以上各項輸入框中輸入要查詢的值，再點擊“查詢”按鈕，系統則將符合條件的記錄列于當前數據表中。注意：(1) 在以上輸入的查詢值中，系統默認的關系為包含”,即查詢結果為包含此查詢值的記錄。(2) 點擊關閉”按鈕則關閉當前窗體。(3) 點擊 幫助”按鈕則可查詢相關幫助信息。(4) 點擊 刷新"按鈕可重新顯示當前表的全部最新數據信息。例如，在以上簡單查詢結果中，如果再想瀏覽該數據表中的全部數據，就利用此按鈕功能。組合查詢：是一種非

44、常有用的功能，在系統中應用非常廣泛，利用它可以 對大批量的數據進行篩選和過濾，查找出您想要的數據記錄。圖2-5檔案管理一組合查詢其操作說明如下：1 .查詢字段選擇要查詢的字段，比較關系選擇比較關系的“大于等于" 等，比較數值項目中輸入或選擇要比較的數值，點擊“添加條件”按 鈕，以上條件就會列于條件列表中；2 .如果有多個條件，則在“連接關系”中選擇“與”或“或”，并且依照以上方法輸入各項條件；3 .對于兩項以上的條件，可設置添加優先級關系，方法是用鼠標拖動選 中有關兩個條件或兩個以上條件，使其底色變藍。點擊“添加優先關 系”后，所選區域底色變黃，表示這兩個條件會先執行；4 .組合查詢

45、中空條件為查詢所有記錄。5 .組合查詢的設置查詢項功能與簡單查詢的設置查詢項相同。6 .點擊“查詢”按鈕，以上滿足條件的記錄就會列于編目表中，“組合查詢”操作完畢。叢注意：(1) 在設置了優先關系后，“清除優先關系”按鈕被激活，點擊“清除優先關系”按鈕，可取消已經設置的優先關系。(2) 刪除條件：在條件列表中某一條件，點擊“刪除條件”按鈕此條件將被刪除。(3) .連接關系有“與”或“或”，“與”是要求查詢數據滿足所有輸入條件，“或”只要求滿足條件之一即可。“與”的優先級比“或”高，也就是說，如果兩者同時出現在條件列表框時，先執行“與”連接的兩個條件。所以，如果您希望“ 或”連接的兩個條件先執行

46、時，一定要給這兩個條件添加優先級關系。條件設置完成后，點擊“查詢”按鈕，執行查詢。(4) 另外，如果想查看最近 5次以內的查詢條件記錄,則可單擊“”按鈕從后往前調出最近的查詢條件記錄，用“”形按鈕和“”形按鈕可在最近5次的查詢條件記錄之間進行切換。翻頁瀏覽：為了方便快速地瀏覽數據，系統對檔案庫的所有數據進行分頁設置，同時您還可以根據自己的習慣自行設置每頁顯示的記錄數。舉例說明：如果一頁裝載的記錄為 100條，那么在每頁中只能瀏覽100條記錄，每點擊一次工具條中的“后頁”按鈕，就向后翻一頁，直至最后一頁；點擊“前頁”按鈕則往前翻頁，直至首頁；點擊“首頁”按鈕則到第一頁； 點擊“末頁”按鈕則到最后

47、一頁。在底部的狀態欄系統會提示：第 X頁/共Y頁(Z條)，這表示的是當前數據表記 錄的狀態。如果您想自己重新設置以上每頁裝載的記錄數，則可點擊菜單“設置”中的“設置顯示記錄數”，系統打開如下提示框，在輸入 框中輸入每頁所包含的記錄數，點擊“確定”按鈕系統則按以上設 置來顯示數據表中的記錄。點擊“取消”按鈕則取消當前操作。指定頁：如果您覺得一頁一頁地翻動記錄太浪費時間，并且知道要查找記錄的大概頁數，還可直接指定跳轉到該頁。方法是：點擊工具條中 的“指定頁”按鈕，系統打開如下“設置頁號”對話框，在其中輸 入要瀏覽的頁號，再點擊“確定”按鈕即可。排序：通過排序設置您可以將要瀏覽或打印的數據按一定的次

48、序排列出來。單擊“排序”按鈕，系統會打開如下“選擇范圍”提示框；選擇您 所要的范圍，點“確定”按鈕，彈出排序條件設置窗體，在該窗體“數據源”列表框中的字段是系統提供的可以用來排序的字段，“列名”列表框中的字段是已選擇的要進行排序的字段。圖 2-6 檔案管理排序在左邊數據源列表框單擊選擇想排序的字段名，點擊“添加”按鈕，也可雙擊想選擇的字段名，選中的字段會自動轉入列名列表框中，每個字段后有一升序和降序復選框，選擇升序復選框則表示按升序排列，選擇降序復選框則表示按降序排列，由小到大排列為升序，由大到小排列為降序如果發現在“列名”列表框中有不需要的字段，可以選擇它，然后點擊“刪除”按鈕，將其退回“數

49、據源”列表框中。如果想查看最近5 次以內的排序記錄，則可單擊“”按鈕從后往前調出最近的排序記錄，用“”形按鈕和“”形按鈕可在最近 5次的排序記錄之間進行切換。系統可以按多個字段排序，排序時按列名列表框中從上到下的字段順序排序，點擊上圖中的“確定”按鈕確定排序條件并退回制作目錄界面，點擊“取消”按鈕則取消此次操作。提取： 是指案卷目錄中的文件開始時間、文件結束時間、件數、頁數可從卷內文件中自動獲取。操作步驟: 先選擇您需提取信息的案卷, 再直接點擊“提取”即可自動獲取卷內文件中的上述參數.批量修改：為方便用戶修改檔案/ 文件著錄項目中大批量相同的內容，本系統也提供批量修改功能。系統首先利用查找功

50、能找出要修改的內容，然后輸入要替換的內容即可。首先選擇要進行批量修改的檔案/文件類型，詳見類目選擇；選擇菜單“批量修改”下要進行批量修改的目錄表的名稱，系統將打開“替換”窗口。圖 2-7 檔案管理批量修改在這里您可以當前表中的著錄項目進行搜索、替換操作。窗體上部分為操作區域，下部分為當前記錄信息顯示區，為非編輯區。操作步驟：1. 選擇要替換的項目，即當前記錄的各個字段名，在著錄項目下拉列表中選擇輸入；2. 在查找內容輸入框中輸入要替換的內容（必須是在該項目有的）；3. 在替換為輸入框中輸入要替換的內容；4. 點擊查找下一個按鈕下面記錄顯示區顯示符合以上條件的記錄，點擊替換按鈕則替換相關項目內容

51、，點擊全部替換則不通過查找就替換全部符合條件的內容。點擊取消按鈕可取消當前操作退出。通過設置搜索選項可選擇搜索范圍以及是否區分大小寫。為了防止用戶在不小心的情況下將不需刪除的檔案刪除，系統特設立了回收站，其主要功能是徹底刪除檔案文件和恢復檔案文件。下圖為回收站主界面：圖 2-8 檔案管理回收站2.2.2 檔案數據錄入“檔案錄入”提供文書、聲像、基建、會計、設備、人事、實物、審計、科技（2 層及 3 層）檔案的案卷級和文件級數據的錄入。文書、基建、科技、照片檔案等按傳統方法整理的檔案都有案卷目錄和卷內文件目錄。系統通過對這些案卷目錄和卷內文件目錄的錄入來形成數據集，在此基礎上，再進行數據的查詢檢

52、索，打印出各種目錄報表。另外，還提供對原文 的管理，案卷/文件目錄的批量修改，界面設置等功能。在“檔案管理”業務流程圖中，點擊“檔案錄入”圖標進入“檔案錄 入"窗體，圖2-9檔案錄入主界面窗體左邊是本系統所有的檔案類型的樹型結構列表，供用戶選擇；窗 體右邊是動態的目錄數據列表區。系統根據選擇的不同檔案類型，系統動 態顯示相應層次的目錄數據表（最多也只有三層），如科技檔案由項目表、案卷目錄表和卷內文件目錄表這三層表組成，文書檔案中的傳統方法整理 則包括案卷目錄表和卷內文件目錄表。在這里，系統提供了卡片和網格兩種界面風格，在這兩種界面里，您 都可以對案卷/文件目錄的各項信息進行添加、刪除

53、和修改，除此之外， 系統還提供了方便的原文的管理、個性化的界面設置以及靈活自動標引主 題詞等功能。“數據操作”窗體如下所示：圖2-10檔案錄入主界面添加：進入本窗體的初始化狀態即為添加狀態，您可通過TAB鍵移動光標逐項輸入。詳細說明：1 .白色項目框需要用戶手工輸入；2 .有下拉列表按鈕的項目框表示輸入內容可從旁邊的下拉列表框中 選擇。其中“密級”和“保管期限”是在輔助字典中定義過的項目，文件 開始/結束時間、歸檔日期、立項時間、開工/竣工時間、形成時間等時間的輸入詳見 日期輸入說明。3 .有 I按鈕的可點擊它，在打開的相應的對話力I進行選擇輸入，如檔案著錄中的全宗號選擇和 分類范圍選擇4 .

54、 主題詞和檔號不必輸入, 您可分別通過選擇菜單項“工具”中的“自動標引主題詞”和“選項”中的“自動生成檔號”來實現，然后再在此基礎上作出修改。5輸入人和輸入時間不必輸入，是根據登錄用戶的用戶標識及登錄時間，系統自動生成的。6. 界面中藍色標題為非空項目.添加操作完成后，必須點擊“保存”按鈕才可將剛才錄入的數據保存。保存時，若出現警告提示，一般表示輸入不完整，請根據提示的內容修改數據后，再進行保存，點擊“取消”按鈕可取消當前的操作。 點擊“存加”按鈕，系統則在保存當前記錄的同時自動將操作狀態置為“添加”狀態。修改： 用工具條中的“首條、上移、下移、末條”按鈕移動記錄，找出要修改的記錄直接在項目框中輸入修改內容即可，修改完成后一定要點擊“保存”按鈕進行保存，否則修改無效。點擊“取消”按鈕取消修改操作。保存： 添加、修改和刪除的結果只有在點擊了保存按鈕之后才能夠保存下來。通常，可以在若干次操作后保存一次，退出前一定要保存。取消： 如果用戶對做的操作不滿意，可以選擇菜單項“記錄”- “取消”按鈕，在保存記錄前取消本次操作。在卡片式顯示方式和網格式顯示方式間切換：系統進入數據操作界面時，缺省以卡片式方式顯示，用戶可通過選擇菜單項“視圖”- “網格式”，將界面調整成網格式的顯示方式，在