1、項(xiàng)目部材料管理存在的問題及解決方法我們施工企業(yè)大多都建立了以工程項(xiàng)目為管理對象, 以項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ), 以管理 層和勞務(wù)層相分離,以內(nèi)部市場為運(yùn)營機(jī)制,按照工程項(xiàng)目的規(guī)律進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、 協(xié)調(diào)和控制的施工管理制度:“項(xiàng)目法”施工。 “項(xiàng)目法”施工只是一項(xiàng)施工組織管理制度, 并沒有也不可能解決企業(yè)管理的所有問題, 特別是經(jīng)濟(jì)管理方面的問題。 材料費(fèi)的支出占整 個(gè)施工企業(yè)工程成本的比例很大, 材料費(fèi)用支出控制的好壞, 對施工企業(yè)成本管理舉足輕重。 材料管理應(yīng)該包括材料的計(jì)劃、采購、運(yùn)輸、儲存、領(lǐng)發(fā)、消耗控制、余料處置等整個(gè) 過程。 因各單位與項(xiàng)目部權(quán)限的劃分以及物質(zhì)管理部門的分工不同,

2、項(xiàng)目部在材料管理方面 的權(quán)限不一定相同。 大致上, 項(xiàng)目部在材料管理方面的職責(zé)應(yīng)該包括以下內(nèi)容。 項(xiàng)目確定以 后, 項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目施工圖紙, 計(jì)算出主要材料及大宗材料的需要量并提供材料核算表, 經(jīng) 技術(shù)部門審核后交公司物資管理部門核實(shí), 統(tǒng)購料則向上級申報(bào)計(jì)劃; 在材料核算表的基礎(chǔ) 上,項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目的施工方案及組織安排, 提供材料申請計(jì)劃, 報(bào)公司物資管理部門,以 便按進(jìn)度組織供應(yīng); 公司物資管理部門根據(jù)材料申請計(jì)劃, 考慮庫存后, 下達(dá)材料采購或授 權(quán)采購計(jì)劃,授權(quán)采購計(jì)劃可由項(xiàng)目部直接向分供商采購;項(xiàng)目部權(quán)限內(nèi)的其他零星材料、 工具、 配件等由項(xiàng)目部直接采購。 無論是上級物資管理部門還是

3、項(xiàng)目部自己采購的材料, 到 工地后的收發(fā)、 保管、 消耗控制都是項(xiàng)目部的職責(zé)。 項(xiàng)目材料員根據(jù)施工計(jì)劃核實(shí)施工生產(chǎn) 需要量, 組織進(jìn)料并控制材料從公司料庫到工地的運(yùn)雜費(fèi)。 項(xiàng)目管庫員根據(jù)有權(quán)領(lǐng)料人提出 的限額領(lǐng)料單或領(lǐng)料單,按品名、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行限額發(fā)料,拒絕無權(quán)領(lǐng)料人、無計(jì)劃或超 限額領(lǐng)料; 管庫員應(yīng)逐日登記材料卡片, 月末根據(jù)領(lǐng)料單或限額領(lǐng)料單匯總編制材料收、 支、 存動態(tài)報(bào)表。期末, 項(xiàng)目材料員必須對工地材料進(jìn)行盤點(diǎn),分工號列出清單,對不再使用的 余料辦理退庫手續(xù), 對下期仍需使用的材料可辦理假退庫手續(xù)。 項(xiàng)目管庫員應(yīng)定期核對材料 卡片、 材料明細(xì)帳, 并與項(xiàng)目財(cái)務(wù)的材料明細(xì)帳相核對。

4、整個(gè)材料管理及核算的過程應(yīng)該體 現(xiàn):計(jì)劃有依據(jù),采購有授權(quán),消耗有標(biāo)準(zhǔn)。本人就接觸到的項(xiàng)目, 提出在材料管理和核算上存在的一些問題和解決方法, 希望能夠 一起探討。1、在材料計(jì)劃環(huán)節(jié),項(xiàng)目沒有 材料核算表 ,項(xiàng)目的材料需要量不詳沒有項(xiàng)目材料核算表,項(xiàng)目部對項(xiàng)目主要和大宗材料的需要量就不可能做到心中有數(shù)。 例如, 株洲中央商業(yè)廣場項(xiàng)目, 該項(xiàng)目的羅馬柱工程的材料需要量就是在事后補(bǔ)做的, 沒有 精確的材料核算表,以致于該工程做到哪,要多少鋼材及配件,就提多少,心里沒有底。 2、在材料采購環(huán)節(jié),項(xiàng)目部對材料商的選擇尤為重要,這中間涉及到一個(gè)關(guān)鍵的問題 就是合同談判, 與材料商簽訂的合同一定要公平公正

5、并盡可能的維護(hù)自己的利益, 如果簽訂 的合同對一方不利則在供貨的過程中必定出現(xiàn)這樣那樣的問題, 比如, 常州又一城項(xiàng)目, 在 鋁材的采購過程中,需方已付完單批貨物全款,供方才同意發(fā)貨,而且 20多噸鋁材,供方 委托物流公司發(fā)貨, 貨物到了常州物流公司, 供方都沒派業(yè)務(wù)員過來接洽, 只是通知需方貨 物已到常州,要求需方派人去提貨,這樣增加運(yùn)輸成本不說,還嚴(yán)重耽誤了工期。因此, 在材料采購過程中。首先要把握好合同談判關(guān),在材料采購時(shí), 會面對種類繁多 的材料采購單,必須將數(shù)量 (含實(shí)際損耗 、品牌、規(guī)格、產(chǎn)地等一一標(biāo)志清楚,尺寸、材質(zhì)、 等必須一次到位,以避免材料訂購不符,影響工程進(jìn)度。為此,采購

6、人員須做好以下工作:、掌握市場信息,降低材料價(jià)格。廣泛收集材料的市場價(jià)格,切合市場實(shí)際情況,反 映材料價(jià)格的一般水平。 工程材料價(jià)格信息的調(diào)查和采集,涉及面廣、 工作量大, 是一個(gè)復(fù) 雜的信息系統(tǒng),在材料的采購過程中起著至關(guān)重要的作用。、充分利用市場, 合理安排運(yùn)輸。 運(yùn)費(fèi)支出是構(gòu)成材料采購費(fèi)用的重要因素,節(jié)約運(yùn) 輸費(fèi)用,可降低材料采購成本。 在材料質(zhì)量、 性能都能滿足需求, 而材料價(jià)格基本相等的情 況下, 就應(yīng)到離施工現(xiàn)場最近的地點(diǎn)采購; 材料盡量一次運(yùn)輸?shù)轿? 減少二次倒運(yùn)和裝卸費(fèi) 用。、 采取合理的采購模式。 施工用主要材料可由甲乙雙方共同采購, 材料質(zhì)量雙方共同 控制。對不符質(zhì)量要求的

7、材料施工方有權(quán)拒收、拒用。材料價(jià)格由業(yè)主方依市場行情確定, 承建方、監(jiān)理單位可廣泛參與。 業(yè)主方主要以招標(biāo)方式確定材料價(jià)格, 也可以貨比三家,選 擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的材料。這樣做使供貨、保管、使用一體化,減少甲乙雙方扯皮情況。3、在材料運(yùn)輸環(huán)節(jié),材料運(yùn)雜費(fèi)結(jié)算有漏洞,控制不嚴(yán)格,運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)和運(yùn)輸方式一直 是個(gè)模糊和被忽略的問題,在合同中一點(diǎn)要寫明, 另外, 對材料運(yùn)雜費(fèi)控制不夠嚴(yán)格, 主要 表現(xiàn)在材料運(yùn)雜費(fèi)的支付往往不能與相應(yīng)的材料批次、 重量、 運(yùn)距相一一對應(yīng); 運(yùn)雜費(fèi)的發(fā) 票不規(guī)范,沒有運(yùn)輸合同,很多假發(fā)票,票面上起運(yùn)地、目的地、運(yùn)距、單價(jià)、物品名稱、 重量等要素記載不全。4、在材料儲存環(huán)節(jié),材料入

8、庫手續(xù)不全,點(diǎn)收把關(guān)不嚴(yán),堆放混亂。辦理材料入庫手 續(xù)是材料管理的重要環(huán)節(jié), 是內(nèi)控制度的重要節(jié)點(diǎn)。 通過辦理材料的入庫手續(xù), 能夠發(fā)現(xiàn)采 購的材料質(zhì)量是否合格, 數(shù)量上是否短缺, 但現(xiàn)實(shí)情況卻不容樂觀。 相當(dāng)大一部分的項(xiàng)目部, 即使建有工地料庫,對上級供應(yīng)的直發(fā)材料,雖然不一定一次用完,但卻不辦理入庫手續(xù)。 材料不辦理入庫手續(xù), 使得工地材料的管理出現(xiàn)混亂, 材料實(shí)物發(fā)生用途轉(zhuǎn)移時(shí)材料在帳面 失去了操作對象,材料管理容易出現(xiàn)漏洞。特別應(yīng)注意的是材料堆放管理。 根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況及進(jìn)度情況, 合理安排材料進(jìn)場, 對 材料做進(jìn)場驗(yàn)收,抽檢抽樣,并報(bào)檢于甲方、設(shè)計(jì)單位。整理分類,根據(jù)施工組織平面布置

9、 圖指定位置歸類堆放于不同場地。專門庫房, 妥善存放。 建筑材料應(yīng)存放于符合要求的專門材料庫房, 否則會降低使用 壽命。如鋼材應(yīng)避免潮濕、雨淋。鋼材 (及制作成品 堆放在潮濕的地方會很快被氧化銹蝕, 影響使用壽命。標(biāo)志清楚,分類存放。 建筑工地所用材料較多, 同種材料有諸多規(guī)格,比如鋁材同一 系列的從立柱到橫梁有十幾個(gè)型號,又有窗料和幕墻料之別。5、在材料領(lǐng)發(fā)環(huán)節(jié),材料無手續(xù)出庫,庫存材料出庫制度被破壞。材料出庫沒有嚴(yán) 格的領(lǐng)發(fā)制度,比如某些材料的出庫憑的只是有關(guān)人員的口頭通知,沒有任何出庫的憑據(jù), 收入當(dāng)然不會入帳, 因此要求倉庫管理人員對于材料發(fā)放,材料到場, 要清驗(yàn)造冊登記,嚴(yán) 格按照施

10、工進(jìn)度憑材料出庫單發(fā)放使用, 并且需對發(fā)放材料進(jìn)行追蹤, 避免材料丟失。 特別 是要對型材下料這一環(huán)節(jié)嚴(yán)格控制。 對于材料庫存量, 庫管員務(wù)必及時(shí)整理盤點(diǎn), 并注意對 各材料分類堆放。易燃品、防潮品均需采取相應(yīng)的保護(hù)措施。另外,不論是項(xiàng)目經(jīng)理部、分 公司還是項(xiàng)目部, 還是施工隊(duì), 倉庫物資發(fā)放都要實(shí)行先進(jìn)先出的原則, 項(xiàng)目部的物資耗用 應(yīng)結(jié)合分部、分項(xiàng)工程的核算、嚴(yán)格實(shí)行限額 /定額領(lǐng)料制度,在施工前必須由項(xiàng)目施工人 員開簽限額領(lǐng)料單, 限額領(lǐng)料單必須按欄目要求填寫, 不可缺項(xiàng)。 對貴重和用量較大的物品, 可以根據(jù)使用情況, 憑領(lǐng)料小票多次發(fā)放。 對易破損物品, 材料員在發(fā)放時(shí)需作較詳細(xì)的驗(yàn)

11、交,并由領(lǐng)用雙方在憑證上簽字認(rèn)可。6、在材料消耗控制環(huán)節(jié),庫存材料盤點(diǎn)制度不落實(shí),工地余料盤點(diǎn)不真實(shí)。之所以 會出現(xiàn)庫存材料沒有手續(xù)出庫而不會被發(fā)現(xiàn), 與庫存材料盤點(diǎn)制度不落實(shí)有很大的關(guān)系。 不 論是公司供應(yīng)料還是自購料,材料出庫銷帳的數(shù)量往往是根據(jù)高估或含有較大損耗率的數(shù) 量,很多項(xiàng)目是根據(jù)材料核算表下單的, 而實(shí)際領(lǐng)用量并不一定有那么大, 聚少成多, 工地 料庫的實(shí)際存量往往大于帳面數(shù)量。如果不堅(jiān)持定期盤點(diǎn),進(jìn)而調(diào)整庫存并相應(yīng)調(diào)整成本, 無手續(xù)發(fā)出庫存材料是不可能從對帳中發(fā)現(xiàn)問題。如果公司需要考核的話, 有的項(xiàng)目部為了調(diào)節(jié)成本, 期末盤點(diǎn)工地材料時(shí), 不是根據(jù)剩 余材料的實(shí)際情況進(jìn)行, 而

12、是根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。 成本指標(biāo)高了, 就把工地 余料量做大;成本指標(biāo)低了,就把工地余料量做小,以此來調(diào)節(jié)成本,滿足考核的要求。有 的項(xiàng)目在完工的時(shí)候, 特別是在該項(xiàng)目已經(jīng)完成公司下達(dá)的指標(biāo)時(shí), 工地余料更是不盤點(diǎn)入 庫,沖減成本,而是自行處理,形成小金庫的另一個(gè)來源。7、在材料處置環(huán)節(jié),弄虛作假,虛擬材料支出套取資金。有些項(xiàng)目利潤率較大,為 了在實(shí)現(xiàn)利潤前套出資金謀取小集體利益, 有的人不惜鋌而走險(xiǎn)弄虛作假, 虛擬材料采購及 支出, 計(jì)入成本和應(yīng)付帳款, 然后從應(yīng)付帳款中套取資金。 某項(xiàng)目在發(fā)放的工資獎(jiǎng)金很高的 情況下,為了額外給職工發(fā)放獎(jiǎng)金, 逃避含量工資管理及個(gè)人所得稅, 虛

13、擬材料支出, 套取 資金。這些套取出來的資金發(fā)放都是在帳外的,缺乏透明度,也容易出現(xiàn)另外一些問題。 如何避免這些情況的出現(xiàn)是我們要考慮的問題,首選當(dāng)然是通過制度來規(guī)避。事實(shí)上, 在材料管理與核算方面的規(guī)章制度不可謂不多, 內(nèi)部控制制度不可謂不嚴(yán)。 但是, 內(nèi)部控制 制度只能在滿足條件的情況下有效,出現(xiàn)通同做弊的情況時(shí)內(nèi)部控制制度就會失效。項(xiàng)目部之所以會出現(xiàn)這些情況是有一定原因的。 市場經(jīng)濟(jì)條件下, 資源配置是靠利益驅(qū) 動的。在總量一定的情況下,國家、集體、個(gè)人的利益存在此消彼長的關(guān)系,集體內(nèi)部不同 層次也有不同的利益。 “項(xiàng)目法”施工本身并有不解決利益分配的問題,公司對項(xiàng)目部承包 指標(biāo)的確定依

14、據(jù)不足,項(xiàng)目部沒有劃分成本責(zé)任單位,成本責(zé)任不清, 該盈利的沒盈利,不 該虧損的虧損了。 在這種情況下, 沒有也不可能有嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲制度。 項(xiàng)目部寧可通過 各種途徑增大成本, 包括虛列材料消耗量, 就能夠得到實(shí)際的好處。 因?yàn)槌~利潤哪怕是全 部返回項(xiàng)目部, 也是在扣除所得稅之后; 即使是項(xiàng)目虧損,項(xiàng)目部本身也能得到實(shí)惠。 況且 項(xiàng)目部不是企業(yè)實(shí)體, 項(xiàng)目完成即解散, 稅后利潤或虧損只能在公司一級增加或減少所有者 權(quán)益。為了從根本上杜絕材料以及其他成本管理方面的漏洞, 既能控制住成本, 對被考核者又 有說服力,編制責(zé)任成本預(yù)算,推行責(zé)任成本管理是非常好的手段。責(zé)任成本是指在施工過程中, 按

15、照責(zé)任者的可控程度來確定應(yīng)由責(zé)任者負(fù)擔(dān)的成本。 工 程中標(biāo)后,公司將預(yù)算中的直接工程費(fèi)用,根據(jù)施工圖紙、施工方案,按照工作量、單價(jià)進(jìn) 行分解, 劃分出成本費(fèi)用總的可控范圍, 編制出責(zé)任成本預(yù)算, 確定并把目標(biāo)利潤留在公司 后, 將責(zé)任成本預(yù)算下達(dá)到項(xiàng)目部。 項(xiàng)目部再根據(jù)分工和可控的原則將責(zé)任預(yù)算分解到班組、 個(gè)人。 至于材料,就可以把采購價(jià)格、采購保管費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)以及材料的消耗數(shù)量分解到不同 的成本責(zé)任人。經(jīng)過周詳調(diào)查和計(jì)算的材料責(zé)任成本預(yù)算,實(shí)際上也成為考核采購、管庫、 用料等不同責(zé)任中心業(yè)績的最有說服力的依據(jù)。任何控制制度如果沒有嚴(yán)格執(zhí)行的獎(jiǎng)懲制度配合,都只能是擺設(shè)。實(shí)行責(zé)任成本管理, 也必須建立考核及獎(jiǎng)懲制度。 責(zé)任成本中心發(fā)生的責(zé)任成本與下達(dá)到責(zé)任中心的責(zé)任預(yù)算對 比,就是績效考核的依據(jù)。兌現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益是責(zé)任成本管理是否能堅(jiān)持下去的關(guān)鍵。責(zé)任成本管理的推行, 在材料管理方面不僅能起到控制材料消耗, 控制材料成本的作用, 而且也能確定管理目標(biāo)和考核依據(jù),是控制項(xiàng)目部工程成本的有效措施。建筑企業(yè)要在激烈的市場競爭中求生存、 求發(fā)展, 就必須向市場提供質(zhì)量好、 造價(jià)和工 期合理的建筑產(chǎn)品。這要靠施工現(xiàn)場管理來保證。施工現(xiàn)場管理是市場經(jīng)營的延伸或后盾。 用戶在招標(biāo)時(shí), 不僅審查施工企業(yè)資質(zhì)條件, 還要考察現(xiàn)場施工條件和管理水平。 對項(xiàng)目工 程而言,每個(gè)人每個(gè)崗位都要重視效