1、管理程序文件控制程序文件編號：HD/GL002-2016濟寧華德環保科技有限公司第 9 頁 共9頁文件控制程序1目的為了對管理體系所需用的文件實施有效的控制，特制定本標準.2 適用范圍適用于公司對管理體系所需文件的編制、審核、批準、標識、發放、使用、評審、修訂、保存、失效文件回收、銷毀的控制，包括外來文件及與質量有關文件的控制.3 職責3。1企管部負責本程序的制定、修訂及歸口管理。3。2 企管部負責組織管理標準、工作標準、記錄樣本的編制、發放、更改的控制與管理。3。3 技術質量部負責技術文件的編制、發放、更改的控制與管理。3。4 各部門負責本職能范圍內相關文件的編制、使用、發放和保管。4 管理

2、內容4.1 公司質量管理體系所需的文件4.1。1 質量管理體系文件是質量管理體系運行、持續改進及員工培訓的依據,其中包括：4。1。1.1 支持性文件，包括：各項管理標準、技術文件、質量計劃、報告、表格等；4.1.1.2 記錄;記錄屬于特殊文件,按記錄控制程序的規定予以控制；4.1。1。3 外來文件，包括：適用的法律法規、國家或行業主管部門頒布的標準、規范，顧客提供的技術標準、產品圖紙、技術通知單等文件.4。1。2 質量管理體系文件的載體可以是文字、圖片、膠片、U盤、磁盤、封樣實物等。4.2 文件的編制、審核、批準4.2。1 各項管理標準及文件,由各部門編制，部門負責人審核,總經理批準。4。2。

3、2 技術文件由技術質量部編制，由技術質量部部長審核批準。4。3 文件的標識4。3。1 企管部統一管理文件標識，文件標識包括：文件編號標識、文件發放編號標識、受控狀態標識、版本及修訂狀態標識和失效狀態標識.4。3。2 文件編號標識4。3。2.1 公司編制的質量管理體系文件中，技術文件的編號標識執行技術文件管理標準，公司級管理性文件編號HD/GL*，其中HD/GL代表華德/管理，*為文件順序號，從001開始,有行政部編號,#為編寫年代號,例如:2016.部門文件溝通性文件編號為：部門簡稱拼音首字母三位順序號年代號，例如企管部文件編號為QG0012016.4。3.2。2 公司編制的產品企業標準按國家

4、的有關規定進行編號標識；4。3。2。3 國家頒布的法律、法規或國家、行業主管部門頒布的標準、規范，用原文件編號進行標識.4。3.3 文件發放編號標識發放編號采用兩位阿拉伯數字的印章予以標識，并記錄在文件發放記錄中。4.3。4 受控狀態標識4。3。4.1 受控狀態標識采用加蓋“受控”印章的方法，不加蓋“受控”印章的文件不受控;4.3。4.2 各職能部門使用的質量管理體系文件及交付認證機構的文件加蓋“受控”印章;4。3.4。3 交付給顧客、中介機構或用于信息交流的非技術質量管理體系文件不受控。4。3.4.3交付給供方的技術文件加蓋“受控”印章4.3.5 版本及修訂狀態標識4。3。5.1 版本狀態用

5、字母A、B、C、D。標識；4.3。5.2 修訂狀態用數字0、1、2、3.。標識,例：A/0表示第一版，未經修訂.4。4 文件的發放、使用4.4。1 企管部發放管理手冊、程序、管理標準文件;技術質量部發放技術文件。4。4.2 文件發放范圍：4.4.2.1 公司制定的各項程序文件、管理標準的發放范圍，由企管部編制文件發放記錄，經總經理批準后實施；4.4。2。2 技術文件，如:產品圖紙、工藝文件、工藝設計書、檢驗文件等由技術質量部長確定發放范圍。 4。4.3 公司各職能部門及時獲得適用的有效版本文件.4。4。4 文件的發放應予以記錄、保存，并由領用人簽字，具體填寫文件發放記錄、文件接收記錄.受控文件

6、不允許電子途徑發放給。4。4。5 各部門應建立本部門受控文件清單，企管部匯總編制公司管理性文件受控文件清單,技術質量部編制技術文件受控文件清單，受控文件清單應適時進行補充修訂.4.5 外來文件的識別、發放4。5.1 外來文件包括：4。5。1。1 國家、行業主管部門頒布的適用的法律法規、標準、規范等；4.5.1.2 顧客提供的產品技術標準、圖紙、技術通知單等;4。5。1。3 政府主管部門下發的與質量有關的文件.4。5.2 國家頒布的適用的法律法規、與質量有關的文件由企管部加蓋“受控”和發放編號印章并呈報總經理確定其使用的范圍及貫徹實施的方法。4。5.3 國家、行業主管部門頒布的適用的標準、規范，

7、顧客提供的技術標準、產品圖紙、技術通知單由技術質量部部加蓋“受控”和發放編號印章并由部長確定其使用的范圍及貫徹實施的方法。4。5.4 外來管理性文件的收文、復制、發放應由企管部予以記錄、并保存；外來技術性文件的收文、復制、發放應由技術質量部予以記錄并保存。4。6 文件的保管、借閱、復制4.6。1 所有使用文件的單位或個人應按文件類別、整齊擺放、易于檢索，要妥善保管，防止丟失、損壞、拆頁、涂改等現象的發生。4。6.2 文件的借閱、復制應予以登記并保存.管理標準、產品圖紙的對外借閱、復制，必須經總經理批準。4。7 文件的評審、更改4。7。1 質量管理體系文件編制、使用或換版過程中應適時評審，評價文

8、件的充分性、適宜性、符合性及可操作性。4。7。2 如需對文件進行更改時，應由原編制部門實施，填寫文件更改通知單并按本標準的4.2條款的規定履行審批手續，按本標準4。4條款的規定履行發放手續.4。7。3 文件更改的方式可采取換頁或劃改，劃改應確保文件清晰，文件經多次修改后應考慮換版。4。7。4 文件修改內容應通過文件更改通知單及時傳遞到所有使用受控文件的處所，并在文件更改頁上予以記錄、保存.4。7。5 技術文件的更改，由技術質量部執行技術文件更改通知單，予以記錄、保存。4。7。6 修改或換版后的文件應重新進行版本和修改狀態的標識。4。8 失效文件的識別及處置4。8。1 對失效文件應及時予以識別并

9、回收，以防止非預期使用。管理標準、工作標準等管理性文件的失效文件由企管部加蓋“失效文件”印章并收回；技術文件失效時由技術質量部加蓋:“失效文件”印章并收回. 4。8。2 回收的失效文件應及時予以處理，失效文件銷毀處理時，報總經理批準后，方可實施。4.8。3 失效文件若作為資料保存時，應加蓋“失效保留”印章予以標識。4.8。4 企管部組織對各部門文件管理的情況進行監督檢查。5 引用標準記錄控制程序技術文件管理標準6 相關記錄文件發放記錄文件接收記錄受控文件清單文件更改通知單7 附加說明編制/更改日期實施日期更改標記編制/更改審 核批 準濟寧華德環保能源科技有限公司文件發放記錄記錄編號：管表001文件名稱文件編號發文單位發文時間發放人發文時間序號領用單位簽收人交回人回收日期受控編號12345678910111213編制： 批準: 年 月 濟寧華德環保能源科技有限公司文件接受記錄記錄編號：管表002序號文件名稱文件編號發放單位接收日期接收人123456789101112131415