1、 現金管理系統操作手冊第一章：現金管理系統初始化 初始設置是處理啟用本系統時的一些初始數據和系統設置，包括單位的銀行日記賬、現金日記賬的初始余額的引入，銀行未達賬、企業未達賬初始數據的錄入，余額調節表的初始設置。現金管理系統初始化流程圖錄入銀行未達賬錄入企業未達賬引入會計科目和科目余額設置初始余額調節表結束初始設置 現金管理系統初始化工作流程圖一引入會計科目及科目余額：在尚未進行初始化工作的賬套中選擇“初始數據錄入”菜單，系統進入初始化狀態。在初始設置窗口的菜單欄上單擊“編輯”菜單，在彈出的菜單條上單擊“從總賬引入科目”選項。系統將從總賬系統中導入設置好的科目。此時還需給引入的銀行科目添上相應

2、的“銀行名稱”與“銀行賬號”。初始化窗口編輯菜單選項中單擊“從總賬引入余額”選項，系統會彈出過濾框讓用戶選擇引入期間，然后系統將從總賬中導入有關科目余額。現金科目只要引入總賬科目余額即可。上圖中有“借方金額”和“貸方金額”，只有在“現金管理系統”啟用非第一期時，系統引入總賬科目余額時會將本年借方發生額和本年貸方發生額一同引入。二初始銀行、企業未達賬錄入：銀行科目除引入總賬科目余額外，還必須手工錄入銀行對賬單期初余額到相應的位置。單擊初始化菜單“編輯“選項中的“銀行未達賬”選項，將會彈出會計科目、幣別（根據案例先選擇工商銀行和人民幣），選擇完畢后，在該界面工具欄上用鼠標單擊“新增“按鈕，將彈出新

3、增界面，錄入企業已收銀行未收10000元，除“日期”、“結算方式”、“結算號”和“金額”外“摘要”可以根據用戶真實的業務填寫，接著將其他銀行未達賬錄入完畢：用戶千萬不能忘記還有建設銀行的銀行未達賬。三初始余額調節表：單擊初始化菜單“編輯“選項中的“余額調節表”選項，用戶選擇銀行。系統將根據用戶從總賬引入的現金日記賬，銀行日記賬或用戶自己輸入的初始數據及輸入的銀行未達賬，企業未達賬的有關資料，生成期初的銀行余額調節表。四平衡余額表： 單擊“余額平衡檢查”選項后，將對余額表的平衡關系進行檢查。若有不平衡的賬戶，系統將會提示不平衡的科目。五結束初始化啟用系統： 當所有的初始數據均錄入，并且確認正確后

4、，即可結束初始化，啟用系統。單擊“結束初始化”選項后，將啟用系統，注意要錄入正確的啟用期間。第二章：現金管理系統應用操作 本章主要講述了現金管理系統的參數設置和現金處理、銀行存款管理和票據管理等現金管理業務的操作，現金管理系統操作流程圖現金處理資金報表期末結賬銀行存款管理系統參數設置票據管理現金管理系統操作流程圖第一節：系統參數設置 本節主要講述了現金管理系統參數的含義和設置的具體操作。在系統設置中選擇現金管理系統，雙擊“系統參數”，將彈出系統參數設置窗口，在該窗口上，用戶將有關的公司名稱，地址，電話，會計期間等信息錄入即可。另外，在“現金管理”窗口上，用戶若選擇“結賬與總賬期間同步”時，總賬

5、必須在現金管理系統結賬后方可結賬。第二節：現金處理 本章主要介紹現金部分的各種業務管理，包括：現金日記賬記賬，現金盤點，現金對賬，日報表等。其中日記賬的登記有三種方法：（1）直接從總賬引入現金類憑證記錄，可按日或期間登記日記賬；能選擇按對方科目或現金類科目進行登賬；（2）通過復核記賬的方式逐筆或選擇批量登記日記賬；（3）直接逐筆登記日記賬，或錄入日期、憑證字號后自動取憑證摘要、金額等信息進行登記日記賬。建議：為了出納人員記賬的連續性、每筆業務的清晰度以及與總賬的對賬，為了確保賬務的準確性和可比性，建議用戶以直接逐筆錄入每筆發生的業務最好。直接從總賬引入和從復核記賬方式登記日記賬的方法雖然快捷，

6、但失去了現金管理的意義。故本章不講復核登賬方式和直接從總賬引入的方式。現金日記賬：現金日記賬最好是將每筆業務分開記錄，因為總賬中有時一張憑證包括了好幾筆業務的數據。在主窗口選取“現金”功能子模塊，雙擊“現金日記賬”進入現金日記賬界面。在該界面的“編輯”菜單中單擊“新增”選項，則進入新增現金日記賬界面，根據業務分筆記錄（案例可以根據總賬中數據）： 發生的現金業務，選定不同的日期和科目分別錄入（有幾個日期和幾個科目都要分開記錄），如果是增加則將數據錄入到“借方金額”中，反之則錄入到“貸方金額”中。其他選項根據實際情況錄入。用戶也可以選擇“編輯”菜單中“從總賬中引入現金日記賬”的功能，忌兩項混合使用

7、，這樣，可能會使你的對賬復雜化：現金盤點單：現金盤點單是用來管理實際現金金額與賬面數是否符合的。選取“現金”功能子模塊，單擊“現金盤點單”，進入現金盤點界面。單擊“新增”，系統彈出一個對話框：用戶可在其上選擇要盤點的科目幣別、日期，用戶將有關現金的盤點結果錄入之后單擊“保存”按鈕即可。輸入盤點結果時按表上的設置輸入。在該表上只用輸入數量，小計金額將自動生成。現金對賬：制作完畢后彈出盤點信息界面： 現金對賬模塊中系統自動將出納賬與日記賬當期現金發生額，現金余額進行核對，并生成對賬表。查詢現金對賬結果。 選擇“現金”功能子模塊，雙擊“現金對賬”，系統彈出“現金對賬”界面。選擇科目、期間，確定后生成

8、“現金對賬表”。 正確的結果是現金管理系統、賬務系統完全一致。若兩者余額或發生額有差異，就需要核對明細賬，查明差異的原因。現金日報表： 選取“現金”功能子模塊，雙擊“現金日報表”，系統會彈出輸入查詢條件選項框，用戶在對話框上輸入要查詢的現金日報表的有關條件（如日期等）后，將彈出現金日報表，該表是根據用戶錄入的現金日記賬自動生成的。日記賬對相同的幣別進行小計。并且可以引出成其它格式的報表。第三節：銀行存款管理（F4-2-3） 本章主要介紹銀行部分的各種業務管理，包括：銀行日記賬記賬，銀行對賬單，銀行存款對賬，余額調節表，日報表等。其中日記賬的登記，有三種方法：（1）直接從總賬引入現金類憑證記錄，

9、可按日或期間登記日記賬；能選擇按對方科目或現金類科目進行登賬；（2）通過復核記賬的方式逐筆或選擇批量登記日記賬；（3）直接逐筆登記日記賬，或錄入日期、憑證字號自動取憑證摘要、金額等信息進行登記日記賬。銀行對賬單可以逐筆登記，也可以從外部直接進入文檔。建議：為了出納人員記賬的連續性、每筆業務的清晰度以及與總賬的對賬，為了確保賬務的準確性和可比性，建議用戶以直接逐筆錄入每筆發生的業務最好。直接從總賬引入和從復核記賬方式登記日記賬的方法雖然快捷，但失去了銀行存款管理的意義。故本章不講復核登賬方式和直接從總賬引入的方式。銀行存款日記賬：銀行存款日記賬最好是將每筆業務分開記錄，因為總賬中有時一張憑證包括

10、了好幾筆業務的數據。在主窗口選取“銀行存款”功能子模塊，單擊“銀行存款日記賬”進入銀行存款日記賬界面。在該界面的“編輯”菜單中單擊“新增”選項，則進入新增銀行存款日記賬界面，根據業務分筆記錄（案例可以根據總賬中數據）：發生的銀行業務，選定不同的日期和科目分別錄入（有幾個日期和幾個科目都要分開記錄），如果是增加則將數據錄入到“借方金額”中，反之則錄入到“貸方金額”中。其他選項根據實際情況錄入。注意：用戶也可以選擇“編輯”菜單中“從總賬中引入銀行存款日記賬”的功能，忌兩項混合使用，這樣，可能會使你的對賬復雜化：注意：在美元賬戶中經常有匯兌損益的業務發生，因為其不涉及外幣的增減，而在新增界面只能錄入

11、外幣的原幣金額。所以建議用戶先在新增界面錄入一個增減額都為零的記錄，再到銀行存款日記賬中修改該記錄，將本位幣金額補上。銀行對賬單： 此模塊主要講述了銀行對賬單的錄入。選取“銀行存款”功能子模塊，雙擊“銀行對賬單”，系統會進入“銀行對賬單”界面。在該界面的工具欄上用鼠標單擊“新增”按鈕，在彈出的對話框上記錄的數量，然后單擊“保存”按鈕，則進入另一新增截面。銀行對賬單要根據銀行給出的對賬單一筆一筆進行輸入。注意：銀行對賬單中的借貸方向與賬簿剛好相反，銀行存款增加在銀行對賬單中數據要錄入到貸方金額中，反之減少要在借方金額中錄入。銀行存款對賬：銀行存款對賬指的是銀行存款日記賬同銀行存款對賬單的核對，為

12、生成余額調節表作準備。選取“銀行存款”功能子模塊，雙擊“銀行存款對賬”，系統會彈出銀行存款對賬界面： 在該表上，選定條件的銀行存款對賬單和銀行存款日記賬的所有內容分別列示在該表的上，下兩段區域。對賬形式可分為兩種，自動對賬和手工對賬。 用戶如果要進行自動對賬，單擊“編輯”菜單中“自動對賬”選項，并讓用戶選擇是“按結算方式、結算號和金額相等”等自動對賬的方法。系統會根據我們所設定的條件進行勾對。 用戶如果想完全按手工情況下的程序對賬，則單擊“編輯”菜單中“手工對賬”選項，手工對賬還可以解決自動對賬中“一對多”的問題。此時，選擇對應的多筆記錄，只要金額相等，就可進行勾對。 當銀行對賬單中存在調賬或

13、內部沖銷記錄時，比如：借貸方向相同，金額相同，一正一負或借貸方向相反，金額相同的記錄等，可以單擊“對賬單內部沖銷”，將對賬單內部的記錄核銷。 賬務中對以前的憑證進行更正的現象是比較常見的，日記賬也同樣會遇到這種情況，日記賬內部沖銷就是處理這類記錄在日記賬中的內部沖銷業務。操作與對賬單內部沖銷相似。 如果發現記錄被錯誤的勾對，此時，你可以選擇“編輯”菜單中的“已鉤對記錄列表”，再按“取消勾對單條或全部記錄”重新進行對賬。銀行存款日記賬：余額調節表： 選取“銀行存款”功能子模塊，雙擊“余額調節表”，系統彈出輸入查詢條件選項框，用戶在對話框上輸入要查詢的余額調節表的有關條件（如會計科目、日期）單擊確

14、定按鈕后，將彈出余額調節表，該表是根據用戶錄入的銀行對賬結果自動生成的： 選取“銀行存款”功能子模塊，雙擊“銀行存款日報表”，系統會彈出輸入查詢條件選項框，用戶在對話框上輸入要查詢的銀行存款日報表的有關條件（如日期等）后，將彈出銀行存款日報表，該表是根據用戶錄入的銀行存款日記賬自動生成的。日記賬對相同的幣別進行小計。并且可以引出成其它格式的報表。長期未達賬：長期未達賬提供銀行日記賬以前期間未達記錄的查詢。選取“銀行存款”功能子模塊，雙擊“長期未達賬”，系統根據“余額調節表”的數據自動生成。第四節：票據管理（F4-2-4） 本節簡要講述了對于企業中各類票據的管理和操作，主要內容有票據備查簿和支票

15、管理。票據備查簿： 在現金管理系統選取“票據”功能子模塊，雙擊“票據備查簿”，將彈出票據備查簿窗口。該窗口中將有關的票據序時列出，供用戶查詢用。系統中應收、應付系統的票據資料會自動傳到現金管理系統中來，但用戶也可以在此新增和刪除。單擊工具欄上的“新增”圖標，在彈出的新增窗口中對有關票據進行新增。其中各項內容都可以手工錄入。注意：在應用現金管理系統和應收、應付系統同步時，設計的作業規則最好使票據在一個系統錄入（或者在現金管理系統或者在應收、應付系統中，不要同時使用），這更利于企業的管理和控制。 支票管理：在現金管理系統選取“票據”功能子模塊，雙擊“支票管理”，彈出支票管理窗口。該窗口中將有關的支票序時列出，供用戶查詢用。在此可以新增和修改刪除支票。單擊工具欄上的“新增”圖標，在彈出對話框中對有關支票進行新增和管理。一、進行各銀行的支票本購買，點擊“新購”鍵選擇購買哪個銀行的支票（選擇工商銀行），確定后輸入購買支票的