1、 辦公用品管理規(guī)定【文件編號:HQT-XZ-(201601】第一章總則第一條為規(guī)范公司對辦公用品的日常管理,保證日常經(jīng)營工作的順利開展,節(jié)能降耗,控制管理成本,根據(jù)企業(yè)會計制度及其他法規(guī)、準則的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。第二條公司辦公用品的管理部門為行政人事部,負責(zé)辦公用品的采購、保管、領(lǐng)用等工作。第二章辦公設(shè)備的管理第三條辦公設(shè)備的購置1.公司的辦公設(shè)備包括計算機、打印機、攝像機、投影儀、照相機等單位價值在2000元以上的辦公設(shè)備和儀器。2.各部門申請購買儀器設(shè)備,必須先由部門經(jīng)理寫出申請報告,報總經(jīng)理批準后,交由行政人事部統(tǒng)一采購,購買時應(yīng)根據(jù)市場因素和部門實際需要,在征詢需求

2、部門意見的基礎(chǔ)上,選擇滿足辦公需求的設(shè)備。3.已購置的辦公用品,由行政人事部統(tǒng)一編號登記,同時將設(shè)備的保修憑證、說明書及暫且用的配件等統(tǒng)一由行政人事部保管,以備維修維護時使用。4. 部門需要申購的計算機軟件,由行政人事部統(tǒng)一購買并保存。各部門使用相關(guān)軟件時應(yīng)到行政人事部登記申領(lǐng),軟件使用完畢后,及時交還行政人事部。第四條辦公設(shè)備的使用1行政人事部根據(jù)各部門的工作需要,對計算機、打印機等進行統(tǒng)一調(diào)配。2.各部門應(yīng)保持計算機、打印機等設(shè)備的日常清潔和維護,以保證正常工作需要。3.對上網(wǎng)的計算機,應(yīng)確保所安裝程序的軟件無計算機病毒,以避免相互感染。4.每天工作結(jié)束后,各部門的計算機應(yīng)推出系統(tǒng)并關(guān)機。

3、公司所有計算機不得安裝游戲軟件和進行聯(lián)網(wǎng)游戲。5.公司各部門復(fù)印可到公司復(fù)印室,要規(guī)范使用復(fù)印機,并保證復(fù)印室的清潔。6.公司其他辦公設(shè)備如投影儀、攝像機等,由行政人事部統(tǒng)一保管;各部門使用時應(yīng)向行 政人事部登記,使用完畢及時交回行政人事部,由行政人事部進行檢查,確保設(shè)備的正常使用。7.申請領(lǐng)用設(shè)備的員工,辭職或由于其他原因離職時,須到行政人事部辦理設(shè)備歸還手續(xù),取得行政人事部經(jīng)理簽字后,方可辦理離職手續(xù)。8.辦公設(shè)備在使用過程中,如因保管不善而損壞或丟失,則由領(lǐng)用人負責(zé)賠償或者修理,費用由領(lǐng)用人負擔(dān)。第五條辦公設(shè)備的保養(yǎng)與維修1.公司行政人事部每月上旬為各部門聯(lián)網(wǎng)電腦做殺毒軟件升級;2.公司

4、各部門計算機的使用、清潔和保養(yǎng)工作,由各部門指定專人負責(zé),要求各部門采取必要的措施,確保本部門的計算機始終處于清潔、良好的運行狀態(tài)。3.公司原則上要求出專業(yè)維修人員外,員工不得隨意拆卸本部門的計算機及其他相關(guān)設(shè)備。對關(guān)鍵的計算機設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電保護措施。4.公司各部門辦公設(shè)備出現(xiàn)問題,應(yīng)及時通知行政人事部,由行政人事部統(tǒng)一聯(lián)系專業(yè)維修公司進行修理。5.公司局域網(wǎng)的服務(wù)器,任何部門和個人均不得自行打開更改,必須由公司行政人事部聯(lián)系專業(yè)公司進行維修維護。第三章辦公用品的使用管理第六條辦公用品的分類1.消耗品:筆記本、區(qū)別針、膠帶、便簽、訂書針等;2.管理消耗品:簽字筆、文件夾、涂改液、電池

5、、白板筆等;3.管理品:剪刀、美工刀、訂書機、日期章、計算器、印臺等;第七條辦公用品的領(lǐng)用1.分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種,“個人領(lǐng)用”系個人使用保管用品,如簽字筆、文件夾、多用文具盒等;“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用保管的用品,如裝訂機、白板筆、電池等。2.消耗品可依據(jù)經(jīng)驗法則和歷史記錄設(shè)定領(lǐng)用管理標準(如:按估計消耗時間,簽字筆每月每人發(fā)放一只,還可以隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時間。3.管理消耗品應(yīng)限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,單純消耗品不在此限。第八條辦公用品的管理1.管理性辦公用品的保管應(yīng)列入移交,如有故障和損壞,應(yīng)以舊品換新品,如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。 2.辦公用品的申領(lǐng)應(yīng)于每月一日前由各部門提交辦公用品計劃匯總表,由行政人事部統(tǒng)一購買后發(fā)放。但管理性文件的領(lǐng)用不受上述時間的限制。特殊辦公用品行政人事部無法采購時,可以經(jīng)行政人事部統(tǒng)一授權(quán)由相關(guān)部門自行采購。3.行政人事部為每人每個部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用計錄卡”并統(tǒng)一保管,領(lǐng)用辦公用品時分別登錄,并用以控制文具領(lǐng)用狀況。4.新入職員工到職時由所在部